Familiarizați-vă cu obiectele bazei de date

Tabele

Access vă organizează informațiile în tabele: liste de rânduri și coloane care amintesc de padul unui contabil sau de o foaie de calcul. Fiecare tabel stochează informații despre un anumit subiect, astfel că majoritatea bazelor de date includ mai multe tabele.

Fiecare rând din tabel se numește înregistrare, iar fiecare coloană se numește câmp. O înregistrare conține toate informațiile specifice pentru o anumită entitate, cum ar fi un client sau o comandă. Un câmp este un singur element de informații despre acea entitate. În tabelul Produse, de exemplu, fiecare rând sau înregistrare păstrează informații despre un produs. Fiecare coloană sau câmp cuprinde un anumit tip de informații despre acel produs, cum ar fi numele sau prețul. Dacă nu sunteți deja familiarizat cu acestea, aflați noțiunile de bază ale bazelor de date.

Interogări

Într-o bază de date bine proiectată, datele pe care doriți să le prezentați prin intermediul unui formular sau raport se află, de obicei, în mai multe tabele. Utilizați o interogare pentru a extrage informațiile din tabele diferite și a le asambla pentru afișare într-un formular sau raport.

O interogare poate fi o solicitare de rezultate de date din baza de date sau poate fi utilizată pentru a efectua o acțiune asupra datelor sau ambele. Utilizați interogări pentru a obține răspunsuri la întrebări simple, a efectua calcule utilizând date, a combina date din tabele diferite și a adăuga, a modifica sau a șterge date dintr-o bază de date.

Există multe tipuri de interogări, dar cele două tipuri de bază sunt:

Formulare

Formularele sunt la fel ca cazurile de afișare din magazine: acestea vă ajută să vizualizați sau să obțineți mai ușor elementele de bază de date pe care le doriți. Asemenea formularelor de hârtie, formularele Access sunt obiecte prin intermediul cărora dvs. sau alți utilizatori puteți să adăugați, să editați sau să afișați datele stocate în baza de date desktop Access. Este important să proiectați formularul cu grijă. De exemplu, dacă este pentru mai mulți utilizatori, un formular bine proiectat vă ajută să faceți introducerea de date precisă, rapidă și eficientă.

Rapoarte

Rapoartele oferă o modalitate de a vizualiza, a formata și a rezuma informațiile din baza de date Access. De exemplu, creați un raport simplu de numere de telefon pentru toate persoanele de contact sau un raport rezumat pentru totalul vânzărilor din mai multe regiuni și perioade de timp.

Rapoartele sunt utile atunci când doriți să prezentați informațiile din baza de date pentru:

• Afișarea sau distribuirea unui rezumat al datelor.

• Arhivarea de instantanee ale datelor.

• Furnizarea de detalii despre înregistrările individuale.

• Crearea de etichete.

Macrocomenzi

O macrocomandă este un instrument care vă permite să automatizați activitățile și să adăugați funcționalitate la formulare, rapoarte și controale. De exemplu, dacă adăugați un buton de comandă la un formular și asociați evenimentul La Clic al butonului la o macrocomandă, acesta efectuează o comandă de fiecare dată când se face clic pe buton.

Access furnizează un mediu de proiectare pentru a vă ajuta să creați macrocomenzi. În esență, utilizați un limbaj de programare simplificat pentru a construi o listă de acțiuni de efectuat. Unele acțiuni necesită informații suplimentare, cum ar fi ce câmp să afișeze completarea. Mediul de proiectare vă ajută să creați mai ușor macrocomenzi, pe măsură ce selectați din liste de acțiuni și completați informațiile.

Macrocomenzile sunt utilizate pentru a automatiza o serie de acțiuni, a efectua modificări la datele dintr-o bază de date și altele. În Vizualizarea proiect, macrocomenzile furnizează un subset de comenzi care sunt disponibile în Visual Basic for Applications (VBA). Majoritatea persoanelor văd mai simplu să construiască o macrocomandă pentru a adăuga funcționalitate la formulare, rapoarte și controale decât să scrie cod VBA, dar puteți oricând să efectuați conversia macrocomenzilor la VBA din vizualizarea Proiect.

Să presupunem că doriți să deschideți un raport direct dintr-unul dintre formularele de introducere a datelor. Adăugați un buton la formular, apoi creați o macrocomandă care deschide raportul. Macrocomanda poate să fie independentă (un obiect separat în baza de date), caz în care va fi legată la evenimentul La Clic al butonului, sau poate fi încorporată direct în evenimentul La Clic al butonului respectiv. În orice caz, atunci când faceți clic pe buton, macrocomanda rulează și deschide raportul.

Module

Modulele sunt cod VBA pe care îl scrieți pentru a automatiza activitățile din aplicație și a efectua funcții end mai înalte. Modulele sunt scrise în limbajul de programare VBA. Un modul este o colecție de declarații, declarații și proceduri stocate împreună ca o unitate.