Введение в библиотеки

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Библиотека — это место на сайте, где совместно с другими участниками группы можно создавать, собирать, обновлять файлы и управлять ими. В каждой библиотеке отображаются список файлов и ключевая информация о них, помогающая сотрудникам совместно работать над этими файлами. Для начала организации файлов можно выбрать одну из готовых библиотек и их шаблонов. Создав библиотеку, можно вносить в нее изменения. Так, можно контролировать просмотр, создание документов и управление ими. Можно также отслеживать версии, в том числе определять их тип и количество. Можно даже создавать настраиваемые представления, формы и рабочие процессы, которые значительно упростят ведение проектов и бизнес-процессы.

В этой статье

Общие сведения о библиотеках

Что такое библиотека?

Группе использование библиотеки?

Типы библиотек

Способы работы с библиотеками

Организация библиотек на сайте

Хранение документов в одной библиотеке

Хранение документов в нескольких библиотеках

Организация файлов в библиотеке

Добавление столбцов

Определение представлений

Создание папок

Одновременное использование столбцов, представлений и папок

Дальнейшие действия

Общие сведения о библиотеках

Вместо того чтобы искать документы в различных местах, например на личных компьютерах, сетевых дисках и в папках электронной почты, гораздо эффективнее использовать библиотеку SharePoint — централизованное расположение, которое могут просматривать и использовать все участники группы.

К началу страницы

Понятие библиотеки

Обычная библиотека Библиотека SharePoint — местоположение на сайте, где создайте, хранение, обновления и совместная работа над файлами с другими участниками группы. Каждого типа библиотек, документа, изображения, формы и вики-страницы — отображается список файлов и ключевые сведения о файлах, например кто была последняя пользователя для изменения файла. Можно выбрать один из нескольких типа библиотек, в зависимости от типов файлов, которые вы хотите сохранить и как вы планируете использовать их. После завершения с библиотекой можно архивировать файлы, удалить неиспользуемые библиотеку и сэкономить место на диске сервера.

Библиотеки также можно настраивать различными способами. Можно контролировать просмотр, отслеживание, создание документов и управление ими. Можно отслеживать версии документов, включая учет количества версий и их типов, а также ограничить круг пользователей, которым разрешается просматривать документы до их утверждения. Чтобы упростить бизнес-процессы, можно использовать рабочие процессы для совместной работы над документами в библиотеке. Для уменьшения количества ненужной информации можно задать политики управления сведениями, контролирующие обработку документов и срок их действия в библиотеках.

К началу страницы

Использование библиотеки в группе

Отделу маркетинга компании Contoso требуется совместно работать над документами по проектам и внутренними документами группы. Ему необходимо централизованное расположение, в котором можно совместно работать над документами, отслеживать календари и собрания, управлять проектами и контролировать задачи группы. Один из подрядчиков отдела работает удаленно, поэтому использовать SharePoint 2010 еще более целесообразно.

Первым действием, которое требуется выполнить отделу, является назначение одного из участников в качестве владельца сайта, ответственного за управление им. Владелец сайта получает роль администратора сайта и разрешение "Полный доступ" для библиотеки. Прежде всего он назначает всем участникам группы уровень разрешений "Участие" для библиотеки "Общие документы" на сайте группы. Затем владелец сайта переименовывает библиотеку в "Маркетинговые документы" и добавляет ее подробное описание, чтобы все пользователи (а особенно новички) могли получить четкое представление о назначении библиотеки и том, какой контент можно просматривать в ней и добавлять в нее. Группа решила использовать библиотеку для управления пресс-релизами, файлами бюджета, контрактами, предложениями и другими важными документами.

Одна из первых задач владельца сайта — найти как можно больше важных документов и отправить их в библиотеку, чтобы стимулировать использование библиотеки группой в качестве централизованного расположения. Затем владелец решает задать следующие параметры: настроить обязательное извлечение, чтобы избежать случайной перезаписи изменений, внесенных в документы, и включить отслеживание версий, чтобы сохранять журнал изменений файлов и обеспечить возможность восстановления предыдущих версий. Чтобы гарантировать следование стандартам компании, владелец сайта также добавляет в библиотеку стандартные шаблоны для отчетов по маркетингу, контрактов о продажах, планов кампаний и листов бюджета. В каждом шаблоне содержится эмблема компании и заявление о задачах организации. Создавая новый файл из библиотеки документов, участники могут выбрать нужный шаблон.

По мере добавления в библиотеку файлов и совместной работы над документами участники группы упорядочивают библиотеку, добавляя в нее столбцы и создавая представления, в которых контент представлен так, как им нужно. Например, владелец сайта добавляет столбец "Название проекта", чтобы участники могли сортировать или фильтровать по нему данные.

Другие участники группы добавляют общедоступные представления, в которых данные группируются по финансовым кварталам, а с помощью фильтра выбираются контракты, срок действия которых истекает в ближайшие полгода. Каждый участник также создает личные представления, которые помогают им быстро находить информацию и решать свои задачи.

После бурных обсуждений на собрании группа решает задать оповещения на уровне библиотеки, чтобы сообщать об обновлениях раз в неделю. Каждый участник может при необходимости настроить дополнительные оповещения или RSS-каналы для отдельных файлов. Группа также обязуется следовать важной рекомендации для этого нового способа общения. Если участники хотят распространить документ с помощью библиотеки, они не вкладывают его в сообщение электронной почты, а отправляют ссылку на него. Вставить ссылку на документ в сообщение очень просто с помощью ленты библиотеки. Такой подходит гарантирует, что пользователи будут получать доступ к последней версии, и позволяет избежать передачи ненужной информации по локальной сети.

Иногда участники группы и другие пользователи не могут получить доступ к контенту, так как не имеют соответствующих разрешений. Некоторые документы защищены из-за их конфиденциального характера (например, контракты или сведения о бюджете). Но так как включена возможность запроса доступа у владельца сайта, участники могут без проблем требовать доступ к странице, чтобы владелец сайта предоставил им надлежащие разрешения для документа.

Всем сотрудникам отдела маркетинга, а особенно подрядчику, нравятся возможности автономного использования контента библиотеки, работы с ним с домашнего или удаленного компьютера и беспроблемной синхронизации изменений при подключении к сети, которые обеспечиваются Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Важнейшей обязанностью отдела маркетинга является предложение маркетинговых кампаний для стимулирования продаж и повышения дохода. При разработке новых планов кампаний участники группы отслеживают дополнительные версии файла. Если они допускают ошибку в одной версии, они могут восстановить предыдущую. Закончив составление плана, они могут создать основную версию, а затем опубликовать ее для утверждения юридическим отделом и руководителем. После утверждения файла его могут просматривать другие сотрудники компании. Владелец сайта изучает электронную документацию, обучающие материалы и блоги и выясняет, как настроить рабочий процесс без написания кода, сопоставить его с библиотекой и автоматизировать сбор отзывов, подписей и публикацию конечного документа.

Спустя три месяца библиотека и сайт отдела маркетинга становятся важнейшей частью его работы и позволяют существенно повысить его производительность, а также обеспечить знакомство других сотрудников компании с его деятельностью. Сотрудники отдела уже не могут представить свою работу без библиотеки и активно изучают новые способы применения SharePoint 2010 для более эффективной совместной работы.

К началу страницы

Типы библиотек

Некоторые библиотеки создаются при создании нового сайта (например, библиотека "Общие документы" на сайте группы). Можно настроить такие библиотеки для собственных нужд или создать дополнительные библиотеки. У каждого типа библиотеки есть свое назначение. Кроме того, возможности и поведение библиотек могут различаться.

Библиотека документов.     Библиотека документов используется для множества типов файлов, включая документы и электронные таблицы. В библиотеке документов могут храниться и другие типы файлов, но некоторые типы заблокированы из соображений безопасности. При работе с незаблокированными программами можно создавать файлы из библиотеки. Например, отдел маркетинга может иметь собственную библиотеку для материалов по маркетинговому планированию, новостей и публикаций.

Библиотека рисунков.    Библиотека рисунков используется для предоставления общего доступа к коллекции цифровых изображений или рисунков. Рисунки можно хранить и в других типах библиотек SharePoint, однако библиотека рисунков имеет некоторые преимущества. Так, в библиотеке рисунков можно просматривать изображения в режиме показа слайдов, загружать их на компьютер и редактировать с помощью совместимых приложений, например Microsoft Paint. Можно создать библиотеку рисунков для хранения фотографий корпоративных мероприятий или новых товаров. Кроме того, можно создавать ссылки на рисунки в библиотеке из любой части сайта, например вики-сайтов и блогов.

Библиотека форм.    Библиотека форм используется, если необходимо управлять группой бизнес-форм на базе XML. Например, организация может использовать библиотеку форм для отчетов о затратах. Для настройки библиотеки форм требуется редактор XML или XML-конструктор, например Microsoft InfoPath. Заполняемая пользователями форма представляет собой обычный XML-файл, содержащий данные (и только данные), которые были введены в форму, например дату и сумму расходов. Все остальные составляющие отчета о расходах предоставляются шаблоном формы. После заполнения форм их данные можно объединить или экспортировать для анализа.

Библиотека вики-страниц    Чтобы создать коллекцию подключенной вики-страниц, используйте Библиотека вики-страниц. Вики-сайта позволяет нескольким пользователям сбор стандартных сведений в формате, который можно легко создавать и изменять. Можно также добавить вики-страницы, содержащие рисунков, таблиц, гиперссылок и внутренние ссылки в библиотеку. Например если команда создает вики-сайта для проекта, сайта можно хранить советы и рекомендации по ряда страниц, подключающихся к друг с другом.

Примечание : В зависимости от вашего сайта и конфигурации дополнительных системы библиотеках, таких как библиотеки стилей, библиотеку активы сайта и библиотеки страниц сайта автоматически создаются SharePoint Server 2010. Тем не менее невозможно создать эти определенной библиотеке через интерфейс пользователя.

К началу страницы

Способы работы с библиотеками

Ниже перечислено несколько способов работы с библиотеками и повышения их полезности для группы.

Создание представления     представление можно использовать для просмотра элементов в библиотеке, которые наиболее важны для вас или, наилучшего назначение. Содержимое фактические библиотеки не изменяется, но файлы будут упорядочены или отфильтрованы, чтобы упростить их поиск и найдите более удобным образом.

Обязательное извлечение файлов     Когда обязательное извлечение файла, вы убедитесь, что только для одного пользователя можно редактировать файл, пока он не будет возвращено. Требование извлечения документов предотвращает несколькими пользователями одновременно, который можно создать конфликтов и ошибок и привести к невозможности вносить изменения. Требование извлечения также помогает для напоминания о участников группы, чтобы добавить примечание при их извлечение файла, так что можно легче отслеживать изменения в каждой версии.

Отслеживание версий     Если нужно сохранить предыдущие версии файлов библиотеки помогут вам отслеживать, сохранять и восстановление файлов. Вы можете отслеживать все версии таким же образом. Или вы можете назначить в некоторых версиях в качестве основной, например добавлять новые главы вручную, а в некоторых версиях как небольшой, например исправление орфографических ошибок. Чтобы облегчить управление дискового пространства, при необходимости можно выбрать количество каждого типа версии, которые вы хотите сохранить.

Требование утверждения документа     Вы можете указать, что утверждения для документа является обязательным. Документы остаются в состоянии ожидания, пока не будут утверждены или отклонены тот, у кого есть разрешение можно сделать. Вы можете контролировать сообщения от каких групп пользователей, можно просмотреть документа перед его утверждением. Эта функция может быть полезно, если ваша библиотека содержит важные сведения или процедуры, которые должны быть окончательный перед другим пользователям видеть их.

Задание разрешений    Группы и уровни разрешений SharePoint позволяют эффективно управлять доступ к содержимому. По умолчанию разрешения для библиотек, папок в библиотеках и документы, наследуются от родительского сайта. Назначение уровней разрешений для определенного элемента может помочь защитить конфиденциальные данные, такие как контракт или бюджета сведения, без ограничение доступа к остальным сайта.

Получение сведений об изменениях     Библиотеки SharePoint 2010 поддерживает технологию RSS, чтобы члены рабочей группы могут автоматически получать и просматривать обновления или веб-каналов, новости и другие данные в консолидированных расположении. Технология RSS позволяет оповещать вас все изменения в библиотеку, например при изменении файлов, хранящихся в библиотеке. RSS-каналы позволяют члены рабочей группы просмотреть сводные список файлов, которые были изменены. Можно также создать оповещения по электронной почте, чтобы уведомлений об изменении файлы.

Создание рабочих процессов     Тип библиотеки или содержимого документа можно использовать рабочие процессы определенных вашей организации с бизнес-процессами, такие как управление утверждения документа или просмотреть. Ваша группа можно применить к документам, известно как рабочие процессы, которые задают действия, которые следует принять в последовательности, например утверждение или преобразования документов бизнес-процессов. Рабочий процесс SharePoint автоматически — перемещение документов или элементов через последовательность действий или задач. Три рабочих процесса доступны для библиотеки по умолчанию: утверждения, которая направляет документа для совместной работы пользователей на утверждение; Сбора отзывов, которая направляет документа для совместной работы пользователей для отзывов и возвращает документ пользователю, инициировано рабочего процесса в качестве компиляции; и сбора подписей, которая направляет документа для совместной работы пользователей для сбора цифровых подписей

Определение типов контента     Если ваша группа работает с нескольких типов файлов, таких как листов, презентаций и документов, можно повысить эффективность вашей библиотеки, включение и определение нескольких типов контента. Типы контента добавьте гибкость и согласованность между несколькими библиотеками. Каждого типа контента можно задать шаблон и даже рабочий процесс процессов. Шаблоны выступать в качестве отправной точки для форматирования и любой стандартный текст и свойств, которые относятся к документам этого типа, например названия отделов или контракт номера.

Интеграция клиентов    Некоторые совместимые клиентские программы работать с возможностями SharePoint непосредственно из клиента. Например при использовании Microsoft Word 2010 можно вернуть управление и ознакомьтесь с более легко. Из Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 или Microsoft Outlook 2010 перевод содержимого библиотеки в автономный режим, работать с ними на сайте удаленных и плавно синхронизировать изменения после возврата в интерактивный.

Аудита,   при наличии группы конфиденциальных файлов и будет полезно знать, как использовались документы, можно определить политику, которая позволяет вам включить «Аудита» отслеживание событий, например изменение файла, копирование или удаление.

К началу страницы

Организация библиотек на сайте

Способ организации файлов в библиотеке зависит от потребностей группы и от предпочитаемых способов хранения и поиска данных. Планирование может помочь пользователю выбрать структуру, лучше всего подходящую группе. Существует ряд возможностей, помогающих работать с множеством файлов в одной библиотеке. Однако организация файлов в виде нескольких библиотек может оказаться удобнее.

Хранение документов в одной библиотеке

Можно использовать одну библиотеку для выполнения разных задач. Например, у одной группы может быть несколько проектов или несколько групп могут работать над одним проектом. Использование одной библиотеки целесообразно в описанных ниже случаях.

  • Группе необходимо просматривать сводные данные или различные представления для одного набора файлов. Например, руководителю может потребоваться просмотреть все файлы, сгруппированные по отделам или по сроку.

  • Пользователи предпочитают искать файлы в одном расположении на узле.

  • Требуется применить одинаковые параметры к файлам, например включить отслеживание версий файлов или требование утверждения.

  • Группы, работающие с библиотекой, обладают сходными характеристиками, например одинаковыми уровнями разрешений.

  • Требуется анализировать сведения о файлах в листе или получать сводные обновления по файлам.

Чтобы эффективно работать с документами в одной библиотеке, можно добавлять столбцы, определять представления и создавать папки для упорядочения файлов.

К началу страницы

Хранение документов в нескольких библиотеках

Создание нескольких библиотек может потребоваться при наличии четких различий между наборами файлов, которые требуется хранить, или между группами пользователей, работающих с файлами. Используйте несколько библиотек в описанных ниже случаях.

  • Предполагается управление и хранение файлов различных типов, и предполагается, что пользователи не будут часто просматривать сводки по файлам или запускать операцию поиска по всем файлам одновременно.

  • Группы пользователей, обращающихся к файлам, сильно отличаются и обладают существенными различиями в уровнях разрешений.

  • необходимо применить различные настройки, такие как контроль версий или утверждение, к различным наборам файлов;

  • Нет необходимости анализировать файлы одновременно или получать сводные обновления о файлах.

  • Требуется предоставить различные наборы параметров для создания файлов либо отображать команды меню "Создать" библиотеки в различном порядке.

Ниже описаны некоторые способы эффективной работы с несколькими библиотеками.

Настройка шаблонов и столбцов сайта    Если ваша организация хочет установить некоторые параметры согласованность между его библиотек, его можно настроить шаблоны сайтов и столбцов сайта. Можно задать совместное использование параметров несколько библиотек, чтобы вам не придется воссоздать параметры каждый раз.

Отправка файлов в другое место    Если вы хотите файл был доступен в нескольких библиотеках, хранить в одной библиотеке и нажмите Отправить копию для других библиотек. Вы можете получать напоминание о необходимости обновления копий документа при внесении изменений в исходной ячейки.

Создание шаблонов библиотеки    Если вы хотите задать некоторые одинаковые параметры для библиотек или повторное использование характеристики через библиотек, можно сохранить библиотеку как шаблон. При нажатии кнопки Создать в меню Действия сайта не доступен как параметр сайта шаблонов библиотеки.

К началу страницы

Организация файлов в библиотеке

Существует несколько способов организации файлов в библиотеке. Можно добавить столбцы, определить представления и создать папки. Каждый подход имеет свои преимущества, и их можно сочетать в соответствии с уникальными потребностями библиотеки и группы.

Добавление столбцов

По умолчанию библиотеки отслеживают имя файла, а также сведения о его состоянии, например о том, возвращен ли он в библиотеку. Можно указать дополнительные столбцы, помогающие группе выполнять классификацию файлов и отслеживать их, например по названию кампании, номеру проекта или другой важной информации. Тип создаваемого столбца можно выбрать из нескольких вариантов, включающих однострочный текст, раскрывающийся список параметров, число, вычисляемое по другим столбцам, или даже имя и фотографию пользователя сайта.

Заголовки столбцов упрощают сортировку и фильтрацию документов. При просмотре файлов в библиотеке можно временно упорядочить или отфильтровать файлы, указав на имя столбца, а затем щелкнув стрелку вниз рядом с его именем. Это полезно для просмотра файлов определенным образом, однако при следующем просмотре библиотеки эти действия придется повторить.

К началу страницы

Определение представлений

Будет ли пользователям часто требоваться просмотреть все документы, связанные с определенным проектом либо относящиеся к какому-либо отделу, или группировать документы по месяцу истечения их срока? Если ожидается, что файлы будут часто просматриваться определенным образом, можно создать представление. Это представление можно использовать каждый раз при работе с данной библиотекой. Созданное представление добавляется в раскрывающийся список "Текущие представления", расположенный на ленте библиотеки.

Представление библиотеки — это набор столбцов, в которых отображаются элементы библиотеки. Кроме того, в нем часто задан определенный порядок сортировки, фильтрации и группировки, а также настраиваемый макет. Библиотеки могут содержать личные и общедоступные представления. Любой пользователь с уровнем разрешений "Участие" может создать личное представление для просмотра файлов определенным образом или для фильтрации только нужных файлов. При наличии разрешения на разработку библиотеки можно создать общедоступное представление, которым смогут воспользоваться все, кто просматривает библиотеку. Такое представление можно назначить представлением по умолчанию, чтобы оно автоматически отображалось для любого пользователя, просматривающего библиотеку.

Если участники группы просматривают библиотеки на мобильных устройствах, можно даже создать представления для мобильных устройств, оптимизированные для пропускной способности и других возможностей устройств (например за счет ограничения числа отображаемых элементов).

К началу страницы

Создание папок

Папки (также называемые контейнерами) обеспечивают еще один способ группировки содержимого и управления им в списке или библиотеке. Если папки включены, можно добавлять их к большинству типов библиотек. Если библиотека содержит большое число элементов, папки повысят эффективность доступа к ним. При создании папки на самом деле создается внутренний индекс. Такой внутренний индекс также создается для корневой папки, или папки верхнего уровня в библиотеке или списке. При получении доступа к элементам в папке фактически используется внутренний индекс для доступа к данным.

Если библиотека содержит много элементов, которые можно сгруппировать определенным образом, можно использовать папки для упорядочения контента. Хорошими примерами групп являются проекты, рабочие группы, отделы, категории товаров, диапазоны возрастов и алфавитные подгруппы (А — В, Г — Е и т. д.). Папки позволяют пользователям быстро просматривать большое количество файлов и управлять ими привычным способом.

Папки в библиотеке

Библиотека с папками, которые включены по умолчанию отображаются папки в представлении по умолчанию библиотеки без фильтров. Это полезно, так как пользователей можно выбрать соответствующую папку, когда они вставить новые документы. Отображение всех папок также упрощает реже неправильно добавлены элементы из-за пределов папки в библиотеке. Можно легко Реорганизация документы в другую библиотеку папки с помощью Открыть в проводнике Windows команд, доступных на ленте библиотеки.

Примечание : Может определяться представления библиотеки, сортировки как-—, в таком случае папки не отображаются раньше всех элементов в представлении. Вы не можете с помощью этот параметр сортировки представления пользователям легко находить необходимую папку.

Несмотря на то, что в панели быстрого запуска в разделе документы не отображаются папки библиотеки, владелец сайта или пользователь с разрешениями для проектирования сайта можно включить представления в виде дерева, который отображается на панели быстрого запуска в разделе Иерархии сайтов и позволяет развернуть, свернуть и легко перемещаться по папки библиотеки.

Папки в представлении в виде дерева

К началу страницы

Одновременное использование столбцов, представлений и папок

Все три подхода могут работать вместе. Те же столбцы, которые можно использовать для отслеживания проектов в представлении по умолчанию библиотеки можно использовать для создания представления с несколькими критериями фильтра. Представление также можно сортировать и фильтровать динамически, щелкая заголовки столбцов для дальнейшего изоляции и определения необходимых изложены момент содержимого. Если задан структура папок в библиотеке можно «выполнить сведение» библиотека представление, задав параметр Показать все элементы без папок в раздела папок при создании или изменении представление. У каждого подхода могут дополнить другое, чтобы получить нужный контент в нужное время и надлежащим образом для вас.

К началу страницы

Дальнейшие действия

После получения общего представления о библиотеках можно выполнять с ними стандартные задачи. Ниже перечислены задачи, которые могут оказаться полезны.

  • Создание и удаление библиотеки или папки в библиотеке

  • Добавление, открытие и удаление файлов в библиотеке

  • Добавление столбцов в библиотеку и создание представлений библиотеки

  • Работа с шаблонами библиотек и типами контента

  • Синхронизация библиотеки SharePoint на компьютере с клиентскими программами

  • Перемещение и копирование документов из одной библиотеки в другую

  • Использование рабочих процессов с библиотекой

  • Назначение разрешений и дополнительных параметров для библиотеки

  • Использование библиотек рисунков

  • Управление библиотекой с большим количеством документов

Ссылки на дополнительные сведения об этих задачах см. в разделе См. также.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×