Ведение списка заинтересованных лиц для проекта

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Джейн Сучан (Jane Suchan), PMP

Что такое "заинтересованное лицо"?     Существует множество определений: в разных источниках и в разных компаниях под этим термином понимают разное. Однако все сходятся на том, что заинтересованные лица — это люди или группы, которые лично заинтересованы в результате проекта. Управление заинтересованными лицами является синонимом управления отношениями: целью здесь является обеспечить и сохранить заинтересованность в проекте.

В этой статье заинтересованными лицами называются пользователи и группы в организации, на которых повлияет результат проекта. Однако прежде чем приступать к созданию списка заинтересованных лиц и управлению им, убедитесь, что определение заинтересованных лиц подходит для вашей организации.

Почему важно управлять заинтересованными лицами?

Как бы ни хотелось это отрицать, фактом остается то, что не все будут на 100 процентов поддерживать проект. Заинтересованным лицам может потребоваться осваивать новые средства или процессы, они могут потерять контроль, а в некоторых экстремальных случаях — свою работу. На руководителя проекта и спонсоров возлагается сложная задача по устранению беспокойства заинтересованных лиц, и вряд ли возможно, что все будут постоянно довольны проектом. С некоторыми людьми придется работать так, чтобы они не смогли сорвать проект.

Понимание мотивации поможет рассеять опасения и избежать негативного поведения, такого как:

  • задержка предоставления данных и утверждения;

  • запуск конкурирующего проекта;

  • переназначение ресурсов для других проектов;

  • закулисные разговоры, направленные на срыв проекта.

Вот лишь некоторые преимущества эффективного управления заинтересованными лицами:

  • сокращение цикла проекта (так как его не тормозит офисная политика);

  • упрощение процесса утверждения;

  • обеспечение доступности ресурсов и их сосредоточенности на проекте;

  • свободный обмен информацией.

К началу страницы

Составление списка заинтересованных лиц

В начале проекта совместно с его спонсором составьте список всех возможных заинтересованных лиц. В зависимости от того, как определена эта роль и какое влияние проект окажет на организацию, этот список может быть длинным.

Список заинтересованных лиц — это инструмент для руководителя проекта и важные данные для плана распространения информации. Проанализировав список, можно спланировать эффективную стратегию обмена информацией. И вам не нужно делиться списком ни с кем, кроме спонсора проекта.

В большинство проектов вовлечена политика, поэтому будьте готовы к сложным ситуациям при оценке заинтересованных лиц.

К началу страницы

Оценка списка заинтересованных лиц

Классифицируйте заинтересованных лиц по степени их влияния. Некоторые из них будут способны продвигать проект. Это может быть спонсор или высшее руководство. Из-за их должностей и ролей, которые позволяют им принимать решения, таких заинтересованных лиц нужно пристально отслеживать. Другие люди могут быть неспособны остановить проект, но могут прилагать к этому все усилия за кулисами.

Еще один уровень заинтересованных лиц — это те, кто будет использовать продукт, возможно, ежедневно. Эта группа определяет бизнес-требования, которые нужно соблюдать. Им больше всех важен успех проекта, так как он повлияет на них напрямую. Хотя они часто не могут напрямую или косвенно повлиять на завершение проекта, они важны для его успеха. Если их требования или проблемы останутся без внимания, они быстро превратятся из группы поддержки в ваших врагов.

Еще один способ упорядочения заинтересованных лиц — по их степени участия и ответственности. Одни заинтересованные лица могут активно участвовать в проекте и работать над ним, другие принимают участие только на определенном этапе, а третьи не занимаются им активно, но получают уведомления о нем.

К началу страницы

Классификация заинтересованных лиц по матрице RACI

Матрица распределения ответственности RACI, которая включает в себя уровни "ответственность", "подотчетность", "консультирование" и "информирование", позволяет распределять заинтересованных лиц по уровню участия в проекте и ответственности. Это удобный способ классификации, позволяющий спланировать эффективную стратегию обмена информацией с каждым человеком или группой. Заинтересованные лица определяются следующим образом:

  • Ответственность   : человек отвечает за выполнение задачи.

  • Подотчетность   : человека могут наказать, если задача не будет выполнена; он также может управлять тем, кто отвечает за выполнение задачи. Эту роль часто имеют руководители проектов.

  • Консультирование   : хотя этот человек не отвечает за выполнение задачи, к нему обращаются за консультациями по ее различным аспектам.

  • Информирование   : человека, которому назначена эта пассивная роль, уведомляют о задачах, но он не отвечает за них.

К началу страницы

Небольшой совет

Управление проектами — это управление ожиданиями. В самом начале проекта выделите время на то, чтобы вместе со спонсором определить и оценить заинтересованных лиц. Обновляйте их список на протяжении всего проекта. Вы должны знать, кто является заинтересованными лицам и какие у них интересы, чтобы эффективно управлять ими. Это позволит вам избежать проблем в долгосрочной перспективе и обеспечить успех проекта.

К началу страницы

Об авторе.     Джейн Сучан (Jane Suchan) занимается управлением корпоративными бизнес-инициативами и разработкой методов управления проектами. Джейн живет в Сиэтле, штат Вашингтон.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×