Введение в политики управления сведениями

Политика управления сведениями представляет собой набор правил для определенного типа контента. С помощью политик управления сведениями организации могут контролировать и отслеживать ряд аспектов, например период хранения контента или действия над ним, которые доступны пользователям. Эти политики могут помочь организациям в соблюдении правовых норм и правительственных постановлений или же просто в реализации внутренних бизнес-процессов.

Например, в организации, которая обязана выполнять правительственное постановление, требующее от нее адекватного контроля финансовой отчетности, можно создать одну или несколько политик управления сведениями, которые будут проверять конкретные действия процесса создания и утверждения всех документов, связанных с финансовыми операциями.

Инструкции см. в статье Создание и применение политик управления сведениями.

Компоненты политики управления сведениями

Существует четыре основных категории предварительно определенных компонентов политики, которые можно комбинировать или использовать по отдельности, чтобы управлять контентом и процессами.

Типы политик содержимого

Компонент политики "Аудит" служит для анализа использования систем управления контентом путем регистрации событий и операций, выполняемых с документами и элементами списков. Его можно настроить для регистрации событий, связанных с редактированием, просмотром, возвратом, извлечением, удалением документа или элемента и изменением разрешений для него. Все данные аудита хранятся в отдельном журнале на сервере, и администраторы сайта могут создавать отчеты по ним.

Компонент "Срок действия" служит для последовательного и контролируемого удаления устаревшего содержимого с сайтов организаций. Он сокращает затраты и риски, сопряженные с хранением устаревшего содержимого. Политику "Срок действия" можно настроить таким образом, чтобы срок действия определенных типов контента истекал в конкретный день или в течение заданного периода времени после создания или изменения документа.

В организациях также могут создаваться и развертываться настраиваемые компоненты политики, учитывающие их потребности. Например, производственному предприятию может потребоваться определить политику управления сведениями для всех спецификаций к эскизным проектам изделий, запрещающую пользователям распечатывать копии таких документов на незащищенных принтерах. Чтобы определить этот тип политики управления сведениями, вы можете создать и развернуть компонент политики "Ограничение печати", который можно добавить к политике управления сведениями для типа контента спецификаций к дизайну изделий.

Объекты, к которым применяется политика управления сведениями

Чтобы внедрить политику управления сведениями, ее необходимо добавить к списку, библиотеке или типу контента сайта. При этом степень распространения и использования политики зависит от местоположения, в котором она создается или к которому добавляется. Ниже описаны доступные варианты.

Создание политики семейства веб-сайтов и ее добавление к типу контента, списку или библиотеке. Вы можете создать политику семейства веб-сайтов в списке "Политики" для сайта верхнего уровня в семействе. Созданную политику можно экспортировать, чтобы администраторы других семейств веб-сайтов могли импортировать ее в свои списки. Создание политики семейства веб-сайтов с возможностью экспорта позволяет стандартизировать политики управления сведениями на всех сайтах организации.

Когда политика семейства сайтов добавляется к типу контента сайта и экземпляр этого типа контента сайта добавляется к списку или библиотеке, владелец списка или библиотеки не может вносить изменения в политику семейства сайтов, установленную для списка или библиотеки. Добавление политики семейства сайтов к типу контента сайта — это надежный способ гарантировать внедрение политик семейства сайтов на всех уровнях иерархии сайтов.

Ссылка на шаблон политики типа содержимого на странице "Параметры сайта"

Создание политики управления сведениями для типа контента сайта в коллекции типов контента сайта верхнего уровня и добавление этого типа контента к спискам или библиотекам. Политику управления сведениями можно также создать непосредственно для типа контента сайта, а затем связать его экземпляр с несколькими списками или библиотеками. Если политика создана данным способом, ее могут использовать все элементы семейства веб-сайтов этого типа контента или типа контента, который наследует от него атрибуты. Если политика управления сведениями создается непосредственно для типа контента сайта, ее повторное использование в других семействах веб-сайтов значительно усложняется, так как политики, созданные этим способом, не подлежат экспорту.

Ссылка "Типы контента сайта" на странице "Параметры сайта"

Ссылка "Политика управления сведениями" на странице "Параметры" для типа контента сайта

Для контроля за тем, какие политики используются в семействе сайтов, администраторы могут запретить устанавливать компоненты политики непосредственно для типа контента. Если введено данное ограничение, при создании типов контента пользователям для выбора будут доступны только политики в списке «Политики семейства сайтов».

Создание политики управления сведениями для списка или библиотеки. Если определенную политику управления сведениями требуется применить к очень ограниченному набору контента, вы можете создать политику для отдельного списка или библиотеки. Данный способ создания наименее гибкий, так как политика применяется только к одному местоположению и не может экспортироваться и использоваться в других местоположениях. Тем не менее иногда могут требоваться уникальные политики управления сведениями для ограниченного применения только в конкретных ситуациях.

Ссылка "Политика управления сведениями" на странице "Параметры" для библиотеки документов

Примечания

Политику управления сведениями для списка или библиотеки можно создать только в том случае, если они не поддерживают несколько типов контента. В противном случае потребуется определить политику управления сведениями для каждого типа контента списка, связанного с данным списком или библиотекой. Экземпляры типа контента сайта, связанные с конкретным списком или библиотекой, называются типами контента списка.

Для контроля за тем, какие политики используются в семействе сайтов, администраторы могут запретить устанавливать компоненты политики непосредственно для списка или библиотеки. Если введено данное ограничение, пользователи, управляющие списками и библиотеками, могут выбирать политики только из списка «Политики семейства сайтов».

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×