Utilizarea îmbinării corespondenței pentru a personaliza scrisorile pentru expedieri de e-mail în bloc

Utilizarea îmbinării corespondenței pentru a personaliza scrisorile pentru expedieri de e-mail în bloc

Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză, ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Atunci când aveți mesaje în masă pentru a trimite către persoane la lista de corespondență, utilizați îmbinarea corespondenței pentru a crea un set de litere personalizate. Fiecare scrisoare care este produs are aspect identice, formatarea, text și grafică. Doar anumite secțiuni ale litera varia și care sunt personalizate.

Există trei fișiere implicate în crearea şi imprimarea litere utilizând procesul de îmbinare de corespondență:

  • Documentul principal
    acest document conține textul și elementele grafice (o siglă sau imagine, de exemplu) care sunt identice pentru fiecare versiune a documentului îmbinat. Corpul de literă este un exemplu de conținut identice.

  • Lista de corespondență
    acesta este sursa de date care este utilizată pentru a popula informații în scrisoare. Lista de corespondență are numele, de exemplu, și documentul principal este pe litera care va fi adresată numele din listă.

  • Document îmbinat
    acest document este o combinație de documentul principal și lista de corespondență. Îmbinarea corespondenței extrage informații din lista de corespondență și îl introduce în documentul principal, rezultând într-o scrisoare personalizate pentru fiecare persoană.

Puteți afla mai multe despre cum funcționează îmbinarea corespondenței pentru literele în videoclipul următor care face parte dintr-un curs de instruire.

Browserul nu acceptă redarea video. Instalați Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player sau Internet Explorer 9.

Pasul 1: Pregătiți documentul principal

Înainte să începeți îmbinarea de corespondență, pregătiți scrisoarea. Dacă sunteți închirierea persoane despre un eveniment, de exemplu, includeți numele, data, ora și locația evenimentului. Este aceste detalii care ar fi importantă pentru toți destinatarii a scrisorii.

  1. Pe fila corespondență , în grupul Pornire Îmbinare corespondență , alegeți Pornire Îmbinare corespondență > scrisori.

    În Word, pe fila corespondență, alegeți pornire îmbinare corespondență, apoi alegeți o opțiune.

  2. În Word, tastați corpul de literă (exemplu urmează) care doriți să trimiteți tuturor persoanelor.

    Exemplu de scrisoare în Word pentru a bel utilizat pentru o îmbinare de corespondență.

Pasul 2: Configurați lista de expediere poștală

Lista de corespondență este sursa de date. Poate fi o foaie de calcul Excel , un director de Outlook persoane de contact, o bază de date Access sau o listă de adrese Office . Conține înregistrările pe care Word utilizează pentru a extrage informații din pentru a construi scrisoarea.

Sfaturi

  • Dacă nu aveți o listă de corespondență, puteți crea unul în timpul îmbinării corespondenței. Înainte de a începe procesul de îmbinare de corespondență, strângeți toate înregistrările de date și le adăugați la sursa de date.

  • Dacă utilizați o foaie de calcul Excel , asigurați-vă că coloana pentru codurile ZIP sau coduri poștale este formatat ca text, astfel încât să nu piardă vreun zero.

  • Dacă doriți să utilizați persoanele de contact Outlook, asigurați-vă că Outlook este programul de e-mail implicit.

Pasul 3: Legarea lista de corespondență la documentul principal

Acum sunteți pregătit pentru a deschide sursa de date pentru lista de corespondență și îl legați la scrisoarea.

  1. În fila Corespondență, în grupul Pornire Îmbinare corespondență, alegeți Selectare destinatari și alegeți o opțiune.

    Ca parte a îmbinarea corespondenţei în Word, pe fila corespondență, în grupul îmbinare de pornire, alegeți Selectare destinatari și alegeți tastarea unei liste noi

  2. Alegeți una dintre următoarele variante:

    • Dacă nu aveți o listă de expediere poștală, alegeți Tastarea unei noi liste și creați una.

      sau

    • Dacă lista de expediere poștală este într-o foaie de calcul Excel, o bază de date Access sau alt tip de fișier de date, alegeți Utilizarea unei liste existente. Apoi răsfoiți la lista dvs. și alegeți Deschidere.

      sau

    • Dacă utilizați persoanele de contact Outlook, selectați Alegeți dintre persoanele de contact Outlook.

  3. Selectați Fișier > Salvare ca.

  4. În caseta Nume fișier, tastați un nume de fișier, apoi alegeți Salvare.


Editare listă destinatari

Dacă sunteți crearea și imprimarea litere pentru toate persoanele din listă, accesați "Pasul 4: adăugarea de conținut personalizat la scrisoare." Dacă doriți să trimiteți scrisori persoanelor care locuiesc, de exemplu, în cadrul 20 de mile de un eveniment pe care îl găzduiți, apoi utilizați un filtru, cum ar fi un cod poștal sau un cod poștal pentru a restrânge lista.

  1. Alegeți Editare listă destinatari.

    În cadrul îmbinării de corespondență Word, pe fila Corespondență, în grupul Pornire îmbinare corespondență, alegeți Editare listă destinatari.

  2. În caseta de dialog Destinatari pentru îmbinare corespondență , bifați caseta de selectare de lângă numele a fiecărei persoane pe care doriți să primiți mesajul de e-mail.

    Selectarea rândurilor bifând caseta de selectare

În caseta de dialog Destinatari pentru îmbinare corespondență , există opțiuni pentru rafinarea listei de destinatari. Cele două opțiuni cel mai frecvent utilizate sunt pentru a sorta și a filtra lista pentru a facilita găsirea numelor și adreselor.

Într-un document Word de îmbinare a corespondenței, alegeți Editare destinatari, iar în caseta de dialog Destinatari pentru îmbinare corespondență, sub Ajustare listă destinatari, alegeți o opțiune.

Pentru informații mai detaliate, consultați sortarea și filtrarea datelor pentru o îmbinare de corespondență.

Pasul 4: Adăugarea de conținut personalizat la scrisoare

Adăugarea de conținut la scrisoare care este diferită pentru fiecare persoană pe care o primește-de exemplu, numele și adresa acestora. Exemplu de bună practică pentru a adăuga aceste detalii este de a insera câmpuri de îmbinare în documentul principal.

  1. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Bloc adresă.

    În cadrul îmbinării de corespondență Word, pe fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Bloc adresă.

  2. În caseta de dialog Inserare bloc adresă , alegeți un format pentru numele destinatarului așa cum va apărea în scrisoare.

    Opțiuni bloc de adrese

  3. Alegeți OK.

    Notă: Pentru a vedea cum va apărea o adresă în scrisoare, sub examinare, alegeți Examinare rezultate. Alegeți Următorul Butonul Următoarea înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței sau Anteriorul Butonul Înregistrarea anterioară pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței butonului de înregistrare pentru a parcurge înregistrările din sursa de date.

  4. În grupul scriere și Inserare , alegeți Linie de salut.

    Ca parte a îmbinarea corespondenţei în Word, pe fila corespondență, în grupul scriere și Inserare câmpuri, alegeți linie de salut.

  5. În caseta de dialog Inserare linie de salut, alegeți formatul pe care doriți să-l utilizați.

  6. Alegeți OK pentru a insera câmpul de îmbinare în scrisoare.

  7. Alegeți fișier > Salvare pentru a păstra scrisoarea (exemplu urmează) creați pentru îmbinarea corespondenței.

    Exemplu scrisoare de îmbinare de corespondență în Word afișând câmpul "bloc adresă" și "linie de salut" câmp.

Pentru a insera alte informații particularizate în scrisoare de la lista de corespondență, consultați adăugarea câmpurilor de îmbinare de corespondență unul odată.


Verificarea numelor câmpurilor de îmbinare

Asigurați-vă că Word găsește numele și adresele în lista dvs. de expediere poștală.

  1. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Potrivire câmpuri.

    Sfat: Câmpuri îmbinare poate fi, de asemenea, deschisă din caseta de dialog Inserare bloc adresă pe care ați utilizat-o pentru a adăuga un bloc de adrese în documentul principal.

  2. În caseta de dialog Potrivire câmpuri, verificați dacă numele titlurilor de coloană pentru înregistrările din sursa de date a listei de expediere poștală se potrivesc cu câmpurile de înregistrare care apar în listă.

    Caseta de dialog Potrivire câmpuri

    Notă: Sunt două coloane în caseta de dialog. Coloana din stânga este o listă de nume comune dintr-o înregistrare de afaceri, de exemplu. Coloana din dreapta este numele de câmp pentru numele comun care este asociat cu un titlu de coloană din fișierul sursă de date.

  3. Alegeți una dintre următoarele variante:

    • Dacă numele de câmp afișate corespund titlurilor de coloană pe care le-ați utilizat pentru înregistrările din sursa de date a listei de expediere poștală, nu faceți nimic.

      sau

    • Dacă într-un nume de câmp care vă așteptați să corespundă unui titlu de coloană din sursa de date apare (nepotrivit), selectați săgeata verticală și alegeți numele de câmp din sursa de date a listei de expediere poștală. Repetați după cum este necesar.

  4. Alegeți OK.


Formatarea câmpurilor de îmbinare a corespondenței

Pentru a modifica fontul, dimensiunea sau spațierea conținutului îmbinat, selectați numele câmpului de îmbinare și efectuați modificările dorite.

  1. În fila Corespondență, în grupul Examinare rezultate, alegeți Examinare rezultate pentru a comuta înapoi de la rezultatele îmbinării la câmpurile de îmbinare a corespondenței din scrisoarea dvs.

    În Word, pe fila Corespondență, grupul Examinare rezultate.

  2. Alegeți numele câmpului de îmbinare.

    Câmp Bloc adresă selectat

  3. În fila Pornire, alegeți fontul și dimensiunea de font pe care doriți să le utilizați.

    În Word, pe fila Pornire, în grupul Font, alegeți un font și o dimensiune de font.

  4. În fila Aspect pagină (Word 2013) sau fila Aspect (Word 2016), alegeți spațierea paragrafelor dorită.

    În Word, pe fila Aspect, în grupul Paragraf, setați spațierea.

    Notă: Deoarece Word tratează fiecare linie dintr-un bloc de adrese ca paragraf, se recomandă să reduceți spațierea dintre linii.

Pasul 5. Examinarea și imprimarea literele

  1. Alegeți Examinare rezultate, apoi butonul de înregistrare Următorul Butonul Următoarea înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței sau Anteriorul Butonul Înregistrarea anterioară pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței pentru a vă asigura că numele și adresele din corpul scrisorii arată cum trebuie.

    Sfat:  Pentru a merge la începutul listei, alegeți butonul de înregistrare Primul Butonul Prima înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței și pentru a merge la sfârșitul listei, alegeți butonul de înregistrare Ultimul Butonul Ultima înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței .

  2. Alegeți Terminare și îmbinare > Imprimare documente.

    Ca parte a îmbinarea corespondenţei în Word, în fila corespondență, în grupul Terminare, alegeți Terminare și îmbinare, apoi alegeți o opțiune.

Pasul 6: Salvarea scrisoarea personalizate

Când Salvați documentul de îmbinare de corespondență, aceasta rămâne conectat la lista de corespondență, astfel încât puteți utiliza pentru de corespondență în masă următoare.


Să reutilizați documentul de îmbinare de corespondență

  • Deschideți documentul de îmbinare de corespondență și alegeți Da , atunci când Word vă solicită să păstrați legătura.


Pentru a schimba adresele în documentul de îmbinare corespondență

  • Deschideți documentul de îmbinare de corespondență și alegeți Editare listă destinatari pentru a sorta, filtra și alegeți adrese specifice.

Mai multe informații

Înainte să începeți îmbinarea de corespondență, pregătiți scrisoarea. Dacă sunteți închirierea persoane despre un eveniment, de exemplu, includeți numele, data, ora și locația evenimentului. Este aceste detalii care ar fi importantă pentru toți destinatarii a scrisorii.

  1. Pe fila corespondență , în grupul Pornire Îmbinare corespondență , alegeți Pornire Îmbinare corespondență > scrisori.

    scrisorile formular

  2. În Word, tastați corpul de literă care doriți să trimiteți tuturor persoanelor.

Lista de corespondență este sursa de date. Poate fi o foaie de calcul Excel , un director de Outlook persoane de contact, o bază de date Access sau o listă de adrese Office . Conține înregistrările pe care Word utilizează pentru a extrage informații din pentru a construi scrisoarea.

Sfaturi

  • Dacă nu aveți o listă de corespondență, puteți crea unul în timpul îmbinării corespondenței. Înainte de a începe procesul de îmbinare de corespondență, strângeți toate înregistrările de date și le adăugați la sursa de date.

  • Dacă utilizați o foaie de calcul Excel , asigurați-vă că coloana pentru codurile ZIP sau coduri poștale este formatat ca textastfel încât să nu piardă vreun zero.

  • Dacă doriți să utilizați persoane de contact Outlook , asigurați-vă că Outlook este programul de e-mail implicit. Pentru a face acest lucru, deschideți Apple Mail, în meniul Mail , alegeți Preferences. Pe fila General , lângă implicită cititorul de e-mail, selectați Microsoft Outlook

  • Puteți utiliza, de asemenea, persoanele de contact Apple, asigurați-vă că Apple mail este programul de e-mail implicit.

  • Utilizarea FileMake pro bază de date ca de sursa de date pentru îmbinare corespondență.

  1. Pe fila corespondență , alegeți Selectare destinatari, apoi alegeți o opțiune.

    Pe fila corespondență, Selectare destinatari este evidențiat cu o listă de opțiuni

    Alegeți

    Pentru

    Crearea unei liste noi

    Crearea unei liste de adrese noi atunci când configurați îmbinarea de corespondență

    Utilizarea unei liste existente

    Utilizați o foaie de calcul Excel sau alt tip de fișier de date, ca lista de adrese

    Alegeți dintre persoanele de contact Outlook

    Selectați numele direct de la persoanele de contact Outlook pentru lista de adrese

    Apple persoane de contact

    Selectați numele direct de la Apple agendă pentru lista de adrese

    FileMaker Pro

    Importul datelor dintr-o bază de date FileMaker Pro

  2. Dacă ați selectat Creați o listă nouă, urmați acești pași:

    1. În caseta de dialog Editare listă de câmpuri , Word creează automat câmpuri pentru unele informații de bază, cum ar fi prenume, nume și adresă. Dacă doriți să adăugați un câmp nou-de exemplu, un câmp de mesaj, adăugați acum, pentru a vă putea completa atunci când tastați intrările. Sub nume de domeniu nou, tastați numele câmpului pe care doriți să adăugați, apoi alegeți pe semnul plus (+).

      Sfat: Pentru a modifica ordinea câmpurilor, selectați câmpul pe care doriți să o mutați, apoi în sus sau în jos săgeți pentru a muta câmpul în care doriți în lista.

    2. Când toate câmpurile sunt configurate așa cum le doriți, alegeți Creare pentru a crea lista.

  3. Dacă ați selectat utilizarea unei liste existente, urmați acești pași:

    1. Răsfoiți la fișierul pe care doriți să o utilizați și alegeți Deschidere.

    2. Dacă ați ales pentru a deschide o foaie de calcul Excel, în caseta de dialog Deschideți registrul de lucru , selectați foaia pe care doriți să o utilizați și lăsați Zonă de celule necompletate pentru a utiliza întreaga foaie de lucru sau introduceți o zonă de celule pentru datele pe care doriți să o utilizați și apoi alegeți OK.

  4. Dacă ați selectat Alegeți dintre persoanele de contact Outlook sau Apple persoane de contact, urmați acești pași:

    1. Alegeți Filtrare destinatari pentru a selecta destinatarii pe care doriți să le includeți.

    2. Pentru Outlook persoane de contact, în caseta de dialog Opțiuni de interogare , lângă lista de destinatari pentru îmbinare corespondență, selectați completă record. În lista de persoane de contact, selectați persoanele de contact pe care doriți să trimiteți corespondență în masă, apoi alegeți OK.

    3. Pentru persoanele de contact Apple, în caseta de dialog Opțiuni de interogare , sub Apple grup de persoane de contact, alegeți grupul pe care doriți trimiterea de e-mail în bloc și apoi alegeți OK.

    4. Pentru FileMaker Pro bază de date, alegeți fișierul bază de date în caseta de dialogAlegeți o FileMaker Pro bază de date pentru a utiliza ca sursă de date și alegeți Deschidere

  1. Pe fila corespondență , alegeți Inserare câmp pentru îmbinare și selectați câmpul pe care doriți să-l adăugați.

    Pe fila corespondență, Inserare câmp pentru îmbinare este evidențiată

    Continuați să adăugați câmpuri până când ați adăugat toate informațiile pe care le doriți scrisoarea.

  2. Formatarea câmpurilor în scrisoare, astfel încât să arate așa cum doriți restul plicurilor să arate. De exemplu, includeți un spațiu între prima și ultima câmpuri de nume și apăsați pe Enter pentru a începe o linie nouă pentru câmpul adresă.

    Sfat: Pentru a sorta lista de destinatari sau pentru a elimina destinatarii, pe fila corespondență , alegeți Filtrare destinatariși apoi alegeți Înregistrări de sortare sau Filtrare înregistrări. După ce ați terminat, alegeți OK.

  1. Pe fila corespondență , alegeți Examinare rezultate pentru a vedea cum arată scrisoarea. Utilizați săgețile din stânga și din dreapta pe fila corespondență , pentru a defila prin fiecare literă.

    Pe fila corespondență, examinare rezultate este evidențiată

  2. Pentru a face modificări de formatare suplimentare, alegeți Examinare rezultate din nou, care vă permite să adăugați sau eliminați câmpuri de îmbinare.

  3. Atunci când literele arate cum doriți, în fila corespondență , alegeți Terminare și îmbinare > Imprimare documente pentru a finaliza îmbinarea corespondenței.

    Pe fila corespondență, Terminare și îmbinare și opțiunea de imprimare documente sunt evidențiate

    Sfat: Dacă doriți să revizuiți și să actualizați fiecărei litere individual înainte de imprimare, pe fila corespondență , alegeți Terminare și îmbinare > Editare documente individuale. După ce ați terminat, faceți clic pe fișier > imprimare pentru a imprima plicurile.

Când Salvați documentul de îmbinare de corespondență, aceasta rămâne conectat la lista de corespondență, astfel încât puteți utiliza pentru de corespondență în masă următoare.

Să reutilizați documentul de îmbinare de corespondență

  • Deschideți documentul de îmbinare de corespondență și alegeți Da , atunci când Word vă solicită să păstrați legătura.

Pentru a schimba adresele în documentul de îmbinare corespondență

  • Deschideți documentul de îmbinare de corespondență și alegeți Editare listă destinatari pentru a sorta, filtra și alegeți adrese specifice.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×