Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .
Библиотека — это место на узле, где сотрудники могут создавать, собирать и обновлять файлы, а также выполнять с ними другие действия. В каждой библиотеке отображаются список файлов и ключевая информация о файлах, помогающая сотрудникам совместно работать над этими файлами.
Библиотеки можно настраивать различными способами. Можно управлять созданием и отображением документов, отслеживать и контролировать доступ к ним. Можно отслеживать версии документов, включая учет количества версий и типы версий, а также можно ограничить круг пользователей, которым разрешается просматривать документы до их утверждения.
Тип библиотеки можно выбрать в зависимости от типов файлов, которые будут храниться в ней, а также от способа их использования.
Когда службами Microsoft Windows SharePoint создается новый узел, для пользователя создается библиотека общих документов. Можно сразу же начать использовать эту библиотеку, настроить ее или создать другие библиотеки.
Ниже перечислено несколько способов работы с библиотеками и повышения их полезности для группы:
-
Создание представлений и управление ими С помощью представление в библиотеке можно просматривать элементы, являющиеся наиболее важными или лучше всего подходящие для определенной цели. Содержимое самой библиотеки не изменяется, но файлы организуются или фильтруются для облегчения их поиска и перехода к ним.
-
Требование утверждения документа Можно указать, что утверждение документа обязательно. Можно также указать, что документы остаются в состоянии ожидания утверждения до тех пор, пока они не будут утверждены или отклонены пользователем, обладающим соответствующим разрешением. Можно управлять тем, какие группы пользователей могут просматривать документ до его утверждения.
-
Отслеживание версий Если нужно сохранить предыдущие версии файлов библиотеки помогут вам отслеживать, сохранять и восстановление файлов. Вы можете отслеживать все версии таким же образом. Или вы можете назначить в некоторых версиях в качестве основной, например добавлять новые главы вручную, а в некоторых версиях как небольшой, например исправление орфографических ошибок. Чтобы облегчить управление дискового пространства, при необходимости можно выбрать количество каждого типа версии, которые вы хотите сохранить.
Например, бюро путешествий может управлять своими файлами с помощью библиотеки документов. При разработке новых торговых предложений участники группы отслеживают второстепенные версии файла. Если они допускают ошибку в одной версии, они могут восстановить предыдущую версию. Закончив составление предложения, они могут создать основную версию, а затем опубликовать ее для утверждения юридическим отделом и руководителем. После утверждения файла его могут просматривать другие сотрудники компании.
-
Обязательное извлечение файлов Когда обязательное извлечение файла, вы убедитесь, что только для одного пользователя можно редактировать файл, пока он не будет возвращено. Требование извлечения документов предотвращает несколькими пользователями одновременно, который можно создать конфликтов и ошибок и привести к невозможности вносить изменения. Требование извлечения также помогает для напоминания о участников группы, чтобы добавить примечание при их извлечение файла, так что можно легче отслеживать изменения в каждой версии.
-
Поддержание осведомленности об изменениях Библиотеки в Windows SharePoint Services 3.0 поддерживают технологию RSS, так что участники рабочей группы могут автоматически получать обновления. С помощью технологии RSS пользователи могут получать и просматривать обновления или сводки новостей и прочих сведений с единого узла. Можно также создать почтовые оповещения, рассылаемые при изменении файлов.
-
Редактирование файлов в автономном режиме Если требуется работать с файлами на собственном жестком диске, можно извлечь их из библиотеки и работать в автономном режиме при условии, что используется приложение, совместимое с Windows SharePoint Services 3.0, например выпуск выпуск 2007 системы Microsoft Office.
-
Работа с библиотекой при помощи приложения электронной почты С помощью приложения электронной почты, совместимого с Windows SharePoint Services 3.0, например Microsoft Office Outlook 2007, можно взять важные данные с собой. С помощью приложения электронной почты можно читать и изменять файлы, а также искать в них данные в автономном режиме.
-
Упрощенное копирование документов в другое местоположение На узле Windows SharePoint Services 3.0 можно легко копировать файлы в другое местоположение. Можно включить режим отображения сообщений, напоминающих при обновлении исходного документа о необходимости обновить этот файл в других местах.
-
Определение типов контента Если ваша группа работает с нескольких типов файлов, таких как листов, презентаций и документов, можно повысить эффективность вашей библиотеки, включение и определение нескольких типов контента. Типы контента добавьте гибкость и согласованность между несколькими библиотеками. Каждого типа контента можно задать шаблон и рабочий процесс процессов.
Например, у отдела сбыта могут быть шаблоны для отчетов о продажах, стандартных документов, бюджетов и презентаций. В каждом шаблоне содержится эмблема компании и заявление цели. Создавая новый файл из библиотеки документов, пользователи могут выбрать нужный шаблон.
-
Задание собственных разрешений Можно задать собственные разрешения для библиотеки или даже для файла в ней.
-
Создание рабочих процессов Библиотека документов или тип содержимого может использовать рабочие процессы, определенные организацией для деловых процессов, например, для управления утверждением или просмотром документов.
Тип библиотеки, который используется зависит от типов файлов, которые вы используете совместно:
-
Библиотека документов Для многих типов файлов, включая документы и электронные таблицы используйте библиотеку документов. Несмотря на то, что по соображениям безопасности блокируются некоторые типы файлов в библиотеке документов можно хранить файлы других типов. При работе с программами, совместимых с Windows SharePoint Services, можно создать эти файлы из библиотеки. Например группа маркетинга может иметь свою собственную библиотеку для планирования материалов, выпуски новостей и публикации.
-
Библиотека рисунков Чтобы предоставить доступ к коллекции цифровые изображения или графики, используйте библиотеку рисунков. Хотя рисунки могут храниться в другие типы библиотек SharePoint, библиотеки рисунков имеет ряд преимуществ. Например можно просматривать изображения при показе слайдов из библиотеки рисунков, загрузка рисунков из библиотеки с компьютером и редактирование изображений с помощью графических программ, совместимых с Windows SharePoint Services. Рекомендуется создать библиотеку рисунков, если много изображений, таких как эмблемы и фирменная символика повторному использованию группы или вы хотите сохранить рисунки событий группы или открывает продукта.
-
Библиотека вики-страниц Чтобы создать коллекцию подключенной вики-страниц, используйте Библиотека вики-страниц. Вики-сайта позволяет нескольким пользователям сбор стандартных сведений в формате, который можно легко создавать и изменять. Можно добавить в вашей библиотеке вики-страницы, содержащие рисунков, таблиц, гиперссылок и внутренние ссылки. Например если команда создает вики-сайта для проекта, сайта можно хранить советы и рекомендации по ряда страниц, подключающихся к друг с другом.
-
Библиотека форм Если требуется управлять группой основанный на XML бизнес-форм с помощью библиотеки форм. Например ваша организация может потребоваться использовать библиотеку форм для отчетов о расходах. Библиотека форм необходимо редактор XML или XML программе, совместимого с Windows SharePoint Services, например Microsoft Office InfoPath.
