Office
Conectare

Transformarea ofertelor în facturi plătite utilizând șablonul pentru baze de date web Servicii

Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză, ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Șablonul pentru baze de date web Servicii din Access 2010 creează o bază de date gata de utilizat care vă permite să urmăriți oferte, facturi, clienți și alte date asociate desfășurării unei afaceri de furnizare a serviciilor.

Pagina următoare afișează un scenariu scurtă a cum se poate utiliza acest șablon.

Browserul nu acceptă redarea video. Instalați Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player sau Internet Explorer 9.

Dacă nu ați verificat deja, descărcarea șablonului de servicii.

Citiți mai departe pentru a afla cum să utilizați șablonul pentru a vă crea propria bază de date și a începe să o utilizați ca ajutor în derularea afacerii dvs.

În acest articol

Pornirea bazei de date pentru prima dată

Introducere: Adăugarea datelor existente în baza de date servicii

Tablou de bord: Urmărirea ofertelor și facturilor active

Oferte: Gestionarea tuturor ofertelor

Facturi: Gestionarea tuturor facturilor

Centrul de raportare: Vizualizarea și imprimarea rapoartelor

Complex: Gestionarea serviciilor, produselor, angajați și clienții

Pașii următori

Pornirea bazei de date pentru prima oară

Apare o casetă de dialog care vă permite să alegeți dacă păstrați datele eșantion sau le ștergeți, pentru a începe să introduceți date proprii:

Formularul de pornire al șablonului pentru baze de date web Servicii

1. faceți clic pe butonul din stânga pentru a deschide baza de date și lucrul cu date eșantion. Access va completa serviciile de date cu datele la compania fictiv Northwind Traders.

(2) Faceți clic pe butonul din dreapta pentru a șterge datele eșantion, pentru a începe să introduceți propriile.

De asemenea, ștergerea datelor eșantion previne reapariția ulterioară a casetei de dialog de pornire.

3. debifați caseta de selectare pentru a preveni reapariția ulterioară în caseta de dialog.

Notă: Toate câmpurile și controalele din șablonul Servicii care afișează date monetare utilizează un semn dolar ($) ca simbol pentru monedă. Dacă setarea dvs. regională utilizează alt simbol monetar, luați în considerare ajustarea câmpurilor și controalelor afectate înainte de a elimina datele eșantion. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea Consultați și.

Introducere: adăugarea datelor existente în baza de date Servicii

Fila Introducere include următoarele file pentru a vă ajuta să vă organizați și să vă pregătiți datele de afaceri:

Filele Introducere

Caracteristici

Bun venit

Legături către resurse utile

Informații firmă

Câmpuri de stocare a informațiilor despre firma dvs., pentru a le utiliza pe facturi și în alte rapoarte

Angajați

Vizualizarea Foaie de date a angajaților. Angajatul conectat este înregistrat pe noile oferte și facturi.

Servicii

Vizualizarea Foaie de date a serviciilor pe care le puteți adăuga la oferte și facturi

Produse

Vizualizarea Foaie de date a materialelor pe care le revindeți sau le utilizați. Puteți să adăugați aceste produse la oferte și facturi.

Oferte și facturi

Două vizualizări din foaia de date: ofertele și facturile dvs.

Când faceți clic pe Începeți să introduceți datele în caseta de dialog de pornire, Access vă duce la fila IntroducereBun venit, unde puteți să începeți procesul de introducere a datelor în noua bază de date Servicii.

Fila Introducere a șablonului pentru baze de date web Servicii

Nu trebuie să utilizați fila Introducere pentru a introduce toate datele. Fila este acolo pentru a vă ajuta să începeți mai rapid lucrul. Majoritatea informațiilor pe care le introduceți în următoarele file Introducere se pot introduce și pe filele principale, cum ar fi fila Oferte sau fila Facturi. Totuși, puteți să introduceți doar informațiile dvs. de firmă (care vor apărea pe oferte și facturi) utilizând fila Informații firmă.

Fila Bun venit: Ajutor și alte resurse

Legăturile din fila Bun venit indică spre cele mai actuale resurse, pentru a vă ajuta să beneficiați la maximum de baza dvs. de date Servicii. Chiar dacă legăturile nu se modifică, țintele legăturii se actualizează pe măsură ce devin disponibile noi resurse.

  • După ce ați terminat de vizualizat informațiile din fila Bun venit, faceți clic pe Următorul pentru a continua cu fila Informații firmă.

Fila Informații firmă: Introduceți informațiile despre firmă

Pe fila Informații firmă, puteți să introduceți informații despre firma dvs., cum ar fi numele, locația, telefonul și adresa de e-mail. Aceste informații se vor afișa pe facturi și în alte rapoarte create de baza de date.

Fila Informații firmă din șablonul pentru bazele de date Servicii

  • Tastați în casete informațiile despre firma dvs., apoi faceți clic pe Următorul.

Fila Angajați: Introduceți informațiile despre angajați

Pe fila Angajați, puteți începe să adăugați angajați în baza de date. Acest lucru vă va ajuta să urmăriți acțiunile fiecărui angajat. De exemplu, atunci când se creează o ofertă nouă, angajatul care este conectat este înregistrat ca parte a noii oferte.

  • Tastați informațiile despre fiecare angajat în foaia de date, apoi faceți clic pe Următorul.

    De asemenea, puteți să vizualizați, să editați și să adăugați angajați pe fila principală Angajați.

Fila Servicii: Introduceți informațiile despre servicii

Pe fila Servicii, adăugați informații despre serviciile pe care le furnizați, cum ar fi plata pe oră a fiecărui serviciu. De asemenea, puteți să eliminați servicii, ștergându-le sau făcându-le discontinue. Un serviciu se poate șterge doar dacă nu apare în nicio ofertă sau factură.

Când adăugați un serviciu într-o ofertă sau factură, în ofertă sau factură se adaugă prețul pe oră implicit pentru acel serviciu. Totuși, puteți ajusta prețul pe oră pentru orice serviciu înainte de a remite orice ofertă sau factură particulară. Ajustarea prețului dintr-o ofertă sau factură nu va afecta prețul implicit pe oră pentru serviciu.

Adăugarea datelor despre servicii pe care le-ați stocat în Excel

Puteți să copiați și să lipiți date din Excel într-o foaie de date Access. Copierea și lipirea acelor date vă pot economisi timp, mai ales dacă datele din Excel sunt deja în rânduri sau coloane identice sau foarte asemănătoare coloanelor din foaia de date.

Există două aspecte principale de reținut atunci când vă pregătiți să copiați date Excel și să le lipiți în Access:

  • Dacă datele Excel sunt aranjate în rânduri (nu în coloane), trebuie să transpuneți datele din Excel înainte de a le lipi în Access.

  • În cazul în care coloanele Excel nu sunt în aceeași ordine ca acele coloane din foaia de date Access, trebuie să rearanjați coloanele din Excel înainte de a le lipi în Access

Important:  Coloana Cod serviciu trebuie să aibă o valoare pentru fiecare serviciu și valoarea trebuie să fie unică - de exemplu, două sau mai multe servicii care nu pot avea același nume.

Notă:  Pașii din această secțiune presupun că aveți date pentru toate cele patru coloane din foaia de date Servicii. Dacă nu aveți date pentru toate, puteți copia datele pe care le dețineți. Singura coloană care este obligatorie și care trebuie să aibă valori unice este Cod serviciu.

Transpunerea datelor Excel din rânduri în coloane

Sfat:  Dacă datele dvs. nu sunt în aceeași ordine în care sunt coloanele din foaia de date Access, gândiți-vă să inserați o foaie de lucru în Excel și să transpuneți datele în noua foaie de lucru. Utilizarea unei foi de lucru noi poate simplifica aranjarea datelor în aceeași ordine în care sunt coloanele din foaia de date Access.

  1. În Excel, selectați datele, apoi apăsați CTRL+C.

    Sfat:  Pentru a selecta mai multe grupuri de celule nealăturate, apăsați și mențineți apăsată tasta CTRL în timp ce selectați.

  2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe o celulă aflată în afara datelor selectate (de exemplu, o celulă de sub rândul cel mai de jos al selecției) și, sub Opțiuni lipire, faceți clic pe butonul Transpunere:
    Lipire Transpunere

Rearanjarea coloanelor de date Excel dispuse în altă ordine din foaia de date Servicii
  1. Deschideți registrul de lucru Excel care conține datele despre serviciile dvs.

  2. Inserarea unei foi de lucru. Pentru ajutor cu acest pas, consultați articolul Excel Inserarea sau ștergerea unei foi de lucru.

  3. Pe foaia de lucru nouă:

    1. Tastați sau lipiți Cod serviciu în celula A1.

    2. Tastați sau lipiți Descriere serviciu în celula B1.

    3. Tastați sau lipiți Tarif orar implicit în celula C1.

    4. Tastați sau lipiți Note în celula D1.

  4. Copiați numele sau codurile serviciilor în coloana A:

    1. Faceți clic pe fila din foaia de lucru unde sunt listate numele sau codurile.

    2. Selectați lista de nume sau coduri, apoi apăsați CTRL+C

    3. Faceți clic pe fila noii foi de lucru.

    4. Selectați celula A2, apoi apăsați CTRL+V.

  5. Copiați descrierile serviciilor dvs. în coloana B:

    1. Faceți clic pe celula B2, apoi tastați un semn egal (=).

    2. Faceți clic pe fila din foaia de lucru unde sunt listate descrierile.

    3. Faceți clic pe celula care conține prima descriere, apoi apăsați ENTER.
      Excel lipește referința de celulă în celula B2 din foaia de lucru nouă.

    4. În foaia de lucru nou, faceți clic pe celula B2 din nou și apoi faceți dublu clic pe instrument de umplere Instrumentul de umplere .
      Excel lipește referințele la celule pentru restul listei în coloana B.

  6. Repetați pasul 5, dar utilizați coloana C și copiați tarifele orare implicite pentru serviciile dvs.

  7. Repetați pasul 5, dar utilizați coloana D și copiați notele pentru serviciile dvs.

Lipirea datelor din coloane dispuse în aceeași ordine ca cea a coloanelor din foaia de date Servicii
  1. În Excel, selectați datele, apoi apăsați CTRL+C.

    Pentru a selecta mai multe grupuri de celule nealăturate, apăsați și mențineți apăsată tasta CTRL în timp ce selectați.

  2. În Access, pe fila servicii , faceți clic dreapta pe asteriscul din foaia de date și apoi faceți clic pe Lipire.
    Meniu de comenzi rapide din foaia de date Servicii

Adăugarea pe rând a serviciilor

  • Faceți clic pe Adăugați un serviciu nou pentru a deschide formularul Detalii de serviciu și introduceți informațiile despre un serviciu.
    - sau -

  • Introduceți datele în foaia de date pe fila Servicii.

Fila Produse: Introduceți informațiile despre produse

Pe fila Produse, adăugați informații despre produsele pe care le revindeți sau le utilizați în timpul serviciului.

Când adăugați un produs la o ofertă sau la o factură, prețul unitar este înregistrat ca parte a ofertei sau a facturii. Totuși, puteți ajusta prețul unitar pentru orice produs înainte de a remite oricare anume ofertă sau factură. Ajustarea prețului de pe o ofertă sau factură nu va afecta prețul unitar al produsului.

Adăugarea datelor despre produs pe care le-ați stocat în Excel

Puteți să copiați și să lipiți date din Excel într-o foaie de date Access. Copierea și lipirea acelor date vă pot economisi timp, mai ales dacă datele din Excel sunt deja în rânduri sau coloane identice sau foarte asemănătoare coloanelor din foaia de date.

Există două aspecte principale de reținut atunci când vă pregătiți să copiați date Excel și să le lipiți în Access:

  • Dacă datele Excel sunt aranjate în rânduri (nu în coloane), trebuie să transpuneți datele din Excel înainte de a le lipi în Access.

  • În cazul în care coloanele Excel nu sunt în aceeași ordine ca acele coloane din foaia de date Access, trebuie să rearanjați coloanele din Excel înainte de a le lipi în Access

Important:  Coloana Cod produs trebuie să aibă o valoare pentru fiecare serviciu și valoarea trebuie să fie unică - de exemplu, două sau mai multe servicii care nu pot avea același nume.

Notă:  Pașii din această secțiune presupun că aveți date pentru toate cele patru coloane din foaia de date Produse. Dacă nu aveți date pentru toate, puteți copia datele pe care le dețineți. Singura coloană care este obligatorie și care trebuie să aibă valori unice este Cod produs.

Transpunerea datelor Excel din rânduri în coloane

Dacă datele dvs. sunt dispuse în rânduri (nu în coloane), transpuneți datele din Excel înainte de a le lipi în Access.

Sfat:  Dacă datele dvs. nu sunt în aceeași ordine în care sunt coloanele din foaia de date Access, gândiți-vă să inserați o foaie de lucru în Excel și să transpuneți datele în noua foaie de lucru. Utilizarea unei foi de lucru noi poate simplifica aranjarea datelor în aceeași ordine în care sunt coloanele din foaia de date Access.

  1. În Excel, selectați datele, apoi apăsați CTRL+C.

    Pentru a selecta mai multe grupuri de celule nealăturate, apăsați și mențineți apăsată tasta CTRL în timp ce selectați.

  2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe o celulă aflată în afara datelor selectate (de exemplu, o celulă de sub rândul cel mai de jos al selecției) și, sub Opțiuni lipire, faceți clic pe butonul Transpunere:
    Lipire Transpunere

Rearanjarea coloanelor Excel dispuse în altă ordine din foaia de date Produse
  1. Deschideți registrul de lucru Excel care conține datele despre produsele dvs.

  2. Inserarea unei foi de lucru. Pentru ajutor cu acest pas, consultați articolul Excel Inserarea sau ștergerea unei foi de lucru.

  3. Pe foaia de lucru nouă:

    1. Tastați sau lipiți Cod produs în celula A1.

    2. Tastați sau lipiți Descriere produs în celula B1.

    3. Tastați sau lipiți Prețul unitar în celula C1.

    4. Tastați sau lipiți Cantitate per unitate în celula D1.

    5. Tastați sau lipiți Note în celula E1.

  4. Copiați numele sau codurile produselor în coloana A:

    1. Faceți clic pe fila din foaia de lucru unde sunt listate numele sau codurile.

    2. Selectați lista de nume sau coduri, apoi apăsați CTRL+C

    3. Faceți clic pe fila noii foi de lucru.

    4. Selectați celula A2, apoi apăsați CTRL+V.

  5. Copiați descrierile produselor dvs. în coloana B:

    1. Faceți clic pe celula B2, apoi tastați un semn egal (=).

    2. Faceți clic pe fila din foaia de lucru unde sunt listate descrierile.

    3. Faceți clic pe celula care conține prima descriere, apoi apăsați ENTER.
      Excel lipește referința de celulă în celula B2 din foaia de lucru nouă.

    4. În foaia de lucru nou, faceți clic pe celula B2 din nou și apoi faceți dublu clic pe instrument de umplere Instrumentul de umplere .
      Excel lipește referințele la celule pentru restul listei în coloana B.

  6. Repetați pasul 5, dar utilizați coloana C și copiați prețul unitar al produselor dvs.

  7. Repetați pasul 5, dar utilizați coloana D și copiați cantitatea per unitate a produselor dvs.

  8. Repetați pasul 5, dar utilizați coloana E și copiați notele pentru produsele dvs.

Lipirea datelor din coloane dispuse în aceeași ordine ca cea a coloanelor din foaia de date Produse
  1. În Excel, selectați datele, apoi apăsați CTRL+C.

    Pentru a selecta mai multe grupuri de celule nealăturate, apăsați și mențineți apăsată tasta CTRL în timp ce selectați.

  2. În Access, pe fila Produse, faceți clic cu butonul din dreapta pe asteriscul din foaia de date, apoi faceți clic pe Lipire.
    Meniu de comenzi rapide din foaia de date Servicii

Adăugarea pe rând a produselor

  • Faceți clic pe Adăugați produs nou pentru a deschide formularul Detaliat produs și introduceți informațiile de produs.
    - sau -

  • Introduceți datele în foaia de date pe fila Produse.

Fila oferte și facturi: introduceți ofertele și facturile

Dacă aveți deja la îndemână câteva oferite și facturi, le puteți introduce în foile de date de pe fila Oferte și facturi.

  1. Pentru a introduce o ofertă, faceți clic pe Adăugare ofertă nouă. Pentru a introduce o factură, faceți clic pe Adăugare factură nouă.

  2. În formularul de detalii care se deschide, introduceți informațiile pe care le aveți, cum ar fi starea, angajatul care a generat oferta sau factura și clientul.

  3. Dacă introduceți un client care nu se află în baza de date, Access vă solicită să introduceți clientul nou. Faceți clic pe Da, apoi completați informațiile pe care le dețineți despre noul client. Când închideți foaia de date, clientul va fi disponibil în lista verticală Client.

  4. Faceți clic pe Salvare și închidere după ce ați terminat fiecare ofertă sau factură. Datele se salvează și formularul se închide.

  5. Când ați terminat de adăugat ofertele și facturile existente, faceți clic pe Următorul.

Începutul paginii

Tablou de bord: urmărirea ofertelor și facturilor active

Fila Tablou de bord oferă un loc convenabil de urmărire a ofertelor deschise și a facturilor neplătite, precum și de a adăuga o nouă ofertă sau factură.

Fila Tablou de bord din șablonul pentru baze de date Servicii

Vizualizarea detaliilor despre o ofertă sau o factură

  • Faceți clic pe o valoare de sub Nr. ofertă pentru a deschide formularul Detalii ofertă pentru oferta respectivă.

    Puteți să editați detaliile unei oferte înainte ca aceasta să fie trimisă - de exemplu, dacă Starea este Nou.

  • Faceți clic pe o valoare de sub Nr. factură pentru a deschide formularul Detalii factură pentru factura respectivă.

Crearea unei oferte sau a unei facturi noi

  • Faceți clic pe Ofertă nouă sau pe Factură nouă, apoi completați formularul care apare.

    Notă: Dacă nu sunteți conectat la baza de date, selectați numele dvs. din lista verticală Reprezentat vânzări pentru a vă adăuga numele în ofertă sau în factură.

Începutul paginii

Oferte: gestionarea tuturor ofertelor

Fila Oferte furnizează vizualizări pentru a vă ajuta să vă gestionați ofertele pe baza stării acestora.

Fila Oferte din șablonul pentru baze de date Servicii

Ofertele sunt listate pe filele următoare:

  • Activ    Listează ofertele care nu au fost facturate, respinse sau nu au expirat.

  • Aprobat    Listează ofertele care au fost aprobate sau facturate.

  • Facturate    Listează ofertele care au fost facturate. Puteți vizualiza factura unei oferte listate.

  • Expirat    Listează ofertele care au expirat fără a fi facturate.

  • Respins    Listează ofertele care au fost respinse. Puteți să aprobați o ofertă respinsă, pentru a o face disponibilă pentru facturare.

Vizualizarea detaliilor despre o ofertă

  • Faceți clic pe o valoare de sub Nr. ofertă pentru a deschide formularul Detalii ofertă pentru oferta respectivă.

    Puteți să editați detaliile unei oferte înainte ca aceasta să fie trimisă - de exemplu, dacă Starea este Nou.

Formularul Detalii ofertă

Formularul Detalii ofertă

1 numărul și starea ofertei apar în colțul din stânga sus a formularului Detalii ofertă .

(2) utilizați butoanele din partea de sus a formularului Detalii ofertă pentru a remite, aproba, respinge sau factură unei oferte, pentru a crea o dublură a unei oferte și pentru a vizualiza un citat din pregătirea pentru imprimare.

3. general informații despre o ofertă se află în casetele situate imediat dedesubtul butoanelor din partea de sus a formularului Detalii ofertă .

4 File în mijlocul formularul Detalii ofertă sunt pentru detalii despre ofertă: elementele de linie (serviciile și produsele), servicii locație, taxele și termenii și note. Puteți ajusta tarifele și prețurile unitare pentru elementele de linie pe orice ofertă fără a afecta valoarea implicită pentru produs sau serviciu asociat.

5. total sumele pentru servicii, produse și taxe sunt afișate în colțul din dreapta jos a formularului Detalii ofertă . Dacă actualizați detaliile de pe fila linie elemente sau pe fila taxele și termenii , faceți clic pe Reîmprospătare totalurile pentru a actualiza sumele afișate în această zonă.

Crearea unei oferte noi

  • În fila Oferte, faceți clic pe Ofertă nouă, apoi completați formularul Detalii ofertă.

    Notă: Dacă nu sunteți conectat la baza de date, selectați numele dvs. din lista verticală Reprezentat vânzări pentru a vă adăuga numele în ofertă.

Remiterea unei oferte pentru aprobare

Ofertele care nu au fost remise au un număr de ofertă; valoarea [...] sunt afișate sub oferte #.

  1. Pe fila oferte , faceți clic pe [...] în rândul care conține oferta pe care doriți să remiteți.
    Access deschide formularul Detalii ofertă și afișează oferta.

  2. Examinați informațiile generale și detaliile despre ofertă și efectuați toate modificările necesare, cum ar fi adăugarea sau eliminarea elementelor linie, ajustarea tarifelor sau a prețului unitar pentru un element linie sau adăugarea de note.

  3. În partea de sus a formularului Detalii ofertă, faceți clic pe Remitere.

Aprobarea sau respingerea unei oferte trimise

  1. În fila Oferte, faceți clic pe o valoare de sub Nr. Ofertă pentru a deschide formularul Detalii ofertă și a afișa oferta.

  2. Examinați informațiile despre ofertă și alegeți una dintre următoarele:

    • Dacă oferta este acceptabilă, faceți clic pe Aprobare în partea de sus a formularului Detalii ofertă.

    • Dacă oferta ar fi acceptabilă cu unele modificări minore, faceți clic pe Dublare în partea de sus a formularului Detalii ofertă. Access creează o ofertă nouă bazată pe cea originală. Puteți apoi să revizuiți și să remiteți noua ofertă, apoi să o aprobați.

    • Dacă oferta este inacceptabilă, faceți clic pe Respingere în partea de sus a formularului Detalii ofertă.

Transformarea unei oferte aprobate în factură

  1. Pe fila oferte , faceți clic pe fila aprobat .
    Access afișează oferte care au fost aprobate, inclusiv oferte care au fost facturate deja.

  2. Faceți clic pe o valoare de sub Nr. ofertă pentru a deschide formularul Detalii ofertă pentru oferta respectivă.

  3. Examinați informațiile despre ofertă.

    Notă: Nu puteți modifica orice detaliile unei oferte care au fost aprobate. Cu toate acestea, puteți face o ofertă dublate, făcând clic pe dublate, revizuiți și remiterea oferte dublate, și apoi aprobarea și utilizați această ofertă pentru a crea o factură.

  4. În partea de sus a formularului Detalii ofertă, faceți clic pe Factură.

Imprimarea sau trimiterea prin e-mail a unei oferte

  1. În fila Oferte, faceți clic pe o valoare de sub Nr. ofertă pentru a deschide formularul Detalii ofertă și a afișa oferta.

  2. În partea de sus a formularului Detalii ofertă , faceți clic pe Vizualizare ofertă.
    Access deschide oferta în formularul în care vor fi imprimate.

    Notă:  Butoanele din partea de sus a ofertei nu apar în copia finală.

  3. Faceți clic pe butonul corespunzător din partea de sus a ofertei.

începutul paginii

Facturi: gestionarea tuturor facturilor

Pe fila Facturi, puteți să creați facturi noi și să examinați facturile după stare.

Fila Facturi din șablonul pentru baze de date Servicii

Facturile sunt listate pe filele următoare:

  • Neplătite    Listează facturile care nu au fost plătite, dar care nu sunt încă restante.

  • Restante   Listează facturile care nu au fost plătite și care sunt restante.

  • Plătit   Listează facturile care au fost plătite.

Vizualizarea detaliilor despre o factură

  • Faceți clic pe o valoare de sub Nr. factură pentru a deschide formularul Detalii factură pentru factura respectivă.

    Puteți să editați detaliile unei facturi înainte ca aceasta să fie trimisă - de exemplu, dacă Starea este Nou.

Formularul Detalii factură

Formularul Detalii factură

1 numărul și starea facturii apar în colțul din stânga sus al formularului Detalii factură .

(2) utilizați butoanele din partea de sus a formularului Detalii factură pentru a trimite o factură sau un semn l plătite, pentru a crea o dublură a unei facturi, pentru a vedea ce o factură va arăta cum ar fi atunci când imprimat, și pentru a salva modificările la o factură și închideți formularul Detalii factură .

3. general informații despre o factură se află în casetele situate imediat dedesubtul butoanelor din partea de sus a formularului Detalii factură . Dacă a fost creată factura dintr-o ofertă l moștenește aceste informații din această ofertă, dar puteți efectua modificări la facturii fără a afecta oferta origine.

4 File în mijlocul formularului Detalii factură sunt pentru detalii despre factură: elementele de linie (serviciile și produsele), servicii locație, taxele și termenii și note. Dacă a fost creată factura dintr-o ofertă l moștenește aceste detalii de la acel citat, dar puteți efectua modificări la detalii factură fără a afecta oferta origine. De asemenea, ajustați tarifele și prețurile unitare pentru elementele de linie pe orice factură fără a afecta valoarea implicită pentru produs sau serviciu asociat.

5. total sumele pentru servicii, produse și taxe sunt afișate în colțul din dreapta jos al formularului Detalii factură . Dacă actualizați detaliile de pe fila linie elemente sau pe fila taxele și termenii , faceți clic pe Reîmprospătare totalurile pentru a actualiza sumele afișate în această zonă.

Crearea unei facturi noi

  • Faceți clic pe Factură nouă, apoi completați formularul Detalii factură.

    Notă: Dacă nu sunteți conectat la baza de date, selectați numele dvs. din lista verticală Reprezentat vânzări pentru a vă adăuga numele în ofertă.

Trimiterea unei facturi pentru plată

Facturile care nu au fost remise nu au un număr factură; valoarea [...] sunt afișate sub factură #.

  1. Pe fila facturi , faceți clic pe [...] în rândul care conține facturii pe care doriți să remiteți de plată.
    Access deschide formularul Detalii factură și afișează facturii.

  2. Examinați informațiile generale și detaliile despre factură și efectuați toate modificările necesare, cum ar fi adăugarea sau eliminarea elementelor linie, ajustarea tarifelor sau a prețului unitar pentru un element linie sau adăugarea de note.

  3. În partea de sus a formularului Detalii factură, faceți clic pe Remitere.

Imprimarea sau trimiterea prin e-mail a unei facturi

  1. În fila Facturi, faceți clic pe o valoare de sub Nr. factură pentru a deschide formularul Detalii factură și a afișa factura.

  2. În partea de sus a formularului Detalii factură , faceți clic pe Vizualizare factură.
    Access deschide factura în formularul în care vor fi imprimate.

    Notă:  Butoanele din partea de sus a facturii nu apar în copia finală.

  3. Faceți clic pe butonul corespunzător din partea de sus a facturii.

Marcarea unei facturi ca plătită

  1. În fila Facturi, pe fila Neplătite, faceți clic pe o valoare de sub Nr. factură pentru a deschide formularul Detalii factură și a afișa factura.

  2. În partea de sus a formularului Detalii factură, faceți clic pe Marcare ca plătită.

Începutul paginii

Centrul de raportare: vizualizarea și imprimarea rapoartelor

Șablonul bazei de date Servicii include patru rapoarte: o listă de clienți și trei rapoarte de vânzări (lunar, trimestrial și anual).

Fila Centru de raportare din șablonul pentru baze de date Servicii

Pentru a examina un raport:

  • Faceți clic pe fila Centru de raportare și apoi, sub Selectați un raport, faceți clic pe raportul pe care doriți să îl vizualizați.
    Access afișează raportul în panoul de examinare.

Puteți să particularizați examinarea, utilizând opțiunile care apar în partea de sus a panoului de examinare. Opțiunile care apar depind de raportul pe care îl examinați.

Pentru a imprima un raport:

  1. Examinați raportul pe care doriți să îl imprimați.

  2. Pe fila Centru de raportare, faceți clic pe Deschidere în Filă nouă, apoi apăsați CTRL+P.

Complex: gestionarea serviciilor, produselor, angajaților și clienților

Fila Complex furnizează un loc convenabil pentru a gestiona următoarele liste:

  • Clienți

  • Angajați

  • Produse

  • Servicii

Fiecare listă este afișată ca foaie de date, în care este mai simplu să depistați neconcordanțele și să efectuați modificări în masă ale datelor.

Fila Complex din șablonul pentru baze de date Servicii

Pașii următori

Pe măsură ce începeți să utilizați baza de date Servicii pentru a vă gestiona afacerea, este foarte posibil să vă gândiți la noi modalități de interogare sau filtrare a datelor. De asemenea, este posibil să descoperiți că doriți să modificați baza de date pentru a corespunde mai bine necesităților dvs. Linkurile din această secțiune vă oferă mai multe informații despre activitățile și modificările obișnuite pe care le puteți face.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×