Архивация в Outlook 2016 для Windows

Архивация в Outlook 2016 для Windows

На вкладке "Главная" ленты Outlook 2016 есть команда для быстрой архивации сообщений в папке Архив. Кроме того, клиенты Office 365 для бизнеса получают доступ к серверному архиву.

Примечание. Папка Архив создается автоматически для поддержки архивации в Outlook 2016, Outlook для iOS и Android, а также Outlook в Интернете. Эта папка учитывает все политики хранения, примененные к почтовому ящику, включая политику удаления сообщений.

Архивация сообщений одним действием

Для перемещения одного или нескольких сообщений в папку Архив без их удаления можно использовать кнопку "Архивировать" в группе "Удалить" на вкладке "Главная". Архив обеспечивает целый ряд преимуществ.

  • Архивные элементы можно легко найти с помощью поля поиска или путем перехода в папку "Архив".

  • Элементы по-прежнему доступны на телефоне или другом устройстве в папке "Архив".

При перемещении сообщений в папку "Архив" размер почтового ящика не уменьшается. Сообщения по-прежнему хранятся в почтовом ящике, но находятся в другой папке.

  1. Выберите в папке одно или несколько сообщений, которые нужно архивировать.

  2. На вкладке Главная в группе Удалить нажмите кнопку Архивировать.

    Архивация одним щелчком

    Примечание : Ваша папка Архив уже существует, даже если вы еще не пользовались этой функцией. Ее можно найти в списке папок Outlook. 

  3. Сообщения будут перемещены в папку Архив. Если вы заархивировали сообщение по ошибке, перейдите в эту папку и перенесите его обратно в папку "Входящие".

Как это связано с серверным архивом?

Серверный архив — это функция, предназначенная для корпоративных клиентов Office 365 с чрезвычайно большими почтовыми ящиками. Такие клиенты могут использовать серверный архив, чтобы не удалять старую почту. Серверный архив пользователя подобен второй учетной записи в Outlook с собственной структурой папок. Поэтому он не включается в поиск в папке "Входящие".

Если серверный архив включен, администраторы и пользователи могут настроить почтовый ящик для автоматического перемещения старых сообщений в серверный архив с помощью политик архивации.

Рекомендации по использованию архивации и серверного архива

Рекомендуем использовать новую функции архивации для перемещения из папки "Входящие" сообщений, которые больше не нужны. Вы также можете удалять сообщения или перемещать их в определенные папки, если вам так удобнее.

Для пользователей организации Office 365 корпоративный с большими почтовыми ящиками советуем настроить политику архивации, которая перемещает элементы в серверный архив по истечении одного года (или более короткого периода, если пользователи превышают квоту почтового ящика быстрее). Благодаря этому пользователям не придется удалять старую почту, чтобы освободить место для новых сообщений. Почту, хранящуюся дольше указанного времени, можно перемещать из папки "Входящие" и локальной папки архива.

Часто задаваемые вопросы об архивации

С помощью кнопки "Архивировать" нельзя выполнять архивацию в сетевой архив по двум причинам.

  1. По умолчанию при поиске из папки "Входящие" поиск в серверном архиве не выполняется. Архивированная почта должна поддерживать поиск для простого извлечения сообщений.

  2. Серверный архив недоступен в некоторых версиях Outlook, в том числе в Outlook Mobile. Перемещение почты в сетевой архив затруднит доступ к ней с телефона.

Архивация — это знакомая функция, которая уже доступна в Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com и даже в других почтовых службах, таких как Gmail. Так как это устоявшийся термин, а серверный архив существует давно, мы решили не менять эти имена.

Мы считаем, что эти функции связаны и могут использоваться вместе, как рекомендуется выше.

Автоархивация —это более старая функция Outlook, которая обеспечивает автоматическое перемещение старых сообщений в PST-файл. При этом сообщения удаляются с сервера, а значит их труднее находить. Если жесткий диск, содержащий PST-файл, перестанет работать, архив может быть потерян. Сетевой архив — это возможность корпоративного уровня, которая заменяет автоархивацию. Новую функцию архивации можно использовать в сочетании с автоархивацией.

Автоархивацию можно по-прежнему использовать , если у вас нет серверного архива, а ИТ-отдел не отключил ее. Дополнительные сведения об автоархивации в Outlook 2016 см. в статье Автоархивация старых элементов вручную в Outlook для Windows.

Архивация доступна в Outlook для Windows, Outlook Mobile, Outlook в Интернете и Outlook.com. Ее невозможно отключить с помощью групповой политики.

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×