Введение в таблицы

При использовании базы данных данные сохраняются в таблицах — списках записей, относящихся к конкретной области. Например, можно создать таблицу «Контакты» для хранения имен, адресов электронной почты и телефонных номеров.

В этой статье содержится обзор таблиц в Microsoft Access 2010 и рассматриваются возможности новой или удаленные таблицы. Также в этой статье объясняется, как создать таблицу, Добавление поля в таблицу, как установить таблицу первичный ключ и как можно настроить свойства поля и таблицы.

Необходимо запустить проектировании базы данных по планированию всех его таблиц и решить, как они связаны друг с другом. Прежде чем создавать таблицы, тщательно рекомендуется требований и всех таблиц, которые необходимо определить. Общие сведения о планировании и проектировании базы данных читайте в статье Основные сведения о создании баз данныхи ссылок в разделе См.

Примечание : Конструктор недоступен для веб-таблиц. Вместо этого можно использовать возможности проектирования, которые теперь включены в режиме таблицы. Дополнительные сведения о создании веб-базы данных читайте в статье Создание баз данных для публикации в Интернете.

В этой статье:

Общие сведения

Технические характеристики таблицы

Новые возможности

Создание таблицы

Значение первичного ключа таблицы

Настройка свойств таблицы

Добавление поля в таблицу

Создание вычисляемого поля

Задание свойств поля

Общие сведения

Таблица — это объект базы данных, в котором хранятся сведения по определенной теме, например о сотрудниках или товарах. Таблица состоит из записей и полей.

Каждая запись содержит данные об одном элементе таблицы, например о конкретном сотруднике. Запись также часто называют строкой или экземпляром.

Каждое поле содержит данные об одном аспекте элемента таблицы, например имя пользователя или адрес электронной почты. Поле также часто называют столбцом или атрибутом.

Запись состоит из значений полей, таких как Contoso, Ltd. или proverka@example.com. Значение поля также называют фактом.

Таблица "Заказчики" с записями и полями в Access

1. Запись

2. Поле

3. Значение поля

База данных может содержать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может содержать множество полей различных типов, таких как текст, числа, даты и гиперссылки.

Внешние данные

Можно создавать связи с различными внешними источниками данных, такими как другие базы данных, текстовые файлы и книги Excel. Access может использовать связи с внешними данными, как если бы они были таблицами. В зависимости от внешнего источника данных и способа создания связи можно изменять данные в связанной таблице и создавать отношения с ней. Однако изменять структуру внешних данных с помощью связи нельзя.

Свойства таблиц и полей

У таблиц и полей есть свойства, с помощью которых можно управлять их характеристиками и поведением.

Страницы свойств таблицы и поля
Таблица, открытая в Конструкторе.

1. Свойства таблицы

2. Свойства поля

В базе данных Access свойства таблицы представляют собой атрибуты, определяющие ее вид или общие характеристики. Значения свойств таблицы задаются в окне свойств в режиме конструктора таблицы. Например, для таблицы можно задать свойство Режим по умолчанию, определяющее режим отображения таблицы по умолчанию.

Свойство поля применяется к определенному полю в таблице и определяет его характеристики или определенный аспект поведения. Некоторые свойства поля можно задать в режим таблицы. Вы также можете настраивать любые свойства в Конструкторе с помощью области Свойства поля.

Типы данных

У каждого поля есть тип данных. Тип данных поля определяет данные, которые могут в нем храниться (например, большие объемы текста или вложенные файлы).

Настройка типа данных

Тип данных является свойством поля, однако оно отличается от других свойств поля в указанных ниже отношениях.

  • Тип данных поля задается в сетке конструктора таблиц, а не в области Свойства поля.

  • Тип данных поля определяет, какие другие свойства есть у этого поля.

  • Тип данных поля необходимо указывать при создании поля.

    Примечание : Чтобы создать поле в Access, можно ввести данные в новый столбец в режиме таблицы. В таком случае Access автоматически назначает полю тип данных на основе введенного значения. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип. При необходимости его можно изменить с помощью ленты в новом Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent.

Примеры автоматического определения типа данных

В приведенной ниже таблице показано, как выполняется автоматическое определение типа данных в режиме таблицы.

Ввод

Office Access 2007 создает поле с типом данных

Иван

Текстовый

http://www.contoso.com

Можно использовать любой допустимый префикс протокола Интернета, например http://, https:// и mailto:.

Гиперссылка

1

Числовой, Длинное целое

50 000

Числовой, Длинное целое

50 000,99

Числовой, Двойное с плавающей точкой

50 000,389

Числовой, Двойное с плавающей точкой

12.67

Распознаваемый формат времени и даты зависит от настройки региональных параметров у пользователя.

Дата/время

31-дек-2006

Дата/время

10:50:23

Дата/время

10:50 am

Дата/время

17:50

Дата/время

12,50 р.

Распознаваемый знак валюты зависит от настройки региональных параметров у пользователя.

Денежный

21,75

Числовой, Двойное с плавающей точкой

123,00%

Числовой, Двойное с плавающей точкой

3,46E+03

Числовой, Двойное с плавающей точкой

Связи между таблицами

Хотя в каждой таблице хранятся данные по определенной теме, данные в разных таблицах обычно связаны между собой. Ниже приведен пример содержимого базы данных.

  • Таблица клиентов, содержащая сведения о клиентах компании и их адреса.

  • Каталог продаваемых товаров, включающий цены и изображения каждого из них.

  • Таблица заказов, служащая для отслеживания заказов клиентов.

Поскольку данные по разным темам хранятся в отдельных таблицах, их необходимо как-то связать, чтобы можно было легко комбинировать данные из разных таблиц. Для этого используются связи. Связь — это логическое отношение между двумя таблицами, основанное на их общих полях.

Ключи

Поля, формирующие связь между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, однако может включать и несколько. Есть два вида ключей.

  • Первичный ключ.    В таблице может быть только один первичный ключ. Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный идентификатор, порядковый номер или код. Например, в таблице «Клиенты» каждому клиенту может быть назначен уникальный код клиента. Поле кода клиента является первичным ключом этой таблицы. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, формирующие в сочетании друг с другом уникальные значения. Например, в таблице с данными о пользователях в качестве первичного ключа можно использовать сочетание фамилии, имени и даты рождения.

  • Внешний ключ.    Таблица также может включать один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, соответствующие значениями первичного ключа другой таблицы. Например, в таблице «Заказы» каждый заказ может включать код клиента, соответствующий определенной записи в таблице клиентов. Поле кода клиента является внешним ключом таблицы «Заказы».

Соответствие значений между полями ключей является основой связи между таблицами. С помощью связи между таблицами можно комбинировать данные из связанных таблиц. Предположим, например, что есть таблицы «Клиенты» и «Заказы». В таблице «Заказы» каждая запись идентифицируется полем первичного ключа — «Код».

Чтобы связать каждый заказ с клиентом, в таблицу заказов можно добавить поле внешнего ключа, соответствующее полю «Код» в таблице клиентов, а затем создать связь между этими двумя ключами. При добавлении записи в таблицу «Заказы» можно было бы использовать значение кода клиента из таблицы «Клиенты». При просмотре каких-либо данных о клиенте, сделавшем заказ, связь позволяла бы определить, какие данные из таблицы «Клиенты» соответствуют тем или иным записям в таблице «Заказы».

Связь между таблицами Access в окне "Схема данных"
Связь между таблицами в окне "Схема данных".

1. Первичный ключ, обозначенный значком ключа рядом с именем поля.

2. Внешний ключ (обратите внимание на то, что значка ключа нет).

Преимущества использования связей

Раздельное хранение данных в связанных таблицах обеспечивает указанные ниже преимущества.

  • Согласованность.    Поскольку каждый элемент данных заносится в базу только один раз и в одну таблицу, вероятность появления неоднозначных или несогласованных данных снижается. Например, имя клиента будет храниться только в одном месте — в таблице клиентов, а не в нескольких записях в таблице заказов, которые могут стать несогласованными.

  • Эффективность.    Хранение данных в одном месте позволяет сэкономить место на диске. Кроме того, данные из таблиц меньшего размера извлекаются быстрее, чем из больших таблиц. Наконец, если не хранить данные по разным темам в разных таблицах, в них возникнут пустые (NULL) значения, означающие отсутствие данных, а также избыточные данные, что может привести к неэффективному использованию места и снижению производительности.

  • Простота.    Структуру базы данных легче понять, если данные по различным темам разделены по разным таблицам.

Совет : Связи между таблицами необходимо иметь в виду еще на этапе планирования таблиц. С помощью мастера подстановок можно создать поле внешнего ключа, если таблица с соответствующим первичным ключом уже существует. Мастер подстановок помогает создать связь между таблицами.

К началу страницы

Характеристики таблиц

В Access 2010 в таблице есть следующие ограничения на количество практических:

Атрибут

Максимальное значение

Число знаков в имени таблицы

64

Число знаков в имени поля

64

Число полей в таблице

255

Число открытых таблиц

2048, включая таблицы, открытые Access для внутренних потребностей

Размер таблицы

2 ГБ за вычетом места, необходимого системным объектам

Число знаков в текстовом поле

255

Число знаков в поле MEMO

65 535 при вводе данных через интерфейс пользователя;
2 ГБ для хранения знаков при программном вводе данных.

Размер поля объекта OLE

1 ГБ

Число индексов в таблице

32

Число полей в индексе

10

Число знаков в сообщении об ошибке

255

Число знаков в условии на значение

2 048

Число знаков в описании таблицы или поля

255

Число знаков в записи (кроме полей MEMO и полей объектов OLE), если свойству "Сжатие Юникод" полей присвоено значение "Да"

4 000

Число знаков в значении свойства поля

255

К началу страницы

Новые возможности

Отличия от Access 2007

Создание таблицы в Access 2010 представляет собой процесс очень похожи на создание таблицы в Access 2007. Тем не менее в Access 2010 существует несколько новых функций, которые относятся к таблицам.

  • Макросы данных.    Теперь с событиями в таблице можно связывать макросы, позволяющие выполнять определенные действия при изменении, вставке или удалении записи. Например, с помощью макросов можно проверять данные или выполнять вычисления.

  • Тип вычисляемых данных.    Этот новый тип данных позволяет создавать поля на основе вычислений, производимых над другими полями в той же таблице. Например, можно создать поле «Итог по строке», содержащее произведение значений полей «Количество» и «Цена за единицу». Такое поле будет автоматически обновляться при изменении значений полей «Количество» и «Цена за единицу».

  • Взаимодействие с веб-службами.    Кроме подключения к внешним источникам данных, таким как книги Excel и списки SharePoint, теперь можно подключаться к данным на веб-сайтах с интерфейсом веб-служб. Например, можно подключиться к данным на сайте интернет-магазина и создать собственное приложение просмотра товаров или оформления заказов.

  • Таблицы и шаблоны полей заменяются моделей    Шаблоны таблиц и полей в Access 2007 появилась. Шаблоны таблиц были пустой таблицы, которые можно использовать для создания новой таблицы, встроенные совместимы с эти встроенные списки служб Windows SharePoint Services:

    • Контакты

    • Задачи

    • Вопросы

    • События

    • Основные средства

      В Access 2010 с помощью модели при необходимости Добавление встроенных частей базы данных. Модели могут включать таблицы, а также может включать другие виды объектов базы данных, например, запросы и формы.

      Примечание : В этой статье модели не рассматриваются. Дополнительные сведения см. в разделе См. также.

Отличия от Access 2003

  • Модели заменили мастера таблиц    В версиях Access предшествующих 2007 использовать мастер таблиц быстро создавать таблицы, ответы на некоторые вопросы. В Access 2007 мастера таблицы были заменены на шаблоны таблиц и полей. В Access 2010 моделей замените Шаблоны таблиц и полей.

    Примечание : В этой статье модели не рассматриваются. Дополнительные сведения см. в разделе См. также.

  • Создание таблиц.     Теперь таблицы и поля можно создавать и изменять в режиме таблиц.

К началу страницы

Создание таблицы

Создавать новую таблицу имеет смысл в том случае, если появился новый источник данных, не относящийся ни к одной из существующих таблиц.

Таблицу можно создать путем создания новой базы данных, вставки таблицы в существующую базу данных, а также создания ссылки на таблицу или ее импорта из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel, документ Microsoft Office Word, текстовый файл, веб-служба или другая база данных. При создании пустой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем можно приступать к вводу данных в таблицу, чтобы начать определение полей.

Выберите действие

Создание таблицы в новой базе данных

Создание таблицы в существующей базы данных

Создание таблицы в новой базе данных

  1. На вкладке Файл выберите команду Создать и щелкните элемент Новая база данных.

  2. В поле Файл введите имя файла новой базы данных.

  3. Чтобы изменить место сохранения базы данных, щелкните значок папки.

  4. Нажмите кнопку Создать

    Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».

Создание таблицы в существующей базе данных

  1. На вкладке Файл наведите указатель мыши на команду Открыть и выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если нужная база данных есть в списке Последние базы данных, щелкните ее в этом списке.

      или

    • Если базы данных нет в списке Последние базы данных, выберите нужный файл в разделе Открыть документ.

  2. В диалоговом окне Открыть выберите нужную базу данных и нажмите кнопку Открыть.

  3. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.

    Новая таблица вставится в базу данных и откроется в режиме таблицы.

К началу страницы

Использование импорта или связи для создания таблицы

Вы можете создать таблицу путем импорта данных, хранящихся в другом месте (на листе Excel, в списке Windows SharePoint Services, XML-файле, другой базе данных Access, папке Microsoft Office Outlook и т. д.), или создания связи с ними.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.

Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.

Примечание : Изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы нельзя. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel. Дополнительные сведения о создании связи с Access из Excel см. в справке Excel либо по ссылкам, приведенным в разделе См. также.

Создание таблицы путем импорта внешних данных или связи с ними

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите один из доступных источников данных.

  2. Следуйте инструкциям в появляющихся диалоговых окнах.

    Будет создана таблица, и ее имя появится в области навигации.

Совет : Выполнить импорт или связывание со списком SharePoint также можно с помощью команды на вкладке Создание.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием сайта SharePoint

Можно создать таблицу в базе данных, импортированными из или ссылки в список SharePoint. Можно также создать новый список SharePoint с помощью готового шаблона. Предопределенные шаблоны в Access 2010 включать контакты, задачи, вопросы и события.

  1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint.

  2. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Создание шаблона на основе списка SharePoint

      1. Выберите пункт Контакты, Задачи, Вопросы или События.

      2. В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

      3. Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.

      4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).

    • Создание нового настраиваемого списка

      1. Выберите пункт Прочие.

      2. В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

      3. Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.

      4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).

    • Импорт данных из существующего списка

      1. Выберите пункт Существующий список SharePoint.

      2. В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего данные, которые нужно импортировать.

      3. Выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.

      4. Установите флажки всех списков SharePoint, которые нужно импортировать.

    • Ссылка на существующий список

      1. Выберите пункт Существующий список SharePoint.

      2. В диалоговом окне Внешние данные — сайт SharePoint введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего список, связь с которым нужно создать.

      3. Выберите вариант Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Далее.

      4. Установите флажки всех списков SharePoint, связи с которыми нужно создать.

К началу страницы

Создание таблицы с использованием веб-службы

В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы.

Примечание : Таблицы веб-служб доступны только для чтения.

  1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Службы данных.

  2. Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5, в противном случае — к следующему действию.

  3. Нажмите кнопку Установить новую связь.

  4. Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК.

  5. В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное соединение.

  6. Выберите таблицу, связь с которой требуется создать.

    Access отобразит поля в правой части диалогового окна.

  7. Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя связи. Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.

  8. Нажмите кнопку ОК.

    Будет создана связанная таблица.

К началу страницы

Определение первичного ключа таблицы

Определение первичного ключа в таблице обеспечивает указанные ниже преимущества.

  • Access автоматически создает для первичного ключа индекс, что может повысить производительность базы данных.

  • Access проверяет наличие значений в поле первичного ключа.

  • Access проверяет уникальность значений в поле ключа. Это крайне важно, поскольку в противном случае нельзя надежно отличить одни записи от других.

При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает поле первичного ключа с именем «Код» и типом данных «Счетчик».

Изменить или удалить первичный ключ и задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в режиме конструктора.

Определение полей, используемых в качестве первичного ключа

Иногда данные, которые можно использовать в качестве первичного ключа, уже есть. Например, у сотрудников уже могут быть идентификационные номера. Если требуется создать таблицу для отслеживания данных о сотрудниках, в качестве первичного ключа можно использовать их идентификаторы. Иногда идентификаторы сотрудников уникальны только в сочетании с кодами отделов; в этом случае в качестве первичного ключа необходимо использовать сочетание двух полей. Предполагаемый первичный ключ должен обладать указанными ниже характеристиками.

  • Значение данного поля или сочетания полей должно быть уникальным для каждой записи.

  • Поле или сочетание полей никогда не должно быть пустым или содержать значение NULL.

  • Значения не должны изменяться.

Если данных, подходящих на роль первичного ключа, нет, для этого можно создать новое поле. При создании нового поля для использования в качестве первичного ключа выберите для него тип «Счетчик» — это поможет добиться соответствия трем характеристикам, указанным выше.

Определение или изменение первичного ключа

  1. Выберите таблицу, первичный ключ которой требуется задать или изменить.

  2. На вкладке Главная в группе Режимы нажмите кнопку Режим и выберите пункт Конструктор.

  3. В сетке конструктора таблиц выберите поле или поля, которые необходимо использовать в качестве первичного ключа.

    Чтобы выделить одно поле, щелкните область выделения строки для него.

    Чтобы выделить несколько полей, щелкните область выделения строки каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  4. На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Ключевое поле.

    Группа "Сервис" на вкладке "Конструктор"

    Слева от поля или полей, определенных в качестве первичного ключа, появится индикатор ключа.

Удаление первичного ключа

  1. Выберите таблицу, первичный ключ которой требуется удалить.

  2. На вкладке Главная в группе Режимы нажмите кнопку Режим и выберите пункт Конструктор.

  3. Щелкните область выделения строки для текущего первичного ключа. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните область выделения строки для каждого из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  4. На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Ключевое поле.

    Группа "Сервис" на вкладке "Конструктор"

    Индикатор ключа будет удален из поля или полей, ранее определенных в качестве первичного ключа.

Примечание : Если попытаться сохранить новую таблицу без первичного ключа, будет предложено создать поле для первичного ключа. Если в ответ на предложение нажать кнопку Да, Access создаст поле «Код» с типом данных «Счетчик», в котором будет хранится уникальное значение для каждой записи. Если в таблице уже есть поле типа «Счетчик», оно будет использовано в качестве первичного ключа. Если нажать кнопку Нет, Access не добавит новое поле и не задаст первичный ключ.

К началу страницы

Задание свойств таблицы

Свойства можно задавать как для всей таблицы, так и для конкретных записей.

  1. Выберите таблицу, свойства которой нужно задать.

  2. На вкладке Главная в группе Режимы нажмите кнопку Режим и выберите пункт Конструктор.

  3. На вкладке Конструктор в группе Отображение нажмите кнопку Страница свойств.

    Группа "Показать или скрыть" на вкладке "Конструктор" в Access

    Откроется окно свойств таблицы.

  4. В окне свойств откройте вкладку Общие.

  5. Щелкните поле слева от свойства, которое требуется задать, и введите значение свойства.

    Доступные свойства таблицы

    Свойство таблицы

    Способ использования

    Представления на веб-сайте SharePoint

    Укажите, должны ли представления на основе таблиц отображаться на сайте SharePoint.

    Примечание : Действие этого параметра зависит от значения свойства базы данных Все представления на веб-сайте SharePoint.

    Дополнительные сведения см. в разделе См. также.

    Развернутая подтаблица

    Укажите, следует ли развертывать все подтаблицы при открытии таблицы.

    Высота подтаблицы

    Выполните одно из указанных ниже ниже действий.

    • Чтобы в окне подтаблицы отображались все строки, оставьте значение 0.

    • Чтобы задать высоту подтаблицы, введите нужное значение.

    Ориентация

    Укажите направление отображения данных в соответствии с направлением письма (слева направо или справа налево).

    Описание

    Укажите описание таблицы, которое будет появляться в качестве всплывающей подсказки для этой таблицы.

    Режим по умолчанию

    Укажите режим открытия таблицы, используемый по умолчанию (Режим таблицы, Сводная таблица или Сводная диаграмма).

    Условие на значение

    Введите выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении любой записи.

    Сообщение об ошибке

    Введите сообщение, отображаемое в том случае, если запись не соответствует выражению в свойстве Условие на значение.

    Фильтр

    Определите условия отображения строк в режиме таблицы.

    Порядок сортировки

    Выберите одно или несколько полей, чтобы задать порядок сортировки по умолчанию для строк в режиме таблицы.

    Имя подтаблицы

    Укажите, должна ли подтаблица отображаться в режиме таблицы. Если да, укажите таблицу или запрос, из которых подтаблица должна получать строки.

    Подчиненные поля

    Укажите поля в таблице или запросе, используемые в подтаблице и соответствующие свойству Основные поля, заданному для таблицы.

    Основные поля

    Укажите поля таблицы, соответствующие свойству Подчиненные поля, заданному для таблицы.

    Фильтр при загрузке

    Укажите, необходимо ли автоматически применять условия фильтра, заданные с помощью свойства Фильтр, при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Сортировка при загрузке

    Укажите, необходимо ли автоматически применять условия сортировки, заданные с помощью свойства Порядок сортировки, при открытии таблицы в режиме таблицы.

    Совет : Если в поле свойства недостаточно места для ввода или изменения значения, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть поле Область ввода. Если при назначении выражению свойства Правило проверки требуется помощь, нажмите кнопку Кнопка "Построитель" рядом с полем свойства Правило проверки, чтобы открыть построитель выражений.

  6. Чтобы сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL + S.

К началу страницы

Добавление поля в таблицу

Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля «Имя», «Фамилия», «Телефон» и «Адрес», а в таблице товаров — поля «Название товара», «Код товара» и «Цена».

Прежде чем создавать поля, попытайтесь разделить данные на минимальные полезные элементы. Впоследствии будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля «Полное имя» лучше создать отдельные поля «Имя» и «Фамилия», благодаря чему можно будет легко искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если по элементу данных будут создаваться отчеты, выполняться сортировка, поиск или вычисления, лучше выделить его в отдельное поле. Дополнительные сведения о проектировании базы данных и создании полей см. по ссылкам, приведенным в разделе См. также.

Создав поле, можно задать его свойства, определяющие его вид и поведение.

Добавление поля путем ввода данных

Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле.

Таблица со столбцом "Добавить поле" в Access

1. Введите данные в столбец Добавить поле.

  1. Создайте или откройте таблицу в режиме таблицы.

    Дополнительные сведения о создании таблиц обратитесь к разделу, Создать новую таблицу.

  2. Введите в столбец Добавить поле имя создаваемого поля.

    Используйте описательное имя, помогающее идентифицировать поле.

  3. Введите данные в новое поле.

К началу страницы

Создание вычисляемого поля

Вычисляемые поля создаются в режиме конструктора.

  1. Откройте таблицу, в которой требуется создать вычисляемое поле, в режиме конструктора.

  2. В первой пустой строке сетки конструктора таблиц в поле Имя поля укажите имя вычисляемого поля.

  3. В поле Тип данных выберите вариант Вычисляемое.

    Откроется построитель выражений.

  4. Введите формулу вычисления, которое вы хотите выполнить в построителе выражений. Например, если таблица содержит поле1 и поле2 и вы хотите создать вычисляемое поле (Field3) значением Поле1, разделенных на значение поле2, необходимо ввести [поле1] и [поле2] в построителе выражений.

    Дополнительные сведения о выражениях читайте в статье Общие сведения о выражениях.

  5. Завершив ввод вычисления, нажмите кнопку ОК.

    Совет : Рекомендуется проверить в режиме таблицы, что вычисляемое поле работает должным образом.

К началу страницы

Задание свойств поля

Создав поле, можно задать его свойства, определяющие его вид и поведение.

Например, с помощью свойств поля можно:

  • изменить вид данных в поле;

  • предотвратить ввод неправильных данных в поле;

  • задать для поля значение по умолчанию;

  • ускорить поиск и сортировку по полю.

Некоторые свойства поля можно задать в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать режим конструктора.

Задание свойств полей в режиме таблицы

В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.

Открытие таблицы в режиме таблицы

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую требуется открыть.

  2. В контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.

Переименование поля

При добавлении поля путем ввода данных в режиме таблицы Access автоматически присваивает ему универсальное имя. Первому новому полю назначается имя «Поле1», второму — «Поле2» и т. д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где поле отображается (например, в заголовке столбца таблицы). Присвоив полям более описательные имена, можно упростить их использование при просмотре и изменении записей.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, «Поле1»).

  2. В контекстном меню выберите пункт Переименовать столбец.

  3. Введите новое имя в заголовок поля.

    Имена полей могут содержать до 64 знаков (цифр или букв), включая пробелы.

Изменение типа данных поля

При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести значение 01.01.2006, Access распознает его как дату и назначит полю тип даты-времени. Если Access не может однозначно определить тип данных, по умолчанию полю назначается текстовый тип.

Тип данных поля определяет, какие другие его свойства можно задать. Например, свойство Только добавление можно задать только для поля с типом данных «Гиперссылка» или «Поле МЕМО».

Иногда тип данных поля требуется изменить вручную. Например, предположим, что есть номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2001). Если ввести значение 10.2001 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных "Дата и время". Поскольку номера комнат являются не датами, а метками, для них должен быть установлен тип данных "Текст". Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте вкладку Режим таблицы.

  2. В списке Тип данных в группе Форматирование и тип данных выберите нужный тип данных.

    Изображение группы "Тип данных и форматирование" на ленте Access

    Доступные типы данных

    Тип данных

    Данные

    Размер

    Текстовый

    Алфавитно-цифровые знаки

    Используется для текста или чисел, не применяемых в расчетах (например, кода товара). Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать, но их сложно использовать в вычислениях.

    До 255 знаков.

    Поле МЕМО

    Буквы и цифры (более 255 знаков) или форматированный текст.

    Используется для текста длиннее 255 знаков или форматированного текста. Типичные примеры использования поля Memo — примечания, длинные описания и абзацы с форматированием, например с полужирным начертанием или курсивом.

    До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков.

    Числовой

    Числовые значения (целые или дробные).

    Используется для хранения числовых данных, применяемых в вычислениях, за исключением денежных значений (для них используется тип данных "Денежный").

    1, 2, 4 и 8 байт или 16 байт (если используется для кода репликации).

    Дата/время

    Даты и время.

    Используется для хранения значений даты и времени. Обратите внимание, что каждое сохраняемое значение содержит одновременно и компонент даты, и компонент времени.

    8 байт.

    Денежный

    Денежные значения.

    Используется для хранения денежных значений (валюты).

    8 байт.

    Счетчик

    Уникальное числовое значение, автоматически вставляемое при добавлении записи.

    Используется для создания уникальных значений, которые могут применяться в качестве первичного ключа. Обратите внимание, что значения для полей "Счетчик" могут генерироваться путем добавления единицы, добавления заданного значения или на основе случайных чисел.

    4 байта или 16 байт, если используется для кода репликации.

    Логический

    Логические значения (да/нет).

    Вы можете использовать любой из трех форматов: "Да/Нет", "Истина/Ложь" или "Вкл/Выкл".

    1 бит (8 бит = 1 байт).

    Поле объекта OLE

    OLE-объекты или другие двоичные данные.

    Используется для хранения объектов OLE других программ Microsoft Windows.

    До 1 Гбайт.

    Вложение

    Рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Microsoft Office.

    Стандартный тип данных для сохранения цифровых изображений и любого типа двоичных файлов.

    Для сжатых вложений — 2 гигабайта. Для несжатых вложений — примерно 700 Кбайт (в зависимости от возможной степени сжатия).

    Гиперссылка

    Гиперссылки.

    Используется для хранения гиперссылок вызова веб-страниц одним щелчком с помощью URL-адреса или файлов с помощью формата универсального имени UNC. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Access, хранящиеся в базе данных.

    До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков.

    Мастер подстановок

    Не является типом данных, а вызывает мастер подстановок.

    Используется для запуска мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком.

    На основе таблицы или запроса — размер привязанного столбца.

    На основе значения — размер текстового поля, содержащего значение.

    Примечание : Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.

    Советы по типам данных

    • Для оптимизации производительности наиболее подходящий Размер поля следует использовать при создании поля текст или число. Например обновлений для хранения почтовые индексы прогнозируемого длина укажите, длина как размер поля. Вы можете указать размер поля, установив значение в поле свойства FieldSize. Для получения дополнительных сведений обратитесь к разделу, Задание других свойств поля.

    • Для номеров телефонов, инвентарных номеров и других номеров, которые не будут использоваться в математических вычислениях, вместо числового следует выбирать текстовый тип данных. Числовые значения, хранящиеся в виде текста, сортируются и фильтруются более логичным образом.

Изменение формата поля

Кроме определения типа данных нового поля Access может задать для него значение свойства Формат, зависящее от введенных данных. Например, если ввести значение 10:50, Access выберет тип данных «Дата/время» и присвоит свойству Формат значение «Средний формат времени». Чтобы вручную изменить значение свойства Формат, выполните указанные ниже действия.

  1. На ленте откройте вкладку Режим таблицы.

  2. В списке Формат в группе Форматирование и тип данных выберите нужный формат.

    Примечание : Для полей некоторых типов (например, текстовых) список Формат может быть недоступен.

Задание других свойств поля

  1. В режиме таблицы щелкните поле, для которого нужно задать свойство.

  2. На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данных выберите нужные свойства.

    Изображение группы "Тип данных и форматирование" на ленте Access

К началу страницы

Задание свойств полей в режиме конструктора

При работе с таблицей в режиме конструктора можно задавать любые свойства полей. В этом режиме для выбора типа данных поля используется сетка конструктора таблиц, а другие свойства задаются в области Свойства поля.

Откройте таблицу в режиме конструктора.

  1. Щелкните таблицу правой кнопкой мыши в области навигации.

  2. В контекстном меню выберите пункт Конструктор.

Изменение типа данных поля

  1. В сетке конструктора таблицы найдите поле, для которого нужно задать тип данных.

  2. В столбце Тип данных выберите в списке нужный тип данных.

    Доступные типы данных

    Тип данных

    Данные

    Размер

    Текстовый

    Алфавитно-цифровые знаки

    Используется для текста или чисел, не применяемых в расчетах (например, кода товара). Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать, но их сложно использовать в вычислениях.

    До 255 знаков.

    Поле МЕМО

    Буквы и цифры (более 255 знаков) или форматированный текст.

    Используется для текста длиннее 255 знаков или форматированного текста. Типичные примеры использования поля Memo — примечания, длинные описания и абзацы с форматированием, например с полужирным начертанием или курсивом.

    До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков.

    Числовой

    Числовые значения (целые или дробные).

    Используется для хранения числовых данных, применяемых в вычислениях, за исключением денежных значений (для них используется тип данных "Денежный").

    1, 2, 4 и 8 байт или 16 байт (если используется для кода репликации).

    Дата/время

    Даты и время.

    Используется для хранения значений даты и времени. Обратите внимание, что каждое сохраняемое значение содержит одновременно и компонент даты, и компонент времени.

    8 байт.

    Денежный

    Денежные значения.

    Используется для хранения денежных значений (валюты).

    8 байт.

    Счетчик

    Уникальное числовое значение, автоматически вставляемое при добавлении записи.

    Используется для создания уникальных значений, которые могут применяться в качестве первичного ключа. Обратите внимание, что значения для полей "Счетчик" могут генерироваться путем добавления единицы, добавления заданного значения или на основе случайных чисел.

    4 байта или 16 байт, если используется для кода репликации.

    Логический

    Логические значения (да/нет).

    Вы можете использовать любой из трех форматов: "Да/Нет", "Истина/Ложь" или "Вкл/Выкл".

    1 бит (8 бит = 1 байт).

    Поле объекта OLE

    OLE-объекты или другие двоичные данные.

    Используется для хранения объектов OLE других программ Microsoft Windows.

    До 1 Гбайт.

    Вложение

    Рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Microsoft Office.

    Стандартный тип данных для сохранения цифровых изображений и любого типа двоичных файлов.

    Для сжатых вложений — 2 гигабайта. Для несжатых вложений — примерно 700 Кбайт (в зависимости от возможной степени сжатия).

    Гиперссылка

    Гиперссылки.

    Используется для хранения гиперссылок вызова веб-страниц одним щелчком с помощью URL-адреса или файлов с помощью формата универсального имени UNC. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Access, хранящиеся в базе данных.

    До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков.

    Мастер подстановок

    Не является типом данных, а вызывает мастер подстановок.

    Используется для запуска мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком.

    На основе таблицы или запроса — размер привязанного столбца.

    На основе значения — размер текстового поля, содержащего значение.

    Примечание : Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.

    Советы по типам данных

    • Для номеров телефонов, инвентарных номеров и других номеров, которые не будут использоваться в математических вычислениях, вместо числового следует выбирать текстовый тип данных. Числовые значения, хранящиеся в виде текста, сортируются и фильтруются более логичным образом, однако их сложнее использовать в вычислениях.

    • Для текстового и числового типов данных можно указать тип данных и размер поля более точно с помощью свойства Размер поля

Задание других свойств поля

  1. В сетке конструктора таблицы выберите поле, свойства которого требуется задать. Access отобразит свойства этого поля в области Свойства поля.

    Свойства, которые можно задать, зависят от типа данных поля.

  2. В области Свойства поля задайте значения каждого из свойств или нажмите клавишу F6 и выберите свойство с помощью клавиш со стрелками.

    Какие свойства полей доступны?

    Примечание : Для поля могут быть доступны не все свойства. Набор свойств поля определяется его типом данных.

    Свойство поля

    Описание

    Размер поля

    Задайте максимальный размер данных, хранящихся с типом «Текстовый», «Числовой» или «Счетчик».

    Совет : Для повышения производительности всегда задавайте минимально достаточный размер поля.

    Формат

    Настройте вид поля по умолчанию при выводе на экран или печать.

    Число десятичных знаков

    Укажите количество отображаемых знаков в дробной части чисел.

    Новые значения

    Укажите, необходимо ли при добавлении новой записи увеличивать значение поля "Счетчик" или выбирать его случайным образом.

    Маска ввода

    Маска ввода отображает знаки, помогающие при вводе данных. Дополнительные сведения о создании и использовании масок ввода см. в разделе См. также.

    Подпись

    Определения текста, отображаемого по умолчанию в надписях для форм, отчетов или запросов.

    Значение по умолчанию

    Это значение автоматически присваивается полю при добавлении новых записей.

    Условие на значение

    Укажите выражение, которое должно быть истинным при добавлении или изменении значения в этом поле.

    Сообщение об ошибке

    Введите сообщение, которое должно отображаться, если значение не соответствует выражению в свойстве Условие на значение.

    Обязательное

    Это свойство определяет необходимость ввода данных в поле.

    Пустые строки

    Если этому свойству присвоено значение Да, в текстовые поля и поля МЕМО можно вводить пустые строки ("").

    Индексированное поле

    Ускорения доступа к данным в этом поле путем создания и использования индекса.

    Сжатие Юникод

    Это свойство определяет необходимость сжатия хранящегося в поле текста, если его размер меньше 4 096 символов.

    Режим IME

    Это свойство управляет преобразованием символов в восточноазиатской версии Windows.

    Режим предложений IME

    Это свойство управляет преобразованием предложений в восточноазиатской версии Windows.

    Теги действий

    Присоединение к этому полю тег действия.

    Только добавление

    Если для этого свойства выбрано значение Да, выполняется отслеживание изменений значения поля.

    Формат текста

    Выберите значение Формат RTF, чтобы хранить данные в виде HTML-кода с возможность форматирования, или значение Обычный текст, чтобы хранить только неформатированный текст.

    Выравнивание текста

    Укажите способ выравнивания текста по умолчанию в элементе управления.

  3. Если при вводе или изменении значения в поле свойства не хватает места, нажмите клавиши SHIFT + F2, чтобы открыть поле Область ввода.

    Совет : Если вам требуется помощь в создании маски ввода или выражения условия на значение, нажмите кнопку Кнопка "Построитель" рядом с полем свойства для отображения соответствующего построителя.

  4. Чтобы сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL + S.

Ссылки на дополнительные сведения о типах данных и свойствах полей см. в разделе См. также.

К началу страницы

Примечания : 

  • Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

  • Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните здесь. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими условиями предоставления услуг.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×