Архивация элементов вручную

Архивация элементов вручную

Размер вашего почтового ящика Outlook достаточно велик, поэтому не следует опасаться того, что в ближайшем будущем вы перестанете получать электронные письма из-за его заполнения. Чтобы предупредить заполнение почтового ящика, старые элементы, которые вы желаете сохранить, можно перенести в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который можно открыть из Outlook в любой момент.

Примечание :  Если в профиль Outlook добавлена учетная запись Exchange Server и в организации используется сетевой архив Microsoft Exchange Server, команда Архивировать и функция автоархивации не будут отображаться ни для каких учетных записей. Администратор сети может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook использует автоархивацию, чтобы архивировать элементы через равные промежутки времени. Дополнительные сведения об автоархивации см. в статье Автоархивация старых элементов.

Элементы также можно архивировать вручную в любой момент. В этом случае вы можете определить, какие элементы нужно архивировать, где их хранить и насколько давними они должны быть, чтобы подлежать архивации.

  1. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • В Outlook 2013:: выберите пункты Файл > Сведения > Средства очистки > Архивация.


      Обычная архивация

    • В Outlook 2016: выберите пункты Файл > Сведения > Сервис > Удалять старые элементы.

      Удаление старых элементов

    Совет : Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

  2. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую необходимо архивировать.

  3. Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

    Диалоговое окно ''Архивация''

  4. Можно создать несколько PST-файлов, если нужно архивировать некоторые папки, используя другие параметры. Например, элементы в папке "Отправленные" может потребоваться хранить дольше, чем элементы в папке "Входящие".

  5. Чтобы архивировать отдельные элементы, которые исключены из автоматической архивации, установите флажок Включить элементы с флажком "Не автоархивировать". При этом исключение из автоархивации для таких элементов отменено не будет, а действие флажка Не автоархивировать будет отменено только для этого архива.

  6. Нажмите .

Отключение автоархивации

Чтобы выполнять архивацию только вручную, необходимо отключить автоархивацию.

  1. Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

  2. В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

  3. Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

По умолчанию старые элементы Outlook архивируются автоматически через равные промежутки времени. Дополнительные сведения об автоархивации см. в статье Архивация или удаление элементов с помощью средства автоархивации.

Резервное копирование и архивацию элементов можно также выполнять вручную (в дополнение к автоархивации или вместо нее). Архивация вручную предоставляет более гибкие возможности и позволяет указать конкретные папки, которые нужно включить в архив, и конкретный архивный файл данных Outlook (PST-файл).

Чтобы вручную архивировать элементы Outlook, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите команду Средства очистки.

  3. Нажмите кнопку Архивация.

  4. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую необходимо архивировать. Все вложенные папки в выбранной папке также будут включены в архив.

  5. Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

    Диалоговое окно ''Архивация''

  6. Чтобы выбрать файл или расположение, отличные от используемых по умолчанию, в разделе Файл архива нажмите кнопку Обзор. Выберите необходимый файл или введите его имя и нажмите кнопку ОК. Путь к файлу назначения будет отображен в поле Файл архива.

  7. Чтобы включить элементы, которые, возможно, были помечены для исключения из автоматической архивации, установите флажок Включить элементы с флажком "Не автоархивировать". При этом исключение из автоархивации для таких элементов отменено не будет, а действие флажка Не автоархивировать будет отменено только для этого архива.

Отключение автоархивации

Если архивация должна выполняться только вручную, необходимо отключить автоархивацию. Для этого выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Параметры.

  3. На вкладке Дополнительно в разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

  4. Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

Функция автоархивации, включенная по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в архивную папку через заданные интервалы времени. Однако архивацию и резервное копирование в указанное расположение можно выполнять вручную.

Примечание : Параметры автоархивации Microsoft Office Outlook 2007 можно изменять. Может оказаться, что использование автоархивации гораздо удобнее резервного копирования и архивации элементов вручную. Дополнительные сведения см. в статье Использование автоархивации для резервного копирования и удаления элементов.

  1. Выберите в меню Файл команду Архивировать.

  2. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

    Архивные папки в списке папок

  3. Если вы не хотите использовать файл или папку по умолчанию, нажмите в поле Файл архива кнопку Обзор и укажите другой файл или папку.

  4. Если необходимо переопределить ранее установленный запрет на автоматическую архивацию определенных элементов, установите флажок Включить элементы с флажком "Не автоархивировать". Если вы решите вручную архивировать эти элементы, для них снова будет установлен параметр Не автоархивировать, пока вы вручную не переопределите этот параметр в будущем.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Примечание : Приложение Outlook автоматически создаст другой файл архива для элементов в указанной папке и расположении.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×