Адаптация и развитие: технический документ

Этот технический документ является частью колонки "Вести с передовой". В нем поясняется, насколько важны адаптация и развитие корпоративных систем для достижения успеха.

Чтобы загрузить этот технический документ в формате Word, воспользуйтесь ссылкой Адаптация и развитие.

Вы также можете ознакомиться с другими техническими документами колонки "Вести с передовой".

Адаптация и развитие

Одно из серьезнейших заблуждений при выборе и развертывании корпоративного ПО, с которым я сталкиваюсь на протяжении многих лет, — это представление о развертывании как о некой статичной цели. Возможно, это просто знамение нашего времени, когда мы пытаемся свести все к коротким формулам. Такие утверждения, как "Это наше решение для управления проектами", "Это наше расписание", "Это наша система планирования ресурсов предприятия" или "У нас есть корпоративная система управления проектами", избавляют нас от необходимости постоянно задумываться над всеми аспектами деятельности, которые может затрагивать корпоративная система. Тем не менее из известных мне организаций наиболее успешными в развертывании корпоративных систем управления проектами или расписаниями неизменно оказывались те, которые относились к этим системам, как к живым организмам, находящимся в постоянном развитии.

Почему многие считают корпоративные системы статичными?

Если отношение к корпоративной системе как к динамичной среде действительно повышает шансы на успех, то почему так много организаций рассматривают их как статичный комплекс программного обеспечения?

Причин может быть много.

Возможно, экономическое обоснование для принятия корпоративной системы составлялось в сложных бюджетных условиях, в которых был только один шанс получить утверждение бюджета для нее. Снова испрашивать дополнительные средства каждый год или каждый бюджетный цикл может быть неприемлемо по политическим причинам.

Или, возможно, вам досталась уже существующая система, в отношении возможностей которой были даны определенные обещания, либо сотрудники уже привыкли, что система предоставляет фиксированный набор бизнес-функций.

Еще одна причина может заключаться в том, что здесь замешана внутренняя политика и кто-то в организации опасается системы со слишком широкими возможностями.

Что может быть плохого в таком отношении?

Уже то, что мы можем считать программную систему статичной, выглядит странно. Ведь обычно мы не считаем статичной проблему, которую она призвана решить. Формулировки проблем, на которые мы ориентируемся при внедрении корпоративной системы, почти всегда изменчивы. Они зависят от меняющихся экономических и деловых условий, изменений в конкурентной среде, составе персонала или базовых технологиях. Организация, которая полагает, что деловые условия никогда не изменятся, вряд ли просуществует долго. Если говорить о корпоративном программном обеспечении, подумайте, например, как часто меняется технологическая платформа решения. В процессе работы над нашим продуктом для управления расписаниями TimeControl мы за 20 лет шесть раз прошли через коренную смену технологической платформы. Мы начали в 1994 г. с версии для DOS, после которой в 1995 г. последовала версия для Windows, затем в 1997 г. — клиент-серверная версия, в 1999 г — браузерная версия и, наконец, в 2010 году — размещаемая в облаке и мобильная версии. И это только то, что касается технологической платформы. Кроме того, мы вносили изменения в связи с переменой экономических условий, действиями конкурентов и просто накопленным опытом. Тот, кто занимается выпуском корпоративного ПО для управления проектами или расписаниями, знает, что нет ничего более постоянного, чем перемены.

Так же необходимо относиться и к развертыванию корпоративной системы. За то время, которое понадобится для внедрения корпоративной системы, например Project Server, сама организация не может не измениться. Появятся новые клиенты, новый персонал, а кто-то из сотрудников может уволиться. За время, которое уйдет на выбор и развертывание корпоративной системы управления проектами, могут появиться новые конкурирующие продукты. Нам встречались организации, на которые это явление оказывало парализующее действие. Из-за опасения выбрать не самый идеальный продукт рабочая группа, ответственная за выбор решения, приостанавливала свою текущую работу и начинала рассматривать каждый новый продукт, выпущенный другим поставщиком. Бывало также, что выпуск новой версии одного из рассматриваемых продуктов заставлял всех переживать, что при анализе будут учтены не все альтернативы. Такие группы без конца начинают всю работу заново. Окончательное решение никогда не принимается, так как требования организации и варианты решений постоянно меняются.

Беда таких организаций в том, что деловая проблема, которая в первую очередь вынудила их искать новую систему, никуда не исчезает и не исчезнет, пока решение не будет найдено.

Итак, если система не статична, то что нужно делать?

Развертывание корпоративной системы имеет больше шансов на успех, если считать ее динамичной средой. Системы должны расти, развиваться и приспосабливаться к меняющимся условиям вокруг них. И, возможно, когда-нибудь в будущем, когда они состарятся, их придется вывести из эксплуатации. Важнейшая особенность такого подхода состоит в том, что в качестве отправной точки выбирается не идеальное решение. Приоритетом становится выбор решения, удовлетворяющего наиболее важные текущие потребности, но в то же время способного адаптироваться к более сложным потребностям в будущем, даже если они на данный момент еще не сформулированы ясно. Одним из главных критериев выбора становится гибкость, а не широта возможностей.

Как избежать ловушки статичного представления о системе?

Для того чтобы не подпасть под влияние парадигмы статичного развертывания, можно следовать описанным ниже правилам.

  • Используйте поэтапный план внедрения с бесконечным числом этапов.

    Если применить поэтапный подход к внедрению корпоративной системы, то можно сосредоточиться на первом этапе, который имеет довольно скромный масштаб. Мы учим наших консультантов ориентироваться не на максимум, а на необходимый минимум. Мы говорим им: "Старайтесь определить границы минимального развертывания, которое позволит добиться положительной рентабельности инвестиций на постоянной основе". Преимущество такого подхода в том, что ценность системы ощущается гораздо раньше, а в процессе ее использования даже в ограниченном режиме становятся понятнее будущие требования.

  • Составляя бюджет, оставляйте возможность для развития.

    Еще одна проблема, которую мы наблюдали во многих развертываниях, — это "одноразовый" подход, при котором запрос на выделение бюджета для корпоративной системы можно сделать только один раз. Поэтапное бюджетное обеспечение, при котором бюджет на первые этапы разрабатывается более подробно, а на последующие — лишь в общих чертах, неминуемо будет более успешным.

  • Выбирайте решения с высокой степенью гибкости.

    Девиз наших сотрудников — "Будь как Гамби" (Гамби — имя пластилинового персонажа мультипликационного сериала). Впервые его ввели в употребление американские военные, но он точно отражает наш подход к работе. Нам приходится приспосабливаться к различным условиям так же быстро, как пластилиновый герой меняет форму. Какое бы корпоративное решение вы ни выбрали, чтобы добиться успеха, необходимо уделить первоочередное внимание гибкости.

  • Не распускайте рабочую группу по внедрению после ввода системы в эксплуатацию.

    Пусть ключевые ресурсы продолжают работу. Это крайне распространенная проблема. К развертыванию корпоративных систем организации часто привлекают самых опытных и квалифицированных специалистов, и это, несомненно, помогает эффективно выбрать и внедрить систему. Однако эти же ресурсы будут востребованы и в последующих важных проектах, поэтому их переводят на другие направления, как только система заработает, а ведь это наиболее критический момент. Заблаговременно закрепив некоторые ключевые ресурсы за проектом на более длительный период, вы можете добиться совершенно других результатов.

  • Создайте постоянную рабочую группу по совершенствованию системы. Пусть она будет небольшой, но квалифицированной.

    Группа собирает требования к корпоративной системе, изучает бизнес-процессы, функциональные возможности системы, возможности интеграции с другими важными корпоративными системами и т. д. Если система лишится присмотра этих специалистов сразу после развертывания, то ее дальнейшее развитие станет весьма затруднительным. Обеспечьте долгосрочное эволюционное развитие этой корпоративной системы и, возможно, других, связанных с ней, регулярно анализируя потребности организации и возможности системы.

Учитесь на практике

  • Начните использовать систему в рабочей среде как можно раньше.

    В современных условиях это гораздо проще, чем было каких-нибудь пять лет назад. Чтобы быстро запустить систему, можно воспользоваться облачной установкой и удаленными службами. Большинство корпоративных систем, которые можно развернуть как в облаке, так и в локальной среде, допускают переход от одного типа развертывания к другому. Это несомненно верно в отношении Project Server, а также наших систем.

  • Обеспечьте цикл обратной связи с целью усовершенствования системы.

    Если вы видите, что что-то можно улучшить, то это не плохо, а, наоборот, хорошо. Некоторые рабочие группы, которые занимаются внедрением, неохотно принимают предложения по улучшению, опасаясь, что их реализация может мешать использованию сотрудниками уже развернутой системы. По нашему опыту, те, кто вносит предложения по улучшению корпоративной системы, — главные ее союзники. Даже если конкретные идеи невозможно реализовать немедленно, их следует приветствовать. Создание атмосферы, стимулирующей предложение новых идей по улучшению корпоративной системы, позволит каждому внести свой вклад и может принести огромную выгоду.

  • Не теряйте надежду слишком рано.

    Некоторые компании заявляют, что проблема в плохом программном обеспечении, и "бегут с корабля", лишая себя шанса добиться успеха.

Адаптация и развитие

Так будет ли конец пути?

Хотелось бы надеяться, что нет.

Однако это вовсе не значит, что на пути не будет полустанков, на которых можно хорошо отдохнуть. Вашей первоочередной целью при внедрении корпоративного ПО, такого как корпоративная система управления проектами или расписаниями, должна быть рабочая среда, обеспечивающая положительную рентабельность инвестиций. Ищите систему, которую можно развертывать поэтапно и которая обладает достаточной гибкостью для развития, адаптации и изменения. Так вы скорее добьетесь повышения производительности, чем выбирая идеально подходящее в данный момент решение.

Об авторе

Крис Вандерслуис (Chris Vandersluis) — основатель и президент компании HMS Software, расположенной в Монреале, Канада, которая является партнером Майкрософт со статусом Microsoft Certified Partner. Он получил степень по экономике в университете Макгилла и имеет более чем 30-летний опыт работы в области автоматизации систем управления проектами. Он много лет является членом Института управления проектами (PMI) и оказывал содействие в основании местных отделений группы Microsoft Project Users Group (MPUG) в Монреале, Торонто и Квебеке. Крис публиковался в таких изданиях, как Fortune, Heavy Construction News, журнал Computing Canada и PMI PMNetwork, а также ведет колонку в Project Times. Он преподает углубленный курс управления проектами в университете Макгилла и часто выступает на специальных мероприятиях ассоциации управления проектами в Северной Америке и по всему миру. Компания HMS Software является разработчиком системы TimeControl, предназначенной для учета рабочего времени в рамках проектов, и с 1995 г. является партнером со статусом Microsoft Project Solution Partner.

Вы можете написать Крису Вандерслуису по следующему адресу электронной почты: chris.vandersluis@hms.ca

Если вы хотите прочитать другие статьи Криса Вандерслуиса, посвященные управлению корпоративными проектами, посетите сайт EPM Guidance компании HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×