Introducere în Access

Introducere în bazele de date

Influențați foarte mult anunțurile

Bazele de date și aplicațiile web pot genera avantaje importante pentru firme. Proiectarea bazei de date este esențială pentru a vă atinge obiectivele, indiferent dacă doriți să gestionați informațiile despre angajați, să furnizați rapoarte săptămânal pentru date sau să urmăriți comenzile clienților. Investind timpul necesar pentru a înțelege proiectarea bazei de date vă va ajuta să creați baze de date care funcționează corect prima dată și care satisfac necesitățile de modificare.

Important: Aplicațiile Web Access diferă de bazele de date desktop. Acest articol nu discută despre proiectarea aplicației Web.

Concepte și termeni

Să începem prin a învăța câțiva termeni și concepte de bază. Pentru a proiecta o bază de date utilă, creați tabele care se axează pe un subiect. În tabele, capturați toate datele necesare pentru subiectul respectiv în câmpuri, care dețin cea mai mică unitate de date posibilă.

Baze de date relationale

O bază de date în care datele sunt împărțite în tabele, care seamănă cu foi de calcul. Fiecare tabel are doar un singur subiect, cum ar fi clienți (un tabel) sau produse (un alt tabel).

Înregistrări și câmpuri

Spațiul de stocare pentru datele discrete dintr-un tabel. Rândurile (sau înregistrările) stochează fiecare punct unic de date, cum ar fi numele unui client. Coloane (sau câmpuri) izolează informațiile capturate despre fiecare punct de date în cea mai mică unitate posibilă-prenumele poate fi o coloană și numele de familie poate fi altul.

Cheie primară

O valoare care asigură că fiecare înregistrare este unică. De exemplu, pot exista doi clienți cu același nume, Elisabeta Andersen. Dar una dintre înregistrările Elizabeth Andersen are numărul 12 ca cheie primară, iar cealaltă are o cheie primară de 58.

Relații părinte-copil

Relații comune între tabele. De exemplu, un singur client poate avea mai multe comenzi. Tabelele părinte au chei primare. Tabelele fiu au chei străine, care sunt valori din cheia primară care arată modul în care sunt legate înregistrările tabelului secundar la tabelul părinte. Aceste taste sunt legate de o relație.

Ce reprezintă o bună proiectare a bazei de date?

Două principii sunt fundamentale pentru o bună proiectare a bazei de date:

  • Evitați informațiile dublate (denumite și date redundante). Acesta irosește spațiul și mărește probabilitatea erorilor.

  • Asigurați-vă că datele sunt corecte și complete. Informațiile incomplete sau eronate circulă prin interogări și rapoarte și pot conduce, în cele din urmă, la decizii greșite.

Pentru a vă ajuta cu aceste probleme:

  • Împărțiți informațiile de bază de date în tabele bazate pe subiect, cu focalizare îngustă. Evitați duplicarea informațiilor din mai multe tabele. (De exemplu, numele clienților trebuie să intre într-un singur tabel.)

  • Alăturați-vă la tabele împreună utilizând tastele în loc să duplicați datele.

  • Includeți procesele care acceptă și asigură acuratețea și integritatea informațiilor din baza de date.

  • Proiectați baza de date cu cerințele de procesare și raportare a datelor.

Pentru a îmbunătăți utilitatea pe termen lung a bazelor de date, urmați acești cinci pași de proiectare:

Pasul 1: determinați scopul bazei de date

Înainte de a începe, aveți un obiectiv pentru baza de date.

Pentru a vă menține designul axat, rezumați scopul bazei de date și consultați adesea rezumatul. Dacă doriți o bază de date mică pentru o firmă bazată pe domiciliu, de exemplu, este posibil să scrieți ceva simplu, cum ar fi "baza de date a clienților păstrează o listă de informații despre clienți în scopul de a produce corespondență și rapoarte". Pentru o bază de date de întreprindere, este posibil să aveți nevoie de mai multe paragrafe pentru a descrie când și modul în care persoanele din roluri diferite vor utiliza baza de date și datele sale. Creați o declarație de misiune specifică și detaliată pentru a face referire la tot procesul de proiectare.

Pasul 2: Găsirea și organizarea informațiilor necesare

Strângeți toate tipurile de informații pe care doriți să le înregistrați, cum ar fi numele produselor și numerele comenzilor.

Începeți cu informațiile existente și metodele de urmărire. De exemplu, este posibil să înregistrați în prezent comenzi de achiziție într-un registru sau să păstrați informațiile despre clienți pe formulare de hârtie. Utilizați acele surse pentru a enumera informațiile pe care le capturați în prezent (de exemplu, toate casetele din formulare). În cazul în care nu capturați momentan informații importante, gândiți-vă la informațiile discrete de care aveți nevoie. Fiecare tip de date individual devine un câmp din baza de date.

Nu vă faceți griji că ați făcut prima listă perfectă-puteți să o ajustați în timp. Dar luați în considerare toate persoanele care utilizează aceste informații și cereți-le ideile.

Apoi, gândiți-vă ce doriți din baza de date și tipurile de rapoarte sau corespondență pe care doriți să le produceți. Apoi, asigurați-vă că capturați informațiile necesare pentru a îndeplini aceste obiective. De exemplu, dacă doriți un raport care afișează vânzările după regiune, trebuie să capturați datele de vânzări la nivel regional. Încercați să schițați raportul cu informațiile reale pe care doriți să le vedeți. Apoi, enumerați datele de care aveți nevoie pentru a crea raportul. Faceți același lucru pentru corespondență sau alte ieșiri dorite din baza de date.

Exemplu

Să presupunem că oferiți clienților posibilitatea de a opta pentru actualizări periodice de e-mail (sau în afara acestuia) și doriți să imprimați o listă cu persoanele care au optat. Aveți nevoie de o coloană de trimitere a mesajelor de E-mail în tabelul client, cu valori admisibile pentru da și nu.

Pentru cei care doresc să primească e-mailuri, aveți nevoie de o adresă de e-mail, care necesită, de asemenea, un câmp. Dacă doriți să includeți un salut corespunzător (cum ar fi domnul, dna sau MS.), includeți un câmp de salut. Dacă doriți să adresați clienților după primul nume din mesajele de e-mail, adăugați un câmp prenume.

Sfat: Nu uitați să întrerupeți fiecare informație în cea mai mică parte utilă, cum ar fi Prenume și nume de familie pentru un tabel cu clienți. În general, dacă doriți să sortați, să căutați, să calculați sau să raportați pe baza unui element de informații (cum ar fi numele de familie al clientului), ar trebui să plasați acel element în propriul său câmp.

Pasul 3: împărțirea informațiilor în tabele

Împărțiți elementele de informații în entități sau subiecte importante, cum ar fi produse, clienți și comenzi. Fiecare subiect devine un tabel.

După ce aveți lista de informații necesare, determinați entitățile principale (sau subiectele) de care aveți nevoie pentru a vă organiza datele. Evitați dublarea datelor din entități. De exemplu, lista preliminară pentru o bază de date de vânzări de produse poate arăta astfel:

Captură de ecran a elementelor de informații grupate în subiecte

Principalele entități sunt: clienți, furnizori, produse și comenzi. Așadar, începeți cu cele patru tabele: una pentru fapte despre clienți, una pentru fapte despre furnizori etc. Este posibil ca acesta să nu fie designul final, dar este un bun punct de pornire.

Notă: Cele mai bune baze de date conțin mai multe tabele. Evitați tentația de a vă pune toate informațiile într-un singur tabel. Acest lucru are ca rezultat informații dublate, o dimensiune mai mare a bazei de date și erori mărite. Proiectați pentru a înregistra fiecare fapt doar o singură dată. Dacă vă regăsiți informații repetabile, cum ar fi o adresă de furnizor, restructurați baza de date pentru a introduce acele informații într-un tabel separat.

Pentru a înțelege de ce mai multe tabele sunt mai bune decât mai puține, luați în considerare tabelul afișat aici:

Fragment de ecran cu date despre produse și furnizori

Fiecare rând conține informații despre produs și despre furnizorul său. Deoarece este posibil să aveți mai multe produse de la același furnizor, numele furnizorului și informațiile despre adresă trebuie repetate de mai multe ori. Acest lucru consumă spațiu pe disc. În schimb, înregistrați informațiile despre furnizor o singură dată într-un tabel furnizori separat, apoi legați tabelul la tabelul Products.

O a doua problemă cu acest design este evidentă atunci când trebuie să modificați informații despre furnizor. Să presupunem că trebuie să modificați adresa unui furnizor. Întrucât apare în mai multe locuri, ați putea să modificați din greșeală adresa într-un loc și să uitați să o modificați și în celelalte. Înregistrarea adresei furnizorului într-un singur rând rezolvă problema.

În cele din urmă, să presupunem că există un singur produs furnizat de Coho Winery și doriți să ștergeți produsul, dar să păstrați numele furnizorului și informațiile despre adresă. Cu acest design, cum ați șterge înregistrarea produsului fără a pierde și informațiile despre furnizor? Nu puteți. Deoarece fiecare înregistrare conține informații despre un produs, în plus față de fapte despre un furnizor, este imposibil să ștergeți unul fără a-l șterge pe celălalt. Pentru a menține aceste fapte separate, scindați acest tabel în două: prima informație despre produs și a doua pentru informații despre furnizor. Apoi, atunci când ștergeți o înregistrare de produs, ștergeți doar faptele despre produs, nu faptele despre furnizor.

Pasul 4: Transformarea elementelor de informații în coloane

Hotărâți informațiile pe care trebuie să le stocați în fiecare tabel. Aceste fragmente distincte de date devin câmpuri în tabel. De exemplu, un tabel de angajați poate include câmpuri precum nume de familie, Prenume și data de angajare.

După ce ați ales subiectul pentru un tabel de bază de date, coloanele din acel tabel ar trebui să stocheze doar date despre acel subiect unic. De exemplu, un tabel de produse trebuie să stocheze fapte doar despre produse, nu despre furnizorii lor.

Pentru a decide ce informații să urmăriți în tabel, utilizați lista pe care ați creat-o mai devreme. De exemplu, tabelul clienți poate include: Prenume, nume de familie, adresă, trimitere E-mail, salut și adresă de E-mail. Fiecare înregistrare (client) din tabel conține același set de coloane, astfel încât să stocați exact aceleași informații pentru fiecare client.

Creați prima listă, apoi revizuiți-o și rafinați-o. Nu uitați să întrerupeți informațiile în cele mai mici câmpuri posibile. De exemplu, dacă lista inițială are adresă ca un câmp, descrieți-o în jos în adresă de stradă, localitate, stat și cod poștal-sau, dacă clienții dumneavoastră sunt globali, în câmpuri și mai multe. În acest fel, de exemplu, puteți să faceți corespondență în formatul corect sau în raportul pentru comenzi după stare.

După ce ați rafinat coloanele de date din fiecare tabel, sunteți gata să alegeți cheia primară a fiecărui tabel.

Pasul 5: specificați cheile primare

Alegeți cheia primară a fiecărui tabel. Cheia primară, cum ar fi ID produs sau ID comandă, identifică în mod unic fiecare înregistrare. Dacă nu aveți un Identificator unic, evident, utilizați Access pentru a crea unul pentru dvs.

Aveți nevoie de o modalitate de a identifica în mod unic fiecare rând din fiecare tabel. Rețineți exemplul anterior în care doi clienți au același nume? Deoarece partajează un nume, aveți nevoie de o modalitate de a identifica separat fiecare dintre ele.

Prin urmare, fiecare tabel trebuie să includă o coloană (sau un set de coloane) care identifică în mod unic fiecare rând. Aceasta se numește cheia primară și deseori este un număr unic, cum ar fi un număr ID angajat sau un număr serial. Access utilizează tastele primare pentru a asocia rapid date din mai multe tabele și pentru a vă reuni datele.

Uneori, cheia primară constă din două sau mai multe câmpuri. De exemplu, tabelul Detalii comandă care stochează elementele de linie pentru comenzi poate utiliza două coloane în cheia primară: ID comandă și ID produs. Atunci când o cheie primară utilizează mai multe coloane, se mai numește și o cheie compozită.

Fragment de ecran din tabelul produse

Dacă aveți deja un Identificator unic pentru informațiile dintr-un tabel, cum ar fi numere de produs care identifică în mod unic fiecare produs din catalog, utilizați-l, dar numai dacă valorile îndeplinesc aceste reguli pentru cheile primare:

  • Identificatorul va fi întotdeauna diferit pentru fiecare înregistrare. Valorile dublate nu sunt permise într-o cheie primară.

  • Există întotdeauna o valoare pentru element. Fiecare înregistrare din tabel trebuie să aibă o cheie primară. Dacă utilizați mai multe coloane pentru a crea cheia (cum ar fi partea familiei și numărul de părți), ambele valori trebuie să fie întotdeauna prezente.

  • Cheia primară este o valoare care nu se modifică. Deoarece tastele fac referire la alte tabele, orice modificare a unei chei primare într-un tabel înseamnă o modificare a acestuia oriunde face referire. Modificările frecvente cresc riscul de erori.

Dacă nu aveți un identificator evident, utilizați un număr arbitrar, unic ca cheie primară. De exemplu, este posibil să atribuiți fiecărei comenzi un număr de comandă unic pentru unicul scop de a identifica ordinea.

Sfat: Pentru a crea un număr unic ca cheie primară, adăugați o coloană utilizând tipul de date numerotare automată. Tipul de date numerotare automată atribuie automat o valoare numerică unică pentru fiecare înregistrare. Acest tip de Identificator nu conține informații factuale care să descrie rândul pe care îl reprezintă. Este ideal pentru utilizare ca cheie primară, deoarece numerele nu se modifică, spre deosebire de o cheie primară care conține informații despre un rând, cum ar fi un număr de telefon sau un nume de client.

Doriți mai multe informații?

Sugestii pentru denumirea câmpurilor, controalelor și obiectelor

Introducere în tabele

Instruire Excel

Instruire Outlook

Cele mai bune baze de date încep cu un design structural bun. În acest videoclip, veți afla ce este o bază de date, mai exact, o bază de date RELAȚIONALă, pe care o puteți crea cu Access. Veți învăța cum să organizați baza de date cu tabele și cum să creați relația dintre tabele cu tastele.

Așadar, ce este o bază de date? În termeni mai generali, o bază de date este o colecție organizată de date. Cărțile de bucate sunt toate bazele de date, la fel și această listă de nume și numere de telefon simple din Excel.

Următoarea întrebare este: "ce face o bază de date Access diferită? De ce ar trebui să-l utilizez? " Răspunsul este o structură de tabel RELAȚIONALă și iată ce înseamnă aceasta.

Datele sunt organizate în tabele. Acele tabele sunt legate împreună de câmpurile partajate numite KEYS.

Tastele fac două lucruri. Mai întâi, aceștia atribuie o valoare de un anumit tip fiecărui rând dintr-un tabel. Puteți vedea că Lester Baxley are o valoare de "1" atribuită numelui său și Patricia White are o valoare de "2" atribuită numelui ei.

Tastele leagă, de asemenea, tabelele prin partajarea valorilor dintre câmpuri. De exemplu, puteți vedea că valoarea cheie a lui Lester este partajată cu două numere de telefon, iar acest lucru face acele numere de telefon ale sale. De asemenea, puteți vedea că valorile cheie ale lui Naomi Barton sunt partajate de trei ori, iar acele numere de telefon aparțin ei.

Acum, baza de date conține două tipuri de taste. Valorile esențiale provin din acest câmp și sunt partajate în acest câmp, câmpul destinație. Câmpul originar este denumit cheie primară, iar câmpul destinație se numește cheie STRĂINă. Doar că câmpurile de acolo nu le leagă. Faceți acest lucru prin crearea unei relații între tabele.

S-ar putea să vă gândiți: "așteptați o secundă, acest lucru pare a fi mult de lucru. De ce ar trebui să fac acest lucru? " Bună întrebare. Mai întâi, spațiul de stocare este mai eficient. Vedeți cât de des se repetă numele aici?

Într-o structură relațională, introduceți majoritatea datelor o singură dată. Aceasta poate salva mult spațiu. De asemenea, structurile relaționale îmbunătățesc acuratețea, deoarece atunci când introduceți date de mai multe ori, aveți riscul de a face greșeli.

Ca exemplu, uitați ce se întâmplă dacă misspell numele lui Naomi Barton. Acest număr de telefon devine mai greu de găsit și este posibil să nu găsiți niciodată eroarea. Deoarece introduceți majoritatea datelor o singură dată într-o structură relațională, reduceți șansa de eroare. Și, dacă ați făcut o greșeală, trebuie doar să o remediați într-un singur rând.

Structurile relationale sunt, de asemenea, o modalitate foarte bună de a captura tranzacții. În funcție de natura bazei de date, o tranzacție poate indica ce elevi sunt în sălile de clasă, ce vânzări au avut locul sau la care v-ați împrumutat cartea.

Așadar, acum știți primii trei pași de bază în proiectarea bazelor de date. Pasul unu este să capturați toate datele pe care trebuie să le stocați. În acest exemplu, avem nevoie de nume de clienți, numere de telefon și o modalitate de a clasifica acele numere.

Pasul doi este să identificați toate datele pe care probabil că le veți repeta. Cum ar fi numele clienților în acest exemplu.

În cele din urmă, pasul trei este să organizați datele respective în propriul său tabel.

Dar observați datele repetate din câmpul tip? Bună captură. Într-adevăr, puteți să întrerupeți datele într-un tabel. Dar, deoarece acestea sunt doar câteva valori, o opțiune mai bună este să creați o listă de look-up, care este doar o scurtă listă de valori.

Utilizarea tabelelor și a tastelor pentru a crea o structură relațională este un pas esențial în proiectarea bună a bazelor de date. Cu baza de date relațională în Access, puteți să economisiți timp, să economisiți spațiu, să reduceți eroarea și să capturați tranzacții în jurul biților de date importante, pentru a putea lucra mai eficient.

Notă:  Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Ne puteți spune dacă informațiile au fost utile? Aici se află articolul în limba engleză, ca referință.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×