Introducere în Access

Introducere în bazele de date

Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză, ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Browserul nu acceptă redarea video. Instalați Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player sau Internet Explorer 9.

Bazele de date și aplicații web poate yield avantajele mare de afaceri. Proiectul bazei de date este esențial de atingerea obiectivelor de, dacă doriți să gestionați informațiile despre angajați, furnizați rapoarte săptămânale împotriva date sau urmărirea comenzile clienților. Investi timp pentru a înțelege proiectul bazei de date vă vor ajuta să generare bazele de date care funcționează dreapta prima dată și care include modificarea necesităților.

Important: Aplicațiile web Access sunt diferite de baze de date desktop. Acest articol nu discuta despre web app proiectare.

Termeni și concepte

Să începem prin învățați câteva termenii de bază și concepte. Pentru a proiecta o bază de date utile, creați tabele care se concentrează pe un subiect. În tabele, care pot captura toate datele necesare pentru că subiectul în câmpurile care dețin unitatea posibile mai mică de date.

Baze de date relaționale

O bază de date în care este împărțit la date în tabele, care sunt ca tip de foi de calcul. Fiecare tabel are dintr-un singur subiect, cum ar fi clienții (un tabel) sau produse (alt tabel).

Câmpurile și înregistrările

Spațiu de stocare pentru date discrete într-un tabel. Rânduri (sau a înregistrărilor) stoca fiecare punct de date unic, cum ar fi numele unui client. Coloanele (sau câmpuri) izola informații fiind capturat despre fiecare punct de date în cea mai mică unitate posibile-Prenume poate fi o singură coloană și nume de familie ar putea fi alta.

Cheie primară

O valoare care vă asigură că fiecare înregistrare este unic. De exemplu, pot exista două clienții cu același nume, Elizabeth Andersen. Dar uneia dintre înregistrări Elizabeth Andersen are numărul 12 ca sa cheia primară și alte are o cheie primară de 58.

Relații părinte-copil

Comune relații între tabele. De exemplu, un singur client poate avea mai multe comenzi. Tabelele părinte au chei primare. Tabelele copil au chei externe, care sunt valori din cheia primară, care arată cum fiu tabel înregistrările sunt legate la tabel părinte. Aceste taste sunt legate de relație.

Ce reprezintă o bună proiectare a bazei de date?

Două principii sunt fundamentale pentru proiectul bazei de date bun:

  • Evitați informații dublate (denumite și datele redundante). Vă deșeuri spațiu și crește riscul de erori.

  • Asigura că datele sunt corecte și complete. Incomplete sau eronate curgă prin în interogări și rapoarte și pot avea în cele din urmă dezinformat decizii.

Pentru a vă ajuta cu aceste probleme:

  • Împărțiți informații de bază de date în tabele bazate pe subiect cu accent îngustă. Evitați dublarea informații din mai multe tabele. (De exemplu, numele clienților ar trebui să accesați în doar un singur tabel.)

  • Uniți tabelele împreună utilizând tastele în loc de dublarea datelor.

  • Includeți proceselor care acceptă și asigurați-vă acuratețea și integritatea informațiilor de bază de date.

  • Proiectarea bazei de date cu de procesare a datelor și raportare nevoile rețineți.

Pentru a îmbunătăți pe termen lung utilitatea bazele de date, urmați acești pași de cinci proiectare:

Pasul 1: Determinați scopul bazei de date

Înainte de a începe, au un scop pentru baza de date.

Pentru a păstra un design concentrate, rezuma scopul bazei de date și se referă frecvent la rezumat. Dacă doriți o bază de date mici într-o întreprindere domiciliu, de exemplu, s-ar putea scrie ceva simplă, cum ar fi "baza de date client păstrează o listă de clienți informații în scopul producerea de corespondență și rapoartele." Pentru o bază de date de întreprindere, poate fi necesar mai multe paragrafe pentru a descrie când și cum persoane cu roluri diferite va utiliza baza de date și datele sale. Crearea unei anumite și detaliate declarații pentru a face referire la pe parcursul procesului de proiectare.

Pasul 2: Găsiți și organizați informațiile necesare

Colectați toate tipurile de informații pe care doriți să înregistrați, cum ar fi de nume de produse și numerele de ordine.

Începeți cu informațiile existente și metode de urmărire. De exemplu, poate să înregistrați în prezent comenzi de cumpărare într-un registru de sau pe care le păstrați clienților informații despre formularele de hârtie. Utilizați acele surse pentru a lista informații care momentan capturați (de exemplu, toate casetele de formulare). În cazul în care nu captura în prezent informații importante, credeți că despre ce informații discrete trebuie. Fiecare tip de date individuale devine un câmp din baza de date.

Nu vă faceți griji despre ceea ce face lista prima perfect-l puteţi ajusta în timp. Dar luați în considerare toate persoanele care utilizează aceste informații și întrebați-vă pentru ideile lor.

În continuare, gândiți-vă ceea ce doriți la baza de date și tipuri de rapoarte sau corespondență care doriți să o legume și fructe. Apoi, asigurați-vă că ați capturat informațiile necesare pentru a îndeplini aceste obiective. De exemplu, dacă doriți un raport care afișează vânzărilor după regiune, trebuie să capturați datele despre vânzările la nivel regional. Încercați să schițați aspectul raportului cu real informații doriți să-l vadă. Apoi, lista datele pe care trebuie să creați raportul. Faceți același lucru pentru corespondență sau alte ieșiri dorită din baza de date.

Exemplu

Să presupunem că acordați clienților posibilitatea de a alege opțiunea de la (sau din) actualizări de e-mail periodice și doriți să imprimați o listă de cei care au optat. Aveți nevoie de o coloană de trimitere E-mail în tabelul clienți, cu valori permise da și nu.

Pentru cei care doresc să primească mesaje de e-mail, aveți nevoie de o adresă de e-mail, care necesită, de asemenea, un câmp. Dacă doriți să includeți o formulă de salut potrivite (cum ar fi dl, d-na sau d-na), adăugați un câmp de salut. Dacă doriți să adresa clienții de lor prenume din mesajele de e-mail, adăugați un câmp prenume.

Sfat: Nu uitați să întrerupeți fiecare fragment de informații în cel mai mic util la rândul său, cum ar fi Prenume și nume de familie pentru un tabel de clienți. În general, dacă doriți să sortați, căutare, se calculează sau raport bazat pe un element de informații (cum ar fi nume de familie clientului), ar trebui să puneți acel element în propriul domeniu.

Pasul 3: Împărțirea informații în tabele

Împărțiți elementele de informații în entitățile majore sau subiectele, cum ar fi produse, clienți și comenzi. Fiecare subiect devine un tabel.

După ce ați lista informațiile necesare, determinați entitățile principale (sau subiectele) trebuie să organizați datele. Evitați dublarea datelor în entitățile. De exemplu, lista preliminare pentru o bază de date vânzări produs s-ar putea arăta astfel:

Captură de ecran a informații elemente grupate în subiecte

Sunt entitățile principale: clienți, furnizori, produse și comenzi. Așadar, începe cu aceste patru tabele: unul pentru aspecte despre clienți, unul pentru aspecte despre furnizori și așa mai departe. Acest lucru nu poate fi un design finală, dar este un bun punct de plecare.

Notă: Cele mai bune baze de date conține mai multe tabele. Evitați a plasa toate informațiile într-un singur tabel. Acest lucru duce la informații dublate, dimensiunea bazei de date mai mari și crescută erori. Proiectare pentru a înregistra fiecare fapt doar o singură dată. Dacă găsiți singur se repetă informații, cum ar fi o adresă de furnizor, restructureze bazei de date pentru a plasa aceste informații într-un tabel separat.

Pentru a înțelege ce stau mai bine decât mai puține mai multe tabele, luați în considerare tabelul afișat aici:

Fragment de ecran de date produsele și furnizorii

Fiecare rând conține informații despre produs și a furnizat acesteia. Pentru că este posibil să aveți mai multe produse din același furnizor, trebuie să fie repetat mai multe ori furnizor numele și adresa informațiile. Acest lucru deşeuri spațiu pe disc. În schimb, înregistrați informațiile furnizorului o singură dată într-un tabel de furnizori separată și apoi legați acel tabel în tabelul produse.

O a doua problemă cu acest proiect este evident atunci când trebuie să modificați informațiile despre furnizorului. Să presupunem că trebuie să modificați adresa un furnizor. Deoarece acesta apare în multe locuri, din greșeală să schimbați adresa într-un singur loc și uitați să o modificați în alte persoane. Înregistrarea la adresa furnizorului într-un loc rezolvă această problemă.

În cele din urmă, să presupunem că există o singură produs furnizate de Coho fabrică de vin și doriți să ștergeți produsul dar păstrarea furnizor numele și adresa informațiile. Cu acest design, cum să ștergeți produs înregistrare fără a pierde și informațiile furnizorului? Nu puteți. Pentru că fiecare înregistrare conține aspecte despre un produs în plus față de aspecte despre un furnizor, este imposibilă șterge unul fără să șteargă alta. Pentru a păstra aceste aspecte separată, scindarea acest tabel în două: prima pentru informații despre produs, iar al doilea pentru furnizor informații. Apoi, atunci când ștergeți o înregistrare de produs, ștergeți doar aspecte despre produs, nu există informații despre furnizorului.

Pasul 4: Activarea informații elemente în coloane

Decideți ce informații care trebuie să stocați în fiecare tabel. Aceste elemente discrete de date devin câmpurile din tabel. De exemplu, un tabel angajații pot include câmpuri, cum ar fi nume de familie, Prenume și angajați dată.

După ce ați ales subiectul pentru un tabel de bază de date, coloanele din acel tabel ar trebui să stocați doar aspecte despre acest subiect unic. De exemplu, un tabel de produs ar trebui să stocați aspecte doar despre produse, nu despre furnizorii lor.

Pentru a decide ce informații pentru a urmări în tabel, utilizați lista pe care l-ați creat anterior. De exemplu, pot include tabelul clienți: Prenume, nume de familie, adresă, trimiteți e-mailul, salut și adresa de E-mail. Fiecare înregistrare (client) în tabelul conține același set de coloane, astfel încât să stoca exact aceleași informații pentru fiecare client.

Crearea listei prima și apoi revizuiți și să rafinăm acesta. Nu uitați să defalcați informații în câmpurile posibile mai mică. De exemplu, dacă lista inițială a adresa ca un câmp, defalcați-care în adrese strada, City, stare și cod poștal, sau, dacă clienților sunt la nivel global, în câmpurile și mai mult. Astfel, de exemplu, puteți face corespondență în format adecvat sau raportul pe comenzi după stare.

După ce au rafinat coloanelor de date din fiecare tabel, sunteți gata să alegeți cheia primară fiecare tabel.

Pasul 5: Specificați chei primare

Alegeți cheia primară fiecare tabel. Cheia primară, cum ar fi ID produs sau ID comandă, identifică în mod unic fiecare înregistrare. Dacă nu aveți un Identificator unic, evidente, utilizați Access pentru a crea unul pentru dvs.

Aveți nevoie de o modalitate de a identifica în mod unic fiecare rând din fiecare tabel. Rețineți exemplul anterior în cazul în care clienții două au același nume? Pentru că au în comun un nume, aveți nevoie de o modalitate de a identifica separat fiecare dintre ele.

Pentru fiecare tabel trebuie să includeți o coloană (sau un set de coloane) care identifică în mod unic fiecare rând. Aceasta se numește cheie primară și este de obicei un număr unic, cum ar fi un număr ID angajat sau unui număr serial. Access utilizează chei primare să se asocieze rapid datele din mai multe tabele și pentru a aduce datele împreună pentru dvs.

Uneori, cheia primară constă în două sau mai multe câmpuri. De exemplu, un tabel de detalii comenzi care stochează elementele de linie pentru comenzile pot utiliza două coloane cheia primară: ID comandă și ID produs. Atunci când o cheie primară are mai multe coloane, aceasta se numește, de asemenea, o cheia compusă.

Ecranul fragmentul de tabel de produse

Dacă aveți deja un Identificator unic pentru informațiile într-un tabel, cum ar fi numerele de produse care identifică în mod unic fiecare produs din catalogul de, utilizați care, dar numai dacă valorile îndeplinesc aceste reguli pentru cheile primare:

  • Identificator va fi întotdeauna diferite pentru fiecare înregistrare. Valori dublate nu sunt permise într-o cheie primară.

  • Este întotdeauna o valoare pentru element. Fiecare înregistrare din tabelul trebuie să aibă o cheie primară. Dacă utilizați mai multe coloane pentru a crea cheie (cum ar fi parte familie și numărul de componentă), ambele valori trebuie să fie întotdeauna prezentare.

  • Cheia primară este o valoare care nu se modifică. Deoarece tastele se face referire la alte tabele, vreo modificare a cheii primare dintr-un tabel înseamnă o modificare la acesta oriunde îl se face referire. Modificările frecvente crește riscul de erori.

Dacă nu aveți un identificator evidente, utilizați un număr de arbitrare, unic ca fiind cheia primară. De exemplu, care poate fi atribuirea fiecare comandă un număr unic ordine scopul unic de identificare a ordinea.

Sfat: Pentru a crea un număr unic ca fiind cheia primară, adăugați o coloană utilizând tipul de date AutoNumerotare. Tipul de date AutoNumerotare atribuie automat o valoare numerică, unice pentru fiecare înregistrare. Acest tip de Identificator conține fără faptic informații care descrie rândul pe care o reprezintă. Este ideală pentru a fi utilizat ca o cheie primară, deoarece numerele nu se modifică, spre deosebire de o cheie primară care conține date despre un rând, cum ar fi un număr de telefon sau un nume de client.

Doriți mai multe informații?

Sugestii pentru denumirea câmpurilor, controalelor și obiectelor

Introducere în tabele

Instruire Excel

Instruire Outlook

Bazele de date mai bună începe cu un design structurale bună. În acest videoclip, veți învăța ce o bază de date este, mai exact, o bază de date RELAȚIONALE, care vă puteți crea cu Access. Veți învăța cum să organizați bazei de date cu tabele și cum să creați relații între tabele cu taste.

Așadar, ce este o bază de date, oriunde? În termeni dintr-o zonă, o bază de date este orice colecție organizate de date. Carte de bucate vă sunt toate bazele de date și așadar, este simplă această listă de nume și numere de telefon în Excel.

Următoarea întrebare este: "ce face unei baze de date diferite? De ce ar trebui să utilizez acesta?" Răspunsul este o structură de tabel RELAȚIONALE și aici este că ceea ce înseamnă că.

Datele se organizate în tabele. Între cele două tabele legate împreună de partajat câmpurile denumite taste.

Tastele faceți două lucruri. Mai întâi, se atribuie o valoare de tip unele fiecare rând dintr-un tabel. Puteți vedea că Lester Baxley are valoarea "1" atribuite numele său și Patricia White are o valoare de "2" atribuite numele ei.

Taste și să legați tabele împreună partajând valori între câmpuri. De exemplu, puteți vedea că Alexandru pe valoare de cheie este partajat cu două numere de telefon și că aduce acele telefon numere lui. De asemenea, puteți vedea acea Naomi Barton tasta valorile sunt partajate de trei ori și acele numere de telefon îi aparțineți.

Acum, baza de date conține două tipuri de taste. Valorile cheie provin în acest câmp și când sunteți partajat în acest câmp, câmpului de destinație. Câmpul origine se numește o cheie primară și câmpul destinație se numește o cheie externă. Dar având doar câmpurile acolo nu le legați. Puteți face acest lucru prin crearea unei relații între tabele.

S-ar putea fi de gândire, "mențineți apăsat pe un al doilea, acest lucru se pare numeroase de lucru. De ce trebuie să fac acest lucru?" Întrebare mare. Mai întâi, spațiu de stocare este mai eficient. Vedeți cât de des numele se repetă aici?

Într-o structură relaționale, introduceți cea mai mare parte dintre datele o singură dată. Care să salvați o mulțime de spațiu. Structuri relaționale, de asemenea, îmbunătăți acuratețea, deoarece atunci când introduceți date de mai multe ori, rulați riscul de a face erori.

De exemplu, uitați-vă ce se întâmplă dacă scrieți greșit Naomi Barton nume. Acel număr de telefon devine mai greu de găsit și pot găsi niciodată greșeala. Pentru că introduceți cea mai mare parte de date o singură dată într-o structură relaționale, puteți reduce posibilitatea de eroare. Și, dacă faceți o greșeală, trebuie doar să remediați într-un singur loc.

Structuri relaționale sunt, de asemenea, o modalitate foarte bună de a capta tranzacții. În funcție de natură a bazei de date, o tranzacție puteți indica elevii/studenții care se află în ce Săli de clasă, vânzări ce au avut loc sau cine vă împrumutată cartea pentru a.

Acum știți primele trei pași de bază în proiectul bazei de date. Pasul unu este de a capta toate datele de care aveți nevoie pentru a stoca. În acest exemplu, avem nevoie de numele clienților, numere de telefon și o modalitate de a clasifica acele numere.

Pasul doi este să identificați toate datele pe care sunteți probabil să se repete. Cum ar fi numele clienților din acest exemplu.

În cele din urmă, pasul trei este de a organiza datele în propria sa tabel.

Dar sunt observa date repetate în câmpul tip? Captură bună. Într-adevăr să întrerupeți acele date într-un tabel. Dar, deoarece acestea sunt doar câteva valori, o mai bună opțiune este să creați o listă de căutare, care este doar un scurt alegeți-listă de valori.

Utilizarea tabelelor și taste pentru a crea o structură relaționale este un pas fundamentale în proiectul bazei de date bună. Cu baza de date relaționale în Access, puteți economisi timp, economisiți spațiu, reducerea eroare, și captura tranzacțiile în jurul de biți importante de date pentru a lucra mai eficient.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×