Utilizarea filtrării pentru a modifica o vizualizare SharePoint

Utilizarea filtrării pentru a modifica o vizualizare SharePoint

Filtrarea reduce numărul de elemente afișate într-o vizualizare doar la datele pe care doriți să le vedeți. Un filtru selectează elementele care se potrivesc cu anumite criterii, cum ar fi locația, tipul de element sau o zonă de prețuri. Utilizarea de indexuri și filtre poate, de asemenea, să vă ajute să reveniți la date sau să preveniți depășirea Prag vizualizare listă. Un filtru poate returna date individual sau poate fi grupat sau sortat, pentru o formatare mai bună.

Indexurile funcționează cu filtre, pentru a le crește performanța. Dacă numărul de elemente din lista sau biblioteca dvs. depășește Prag vizualizare listă, dar rămân sub 20.000 de elemente, puteți adăuga, de obicei, indexuri în coloanele existente. Apoi puteți aplica filtre, pentru a aduce datele afișate sub pragul de 5000 de elemente din vizualizarea listă.

Filtrele reduc volumul de date returnat, prin selectarea elementelor în funcție de operațiuni (cum ar fi mai mare sau mai mic decât) și de datele care se potrivesc. Atunci când creați o vizualizare filtrată, prima coloană indexată din expresia filtrului ar trebui să reducă cel mai mult setul de date. De exemplu, filtrarea într-un câmp de stare sau dată poate reduce adesea considerabil un set de date. Dacă aveți 15.000 elemente, veți dori ca primul index să returneze mai puțin de 5.000 de elemente. Chiar dacă setul de date nu are peste 5.000 de elemente, aceasta rămâne o practică bună.

SharePoint selectează prima coloană indexată într-o interogare și utilizează apoi restul de coloane pentru a selecta datele. Alte coloane pe care le specificați în vizualizarea filtru pot fi sau nu indexate. Vizualizarea nu utilizează aceste indexări, chiar dacă rezultatul vizualizării filtrate returnat este mai mic decât pragul vizualizării listă.

De exemplu, aveți o interogare: dimensiunea = mare AND culoarea = roșu. În listă, dimensiunea nu este indexată, dar culoarea este. Atât timp cât sunt mai puțin de 5.000 de elemente „roșu” în listă, interogarea reușește într-o listă mare. Totuși, dacă aveți o dimensiune de interogare = mare OR culoare = roșu, deși baza de date poate găsi toate elementele „roșu”, aceasta trebuie să scaneze lista completă pentru a găsi toate elementele „mare”. Dacă există mai mult de 5.000 de elemente returnate, interogarea este limitată.

Dacă utilizați două sau mai multe coloane în expresia de filtru, indexul sau indexurile determinante ar trebui să utilizeze un operator AND. De exemplu, dacă doriți să returnați „câini” dintr-o listă mare cu animale. Aveți o coloană neindexată denumită „Specie”, în care aveți „câine” drept valoare. Dacă faceți doar o interogare după „Specie = câine”, interogarea va fi limitată. Totuși, dacă aveți o coloană indexată denumită Clasă, interogarea devine Clasă = mamifere AND Specie = câine. De asemenea, puteți căuta pisici și câini cu interogarea Clasă = mamifere AND (Specie = CÂINE OR Specie = pisici). A doua interogare selectează toate mamiferele și apoi filtrează la câini și pisici.

Notă: Dacă mutați elemente în Coșul de reciclare, aceste elemente vor fi în continuare luate în calcul atunci când se stabilește dacă expresia filtru depășește pragul de vizualizare al listei. Dacă goliți coșul de reciclare, acestea nu vor mai fi numărate. Pentru mai multe informații, consultați Golirea Coșului de reciclare sau restaurarea fișierelor.

În cazul în care coloanele pe care le veți utiliza pentru a filtra nu includ indexuri, se recomandă să începeți prin a crea indexuri. Pentru mai multe informații, consultați Adăugarea unui index la o coloană SharePoint.

După indexarea unei coloane, puteți să o adăugați atunci când creați sau modificați o vizualizare, apoi să o utilizați pentru a filtra vizualizarea. Înainte să creați o vizualizare, poate veți dori să adăugați mai multe coloane la listă, pentru a permite mai multă flexibilitate pentru sortare, grupare și filtrare. Pentru sortare și filtrare, puteți alege coloanele care se află în setul de date, dar nu sunt afișate.

Crearea unei vizualizări

  1. Deschideți lista sau biblioteca în care doriți să creați o vizualizare.

  2. În funcție de versiunea dvs., efectuați una dintre următoarele:

    • În SharePoint 2016, 2013, 2010 sau în experiența SharePoint Online clasică, faceți clic pe fila Listă sau Bibliotecă și apoi faceți clic pe Creare vizualizare.

      Butonul Creare vizualizare pentru biblioteca SharePoint din panglică.
    • În SharePoint Online sau în SharePoint conectat la grup, faceți clic pe săgeata în jos de pe butonul Opțiuni vizualizare, apoi faceți clic pe Gestionare vizualizări sau Editați vizualizarea curentă.

      Meniul Vizualizare selecție, cu opțiunea Gestionare vizualizări selectată
      Editați vizualizarea curentă
  3. Defilați în jos la secțiunea Vizualizări și apoi faceți clic pe Creare vizualizare.

  4. În pagina Tip vizualizare, faceți clic pe vizualizarea pe care doriți să o utilizați. Dacă nu sunteți sigur, alegeți Vizualizare standard.

    Pagina Tipuri de vizualizare
  5. Tastați un Nume vizualizare.

    Setați un nume și, opțional, un nume de fișier pentru vizualizare
  6. Editați adresa web pentru vizualizare sau acceptați valoarea implicită. Puteți să reveniți și să faceți modificări mai târziu.

  7. În secțiunea Filtru, faceți clic pe Afișare elemente numai când este adevărată următoarea condiție, apoi alegeți cum doriți să filtrați elementele pe baza uneia dintre coloanele indexate.

    De exemplu, pentru a crea o vizualizare a elementelor care s-au modificat astăzi, alegeți coloana Modificat (Indexat) și condiția este egal cu, apoi tastați [Azi].

    În SharePoint Online, alegeți un câmp indexat

    Notă: Dacă nu vedeți coloane cu (Indexat) după nume, atunci nu aveți coloane indexate disponibile pentru acea listă sau bibliotecă. Trebuie mai întâi să Creați un index simplu sau compus.

  8. Pentru a limita numărul de elemente afișate pe fiecare pagină, defilați în jos la Limită elemente și setați valoarea pentru Număr de elemente de afișat. Atunci când creați o vizualizare, numărul implicit de elemente de afișat este 30.

    Setați numărul de elemente de afișat în pagina Vizualizare setări
  9. Există două opțiuni care pot fi selectate la setarea unei limite de elemente pentru o pagină:

    • Afișează elementele în grupuri de dimensiuni specificate, care creează o afișare pagină-cu-pagină a datelor, utilă atunci când parcurgeți elementele într-un mod non-interactiv.

      Atunci când există mai multe elemente decât setarea de limită, afișarea va fi paginată.

      Imagine caracteristică

    • Limitare număr total de elemente returnate la cantitatea specificată creează o limită strictă care poate să returneze sau nu toate rezultatele unei operațiuni de filtrare. Aceasta poate fi utilă când testați vizualizarea, când creați un prototip sau când doriți să regăsiți numai primele valori dintr-o vizualizare.

  10. Sub Stil, puteți alege Panou de examinare pentru a vedea toate informațiile din elemente din listă într-un format de panou vertical. Panoul de examinare este unul dintre Stiluri vizualizare pe care le puteți alege sub Stil atunci când editați sau creați o vizualizare.

    Opțiunile de stil din pagina Setări vizualizare

    Puteți naviga mai rapid în date, menținând indicatorul peste titlul elementului într-o regiune de defilare din partea stângă a paginii, pentru a vedea toate valorile de coloană ale elementului curent listate vertical în partea dreaptă a paginii. Inițial, se afișează mai puține date, iar acest lucru ajută la afișarea mai rapidă a vizualizării. Acest stil este foarte util atunci când lista este lată sau are multe coloane și necesită defilare orizontală pentru vizualizarea datelor.

    Imagine caracteristică

  11. Faceți clic pe OK.

Există mai mulți pași pe care îi puteți urma cu o vizualizare, dar acest lucru este suficient pentru a vizualiza datele care au depășit Prag vizualizare listă, dacă v-ați blocat. De asemenea, puteți să sortați sau să grupați, să setați totaluri, să extindeți foldere și să optimizați vizualizarea, cu un dispozitiv mobil.

Pentru a modifica o vizualizare

  1. Deschideți lista sau biblioteca în care doriți să creați o vizualizare.

  2. Alegeți una dintre următoarele:

    • În SharePoint 2016, 2013, 2010, sau în experiența SharePoint Online clasică, faceți clic pe fila Listă sau Bibliotecă, selectați vizualizarea de sub Vizualizarea curentă, apoi faceți clic pe Modificare vizualizare.

      Fila Bibliotecă, având evidențiată opțiunea Modificare vizualizare
    • În SharePoint Online, faceți clic pe săgeata în jos de pe butonul Opțiuni vizualizare, apoi faceți clic pe Editați vizualizarea curentă.

      Meniul Vizualizare selecție, cu opțiunea Gestionare vizualizări selectată
  3. Defilați în jos la secțiunea Vizualizări, apoi faceți clic pe o vizualizare.

  4. Apoi puteți modifica setările după cum se arată în pașii 5-9 ai procedurii Crearea unei vizualizări de mai sus.

  5. Faceți clic pe OK.

Pentru o vizualizare în scopul de a filtra prin mai multe elemente, trebuie să fie indexată prima coloană din filtru. Alte coloane pe care le specificați în filtrul de vizualizare pot fi sau nu indexate, dar vizualizarea nu utilizează aceste indexări. Prima coloană a filtrului ar trebui să returneze mai puține elemente decât pragul pentru vizualizarea listă.

Dacă prima coloană a filtrului returnează mai multe elemente decât pragul de vizualizare listă, puteți utiliza un filtru cu două sau mai multe coloane. Când definiți o vizualizare filtrată care utilizează două sau mai multe coloane, utilizați un operator AND pentru a limita numărul de elemente returnat. Dar, chiar și în acest caz, tot va trebui să specificați ca primă coloană din filtru coloana care are cea mai mare probabilitate să returneze un volum mai mic de date. Utilizarea unui filtru OR va crește aproape întotdeauna numărul de elemente returnate și nu va fi eficient în aceste circumstanțe.

Pentru mai multe informații despre vizualizări, consultați Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci.

Important:  Deși puteți indexa o singură coloană de căutare pentru a îmbunătăți performanța, utilizarea unei coloane de căutare indexate pentru a împiedica depășirea pragului pentru vizualizarea listă nu funcționează. Utilizați un alt tip de coloană decât cel al indexului secundar sau principal.

Important:  Dacă filtrați o listă după un câmp indexat, verificați Coșul de reciclare pentru a vedea elementele șterse din listă sau bibliotecă. Elementele din Coșul de reciclare sunt contorizate în pragul pentru vizualizarea listă și nu sunt șterse din baza de date back-end decât după ce sunt eliminate din Coșul de reciclare. Dacă numărul total de elemente filtrate din listă și din Coșul de reciclare este mai mare decât limita de prag pentru listă, este posibil să primiți un set incomplet de rezultate sau să fiți blocat. Pentru mai multe informații, consultați Golirea Coșului de reciclare sau restaurarea fișierelor.

Există două cuvinte cheie pe care le puteți utiliza pentru a filtra pe baza zilei curente [Azi] sau a utilizatorului curent [Eu]. Acestea sunt dinamice, deoarece se modifică odată cu utilizatorul sau data.

Utilizarea [Eu] poate fi utilă atunci când doriți doar să vedeți documentele dvs. într-o bibliotecă mare. [Eu] operează în coloanele bazate pe persoane, cum ar fi Creat de sau Modificat de. De exemplu, pentru a vedea toate documentele pe care le-ați creat, setați un filtru cu coloana „Creat de” egal cu [Eu]. Dacă sunteți editor și doriți să vedeți ultimele fișiere la care ați lucrat, setați un filtru pentru coloana „Modificat de” care să fie egal cu [Eu]. Pentru a le vedea pe ambele, creați două filtre conectate prin Or.

Filtre care utilizează [Eu]
Un filtru care capturează documentele care au fost create sau modificate de dvs.

Cuvântul cheie [Azi] funcționează pentru coloanele bazate pe dată. Puteți utiliza operații matematice pentru a afla zonele care se modifică odată cu data de astăzi. De exemplu, pentru a vedea toate documentele care au fost modificate în ultimele 30 de zile, puteți crea un filtru pentru coloana Dată care să fie mai mare decât sau egal cu [Azi] - 30. Pentru a ignora ziua curentă, setați un filtru secundar pentru coloana Dată, care să fie mai mic decât [Azi], și conectați-le cu And.

Filtrare utilizând [Azi]
Un filtru care capturează fișierele care au fost modificate în ultimele 30 de zile

De asemenea, puteți filtra rapid direct din listă sau bibliotecă, fără a adăuga supraîncărcarea cauzată de o altă vizualizare. Nu aveți flexibilitatea de a seta operatori, cum ar fi mai mare decât sau egal cu. Lista de filtre este preluată din datele aflate în coloană. De exemplu, cu o coloană pentru departamente, puteți filtra după departamentul de Resurse umane sau IT.

  1. În listă sau bibliotecă, treceți cu indicatorul peste antetul coloanei pe care doriți să o filtrați și faceți clic pe săgeata în jos.

  2. În secțiunea de jos a casetei verticale, faceți clic pe valorile după care doriți să filtrați. Va apărea o casetă de selectare cu selecția, dacă acestea nu se afișează inițial.

    Faceți clic pe antetul de coloană și alegeți valoarea după care doriți să filtrați.
    SharePoint 2010, 2013 sau 2016
    Faceți clic pe antetul unei coloane pentru a filtra rapid
    Site-uri SharePoint Online sau site-uri SharePoint conectate la grup
  3. Atunci când ați terminat și doriți să reveniți pentru a afișa toate valorile, faceți clic pe săgeata în jos, apoi faceți clic pe Golire filtre [din numele coloanei], apoi faceți clic pe Închidere.

Mai jos se află câteva sugestii pentru vizualizările tipice care ar funcționa bine cu coloane indexate:

Pentru a filtra după:

Indexați:

De exemplu:

Elemente modificate recent

Coloana Modificat

Pentru a vizualiza numai elementele care s-au modificat în ultima săptămână, aplicați filtrul Modificat este mai mare decât[Azi]-7.

Elemente noi

Coloana Creat

Pentru a crea o vizualizare numai pentru acele elemente care s-au adăugat în ultima săptămână, aplicați filtrul Createste mai mare decât [Azi]-7.

Elementele mele

Coloana Creat de

Pentru a crea o vizualizare numai cu elementele adăugate, aplicați filtrul Creat de este egal cu [Eu].

Elemente scadente astăzi

Coloana Data scadentă (creată de dvs. într-o listă sau bibliotecă)

Pentru a crea o vizualizare numai cu elementele cu data scadentă astăzi, aplicați filtrul Dată scadențăeste egal cu [Azi].

Actualizări Forum de discuții

Coloana Ultima actualizare

Pentru a crea o vizualizare numai pentru discuțiile care s-au actualizat în ultima lună, aplicați filtrul Ultima actualizare este mai mare decât [Azi]-30.

Fișierele arhivă dintr-o bibliotecă de documente

Data modificării

Pentru a crea o vizualizare a documentelor care nu s-au modificat din anul 2016 (pe care doriți să le arhivați după aceea), aplicați filtrul Data modificării este mai mică decât 31 decembrie 2016.

Găsirea unui subset de date financiare

Regiune, An (ca două indexuri simple)

Pentru a crea o vizualizare a datelor financiare pentru regiunea de nord-est în 2015, aplicați filtrul Regiune egal „NE" AND An egal 2015, deoarece coloana Regiune este mai probabil să aibă mai puține valori decât coloana An.

Notă: Chiar și atunci când creați o vizualizare filtrată pe baza indexurilor de coloane, dacă ați depășit pragul pentru vizualizarea listă, este posibil ca anumite operațiuni suplimentare să fie în continuare blocate, deoarece necesită accesarea întregii liste sau biblioteci. Printre aceste operațiuni se numără următoarele: adăugarea sau ștergerea unui index, crearea unei sortări în definiția vizualizării; afișarea unui total de coloană și adăugarea, actualizarea sau ștergerea câmpurilor calculate. Dacă se întâmplă acest lucru, încercați să rulați operațiunea în timpul definit de Fereastră de timp zilnică, atunci când sunt ridicate limitele.

Tipuri de coloane acceptate

  • O singură linie de text

  • Opțiune (valoare unică)

  • Număr

  • Monedă

  • Dată și oră

  • Persoană sau grup (valoare unică)

  • Metadate gestionate

  • Da/Nu

  • Căutare

Tipuri de coloane neacceptate

  • Linii multiple de text

  • Opțiune (multivaloric)

  • Calculat

  • Hyperlink sau imagine

  • Coloane particularizate

  • Persoană sau grup (multivaloric)

  • Date externe

Vă ascultăm

Creat la 30 aprilie 2017

A fost util acest articol? Dacă v-a ajutat, spuneți-ne acest lucru în partea de jos a acestei pagini. Dacă nu a fost util, spuneți-ne ce este confuz sau ce lipsește. Includeți versiunea de SharePoint, sistemul de operare și browserul utilizat. Vom utiliza feedbackul dvs. pentru a verifica datele, a adăuga informații și a actualiza acest articol.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×