Библиотеки документов SharePoint, часть II: упорядочение и настройка библиотеки

Общие сведения

Значок папки Упорядочьте библиотеку документов SharePoint с помощью папок и столбцов. Также научитесь настраивать журнал версий SharePoint и предоставлять пользователям разрешения на сайте SharePoint.

После завершения данного курса вы сможете:

  • создавать папки и упорядочивать файлы в библиотеке документов SharePoint;

  • создавать столбцы для более эффективного отслеживания, сортировки и фильтрации файлов в библиотеке документов SharePoint;

  • настроить журнал версий SharePoint, просматривать и восстанавливать прежние версии документов;

  • предоставить разрешения пользователям, которым нужен доступ к библиотеке SharePoint.

Данный курс включает следующие разделы:

  • одно занятие для самостоятельного изучения;

  • краткий справочник в конце курса, который можно распечатать.

Вы уже должны уметь просматривать, добавлять, изменять и удалять файлы в библиотеке. Чтобы изучить основы, обратитесь к курсу Библиотеки документов SharePoint, часть I: введение.

Автономная версия (36,8 МБ)

Дополнительные курсы см. на веб-сайте Обучение работе с Microsoft Office.

Введение

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Работа с папками

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Работа со столбцами

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Совет: используйте и папки, и столбцы

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Работа с журналом версий

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Предоставление разрешений

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Обратная связь

Краткий справочник

См. также

Создание папок

По умолчанию в библиотеках доступна команда Создать папку. Владелец библиотеки или пользователь с разрешениями на проектирование для нее может включить или отключить отображение команды Создать папку с помощью дополнительных параметров списка.

  1. Перейдите на сайт с библиотекой или списком, для которых требуется добавить папку.

  2. Щелкните имя библиотеки на панели быстрого запуска либо выберите в меню Действия сайта пункт Просмотреть весь контент сайта, а затем щелкните имя библиотеки в соответствующем разделе.

  3. На ленте в разделе Работа с библиотекой откройте вкладку Документы, а затем в группе Создание нажмите кнопку Создать папку.

  4. В диалоговом окне Новая папка введите имя папки в поле Имя и нажмите кнопку Сохранить.

    Примечание. Чтобы позже изменить имя папки, выделите его, нажмите на ленте в разделе Работа с библиотекой на вкладке Документы в группе Управление кнопку Изменить свойства и измените имя папки в поле Имя.

Добавление столбцов сайта в библиотеку

  1. Если список или библиотека еще не открыты, выберите соответствующее имя на панели быстрого запуска. Если имя нужного списка или библиотеки не отображается, выберите команду Просмотреть весь контент сайта, а затем щелкните имя.

  2. Откройте на ленте вкладку Список или Библиотека. Имя вкладки может быть другим в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, если список является календарем, вкладка будет называться "Календарь".

  3. В группе Параметры нажмите кнопку Параметры списка или Параметры библиотеки.

    Параметры списка

  4. На странице Параметры списка или Параметры библиотеки в разделе Столбцы выберите параметр Добавить из существующих столбцов сайта.

  5. На странице "Добавление столбцов из столбцов веб-сайта" в разделе Выбор столбцов выберите пункт Доступные столбцы сайта и нажмите кнопку Добавить.

    При выборе столбца в поле Доступные столбцы сайта отображаются группа, к которой относится столбец, и описание (если доступно).

    Добавление столбца сайта

  6. Чтобы добавить столбец в представление по умолчанию, которое автоматически отображается при первом открытии списка или библиотеки, установите флажок Добавить в представление по умолчанию.

    Для некоторых типов списков и библиотек в разделе Параметры доступны дополнительные параметры. При необходимости задайте их значения.

  7. Нажмите кнопку ОК.

Настройка журнала версий

  1. Перейдите к нужной библиотеке. Если имя библиотеки не отображается на панели быстрого запуска, выберите команду Просмотреть весь контент сайта, а затем — имя библиотеки.

  2. На ленте в группе Работа с библиотекой откройте вкладку Библиотека.

  3. Нажмите кнопку Параметры библиотеки  Кнопка ''Параметры библиотеки'' на ленте библиотеки SharePoint Foundation .

  4. На странице Параметры библиотеки в разделе Общие параметры щелкните ссылку Параметры управления версиями. Откроется диалоговое окно Параметры управления версиями.

  5. В разделе Журнал версий документов выберите один из указанных ниже параметров.

    • Создать основные версии: этот параметр позволяет задать максимальное количество основных версий.

    • Создать основные и вспомогательные (черновые) версии: этот параметр позволяет ограничить количество основных и черновых версий.

  6. Необязательно: ограничьте количество хранимых версий.

    • Установите флажок Хранить следующее число основных версий, если требуется ограничить количество версий, хранимых в библиотеке. В противном случае не устанавливайте его. В поле непосредственно под флажком укажите количество версий, которые требуется хранить.

    • Установите флажок Хранить черновики для следующего числа основных версий, если требуется ограничить количество хранимых черновиков. Этот параметр доступен лишь в том случае, если установлен переключатель Создать основные и вспомогательные (черновые) версии. В поле непосредственно под флажком укажите количество версий, для которых требуется хранить черновики.

  7. Необязательно: укажите пользователей, которым будет разрешено видеть черновики элементов в библиотеке документов. В разделе Безопасность для черновиков выберите один из указанных ниже параметров.

    • Любой пользователь с разрешением на чтение элементов. Выберите этот параметр, чтобы разрешить доступ для всех обладателей разрешения "Чтение" на доступ к сайту. Этот параметр доступен в том случае, если в разделе Журнал версий документов установлен переключатель Создать основные и вспомогательные (черновые) версии.

    • Только пользователи с разрешением на изменение элементов. Выберите этот параметр, чтобы разрешить просмотр черновиков только пользователям с правами на изменение. Этот параметр доступен в том случае, если в разделе Журнал версий документов установлен переключатель Создать основные и вспомогательные (черновые) версии.

    • Только пользователи, которые могут утверждать элементы (и автор элемента). Выберите этот параметр, чтобы разрешить просмотр только исходному автору элемента, а также обладателям разрешений на утверждение элементов в библиотеке. Этот параметр доступен в том случае, если для параметра в разделе Утверждение контента выбрано значение Да.

  8. Необязательно: укажите, требуется ли извлечение элементов в этой библиотеке. По умолчанию извлечение документов не требуется. Чтобы изменить значение по умолчанию, в разделе Требовать извлечения выберите значение Да.

  9. Чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться на страницу Параметры библиотеки документов, нажмите кнопку ОК.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×