Utilizarea filtrării pentru a modifica o vizualizare SharePoint

Filtrele reduc volumul de date returnat, prin selectarea elementelor în funcție de operațiuni (cum ar fi mai mare sau mai mic decât) și de datele care se potrivesc. Atunci când creați o vizualizare filtrată, prima coloană indexată din expresia filtrului ar trebui să reducă cel mai mult setul de date. De exemplu, filtrarea într-un câmp de stare sau dată poate reduce adesea considerabil un set de date. Dacă aveți 15.000 elemente, veți dori ca primul index să returneze mai puțin de 5.000 de elemente. Chiar dacă setul de date nu are peste 5.000 de elemente, aceasta rămâne o practică bună.

SharePoint selectează prima coloană indexată într-o interogare și utilizează apoi restul de coloane pentru a selecta datele. Alte coloane pe care le specificați în vizualizarea filtru pot fi sau nu indexate. Vizualizarea nu utilizează aceste indexări, chiar dacă rezultatul vizualizării filtrate returnat este mai mic decât pragul vizualizării listă.

De exemplu, aveți o interogare: dimensiunea = mare AND culoarea = roșu. În listă, dimensiunea nu este indexată, dar culoarea este. Atât timp cât sunt mai puțin de 5.000 de elemente „roșu” în listă, interogarea reușește într-o listă mare. Totuși, dacă aveți o dimensiune de interogare = mare OR culoare = roșu, deși baza de date poate găsi toate elementele „roșu”, aceasta trebuie să scaneze lista completă pentru a găsi toate elementele „mare”. Dacă există mai mult de 5.000 de elemente returnate, interogarea este limitată.

Dacă utilizați două sau mai multe coloane în expresia de filtru, indexul sau indexurile determinante ar trebui să utilizeze un operator AND. De exemplu, dacă doriți să returnați „câini” dintr-o listă mare cu animale. Aveți o coloană neindexată denumită „Specie”, în care aveți „câine” drept valoare. Dacă faceți doar o interogare după „Specie = câine”, interogarea va fi limitată. Totuși, dacă aveți o coloană indexată denumită Clasă, interogarea devine Clasă = mamifere AND Specie = câine. De asemenea, puteți căuta pisici și câini cu interogarea Clasă = mamifere AND (Specie = CÂINE OR Specie = pisici). A doua interogare selectează toate mamiferele și apoi filtrează la câini și pisici.

În cazul în care coloanele pe care le veți utiliza pentru a filtra nu au indexuri, se întâmplă să începeți prin a crea indexuri. Pentru mai multe informații, consultați Adăugarea unui index la o coloană SharePoint.

După indexarea unei coloane, puteți să o adăugați atunci când creați sau modificați o vizualizare, apoi să o utilizați pentru a filtra vizualizarea. Înainte să creați o vizualizare, poate veți dori să adăugați mai multe coloane la listă, pentru a permite mai multă flexibilitate pentru sortare, grupare și filtrare. Pentru sortare și filtrare, puteți alege coloanele care se află în setul de date, dar nu sunt afișate.

Crearea unei vizualizări

Deschideți lista sau biblioteca în care doriți să creați o vizualizare.

1. Faceți clic pe fila Listă sau bibliotecă, apoi faceți clic pe Creare vizualizare.
   
   

2. În pagina Tip vizualizare, faceți clic pe vizualizarea pe care doriți să o utilizați. Dacă nu sunteți sigur, alegeți Vizualizare standard.

   

3. Tastați un Nume vizualizare.

   

4. Editați adresa web pentru vizualizare sau acceptați valoarea implicită. Puteți să reveniți și să faceți modificări mai târziu.

5. În secțiunea Filtru, faceți clic pe Afișare elemente numai când este adevărată următoarea condiție, apoi alegeți cum doriți să filtrați elementele pe baza uneia dintre coloanele indexate.

   De exemplu, pentru a crea o vizualizare a elementelor care s-au modificat astăzi, alegeți coloana Modificat (Indexat) și condiția este egal cu, apoi tastați [Azi].

   

   Notă: Dacă nu vedeți coloane cu (Indexat) după nume, atunci nu aveți coloane indexate disponibile pentru acea listă sau bibliotecă. Trebuie mai întâi să Creați un index simplu sau compus.

6. Pentru a limita numărul de elemente afișate pe fiecare pagină, defilați în jos la Limită elemente și setați valoarea pentru Număr de elemente de afișat. Atunci când creați o vizualizare, numărul implicit de elemente de afișat este 30.

   

7. Există două opțiuni care pot fi selectate la setarea unei limite de elemente pentru o pagină:

   • Afișează elementele în grupuri de dimensiuni specificate, care creează o afișare pagină-cu-pagină a datelor, utilă atunci când parcurgeți elementele într-un mod non-interactiv.

     Atunci când există mai multe elemente decât setarea de limită, afișarea va fi paginată.

     

   • Limitare număr total de elemente returnate la cantitatea specificată creează o limită strictă care poate să returneze sau nu toate rezultatele unei operațiuni de filtrare. Aceasta poate fi utilă când testați vizualizarea, când creați un prototip sau când doriți să regăsiți numai primele valori dintr-o vizualizare.

8. Sub Stil, puteți alege Panou de examinare pentru a vedea toate informațiile din elemente din listă într-un format de panou vertical. Panoul de examinare este unul dintre Stiluri vizualizare pe care le puteți alege sub Stil atunci când editați sau creați o vizualizare.

   

   Puteți naviga mai rapid în date, menținând indicatorul peste titlul elementului într-o regiune de defilare din partea stângă a paginii, pentru a vedea toate valorile de coloană ale elementului curent listate vertical în partea dreaptă a paginii. Inițial, se afișează mai puține date, iar acest lucru ajută la afișarea mai rapidă a vizualizării. Acest stil este foarte util atunci când lista este lată sau are multe coloane și necesită defilare orizontală pentru vizualizarea datelor.

   

9. Faceți clic pe OK.

Există mai mulți pași pe care îi puteți urma cu o vizualizare, dar acest lucru este suficient pentru a vizualiza datele care au depășit Prag vizualizare listă, dacă v-ați blocat. De asemenea, puteți să sortați sau să grupați, să setați totaluri, să extindeți foldere și să optimizați vizualizarea, cu un dispozitiv mobil.

Modificarea unei vizualizări

Deschideți lista sau biblioteca în care doriți să creați o vizualizare.

1. Faceți clic pe fila Listă sau Bibliotecă, selectați vizualizarea de sub Vizualizarea curentă,apoi faceți clic pe Modificare vizualizare.
   
   

2. Defilați în jos la secțiunea Vizualizări, apoi faceți clic pe o vizualizare.

3. Apoi puteți modifica setările după cum se arată în pașii 5-9 ai procedurii Crearea unei vizualizări de mai sus.

4. Faceți clic pe OK.

Pentru o vizualizare în scopul de a filtra prin mai multe elemente, trebuie să fie indexată prima coloană din filtru. Alte coloane pe care le specificați în filtrul de vizualizare pot fi sau nu indexate, dar vizualizarea nu utilizează aceste indexări. Prima coloană a filtrului ar trebui să returneze mai puține elemente decât pragul pentru vizualizarea listă.

Dacă prima coloană a filtrului returnează mai multe elemente decât pragul de vizualizare listă, puteți utiliza un filtru cu două sau mai multe coloane. Când definiți o vizualizare filtrată care utilizează două sau mai multe coloane, utilizați un operator AND pentru a limita numărul de elemente returnat. Dar, chiar și în acest caz, tot va trebui să specificați ca primă coloană din filtru coloana care are cea mai mare probabilitate să returneze un volum mai mic de date. Utilizarea unui filtru OR va crește aproape întotdeauna numărul de elemente returnate și nu va fi eficient în aceste circumstanțe.

Pentru mai multe informații despre vizualizări, consultați Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci.

Există două cuvinte cheie pe care le puteți utiliza pentru a filtra pe baza zilei curente [Azi] sau a utilizatorului curent [Eu]. Acestea sunt dinamice, deoarece se modifică odată cu utilizatorul sau data.

Utilizarea [Eu] poate fi utilă atunci când doriți doar să vedeți documentele într-o bibliotecă mare. [Eu] funcționează pe coloane bazate pe persoane, cum ar fi Creat de sau Modificat de. De exemplu, pentru a vedea toate documentele pe care le-ați creat, setați un filtru cu coloana Creat de egală cu [Eu]. Dacă sunt editor și doriți să vedeți ultimele fișiere la care lucrați, setați un filtru din coloana Modificat de la este egal cu [Eu]. Pentru a le vedea pe ambele, creați două filtre conectate prin Sau.

Cuvântul cheie [Azi] funcționează pentru coloanele bazate pe dată. Puteți utiliza operații matematice pentru a afla zonele care se modifică odată cu data de astăzi. De exemplu, pentru a vedea toate documentele care au fost modificate în ultimele 30 de zile, puteți crea un filtru pentru coloana Dată care să fie mai mare decât sau egal cu [Azi] - 30. Pentru a ignora ziua curentă, setați un filtru secundar pentru coloana Dată, care să fie mai mic decât [Azi], și conectați-le cu And.

Puteți filtra o listă SharePoint care conține o coloană de metadate. 

Adăugarea unei coloane de metadate la listă

Accesați lista și selectați +Adăugare coloană.

Selectați Mai ... pentru a alege butonul radio Metadate gestionate, apoi selectați OK.

Alternativ, după ce ați creat o coloană De metadate gestionate și ați adăugat elemente la listă, puteți să aplicați etichete de metadate, făcând clic pe pictograma Etichetă din panoul editare element din listă.

Aplicați etichete de metadate în panoul vizualizare arboresc.

Filtrare după etichetele de metadate gestionate

1. Selectați pictograma de pentru a accesa panoul de filtrare.

   

   Notă: Puteți selecta opțiunea Vizualizare arborestică din lista verticală din partea de sus a panoului, care furnizează o vizualizare ierarhică a termenilor asociați cu coloana selectată.

2. Selectați etichetele de metadate după care doriți să filtrați.

   

3. Ca alternativă, dacă aveți cel puțin 5 valori definite în coloana Metadate gestionate, selectați linkul Vedeți tot pentru a vizualiza panoul de filtrare.

   

4. Verificați etichetele de metadate după care doriți să filtrați și selectați Se aplică.

Mai jos sunt câteva sugestii pentru vizualizări tipice care ar funcționa bine cu coloane indexate: