Веб-планировщик Lync

Веб-планировщик Microsoft Lync — программа с функцией доступа к Интернету, которую можно использовать для создания собраний Lync при отсутствии доступа к Microsoft Outlook, а также при работе в операционной системе, отличной от Windows. С помощью веб-планировщика вы можете создавать новые собрания, вносить изменения в уже существующие и отправлять приглашения из привычной почтовой программы.

Специалисты службы поддержки в вашей компании предоставят вам ссылку на портал веб-планировщика, имя пользователя и пароль. Когда вы перейдете на страницу, откройте вкладки или нажмите клавишу TAB, чтобы получить доступ к различным параметрам.

Создание собрания Lync

  1. Перейдите на страницу веб-планировщика, доступ к которой предоставили вам специалисты службы поддержки.

  2. Войдите в систему с помощью имени пользователя и пароля.

  3. Выберите Создать собрание.

Снимок экрана: создание собрания

  1. Введите тему вашего собрания.

  2. В качестве места проведения можно оставить Собрание Lync или указать местоположение (например, конференц-зал), если предполагается личное участие в собрании.

  3. Введите короткое сообщение или повестку собрания в поле Сообщение (необязательно).

  4. Укажите дату и время начала и окончания собрания, а также часовой пояс.

  5. По умолчанию все приглашенные, в том числе не из вашей компании, могут присоединяться к собранию в обход "зала ожидания" (виртуальной области, в которой пользователям можно предоставлять доступ или отказывать в нем). Сведения о том, как изменить соответствующие параметры, см. в разделе Доступ и выступающие.

  6. По умолчанию всем пользователям из компании предоставляются полномочия выступающего. Сведения о том, как изменить соответствующие параметры, см. в разделе Доступ и выступающие.

  7. В разделе Участники и звук укажите имена приглашенных или электронные адреса через точку с запятой (;).

  8. Щелкните Проверка имен, чтобы проверить, правильно ли вы ввели имена.

Снимок экрана: диалоговое окно "Участники и звук"

В случае приглашенных не из вашей компании введите полный электронный адрес, например contoso@contoso.com.

Примечание : Мы рекомендуем указывать полные электронные адреса приглашенных. В веб-планировщике допустимы только имена сотрудников вашей компании, которые уникальны и не повторяются.

  1. Если для вашей учетной записи настроен поставщик услуг аудиоконференций, то в приглашении на собрание указываются бесплатный номер, платный номер и код участника. Участники собрания могут использовать звуковой канал компьютера или присоединиться к собранию по телефону.

  2. Нажмите кнопку Сохранить.

В начало страницы

Отправка приглашений участникам собрания

Отправить приглашения на собрание можно любым из перечисленных ниже способов.

  1. Отправка приглашений с помощью программы электронной почты

Чтобы отправить приглашения таким способом, необходимо скопировать сведения о собрании из веб-планировщика и вставить их в приглашение, созданное в предпочитаемой почтовой программе.

  1. Завершив создание собрания, нажмите кнопку Сохранить.

  2. Откроется окно сведений о собрании.

Снимок экрана: окно сведений о собрании

  1. Выделите сведения о собрании, в том числе его URL-адрес, номер для аудиоконференции и идентификатор конференции.

  2. Щелкните текст правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать.

  3. Откройте любую почтовую программу и создайте обычное приглашение на собрание.

  4. Вставьте в приглашение сведения о собрании Lync, скопированные в действии 4.

  5. Добавьте участников, уточните дату и время проведения собрания, введите его повестку и отправьте приглашение.

  6. Отправка приглашений с помощью iCalendar

iCalendar позволяет пользователям различных систем электронной почты обмениваться сведениями из календарей. У получателей приглашений iCalendar должно быть установлено совместимое программное обеспечение, в котором можно открыть приглашение на собрание и ответить на него.

  1. В разделе Мои собрания выберите собрание по теме и щелкните Экспортировать как iCalendar.

Снимок экрана: диалоговое окно собрания с параметром "Экспортировать как iCalendar"

  1. Нажмите кнопку Открыть, когда почтовая программа предложит вам это.

  2. Когда откроется файл календаря, отправьте его пользователям, добавленным в качестве участников при планировании собрания.

  3. Приглашенные смогут открыть и сохранить файл iCalendar в своей программе электронной почты (Outlook, Notes, iCal и т. п.).

В начало страницы

Доступ и выступающие

Параметры собрания по умолчанию лучше всего подходят для проведения обычных собраний группы, но их можно настроить в соответствии с потребностями, типом собрания и его участниками.

При создании собрания в разделе Доступ и выступающие укажите, кто может миновать "зал ожидания", а кто — присоединиться к собранию в качестве выступающего.

Снимок экрана: диалоговое окно "Доступ и выступающие"

Участники, которые могут миновать "зал ожидания"

Параметры доступа

Результат применения

Ситуации, в которых рекомендуется использовать данный параметр

Только инициатор (заблокировано)

Только у вас есть непосредственный доступ к собранию. Всем остальным необходимо сперва получить разрешение.

У собрания высокий уровень безопасности, все данные конфиденциальны.

Приглашенные люди из организации

Только приглашенные могут сразу подключиться к собранию. Всем остальным необходимо сперва получить разрешение.

Вы обсуждаете конфиденциальную информацию, к которой могут быть допущены только определенные лица.

Люди из организации

Любой сотрудник компании может сразу подключиться к собранию, даже если он не был приглашен.

В собрании участвуют только сотрудники вашей компании, и вы не обсуждаете конфиденциальную информацию.

Все, включая людей извне организации

Каждый, у кого есть ссылка на собрание, попадает непосредственно на собрание.

На собрание приглашены пользователи из-за пределов организации, и на нем не обсуждается конфиденциальная информация.

Важно :  Даже если функция "зал ожидания" включена, участники, присоединяющиеся по телефону, автоматически попадают на собрание.

Кто является выступающим

Параметры выступающего

Кто является выступающим

Ситуации, в которых рекомендуется использовать данный параметр

Только инициатор

Вы будете единственным выступающим.

Презентации, в ходе которых участники не взаимодействуют с материалами собрания. Во время собрания можно назначать дополнительных выступающих.

Люди из организации

Любой сотрудник вашей компании может быть выступающим.

Подходит для обычных собраний с коллегами, где все участники могут изменять содержимое и предоставлять к нему совместный доступ.

Все, включая людей извне организации (без ограничений)

Каждый из приглашенных может быть выступающим.

Подходит в случаях, когда присутствуют участники извне компании, которым нужно выступить.

Выбранные пользователи

Вы и выбранные вами участники.

Выберите этот параметр, чтобы назначить выступающими конкретных людей.

Примечание : Щелкните Выбранные пользователи, затем Выбор пользователей, и переместите участников из поля Участники в поле Выступающие. Вы не можете добавить приглашенных извне компании или из списков рассылки в качестве выступающих при помощи этого параметра. Но вы можете предоставить участникам полномочия выступающего уже на собрании.

В начало страницы

Присоединение к собранию Lync

Чтобы войти, воспользуйтесь ссылкой на собрание в приглашении.

Снимок экрана: ссылка на собрание в приглашении

Или откройте в веб-планировщике вкладку Присоединиться к собранию:

  1. На вкладке Мои собрания выберите собрание, к которому хотите присоединиться.

  2. Щелкните Присоединиться к собранию в правой части страницы.

  3. Откроется клиент Lync, с помощью которого вы войдете в собрание.

Подробнее см. в статье Присоединение к собранию Lync.

Просмотр и изменение существующих собраний

Вы можете просмотреть все организованные вами собрания в веб-планировщике на вкладке Мои собрания. Помните о том, что в веб-планировщике перечислены только организованные вами собрания и не указаны те, на которые вы получили приглашения.

  1. Чтобы открыть страницу сведений, перейдите на вкладку Мои собрания, а затем щелкните тему собрания.

Снимок экрана: вкладка "Мои собрания"

  1. Щелкните Изменить собрание.

  2. Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить.

  3. В сообщении об успешном выполнении операции нажмите кнопку ОК и проверьте правильность внесенных изменений.

Важно :  После обновления собрания новые сведения потребуется отправить приглашенным вручную. Веб-планировщик не обновляет календарь автоматически.

  • Если для рассылки приглашений вы использовали формат iCalendar, снова выберите команду Экспортировать как iCalendar, чтобы открыть приглашение, и отправьте обновление.

  • Если сведения о собрании Lync были скопированы в обычное приглашение, откройте его, обновите сведения о собрании и повторно отправьте участникам.

В начало страницы

Удаление или отмена собрания

Срок действия собрания истекает через 14 дней после запланированного времени завершения, но чтобы очистить веб-планировщик, можно удалить или отменить собрание.

  1. На вкладке Мои собрания щелкните собрание, которое требуется удалить.

  2. На странице сведений о собрании откройте вкладку Удаление собрания.

  3. В окне подтверждения нажмите кнопку Да.

    Важно :  Поскольку веб-планировщик не обновляет календарь автоматически, потребуется отправить участникам уведомление об отмене.

  4. Если вы отправили приглашение на собрание в формате iCalendar, откройте приглашение и нажмите кнопку Отмена. В результате участникам будет отправлено уведомление об отмене собрания.

  5. Если подробные сведения о собрании Lync были скопированы в обычное приглашение, откройте его и нажмите кнопку Отмена, чтобы отправить участникам уведомление об отмене.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×