Введение в преобразование бумажных форм в формы InfoPath

В этой статье вы узнаете, почему для сбора данных намного удобнее использовать электронные формы, чем обычные бумажные, а также познакомитесь с полезными советами по преобразованию бумажных форм в шаблоны форм Microsoft InfoPath.

Примечание : Если ваша бумажная форма создана в Microsoft Office Word или Microsoft Office Excel, с помощью мастера импорта InfoPath вы сможете быстро преобразовать свой документ или книгу в шаблон формы InfoPath. Если форма создавалась в другой программе или у вас нет исходного файла, вам потребуется воссоздать бумажную форму в InfoPath с нуля.

В этой статье:

Преимущества электронных форм

Советы по преобразованию бумажных форм

Преимущества электронных форм

Электронные формы превосходят бумажные по множеству параметров. Из основных преимущества можно выделить следующие:

Правильность и единообразие данных   . При заполнении бумажных форм люди часто указывают сведения не там, где нужно, или отклоняются от инструкций. Ошибки также могут возникнуть, когда сотрудник вручную вводит данные из формы в базу данных или какую-либо программу. На поиск и исправление таких оплошностей часто тратится много денег и времени. В InfoPath предусмотрен ряд автоматизированных функций, благодаря которым пользователи могут избежать ошибок при вводе данных. Например, вы можете автоматически вычислять итоговые значения при помощи формул. Вы также можете использовать условное форматирование для заострения внимания пользователей на определенных данных либо включить проверку правописания, чтобы они могли легко исправлять орфографические ошибки перед отправкой форм. Кроме того, пользователи могут автоматически заполнять поля, используя информацию из базы данных или другого хранилища. Например, вы можете создать форму продаж, в которую будут автоматически вводиться сведения о сотрудниках после указания идентификатора каждого из них в соответствующем поле.

Простота обновления   . Если вам требуется обновить существующий шаблон формы, вы можете изменить его, а затем заново опубликовать и предоставить пользователям. При следующем открытии формы на основе вашего шаблона они увидят обновленный вариант. Если во время публикации обновленной версии шаблона определенные пользователи работали в автономном режиме, обновление произойдет, как только они подключатся к сети. Обычно пользователи не замечают обновления, поэтому при создании шаблона формы можно включить соответствующее уведомление.

Богатые возможности рабочих процессов   . Используя рабочие процессы в InfoPath, вы можете повысить эффективность типовых бизнес-процессов, в которых данные передаются от одних людей к другим. С помощью рабочих процессов можно уменьшить время координирования бизнес-процессов, таких как утверждение проектов или рецензирование документов, а также снизить соответствующие затраты. Значительно облегчается управление задачами, которые выполняют люди, а также их отслеживание. Например, рассмотрим процесс сдачи бумажных отчетов по расходам: сотрудник заполняет распечатанную форму, прикрепляет к ней сопроводительную записку, а затем отправляет корпоративной почтой своему руководителю. После утверждения отчета руководитель ставит отметку рядом со своим именем на сопроводительной записке, а затем отправляет документ корпоративной почтой в бухгалтерию. Если главный бухгалтер утверждает отчет, выписываются чеки для покрытия затраченной суммы. В итоге сотрудник может получить чек только через несколько недель после сдачи отчета. При использовании InfoPath совместно с Microsoft Office SharePoint Server 2007 вы можете автоматизировать этот рабочий процесс, а также существенно снизить его время и стоимость.

Интеграция с другими системами   . Вы можете интегрировать данные из форм InfoPath с другими продуктами и технологиями. Например, вы можете хранить данные из формы в базе данных Microsoft SQL Server или создать шаблон формы на основе веб-службы, чтобы можно было добавлять информацию в базу данных, которая непосредственно не поддерживается в InfoPath. Приложение InfoPath может работать совместно с рядом других программ и серверов из системы Microsoft Office, включая Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel и Microsoft Office Access. Кроме того, вы можете создавать и заполнять формы InfoPath в электронных письмах Outlook, экспортировать данные из InfoPath в книги Excel, добавлять данные из InfoPath в базы данных Access, а также запрашивать информацию из списков SharePoint. Разработчики также могут внедрять элементы управления InfoPath в бизнес-приложения, используемые в вашей компании.

Повышенная безопасность   . Бумажные формы — не самый надежный выбор. Их можно направить не по адресу или потерять, поэтому всегда есть риск раскрыть конфиденциальную информацию. Модель безопасности, используемая для InfoPath, связана с настройками зон и уровней безопасности в Internet Explorer. Применяемые средства безопасности разработаны для защиты форм и компьютеров пользователей от небезопасных операций, таких как обмен данными с ненадежными источниками. В InfoPath реализованы дополнительные средства безопасности, такие как защита макета шаблона формы, цифровые подписи, возможность управления определенными действиями с формами (например, объединением и отправкой), а также отношения доверия с формами, установленными на компьютерах пользователей.

К началу страницы

Советы по преобразованию бумажных форм

Ниже представлены некоторые советы, о которых полезно помнить при преобразовании бумажных форм в шаблоны форм InfoPath.

  • Используйте макетные таблицы для упорядочения разделов формы   . Как и бумажные аналоги, электронные формы должны быть составлены таким образом, чтобы пользователи могли просматривать и заполнять их последовательно. Используя макетные таблицы в InfoPath, вы можете упорядочить элементы управления, отделить разделы друг от друга, а также сохранить эмблемы и другие типы графических объектов. Кроме того, при помощи макетных таблиц вы можете легко выровнять текстовые поля, флажки и другие элементы, чтобы ваш шаблон формы выглядел профессионально и законченно. В следующем примере макетная таблица используется для упорядочения текстовых полей в разделе шаблона формы.

    Макетная таблица внутри раздела шаблона формы

    1. Эта макетная таблица состоит из двух строк.

    2. Во второй строке находятся три столбца. Центральный столбец используется только с целью расстановки интервалов.

  • Предусмотрите решения для сведений, вводить которые необязательно   . В бумажных формах часто бывают разделы, предназначенные для определенных категорий пользователей. Например, в больничной форме для сведений о пациенте может быть раздел, заполняемый медсестрой или другим медицинским сотрудником, а не больным. В InfoPath вы можете реализовать возможность вводить такие данные несколькими способами. Одно из оптимальных решений — использовать дополнительный раздел. Этот элемент управления содержит другие элементы управления, но не отображается в форме, если он не добавлен в нее пользователем. Например, в шаблон формы отчета о состоянии можно включить дополнительный раздел Примечания. Если пользователю нужно будет добавить примечания, он сможет вставить и заполнить этот дополнительный раздел, который в противном случае не будет отображаться.

    Дополнительный раздел, использумый для сбора замечаний

    Вы также можете использовать условное форматирование, чтобы скрыть определенные поля до момента, пока в форме не будут выполнены определенные условия. Например, в шаблоне формы заявки ряд полей может не отображаться, пока пользователь не установит флажок 18+.

  • Используйте повторяющиеся таблицы вместо обычных   . Чтобы сэкономить место и предоставить пользователям дополнительную свободу при заполнении формы, вы можете использовать повторяющиеся таблицы. При использовании повторяющихся таблиц в форме не обязательно должно отображаться определенное число пустых строк, когда пользователь ее открывает. Вместо этого обычно имеется только одна строка, а остальные добавляются только при необходимости.

    Повторяющаяся таблица, использованная для сбора построчных сведений в отчет о расходах

  • Решите, что будет происходить с данными   . Перед преобразованием бумажной формы следует решить, что же в итоге должно происходить с данными, которые пользователи будут вводить в ее электронный аналог. Обдумав этот вопрос перед преобразованием бумажной формы, вы можете определить, есть ли у вас подходящая инфраструктура для создания необходимого шаблона формы. Например, если пользователям нужно будет быстро пересылать друг другу данные, которые вам больше уже не пригодятся, вы можете опубликовать свой шаблон формы в электронном письме. После этого вы можете хранить пользовательские формы в папке "Формы InfoPath" во входящих сообщениях. Если иметь доступ к данным из формы и делиться ими требуется другим людям, вы можете хранить наборы необходимых форм InfoPath в библиотеках на сервере Microsoft Windows SharePoint Services. Если пользователям требуется доступ к данным из формы в других бизнес-приложениях или системах (например, для ведения бухгалтерии или создания отчетов по расходам), то информацию можно хранить в корпоративных базах данных. Для этого шаблон формы часто подключается к веб-службе, которая служит посредником между шаблоном формы и базой данных или бизнес-системой.

  • Определите, сколько представлений вам потребуется   . В InfoPath вы можете создавать разные представления для одного шаблона формы. Представление — это альтернативный способ отображения данных из шаблона формы. Например, шаблон формы для заявки на разрешение может по-разному отображаться для подрядчика по электротехнике, агента-получателя и руководителя, утверждающего или отклоняющего заявки. С помощью представлений вы можете исключить необходимость использовать несколько шаблонов форм для одного бизнес-процесса.

  • Определите, какие элементы управления вам нужны   . Если вы создали бумажную форму в приложении, не предназначенном для работы с формами (например, в Microsoft Word), вы могли использовать текстовые поля, флажки, кнопки и другие доступные элементы управления. В InfoPath, в свою очередь, предусмотрено более 30 элементов управления, которые можно добавлять в шаблоны форм. Помимо стандартных элементов управления, таких как текстовые поля и списки, в InfoPath доступны повторяющиеся таблицы, группы выбора, дополнительные разделы и т. д. С помощью этих элементов управления можно создавать гибкие шаблоны форм, отвечающие конкретным потребностям пользователей. Например, в форме отчета по расходам может пригодиться повторяющаяся таблица, в которую пользователи смогут добавить столько расходных статей, сколько потребуется.

  • Используйте блоки шаблонов для общих наборов элементов управления   . Если вам требуется преобразовать большое число бумажных форм, вы можете найти в них общие разделы и наборы полей, а затем сделать их блоками шаблона InfoPath. Блок шаблона формы — это его фрагмент, который можно сохранить и повторно использовать в нескольких шаблонах форм. Обычно блок шаблона состоит из элементов управления и источника данных. Помимо этого в него могут входить средства подключения и проверки данных, а также правила. Создавая и используя блоки шаблонов, вы можете обеспечить стилистическое, структурное и функциональное единообразие шаблонов форм в организации. Например, отдел кадров во всех своих шаблонах форм может использовать единый блок шаблона "Контактные данные".

    Блок шаблона, отображаемый в нескольких формах

  • Включите цифровые подписи   . В InfoPath вы можете настроить шаблоны форм таким образом, чтобы пользователи могли подписывать формы или их части. Таким образом вы сможете легко убедиться, что форму заполнил определенный пользователь, и что ее содержимое не изменялось.

  • Используйте средства, облегчающие заполнение форм пользователям   . В InfoPath вы можете назначить элементам управления значения по умолчанию, чтобы пользователи могли заполнять ваши формы быстрее. Например, в отчете по расходам можно назначить текущую дату в качестве значения по умолчанию для управляющего элемента "Выбор даты". Для полей с промежуточными и итоговыми расходами можно использовать формулы, чтобы их значения автоматически вычислялись по мере ввода расходных статей. Вы также можете включить проверку орфографии, чтобы пользователи могли исправлять ошибки в тексте, как и в любом документе Microsoft Office. Если же вы хотите реализовать команды, актуальные для конкретной формы, или добавить справочные материалы, можете создать настраиваемую область задач, которая будет отображаться рядом с формой.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×