Utilizarea îmbinării corespondenței pentru a personaliza scrisorile pentru expedieri de e-mail în bloc

Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză, ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Atunci când aveți corespondență masivă de trimis către persoane din lista de expediere poștală, puteți să utilizați îmbinarea corespondenței pentru a crea un grup de scrisori personalizate. Fiecare literă produsă are aspect identic, formatare, text și ilustrații. Doar anumite secțiuni ale literei variază și sunt personalizate.

Există trei fișiere implicate în crearea și imprimarea literelor utilizând procesul de îmbinare a corespondenței:

  • Documentul principal acest
    document conține text și elemente grafice (o siglă sau o imagine, de exemplu) care sunt identice pentru fiecare versiune a documentului îmbinat. Corpul literei este un exemplu de conținut identic.

  • Lista
    de corespondență aceasta este sursa de date utilizată pentru a popula informațiile din scrisoare. De exemplu, lista de corespondență are nume, iar documentul principal este litera care va fi adresată numelor din listă.

  • Documentul îmbinat
    Acest document este o combinație între documentul principal și lista de expediere poștală. Îmbinarea corespondenței atrage informații din lista de corespondență și o plasează în documentul principal, rezultând o scrisoare personalizată pentru fiecare persoană.

Puteți afla mai multe despre modul în care îmbinarea corespondenței pentru litere funcționează în următorul videoclip care face parte dintr-un curs de instruire.

Browserul nu acceptă redarea video. Instalați Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player sau Internet Explorer 9.

Pasul 1: Pregătiți documentul principal

Înainte să începeți îmbinarea corespondenței, pregătiți-vă scrisoarea. Dacă îi anunțați pe utilizatori despre un eveniment viitoare, de exemplu, includeți numele, data, ora și locația evenimentului. Aceste detalii sunt importante pentru toți destinatarii scrisorii dumneavoastră.

  1. Pe fila corespondență , în grupul Pornire Îmbinare corespondență , alegeți Pornire Îmbinare corespondență > litere.

    În Word, pe fila corespondență, alegeți pornire îmbinare corespondență, apoi alegeți o opțiune.

  2. În Word, tastați corpul literei (exemplul urmează) pe care doriți să-l trimiteți tuturor.

    Eșantion de literă din Word către Bel utilizat pentru o îmbinare de corespondență.

Pasul 2: Configurați lista de expediere poștală

Lista de expediere poștală este sursa de date. Poate fi o foaie de calcul Excel, un director de persoane de contact Outlook, o bază de date Access sau o listă de adrese Office. Conține înregistrările pe care le utilizează Word pentru a extrage informațiile de la pentru a vă construi scrisoarea.

Sfaturi

  • Dacă nu aveți o listă de expediere poștală, puteți crea una în timpul îmbinării corespondenței. Înainte de a începe procesul de îmbinare a corespondenței, colectați toate înregistrările de date și adăugați-le la sursa de date.

  • Dacă utilizați o foaie de calcul Excel, asigurați-vă că ați formatat coloana pentru coduri ZIP sau coduri poștale ca text, astfel încât să nu pierdeți niciun zerou.

  • Dacă doriți să utilizați persoanele de contact Outlook, asigurați-vă că Outlook este programul de e-mail implicit.

Pasul 3: legați lista de expediere poștală la documentul principal

Acum sunteți gata să deschideți sursa de date pentru lista de corespondență și să o legați la scrisoare.

  1. În fila Corespondență, în grupul Pornire Îmbinare corespondență, alegeți Selectare destinatari și alegeți o opțiune.

    Ca parte a îmbinării de corespondență Word, pe fila corespondență, în grupul pornire îmbinare, alegeți Selectare destinatari, apoi alegeți tastare listă nouă

  2. Alegeți una dintre următoarele variante:

    • Dacă nu aveți o listă de expediere poștală, alegeți Tastarea unei noi liste și creați una.

      sau

    • Dacă lista de corespondență se află într-o foaie de calcul Excel, o bază de date Access sau alt tip de fișier de date, alegeți Utilizați o listă existentă. Apoi răsfoiți la listă și alegeți Deschidere.

      sau

    • Dacă utilizați persoanele de contact Outlook, selectați Alegeți dintre persoanele de contact Outlook.

  3. Selectați Fișier > Salvare ca.

  4. În caseta Nume fișier, tastați un nume de fișier, apoi alegeți Salvare.


Editare listă destinatari

Dacă creați și imprimați litere pentru toate persoanele din listă, accesați "Pasul 4: Adăugați conținut personalizat în scrisoare." Dacă doriți să trimiteți scrisori către persoane care trăiesc, de exemplu, pe o rază de 20 km de la un eveniment pe care îl găzduiți, utilizați un filtru ca un cod poștal sau un cod poștal pentru a restrânge lista.

  1. Alegeți Editare listă destinatari.

    În cadrul îmbinării de corespondență Word, pe fila Corespondență, în grupul Pornire îmbinare corespondență, alegeți Editare listă destinatari.

  2. În caseta de dialog destinatari pentru îmbinare corespondență, bifați caseta de selectare de lângă numele fiecărei persoane care doriți să primească mesajul de e-mail.

    Selectarea rândurilor bifând caseta de selectare

În caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență, există opțiuni pentru rafinarea listei de destinatari. Cele mai frecvent utilizate două opțiuni sunt cele de sortare și filtrare a listei pentru a facilita găsirea numelor și adreselor.

Într-un document Word de îmbinare a corespondenței, alegeți Editare destinatari, iar în caseta de dialog Destinatari pentru îmbinare corespondență, sub Ajustare listă destinatari, alegeți o opțiune.

Pentru informații mai detaliate, consultați sortarea și filtrarea datelor pentru o îmbinarede corespondență.

Pasul 4: Adăugați conținut personalizat în scrisoare

Adăugați conținut la scrisoare care este diferită pentru fiecare persoană care o primește, de exemplu, numele și adresa acestora. Cea mai bună opțiune pentru adăugarea acestor detalii este să inserați câmpuri de îmbinare în documentul principal.

  1. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Bloc adresă.

    Ca parte a îmbinării de corespondență Word, pe fila corespondență, în grupul scriere & Inserare câmpuri, alegeți bloc adresă.

  2. În caseta de dialog Inserare bloc adresă , alegeți un format pentru numele destinatarului, așa cum va apărea în scrisoare.

    Opțiuni bloc de adrese

  3. Alegeți OK.

    Notă: Pentru a vedea cum va apărea o adresă în scrisoare, sub previzualizare, alegeți examinare rezultate. Alegeți Următorulbuton de înregistrare Butonul Următoarea înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței sau Butonul Înregistrarea anterioară pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței anterioarăpentru a trece prin înregistrările din sursa de date.

  4. În grupul scriere _AMP_ Inserare , alegeți linie de salut.

    Ca parte a îmbinării de corespondență Word, pe fila corespondență, în grupul scriere & Inserare câmpuri, alegeți linie de salut.

  5. În caseta de dialog Inserare linie de salut, alegeți formatul pe care doriți să-l utilizați.

  6. Alegeți OK pentru a insera câmpul de îmbinare în literă.

  7. Alegeți fișier > Salvare pentru a păstra litera (exemplul urmează) pe care îl creați pentru îmbinarea corespondenței.

    Eșantion scrisoare de îmbinare a corespondenței din Word afișând câmpul "bloc adresă" și "linie de salut".

Pentru a insera alte informații particularizate în scrisoare din lista de expediere poștală, consultați adăugarea câmpurilor de îmbinare a corespondenței câte unaodată.


Verificarea numelor câmpurilor de îmbinare

Asigurați-vă că Word găsește numele și adresele în lista dvs. de expediere poștală.

  1. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Potrivire câmpuri.

    Sfat: Câmpuri îmbinare poate fi, de asemenea, deschisă din caseta de dialog Inserare bloc adresă pe care ați utilizat-o pentru a adăuga un bloc de adrese în documentul principal.

  2. În caseta de dialog Potrivire câmpuri, verificați dacă numele titlurilor de coloană pentru înregistrările din sursa de date a listei de expediere poștală se potrivesc cu câmpurile de înregistrare care apar în listă.

    Caseta de dialog Potrivire câmpuri

    Notă: Sunt două coloane în caseta de dialog. Coloana din stânga este o listă de nume comune dintr-o înregistrare de afaceri, de exemplu. Coloana din dreapta este numele de câmp pentru numele comun care este asociat cu un titlu de coloană din fișierul sursă de date.

  3. Alegeți una dintre următoarele variante:

    • Dacă numele de câmp afișate corespund titlurilor de coloană pe care le-ați utilizat pentru înregistrările din sursa de date a listei de expediere poștală, nu faceți nimic.

      sau

    • Dacă într-un nume de câmp care vă așteptați să corespundă unui titlu de coloană din sursa de date apare (nepotrivit), selectați săgeata verticală și alegeți numele de câmp din sursa de date a listei de expediere poștală. Repetați după cum este necesar.

  4. Alegeți OK.


Formatarea câmpurilor de îmbinare a corespondenței

Pentru a modifica fontul, dimensiunea sau spațierea conținutului îmbinat, selectați numele câmpului de îmbinare și efectuați modificările dorite.

  1. În fila Corespondență, în grupul Examinare rezultate, alegeți Examinare rezultate pentru a comuta înapoi de la rezultatele îmbinării la câmpurile de îmbinare a corespondenței din scrisoarea dvs.

    În Word, pe fila Corespondență, grupul Examinare rezultate.

  2. Alegeți numele câmpului de îmbinare.

    Câmp Bloc adresă selectat

  3. În fila Pornire, alegeți fontul și dimensiunea de font pe care doriți să le utilizați.

    În Word, pe fila Pornire, în grupul Font, alegeți un font și o dimensiune de font.

  4. În fila Aspect pagină (Word 2013) sau fila Aspect (Word 2016), alegeți spațierea paragrafelor dorită.

    În Word, pe fila Aspect, în grupul Paragraf, setați spațierea.

    Notă: Deoarece Word tratează fiecare linie dintr-un bloc de adrese ca paragraf, se recomandă să reduceți spațierea dintre linii.

Pasul 5. Previzualizarea și imprimarea literelor

  1. Alegeți examinare rezultate, apoi alegeți Următorulbuton de înregistrare Butonul Următoarea înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței sau Butonul Înregistrarea anterioară pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței anteriorpentru a vă asigura că numele și adresele din corpul literei Arată corect.

    Sfat:  Pentru a merge la începutul listei, alegeți primulbuton de înregistrare Butonul Prima înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței și pentru a ajunge la sfârșitul listei, alegeți ultimulbuton de înregistrare Butonul Ultima înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței .

  2. Alegeți Terminare și îmbinare > Imprimare documente.

    Ca parte a îmbinării de corespondență Word, pe fila corespondență, în grupul Terminare, alegeți Terminare îmbinare &, apoi alegeți o opțiune.

Pasul 6: Salvați-vă litera personalizată

Atunci când Salvați documentul de îmbinare a corespondenței, acesta rămâne conectat la lista de corespondență, astfel încât să îl puteți utiliza pentru următoarea corespondență în masă.


Pentru a reutiliza documentul de îmbinare a corespondenței

  • Deschideți documentul de îmbinare a corespondenței și alegeți Da atunci când Word vă solicită să mențineți conexiunea.


Pentru a modifica adresele din documentul de îmbinare a corespondenței

  • Deschideți documentul de îmbinare a corespondenței și alegeți Editare listă destinatari pentru a sorta, a filtra și a alege adrese specifice.

Mai multe informații

Înainte să începeți îmbinarea corespondenței, pregătiți-vă scrisoarea. Dacă îi anunțați pe utilizatori despre un eveniment viitoare, de exemplu, includeți numele, data, ora și locația evenimentului. Aceste detalii sunt importante pentru toți destinatarii scrisorii dumneavoastră.

  1. Pe fila corespondență , în grupul Pornire Îmbinare corespondență , alegeți Pornire Îmbinare corespondență > litere.

    formular scrisori

  2. În Word, tastați corpul literei pe care doriți să o trimiteți tuturor.

Lista de expediere poștală este sursa de date. Poate fi o foaie de calcul Excel, un director de persoane de contact Outlook, o bază de date Access sau o listă de adrese Office. Conține înregistrările pe care le utilizează Word pentru a extrage informațiile de la pentru a vă construi scrisoarea.

Sfaturi

  • Dacă nu aveți o listă de expediere poștală, puteți crea una în timpul îmbinării corespondenței. Înainte de a începe procesul de îmbinare a corespondenței, colectați toate înregistrările de date și adăugați-le la sursa de date.

  • Dacă utilizați o foaie de calcul Excel, asigurați-vă că coloana pentru codurile ZIP sau codurile poștale este formatată ca text, astfel încât să nu pierdeți niciun zero.

  • Dacă doriți să utilizați persoanele de contact Outlook, asigurați-vă că Outlook este programul de e-mail implicit. Pentru a face acest lucru, deschideți Apple mail și, în meniul corespondență, alegeți Preferințe. Pe fila General , lângă cititorul de e-mail implicit, selectați Microsoft Outlook

  • De asemenea, puteți să utilizați contactele Apple, asigurați-vă că Apple mail este programul de e-mail implicit.

  • Utilizați baza de date FileMake Pro ca sursă de date pentru îmbinarea corespondenței.

  1. În fila Corespondență, alegeți Selectare destinatari și alegeți o opțiune.

    Pe fila Corespondență, opțiunea Selectare destinatari este evidențiată cu o listă de opțiuni

    Alegere

    Pentru

    Creați o listă nouă

    Începeți o nouă listă de adrese atunci când configurați îmbinarea corespondenței

    Utilizați o listă existentă

    Utilizați o foaie de calcul Excel sau un alt tip de fișier de date, ca listă de adrese

    Alegeți dintre persoanele de contact Outlook

    Selectați numele direct din persoanele dvs. de contact Outlook pentru lista de adrese

    Persoane de contact Apple

    Selectați numele direct din Agenda dvs. Apple pentru lista de adrese

    FileMaker Pro

    Importați date dintr-o bază de date FileMaker Pro

  2. Dacă ați selectat Creați o listă nouă, urmați acești pași:

    1. În caseta de dialog Editați câmpurile listei, Word creează automat câmpuri pentru anumite informații de bază, cum ar fi prenumele, numele de familie și adresa. Dacă doriți să adăugați un câmp nou-de exemplu, un câmp de mesaj, adăugați-l acum, pentru a-l completa când tastați intrările. Sub Nume câmp nou, tastați numele câmpului pe care doriți să-l adăugați, apoi alegeți semnul plus (+).

      Sfat:  Pentru a modifica ordinea câmpurilor, selectați câmpul pe care doriți să-l mutați, apoi utilizați săgețile în sus sau în jos pentru a muta câmpul în care doriți să apară în listă.

    2. Atunci când toate câmpurile sunt configurate așa cum le doriți, alegeți Creare pentru a crea lista.

  3. Dacă ați selectat Utilizare listă existentă, urmați acești pași:

    1. Navigați la fișierul pe care doriți să-l utilizați și alegeți Deschidere.

    2. Dacă ați ales să deschideți o foaie de calcul Excel, în caseta de dialog Deschidere registru de lucru , selectați foaia pe care doriți să o utilizați și lăsați zona de celule necompletată pentru a utiliza întreaga foaie de lucru sau introduceți o zonă de celule pentru datele pe care doriți să le utilizați, apoi alegeți OK.

  4. Dacă ați selectat Alegeți dintre persoanele de contact Outlook sau contactele Apple, urmați acești pași:

    1. Alegeți Filtrare destinatari pentru a selecta destinatarii pe care doriți să-i includeți.

    2. Pentru persoanele de contact Outlook, în caseta de dialog Opțiuni interogare , lângă destinatarii de îmbinarea corespondenței din listă, selectați Terminare înregistrare. În lista de persoane de contact, selectați persoanele de contact pe care doriți să le trimiteți corespondență masivă, apoi alegeți OK.

    3. Pentru persoanele de contact Apple, în caseta de dialog Opțiuni interogare , sub persoane de contact din grupul Apple, alegeți grupul în care doriți să trimiteți corespondență masivă, apoi alegeți OK.

    4. Pentru baza de date FileMaker Pro, alegeți fișierul bază de date în caseta de dialogAlegeți o bază de date Pro FileMaker de utilizat ca sursă de date și alegeți Deschidere

  1. Pe fila corespondență , alegeți Inserare câmp de îmbinare și selectați câmpul pe care doriți să-l adăugați.

    Pe fila Corespondență, este evidențiată opțiunea Inserare câmp pentru îmbinare

    Continuați să adăugați câmpuri până când ați adăugat toate informațiile pe care le doriți în scrisoare.

  2. Formatați câmpurile din literă, astfel încât să arate așa cum doriți să arate restul plicurilor. De exemplu, includeți un spațiu între câmpurile Prenume și nume și apăsați pe Return pentru a începe o linie nouă pentru câmpul adresă.

    Sfat: Pentru a sorta lista de destinatari sau pentru a elimina destinatarii, pe fila corespondență, alegeți Filtrare destinatari, apoi alegeți Sortare înregistrări sau Filtrare înregistrări. Când ați terminat, alegeți OK.

  1. Pe fila corespondență , alegeți examinare rezultate pentru a vedea cum arată litera. Utilizați săgețile la stânga și la dreapta de pe fila corespondență, pentru a defila prin fiecare literă.

    Pe fila Corespondență, este evidențiată opțiunea Examinare rezultate

  2. Pentru a face modificări de formatare suplimentare, alegeți Examinare rezultate din nou și adăugați sau eliminați câmpuri de îmbinare.

  3. Atunci când literele arată așa cum doriți, pe fila corespondență , alegeți Terminare & îmbinare > a imprima documente pentru a finaliza îmbinarea corespondenței.

    Pe fila corespondență, terminați îmbinarea & și opțiunea Imprimare documente este evidențiată

    Sfat: Dacă doriți să revizuiți și să actualizați fiecare literă individual înainte de a imprima, în fila corespondență, alegeți Terminare & îmbinare > Editare documente individuale. Când ați terminat, faceți clic pe fișier > imprimare pentru a imprima plicurile.

Atunci când Salvați documentul de îmbinare a corespondenței, acesta rămâne conectat la lista de corespondență, astfel încât să îl puteți utiliza pentru următoarea corespondență în masă.

Pentru a reutiliza documentul de îmbinare a corespondenței

  • Deschideți documentul de îmbinare a corespondenței și alegeți Da atunci când Word vă solicită să mențineți conexiunea.

Pentru a modifica adresele din documentul de îmbinare a corespondenței

  • Deschideți documentul de îmbinare a corespondenței și alegeți Editare listă destinatari pentru a sorta, a filtra și a alege adrese specifice.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×