Введение в отправку и получение форм электронной почты InfoPath с помощью Outlook

В этой статье:

Введение в формы электронной почты InfoPath

Требования для использования форм электронной почты InfoPath

Введение в формы электронной почты InfoPath

Если формы Microsoft Office InfoPath уже используются для таких задач, как отправка еженедельных отчетов о ходе выполнения, а приложение Microsoft Office Outlook 2007 используется для управления сообщениями электронной почты, формы InfoPath в виде сообщений электронной почты помогут оптимизировать процессы взаимодействия и совместного использования данных. Это возможно, поскольку пользователи могут открывать, заполнять и отправлять формы InfoPath из Office Outlook 2007, не открывая InfoPath. Если форма InfoPath получена по электронной почте, на нее можно ответить, ее можно переслать или сохранить как любой другой элемент в Office Outlook 2007.

О формах и шаблонах форм InfoPath

В InfoPath используются открытые стандарты XML для предоставления пользователям гибкого и структурированного способа сбора данных. Поскольку InfoPath строится по стандартам XML, данные, собранные при помощи форм InfoPath, можно использовать повторно в разных отделах организации. Например, данные, сохраненные в форме отчета о расходах, могут быть размещены на веб-странице, посвященной планированию бюджета отдела.

Когда конструктор формы создает новую форму InfoPath, он или она фактически создает то, что называется шаблоном формы. В шаблоне формы определяется структура данных, внешний вид и поведение форм, заполняемых пользователями. Шаблон формы — это бланк, начальная точка, позволяющая пользователям создавать новые формы, чтобы использовать и хранить данные одинаковым образом. Поскольку шаблон формы должен быть доступен до того, как можно будет заполнять форму, шаблоны форм должны быть развернуты так, чтобы пользователи имели к ним доступ. Шаблоны форм обычно развертывают на таких ресурсах в сети компании, как общие папки, веб-серверы или библиотеки на узлах Windows SharePoint Services 3.0 или Microsoft Windows SharePoint Services 2.0.

Если у пользователей имеется разрешение на доступ к месту хранения шаблона формы, они могут заполнять форму на основе этого шаблона, используя InfoPath, веб-обозреватель, мобильное устройство или Office Outlook 2007. Возможность пользователя заполнять форму, используя InfoPath или один из других методов, зависит от нескольких факторов, в том числе от того, как создавался и разворачивался этот шаблон формы. Например, чтобы форму можно было заполнять в обозревателе, она должна быть разработана для запуска в обозревателе, а шаблон этой формы должен быть развернут на сервере с запущенными службами InfoPath Forms Services.

Формы электронной почты InfoPath можно использовать для передачи своих данных или для сбора данных от других пользователей Office Outlook 2007.

Передача данных с помощью форм электронной почты InfoPath

Формы электронной почты InfoPath можно использовать для передачи данных. Например, если пользователь заполняет InfoPath форму еженедельного отчета о состоянии, а затем отправляет ее своему начальнику в виде вложения в сообщение электронной почты, он может использовать Office Outlook 2007 для упрощения этого процесса. Пользователь может открыть отчет о состоянии там, где он был опубликован, в виде формы электронной почты InfoPath, заполнить форму, а затем отправить данные своему начальнику, используя Office Outlook 2007 — и все это, не открывая приложение. Кроме того, если форма настроена так, чтобы отправлять данные в источник данных, отправка формы с помощью Outlook отправит данные в этот источник. После отправки данных пользователь может дополнительно сохранить копию электронной формы InfoPath и содержащиеся в ней данные в текущей папке.

Сбор данных с помощью форм электронной почты InfoPath

Формы электронной почты InfoPath можно использовать для сбора данных от других пользователей. Например, начальник, еженедельно отправляющий своим подчиненным напоминания о заполнении форм отчетов о расходах, может использовать Office Outlook 2007 для отправки формы отчета о расходах в виде формы электронной почты InfoPath. Если при отправке своих данных подчиненные добавят адрес электронной почты начальника в поле Кому формы электронной почты InfoPath, начальник получит копии их форм отчетов о расходах в свою папку «Входящие» Office Outlook 2007. В ходе сбора данных с помощью форм электронной почты InfoPath можно также управлять собранными данными с помощью следующих задач:

  • Сохранить данные в папках.    В Office Outlook 2007 для хранения коллекций связанных форм Office InfoPath 2007 можно использовать новый тип папок, папка "Формы InfoPath". Например, при сборе от подчиненных форм отчетов о состоянии с помощью Office Outlook 2007 можно сохранить заполненные отчеты о состоянии в папке «Формы InfoPath» своей папки «Входящие». Можно также настроить отображение данных из каждой формы в столбцах этой папки. Это позволит быстро группировать, фильтровать и сортировать данные из нескольких форм.

    Before you can display data from a form in a view of an InfoPath Forms folder, the form template for that form must be configured to use property promotion. Property promotion enables fields in a form to display values in InfoPath Forms folders in Office Outlook 2007 or on servers running Windows SharePoint Services 3.0 or InfoPath Forms Services. Only a form template designer can enable property promotion for a form template by using InfoPath.

  • Объединить данные.    Можно консолидировать в одной форме данные из нескольких форм электронной почты InfoPath. Например, при сборе от подчиненных с помощью Office Outlook 2007 форм отчетов о состоянии, можно объединить данные их форм в одну сводную форму для своего начальника.

  • Экспортировать данные.    Если нужно выполнить подробный анализ данных формы, можно экспортировать их из своей папки «Формы» Outlook в книгу Microsoft Office Excel 2007. Можно также экспортировать отдельные формы электронной почты InfoPath на свой настольный компьютер в виде файлов XML.

В начало страницы

Требования для использования форм электронной почты InfoPath

Чтобы успешно использовать формы электронной почты InfoPath, необходимо обеспечить установку и настройку правильного программного обеспечения на компьютерах пользователей.

Требования для установки

Чтобы отправлять или получать формы InfoPath как сообщения электронной почты в Microsoft Office Outlook 2007, необходимо установить на компьютер Microsoft Office InfoPath 2007 и настроить Office Outlook 2007 на оправку и получение форм InfoPath в виде сообщений электронной почты. Если эти программы установлены на компьютере отправителя и приложение Office Outlook 2007 настроено на отправку форму InfoPath в виде сообщений электронной почты, но это не сделано на компьютерах получателей этих форм InfoPath, то отправленные формы будут отображаться для получателей как вложения в сообщения электронной почты. Получатели могут сохранить эти вложенные формы и открыть их при помощи InfoPath. Office Outlook 2007 настраивается по умолчанию на отправку и получение форм InfoPath в виде сообщений электронной почты. Чтобы включить или отключить формы InfoPath в виде сообщений электронной почты, в диалоговом окне Параметры в Office Outlook 2007 щелкните Дополнительные параметры на вкладке Прочее и затем установите или снимите флажок Включать формы InfoPath как сообщения электронной почты в диалоговом окне Дополнительные параметры.

Требования для установки на компьютеры получателей

Если приложения Microsoft Office Outlook 2007 и Microsoft Office InfoPath 2007 не установлены на компьютерах получателей и не настроены на использование форм InfoPath в виде сообщений электронной почты, полученные сообщения электронной почты будут содержать HTML-представление стандартного представления формы и форма InfoPath будет вложена в сообщение электронной почты. Если на компьютерах получателей установлена более ранняя версия InfoPath и форма содержит обратно совместимые функции, можно сохранить вложенный файл формы и открыть его при помощи более ранней версии InfoPath.

Зависимости шаблонов форм

Если требуется, чтобы пользователи заполняли формы InfoPath в сообщениях электронной почты и отправляли данные обратно, и при этом связанный шаблон формы не хранится на общем ресурсе, к которому пользователи имеют доступ, можно включить шаблон формы вместе с формой InfoPath в сообщение электронной почты, выбрав в области задач Параметры почты параметр Включать шаблон формы. Эта область задач отображается при дальнейшей пересылке сообщения электронной почты с формой InfoPath и ответе на него или при отправке этого сообщения, когда отправляющий щелкает Отправить в форме. Или можно отправить версию этой формы, предназначенную только для чтения.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×