Însumarea datelor utilizând o interogare

Introduceți manual datele eșantion

1. Pe fila Creare, în grupul Tabele, faceți clic pe Tabel.

   Access adaugă un tabel nou, necompletat la baza de date.

   Notă: Nu trebuie să urmați acest pas dacă deschideți o bază de date nouă, necompletată, dar va trebui să-l urmați ori de câte ori trebuie să adăugați un tabel în baza de date.

2. Faceți dublu clic pe prima celulă din rândul antet și introduceți numele câmpului în tabelul eșantion.

   În mod implicit, Access denotă câmpurile necompletate din rândul antet cu textul Adăugare câmp nou, astfel:

   

3. Utilizați tastele săgeată pentru a trece la următoarea celulă antet necompletată și tastați al doilea nume de câmp (puteți, de asemenea, să apăsați TAB sau să faceți dublu clic pe celula nouă). Repetați acest pas până când introduceți toate numele de câmp.

4. Introduceți datele în tabelul eșantion.

   Pe măsură ce introduceți datele, Access deduce un tip de date pentru fiecare câmp. Dacă sunteți utilizator începător al bazelor de date relaționale, trebuie să setați un anumit tip de date, cum ar fi Număr, Text sau Dată/Oră, pentru fiecare dintre câmpurile din tabele. Setarea tipului de date asigură o introducere corectă a datelor și, de asemenea, ajută la prevenirea greșelilor, cum ar fi utilizarea unui număr de telefon într-un calcul. Pentru aceste tabele eșantion, trebuie să permiteți ca Access să deducă tipul de date.

5. Când terminați de introdus datele, faceți clic pe Salvare.

   Comandă rapidă de la tastatură Apăsați CTRL+S.

   Apare caseta de dialog Salvare ca.

6. În caseta Nume tabel, introduceți numele tabelului eșantion, apoi faceți clic pe OK.

   Utilizați numele fiecărui tabel eșantion, deoarece interogările din secțiunile introductive utilizează aceste nume.

7. Repetați acești pași până când creați fiecare dintre tabelele eșantion listate la începutul acestei secțiuni.

Dacă nu doriți să introduceți datele manual, urmați pașii următori pentru a copia datele într-un fișier foaie de calcul, apoi importați datele din fișierul foaie de calcul în Access.

Crearea foilor de lucru eșantion

1. Porniți programul pentru foi de calcul și creați un fișier nou, necompletat. Dacă utilizați Excel, se creează în mod implicit un registru de lucru nou, necompletat.

2. Copiați primul tabel eșantion furnizat mai sus și lipiți-l în prima foaie de lucru, începând de la prima celulă.

3. Utilizând tehnica oferită de programul pentru foi de calcul, redenumiți foaia de lucru. Dați foii de lucru același nume ca tabelul eșantion. De exemplu, dacă tabelul eșantion se numește Categorii, dați foii de lucru același nume.

4. Repetați pașii 2 și 3, copiind fiecare tabel eșantion într-o foaie de lucru necompletată și redenumind foaia de lucru.

   Notă: Poate fi necesar să adăugați foi de lucru la fișierul foaie de calcul. Pentru informații despre efectuarea acelei activități, consultați ajutorul pentru programul pentru foi de calcul.

5. Salvați registrul de lucru într-o locație convenabilă de pe computer sau din rețea și treceți la următorul set de pași.

Crearea tabelelor bazei de date din foile de lucru

1. Pe fila Date externe , în grupul Import & legătură , faceți clic pe Sursă de date nouă > Din fișier > Excel.

   Apare caseta de dialog Preluare date externe - Foaie de calcul Excel .

2. Faceți clic pe Navigare, deschideți fișierul foaie de calcul creat în pașii anteriori, apoi faceți clic pe OK.

   Expertul Import foaie de calcul pornește.

3. În mod implicit, expertul selectează prima foaie de lucru din registrul de lucru (foaia de lucru Clienți , dacă ați urmat pașii din secțiunea anterioară), iar datele din foaia de lucru apar în secțiunea inferioară a paginii expertului. Faceți clic pe Următorul.

4. Pe pagina următoare a expertului, faceți clic pe Primul rând conține titluri de coloană, apoi faceți clic pe Următorul.

5. Opțional, pe pagina următoare, utilizați casetele text și listele de sub Opțiuni câmp pentru a modifica numele câmpurilor și tipurile de date sau pentru a omite câmpuri din operațiunea de import. Altfel, faceți clic pe Următorul.

6. Lăsați opțiunea Access adaugă o cheie primară selectată și faceți clic pe Următorul.

7. În mod implicit, Access aplică numele foii de lucru pentru tabelul nou. Acceptați numele sau introduceți alt nume, apoi faceți clic pe Terminare.

8. Repetă pașii de la 1 la 7 până când ați creat un tabel din fiecare foaie de lucru din registrul de lucru.

Redenumirea câmpurilor cheii primare

1. În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe fiecare dintre tabelele pe care le-ați creat în pașii anteriori și faceți clic pe Vizualizare proiect.

2. Pentru fiecare tabel, găsiți câmpul cheie primară. În mod implicit, Access denumi fiecare ID de câmp.

3. În coloana Nume câmp pentru fiecare câmp cheie primară, adăugați numele tabelului.

   De exemplu, redenumiți câmpul ID pentru tabelul Categorii cu "ID categorie" și câmpul pentru tabelul Comenzi cu "ID comandă". Pentru tabelul Detalii comandă, redenumiți câmpul cu "ID detaliu". Pentru tabelul Produse, redenumiți câmpul cu "ID produs".

4. Salvați modificările.

Ori de câte ori apar tabelele eșantion în acest articol, acestea includ câmpul cheie primară, iar câmpul este redenumit așa cum este descris utilizând pașii precedenți.

Începutul paginii

Crearea unei interogări de selectare de bază

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Faceți dublu clic pe tabelul sau tabelele pe care doriți să le utilizați în interogare.

   Tabelul sau tabelele selectate apar ca ferestre în secțiunea de sus a proiectantului de interogări.

3. Faceți dublu clic pe câmpurile de tabel pe care doriți să le utilizați în interogare.

   Puteți să includeți câmpuri care conțin date descriptive, cum ar fi nume și descrieri, dar trebuie să includeți un câmp care conține date numerice sau monedă.

   Fiecare câmp apare într-o celulă din grila de proiectare.

4. Faceți clic pe Rulare pentru a rula interogarea.

   Setul de rezultate al interogării apare în Vizualizarea foaie de date.

5. Opțional, comutați la Vizualizarea proiect și ajustați interogarea. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe fila document pentru interogare și faceți clic pe Vizualizare proiect. Apoi puteți ajusta interogarea, după cum este necesar, adăugând sau eliminând câmpuri de tabel. Pentru a elimina un câmp, selectați coloana din grila de proiectare și apăsați delete.

6. Salvați interogarea.

Adăugarea unui rând Total

1. Asigurați-vă că interogarea este deschisă în Vizualizarea foaie de date. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe fila document pentru interogare și faceți clic pe Vizualizare foaie de date.

   -sau-

   În Panoul de navigare, faceți dublu clic pe interogare. Aceasta rulează interogarea și încarcă rezultatele într-o foaie de date.

2. În fila Pornire, în grupul Înregistrări, faceți clic pe Totaluri.

   Un nou rând Total apare în foaia de date.

3. În rândul Total , faceți clic pe celula din câmpul pe care doriți să-l însumați, apoi selectați Sumă din listă.

Ascunderea unui rând Total

• În fila Pornire, în grupul Înregistrări, faceți clic pe Totaluri.

Pentru mai multe informații despre utilizarea unui rând Total, consultați articolul Afișarea totalurilor de coloană într-o foaie de date.

Începutul paginii

Calcularea unui total general simplu

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Faceți dublu clic pe tabelul pe care doriți să-l utilizați în interogare.

   Dacă utilizați datele eșantion, faceți dublu clic pe tabelul Comenzi.

   Tabelul apare într-o fereastră din secțiunea de sus a proiectantului de interogări.

3. Faceți dublu clic pe câmpul pe care doriți să-l însumați. Asigurați-vă că acest câmp este setat la tipul de date Număr sau Monedă. Dacă încercați să însumați valori din câmpuri non-numerice, cum ar fi un câmp Text, Access afișează mesajul de eroare Tip de date în expresia criteriilor atunci când încercați să rulați interogarea.

   Dacă utilizați datele eșantion, faceți dublu clic pe coloana Taxă de livrare.

   Puteți adăuga câmpuri numerice suplimentare la grilă dacă doriți să calculați totalurile generale pentru acele câmpuri. O interogare de totaluri poate calcula totalurile generale pentru mai multe coloane.

4. Pe fila Proiectare interogare , în grupul Afișare/Ascundere , faceți clic pe Totaluri.

   Rândul Total apare în grila de proiectare și Grupare după apare în celula din coloana Taxă de livrare.

5. Modificați valoarea din celula din rândul Total la Sumă.

6. Faceți clic pe Rulare pentru a rula interogarea și a afișa rezultatele în Vizualizarea foaie de date.

   Sfat: Rețineți că Access adaugă "SumOf" la începutul numelui câmpului pe care îl însumați. Pentru a schimba titlul coloanei în ceva mai semnificativ, cum ar fi Total livrare, comutați înapoi la vizualizarea Proiect și faceți clic pe rândul Câmp din coloana Taxă de livrare din grila de proiectare. Plasați cursorul lângă Taxă de livrare și tastați cuvintele Total Transport, urmat de două puncte, astfel: Total Transport: Taxă de livrare.

7. Opțional, salvați interogarea și închideți-o.

Calcularea unui total general care exclude unele înregistrări

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Faceți dublu clic pe tabelul Ordine și pe tabelul Detalii comandă.

3. Adăugați câmpul Data comenzii din tabelul Comenzi la prima coloană din grila de proiectare a interogării.

4. În rândul Criterii din prima coloană, tastați Date() -1. Această expresie exclude înregistrările din ziua curentă din totalul calculat.

5. În continuare, creați coloana care calculează volumul vânzărilor pentru fiecare tranzacție. Tastați următoarea expresie în rândul Câmp din a doua coloană din grilă:

   Valoare totală vânzări: (1-[Detalii comandă].[ Reducere]/100)*([Detalii comandă].[ Preț unitar]*[Detalii comandă]. [Cantitate])

   Asigurați-vă că expresiile fac referire la câmpuri setate la tipurile de date Număr sau Monedă. Dacă expresia se referă la câmpuri setate la alte tipuri de date, Access afișează mesajul Nepotrivire tip de date în expresia criteriilor atunci când încercați să rulați interogarea.

6. Pe fila Proiectare interogare , în grupul Afișare/Ascundere , faceți clic pe Totaluri.

   Rândul Total apare în grila de proiectare și Grupare după apare în prima și a doua coloană.

7. În a doua coloană, modificați valoarea din celula rândului Total în Sumă. Funcția Sum adună cifrele individuale de vânzări.

8. Faceți clic pe Rulare pentru a rula interogarea și a afișa rezultatele în Vizualizarea foaie de date.

9. Salvați interogarea ca Vânzări zilnice.

   Notă: Data viitoare când deschideți interogarea în Vizualizarea proiect, este posibil să observați o ușoară modificare a valorilor specificate în rândurile Câmp și Total din coloana Valoare totală vânzări. Expresia apare încadrată în interiorul funcției Sum , iar rândul Total afișează expression în loc de Sum.

   De exemplu, dacă utilizați datele eșantion și creați interogarea (așa cum se arată în pașii anteriori), veți vedea:

   Valoare totală vânzări: Sum((1-[Detalii comandă]. Reducere/100)*([Detalii comandă]. PrețUnitar*[Detalii comandă]. Cantitate))

Începutul paginii

Crearea unei interogări de totaluri

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Selectați tabelele cu care doriți să lucrați, apoi faceți clic pe Adăugare.

   Fiecare tabel apare ca o fereastră în secțiunea de sus a proiectantului de interogări.

   Dacă utilizați tabelele eșantion listate anterior, adăugați tabelele Produse și Detalii comandă.

3. Faceți dublu clic pe câmpurile de tabel pe care doriți să le utilizați în interogare.

   Ca regulă generală, adăugați doar câmpul de grup și câmpul valoare la interogare. Totuși, puteți utiliza un calcul în locul unui câmp valoare; pașii următori vă arată cum să faceți acest lucru.

   1. Adăugați câmpul Categorie din tabelul Produse la grila de proiectare.

   2. Creați coloana care calculează volumul vânzărilor pentru fiecare tranzacție tastând următoarea expresie în a doua coloană din grilă:

      Valoare totală vânzări: (1-[Detalii comandă].[ Reducere]/100)*([Detalii comandă].[ Preț unitar]*[Detalii comandă]. [Cantitate])

      Asigurați-vă că acele câmpuri la care faceți referire în expresie sunt de tipuri de date Număr sau Monedă. Dacă faceți referire la câmpuri din alte tipuri de date, Access afișează mesajul de eroare Nepotrivirea tipului de date în expresia criteriilor atunci când încercați să comutați la Vizualizarea foaie de date.

   3. Pe fila Proiectare interogare , în grupul Afișare/Ascundere , faceți clic pe Totaluri.

      Rândul Total apare în grila de proiectare, iar în acel rând, Grupare după apare în prima și a doua coloană.

   4. În a doua coloană, modificați valoarea din rândul Total în Sumă. Funcția Sum adună cifrele individuale de vânzări.

   5. Faceți clic pe Rulare pentru a rula interogarea și a afișa rezultatele în Vizualizarea foaie de date.

   6. Păstrați deschisă interogarea pentru a o utiliza în secțiunea următoare.

      Utilizarea criteriilor cu o interogare de totaluri

      Interogarea pe care ați creat-o în secțiunea anterioară include toate înregistrările din tabelele subiacente. Nu exclude nicio ordine la calcularea totalurilor și afișează totalurile pentru toate categoriile.

      Dacă trebuie să excludeți unele înregistrări, puteți adăuga criterii la interogare. De exemplu, puteți să ignorați tranzacțiile care sunt mai mici de 100 lei sau să calculați totaluri doar pentru unele dintre categoriile de produse. Pașii din această secțiune vă arată cum să utilizați trei tipuri de criterii:

   7. Criterii care ignoră anumite grupuri la calcularea totalurilor.    De exemplu, veți calcula totalurile doar pentru categoriile Jocuri video, Artă și Încadrare și Sporturi.

   8. Criterii care ascund anumite totaluri după calcularea lor.    De exemplu, puteți afișa doar totalurile mai mari de 150.000 de lei.

   9. Criterii care exclud includerea înregistrărilor individuale în total.    De exemplu, puteți exclude tranzacțiile individuale de vânzări atunci când valoarea (Preț unitar * Cantitate) scade sub 100 lei.

      Următorii pași vă arată cum să adăugați criteriile unul câte unul și să vedeți impactul asupra rezultatului interogării.

      Adăugarea de criterii la o interogare

   10. Deschideți interogarea din secțiunea anterioară în Vizualizarea proiect. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe fila document pentru interogare și faceți clic pe Vizualizare proiect.

       -sau-

       În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe interogare și faceți clic pe Vizualizare proiect.

   11. În rândul Criterii din coloana ID categorie, tastați =Păpuși sau Sporturi sau Artă și încadrare.

   12. Faceți clic pe Rulare pentru a rula interogarea și a afișa rezultatele în Vizualizarea foaie de date.

   13. Comutați înapoi la vizualizarea Proiect și, în rândul Criterii din coloana Valoare totală vânzări, tastați >100.

   14. Rulați interogarea pentru a vedea rezultatele, apoi comutați înapoi la Vizualizarea proiect.

   15. Acum adăugați criteriile pentru a exclude tranzacțiile de vânzări individuale care sunt mai mici de 100 lei. Pentru a face acest lucru, trebuie să adăugați altă coloană.

       Notă: Imposibil de specificat al treilea criteriu în coloana Valoare totală vânzări. Orice criterii pe care le specificați în această coloană se aplică la valoarea totală, nu la valorile individuale.

   16. Copiați expresia din a doua coloană în a treia coloană.

   17. În rândul Total pentru coloana nouă, selectați Unde și, în rândul Criterii , tastați >20.

   18. Rulați interogarea pentru a vedea rezultatele, apoi salvați interogarea.

       Notă: Data viitoare când deschideți interogarea în Vizualizarea proiect, este posibil să observați mici modificări în grila de proiectare. În a doua coloană, expresia din rândul Câmp va apărea încadrată în funcția Sum , iar valoarea din rândul Total afișează Expresie în loc de Sumă.

       Valoare totală vânzări: Sum((1-[Detalii comandă]. Reducere/100)*([Detalii comandă]. PrețUnitar*[Orde r Detalii]. Cantitate))

       De asemenea, veți vedea o a patra coloană. Această coloană este o copie a celei de-a doua coloane, dar criteriile specificate în a doua coloană apar de fapt ca parte a noii coloane.

Începutul paginii

Crearea unei interogări tabel încrucișat

1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

2. Faceți dublu clic pe tabelele pe care doriți să le utilizați în interogare.

   Fiecare tabel apare ca o fereastră în secțiunea de sus a proiectantului de interogări.

   Dacă utilizați tabelele eșantion, faceți dublu clic pe tabelul Comenzi și pe tabelul Detalii comandă.

3. Faceți dublu clic pe câmpurile pe care doriți să le utilizați în interogare.

   Fiecare nume de câmp apare într-o celulă necompletată din rândul Câmp din grila de proiectare.

   Dacă utilizați tabelele eșantion, adăugați câmpurile Localitate expediere și Dată livrare din tabelul Comenzi.

4. În următoarea celulă necompletată din rândul Câmp , copiați și lipiți sau tastați următoarea expresie: Total vânzări: Sum(CCur([Detalii comandă].[ Preț unitar]*[Cantitate]*(1-[Reducere])/100)*100)

5. Pe fila Proiectare interogare , în grupul Tip interogare , faceți clic pe Tabel încrucișat.

   Rândul Total și rândul Tabel încrucișat apar în grila de proiectare.

6. Faceți clic pe celula din rândul Total din câmpul Localitate și selectați Grupare după. Procedați la fel pentru câmpul Dată livrare. Modificați valoarea din celula Total din câmpul Total vânzări la Expresie.

7. În rândul Tabel încrucișat , setați celula din câmpul Localitate la Titlu de rând, setați câmpul Dată livrare la Titlu coloană și setați câmpul Total vânzări la Valoare.

8. Pe fila Proiectare interogare , în grupul Rezultate , faceți clic pe Rulare.

   Rezultatele interogării apar în Vizualizarea foaie de date.

Începutul paginii