Автоматическое удаление старых элементов RSS

Объем содержимого в некоторых RSS-каналах может быть очень высок. Добавление RSS-каналов в Microsoft Office Outlook 2007 может привести к быстрому увеличению размера почтовый ящик или файл личных папок (PST) Microsoft Exchange.

Функция автоархивации в Microsoft Outlook позволяет автоматически удалять элементы старше указанной даты. Многие RSS-каналы содержат новости или другие быстро устаревающие сведения. Хранение старых элементов обычно не столь важно, как хранение сообщений электронной почты.

Примечание : Процедуры, изложенные в этой статье, выполняются с использованием средства автоархивации. Автоархивация может быть недоступна, если любой из профилей Outlook на компьютере содержит учетную запись Exchange, для которой включено управление записями обмена сообщениями.

В этой статье

Дополнительные сведения о возможности автоархивации

Настройка автоархивации для элементов RSS

Включение автоархивации

Настройка параметров архивации для отдельных папок RSS-каналов

Архивация и удаление данных вручную

Дополнительные сведения о возможности автоархивации

Возможность автоархивации включена по умолчанию и выполняется автоматически через запланированные промежутки времени. При этом архивируются и при соответствующей настройке параметров удаляются старые элементы во всех папках Outlook. Старыми считаются элементы, срок хранения которых не меньше срока, указанного как достаточный для выполнения архивации.

По умолчанию в Outlook создаются архивные файлы в следующем расположении:

  • Windows Vista    

    диск:\пользователь\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Если папка Local не отображается, она может быть скрыта. Сведения об отображении скрытых папок см. в справке Microsoft Windows.

  • Microsoft Windows XP или Microsoft Windows Server 2003    

    диск:\Documents and Settings\пользователь\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Если папка Local Settings не отображается, она может быть скрыта. Сведения об отображении скрытых папок см. в справке Windows.

После архивации элементов в Outlook к ним можно получить доступ непосредственно в разделе Архивные папки области переходов Outlook. Чтобы отобразить Архивные папки в области переходов, в меню Переход щелкните Список папок.

При просмотре раздела Архивные папки видно, что существующая структура папок Outlook сохранена. При наличии папки, которая является родительской по отношению к архивируемой папке, эта родительская папка будет создана в архивном файле, однако в самой родительской папке архивируются только элементы, отвечающие условиям автоархивации. Если нужно переместить заархивированные элементы обратно в основной почтовый ящик, можно импортировать все элементы из файла архива в исходные папки или в иные указанные папки, любо вручную переместить или скопировать нужные элементы, в том числе перетаскивая их между папками.

В начало страницы

Настройка автоархивации для элементов RSS

Существует два набора параметров автоархивации: глобальные параметры и параметры для отдельных папок.

  • Глобальные параметры.    Глобальные параметры (или параметры, используемые по умолчанию) определяют, используется ли средство автоархивации, а также операции, выполняемые им по умолчанию с элементами папок Outlook, кроме папки Контакты, в которой автоархивация не работает.

  • Параметры отдельных папок.    Параметры отдельных папок переопределяют глобальные параметры, что позволяет настраивать автоархивацию индивидуально для разных папок.

Если для отдельной папки не заданы настройки средства автоархивации, ее архивация выполняться не будет. Параметры автоархивации применяются только к активному почтовому ящику. Это означает, что, если выбрать папку в учетной записи Exchange, а затем задать глобальные параметры автоархивации, эти параметры будут применяться только к данной учетной записи Exchange.

Примечание : Помимо параметров автоархивации, в отношении элементов почтового ящика могут действовать политики хранения и параметры управления записями обмена сообщениями, действующие в организации. Политики хранения и управление записями обмена сообщениями ограничивают срок хранения пользователями элементов почтовых ящиков в соответствии с политикой организации. Эти политики переопределяют параметры средства автоархивации. Автоархивация полностью удаляется из любого профиля Outlook на компьютере, если для любой учетной записи Exchange в любом профиле Outlook на компьютере включено управление записями обмена сообщениями.

В начало страницы

Включение автоархивации

Хотя автоархивация по умолчанию включена, при необходимости можно отключить или повторно включить эту возможность. Для выполнения процедур, изложенных в этой статье, автоархивация должна быть включена.

Если нужно использовать автоархивацию только для папок RSS-каналов, рекомендуется изменить параметры по умолчанию таким образом, чтобы автоархивация действовала только в отношении указанных папок. Это помогает предотвратить случайную архивацию элементов или их удаление из других папок.

  1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.

  2. Перейдите на вкладку Дополнительно и нажмите кнопку Автоархивация.

    Параметры автоархивации

  3. Установите флажок Автоархивация каждые n дней.

  4. Введите в данном поле число от 1 до 60, чтобы указать, как часто нужно выполнять автоархивацию.

    Чтобы эффективно использовать автоархивацию для папок RSS-каналов, рекомендуется указать значение от 1 до 7 дней. Это не срок хранения элементов, а частота выполнения процедуры архивации. Чем чаще выполняется автоархивация, тем более точно выдерживаются сроки хранения.

  5. В разделе Во время автоархивации снимите флажки Удалять просроченные элементы (только почта) и Архивировать или удалять старые элементы.

    Это помогает избежать случайного выполнения автоархивации в отношении папок, которые не планировалось затрагивать. Ниже в этой статье показано, как задать параметры архивации для отдельных папок.

    Если автоархивация уже используется и для некоторых папок используются глобальные параметры по умолчанию, нет необходимости изменять их.

В начало страницы

Настройка параметров архивации для отдельных папок RSS-каналов

Нужно настроить параметры автоархивации для каждой папки RSS-каналов отдельно. Свойства автоархивации не являются рекурсивными — свойства не наследуются из родительской папки.

  1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку RSS-каналов, для которой нужно настроить параметры, и выберите в контекстном меню команду Свойства.

  2. Выберите вкладку Автоархивация.

    Параметры автоархивации для папки  RSS-каналов

  3. Выберите параметр Архивировать папку со следующими настройками.

  4. В поле Удалять элементы старше n период, где n представляет собой число от 1 до 999, а переменная период может принимать значения месяцы, дни и недели, укажите максимальный период времени хранения элементов RSS.

  5. Щелкните Удалять старые элементы навсегда.

  6. Нажмите кнопку ОК.

  7. Повторите эту процедуру для каждой папки RSS-каналов, содержащей элементы, которые нужно автоматически удалять.

В начало страницы

Архивация и удаление данных вручную

  1. Выберите в меню Файл команду Архивация.

  2. Выберите архивацию всех папок в соответствии с их параметрами автоархивации (это параметры, используемые по умолчанию, либо параметры, заданные для отдельных папок) или архивацию отдельной папки с использованием параметров, заданных в этом диалоговом окне.

Примечание :  Чтобы элементы архивировались не в файл, используемый по умолчанию, задайте другое имя файла в поле Файл архива. Microsoft Outlook автоматически создаст новый файл архива для элементов выбранной папки.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×