Totul despre fluxurile de lucru Colectare semnături

Totul despre fluxurile de lucru Colectare semnături

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Fluxurile de lucru incluse cu produsele SharePoint sunt caracteristici care se pot utiliza pentru a automatiza de procese de afaceri, făcându-le atât mai uniform și mai eficientă. Puteți să utilizați un flux de lucru SharePoint Colectare semnături pentru a distribui documente create în Excel, Wordsau InfoPath unul sau mai multe persoane pentru semnături lor.

Pentru mai multe informații, consultați despre fluxurile de lucru incluse în SharePoint.

Important: În mod implicit, fluxul de lucru colectare semnături nu este activat și nu este listat în caseta listă Selectați un șablon de flux de lucru a formularului de asociere. Pentru a face disponibile pentru utilizare, un administrator de site-ul le trebuie să activeze la nivel de colecție de site-ul. Dacă aveți permisiunilor la nivel de colecție site-ului, consultați șabloane de flux de lucru SharePoint activare.

Dacă tot ce trebuie să faceți este să terminați o activitate de flux de lucru colectare semnături    Doar faceți salt la segmentul finalizare și extinde. Nu poate fi necesar oricare dintre celelalte segmente pentru acum.

Comparație între procesul manual și fluxul de lucru automat

Fluxurile de lucru SharePoint sunt:

  • Eficiente și consecvente    Un flux de lucru colectare semnături automat direcționează documentul, atribuie activități de semnare și urmărește progresul acestora. Activitate în fluxul de lucru poate fi monitorizate și ajustate dintr-o pagină centrală stare și istoricul de evenimente în pornire flux de lucru sunt menținute pentru 60 de zile după finalizarea.

  • Mai puțin de lucru pentru dvs.    Fluxul de lucru Colectare semnături vă ajută pe dvs. și pe colegii dvs. să economisiți timp și efort și, de asemenea, fluidizează și standardizează procesul de semnare.

Aceasta este diagrama unei versiuni foarte simple a fluxului de lucru Colectare semnături.

Schemă logică cu procesul fluxului de lucru

Sfaturi pentru utilizarea acestui articol

Informațiile din acest articol sunt prezentate în segmente extensibile.

Dacă tot ce trebuie să faceți este să terminați o activitate de flux de lucru colectare semnături    Doar faceți salt la segmentul finalizare și extinde. Nu poate fi necesar oricare dintre celelalte segmente pentru acum.

Dacă doriți să îl adăugați, începeți, monitorizarea, și mențineți fluxuri de lucru    Dacă deja nu sunteți familiarizat cu aceste activități, care poate fi util să lucreze pentru a trece prin acest articol, segment de segment, prima dată când acel proiectare și adăugarea unui flux de lucru. După ce v-ați familiarizat cu informațiile și aspectul de articol, veți putea să mergeți direct la segmentul trebuie pe orice vizite retur.

Notă despre grafice    Capturile de ecran și diagramele conceptuale din această serie de articole despre fluxul de lucru se bazează în general pe tipul de flux de lucru Aprobare. Însă, atunci când este necesar pentru claritatea conceptuală sau explicativă, imaginile și diagramele din acest articol sunt particularizate pentru fluxurile Colectare semnături.

Informații despre imprimarea acestui articol    Acesta este un articol lung. Dacă doriți să imprimați doar segmentele selectate, asigurați-vă că doar acele segmente sunt extinse atunci când imprimați. (De asemenea, dacă doriți să includeți imaginile complete în exemplarul imprimat, imprimați cu orientare peisaj, nu cu orientare portret.)

Și câte ceva despre căutare    Înainte să căutați orice text sau element în acest articol, asigurați-vă că toate segmentele în care doriți să căutați sunt extinse.

Aflați mai multe despre fluxurile de lucru Colectare semnături

Un flux de lucru colectare semnături este o caracteristică de produse SharePoint care direcționează un document sau un formular create în Word, Excelsau InfoPath la una sau mai multe persoane pentru semnătura. Fluxul de lucru automat, simplifică și standardizează întregului proces.

Ilustrație cu rutarea unui flux de lucru

Fluxul de lucru Colectare semnături de bază inclus cu produsele SharePoint funcționează ca șablon. Prin utilizarea acestui șablon, puteți adăuga unul sau mai multe fluxuri de lucru Colectare semnături la site-urile dvs. Fiecare flux de lucru pe care îl adăugați este o versiune unică a fluxului de lucru Colectare semnături de bază, fiecare cu propriul său mod specializat de lucru, bazat pe setările pe care le specificați atunci când îl adăugați.

  • Când adăugați pentru prima dată un flux de lucru Colectare semnături în listă, bibliotecă sau colecție de site-uri, puteți să specificați numărul de participanți pe care îi includeți și să precizați dacă activitățile acestora sunt atribuite una după alta (în serie) sau toate odată (în paralel). Puteți chiar și să decideți dacă împărțiți activitățile participanților în două sau mai multe etape separate. Și de fiecare dată când porniți manual fluxul de lucru într-un document puteți modifica oricare dintre aceste setări.

  • Fluxul de lucru atribuie o activitate pentru fiecare participant specificat. Fiecare participant alege dintre mai multe răspunsuri posibile: să semneze (sau nu) documentul, să reatribuie activitatea de semnare sau să șteargă activitatea.

  • În timp rulează fluxul de lucru puteți să monitorizați progresul și să faceți ajustări (dacă este nevoie) dintr-o pagină centrală unică Stare flux de lucru.

  • Timp de 60 de zile după încheierea fluxului de lucru, lista tuturor evenimentelor fluxului de lucru care apar în cursul rulării (sau instanței) fluxului de lucru este încă disponibilă pe pagina Stare flux de lucru, pentru referință informală.

Fluxul de lucru colectare semnături nu este proiectat pentru a colecta aprobările și respingeri pentru un document sau pentru a controla pagină web pentru un site web. Dacă doriți să adăugați un flux de lucru în care participanții aprobarea sau respingerea documentul pe care le revizui, consultați articolul totul despre fluxurile de lucru aprobare.

De asemenea, fluxuri de lucru colectare semnături nu sunt proiectate pentru a colecta feedback. Dacă doriți să utilizați un flux de lucru pentru a colecta feedback despre un document, consultați articolul totul despre fluxurile de lucru obținere Feedback.

De asemenea, puteți să utilizați Microsoft SharePoint Designer 2013 pentru a particulariza și mai mult oricare dintre fluxurile de lucru incluse cu produsele SharePoint.

Pentru a adăuga un flux de lucru    În mod implicit, trebuie să aveți permisiunea Gestionare liste pentru a adăuga un flux de lucru. (Grupului proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit, în grupul de membri și grupului vizitatori nu.)

Pentru a porni un flux de lucru    De asemenea, în mod implicit, trebuie să aveți permisiunea de editare elemente pentru a porni un flux de lucru care este deja adăugate. (Grupul de membri și grupul proprietari ambele au permisiunea editare elemente în mod implicit; nu grupului vizitatori.)

Alternativ, Proprietarii pot alege să configureze fluxuri de lucru specifice, pentru ca acestea să poată fi începute doar de membrii grupului Proprietari. (Pentru a face asta, bifați caseta de selectare Sunt necesare permisiuni de gestionare pentru listă pentru a începe fluxul de lucru, pe prima pagină a formularului de asociere.)

Tot mai multe tranzacții de afaceri sunt întreprinse electronic. În consecință, semnăturile digitale se utilizează din ce în ce mai mult pentru a lega din punct de vedere legal părțile implicate de tranzacția respectivă. Semnătura digitală se utilizează pentru a verifica identitatea persoanei care a semnat documentul și confirmă că acel conținut nu a fost modificat după ce semnătura digitală a fost aplicată pe document. Semnăturile digitale furnizează o securitate bazată pe tehnologiile de criptare și contribuie la diminuarea riscului asociat tranzacțiilor electronice de afaceri. Prin îmbunătățirile aduse semnăturilor digitale, Office intenționează să îndeplinească nevoile de securitate a informațiilor pentru întreprinderi și entitățile din sectorul public la nivel mondial.

Pentru a crea o semnătură digitală este necesar să aveți un certificat digital, care vă dovedește identitatea în fața părților implicate și care trebuie să fie obținut de la o autoritate de certificare cunoscută (CA). Dacă nu aveți certificat digital, Microsoft are și parteneri care furnizează certificate digitale și alte semnături complexe.

Acestea sunt etapele de bază:

  • ÎNAINTE de a rulează fluxul de lucru (planificarea, adăugarea, începeți)   
    înainte de a adăuga un flux de lucru, intenționați în cazul în care doriți să adăugați o (pentru o listă sau bibliotecă unice sau pentru colecția de site-ul întreaga) și detalii despre cum va funcționa. După ce ați adăugat și ați configurat fluxul de lucru, oricine are permisiunile necesare pot porni fluxul de lucru pe un anumit document. De asemenea, puteți configura fluxul de lucru pentru a rula automat. Rulează automat poate fi activat pe baza una sau ambele dintre aceste două evenimente declanșator: când orice document este adăugat la sau create într- o listă sau bibliotecă, sau când oricare documente într-o listă sau bibliotecă se modifică.

  • În timp ce rulează fluxul de lucru (complet, monitorizarea, ajustarea)   
    în timp ce rulează fluxul de lucru, participanții individuali finalizați activitățile atribuite. Între timp, progresul fluxului de lucru pot fi monitorizate dintr-o pagină centrală stare flux de lucru pentru acea anumite instanță a fluxului de lucru. Ajustări la fluxul de lucru în timp ce rulează pot fi efectuate de la acea aceeași pagină; și, dacă este necesar, fluxul de lucru pot fi anulate sau încheiate de acolo.

  • După ce rulează fluxul de lucru (revizuire, raport, modificare)   
    terminarea fluxului de lucru, tot Istoricul acea pornire (sau instanță) pot fi examinate pentru până la 60 de zile de pe pagina stare flux de lucru. Dacă există vreodată tot ce doriți să modificați despre modul în care funcțiile de flux de lucru, deschideți și editați formularul de asociere pe care ați finalizat atunci când ați adăugat mai întâi fluxul de lucru.

Următoarea schemă logică ilustrează aceste stadii din perspectiva persoanei care adaugă un flux de lucru nou.

Procesul fluxului de lucru

Planificarea unui flux de lucru Colectare semnături nou

În acest segment identificăm deciziile pe care este nevoie să le luați și informațiile pe care este necesar să le asimilați pentru a adăuga o versiune a fluxului de lucru Colectare semnături.

Dacă sunteți deja familiarizat cu cum să adăugați acest tip de flux de lucru, trebuie doar un memento pașii specifice, puteți să accesați direct la segmentul Adăugare (listă/bibliotecă sau colecție site-uri) din acest articol.

Fluxurile de lucru incluse cu produsele SharePoint funcționează ca șabloane matriță pe care se bazează fluxurile de lucru specifice individuale pe care le adăugați la liste, biblioteci și colecții de site-uri.

De fiecare dată când adăugați un flux de lucru Colectare semnături, de exemplu, de fapt adăugați o versiune a șablonului general al fluxului de lucru Colectare semnături. Dați fiecărei versiuni propriul nume și propriile setări, pe care le specificați în formularul de asociere atunci când adăugați acea anumită versiune. Astfel, puteți adăuga mai multe fluxuri de lucru, fiecare o versiune bazată pe șablonul coordonator al fluxului de lucru Colectare semnături, însă fiecare versiune este denumită și concepută pentru modul specific în care o veți utiliza.

În această ilustrație s-au adăugat trei fluxuri de lucru bazate pe șablonul fluxului de lucru Aprobare - unul pentru toate tipurile de conținut dintr-o bibliotecă unică, unul pentru un tip de conținut unic dintr-o bibliotecă unică și unul pentru un tip de conținut unic dintr-o întreagă colecție de site-uri.

Trei fluxuri de lucru bazate pe șablonul fluxului de lucru Aprobare

Atunci când adăugați o versiune nouă a fluxului de lucru bazată pe unul dintre șabloanele incluse ale fluxului de lucru, completați un formular de asociere pentru a specifica modul în care doriți să funcționeze noua versiune.

În secțiunea următoare veți găsi o listă de întrebări care vă vor pregăti să completați formularul de asociere. Însă mai întâi acordați un moment pentru a arunca o privire formularului și câmpurilor sale.

Prima pagină a formularului de asociere

Prima pagină a formularului de asociere

A doua pagină a formularului de asociere

A doua pagină a formularului de asociere

Câmpurile de pe această a doua pagină apar, de asemenea, în formularul de inițializare, care apare de câte ori fluxul de lucru este pornit manual și poate fi editat atunci doar pentru acea rulare unică.

Nouă întrebări cu răspuns

Îndată ce aflați răspunsul la toate întrebările din această secțiune, sunteți gata să adăugați fluxul de lucru.

Acest articol se referă la șablonul de flux de lucru care apare în meniul ca Colectare semnături-SharePoint 2010. Dacă nu sunteți sigur că acest tip de flux de lucru este cea mai bună alegere pentru dvs., face referire la segmentul aflați din acest articol. Pentru informații suplimentare despre alte șabloane de flux de lucru care sunt disponibile, consultați articolul despre fluxurile de lucru incluse în SharePoint.

Este important să știți că liniile de semnătură de tipul discutăm aici pot fi inserate doar în documente create în Word, Excelsau InfoPath.

Ce înseamnă tip de conținut?

Fiecare document sau alt element stocate într-o listă sau bibliotecă SharePoint face parte dintr-una sau alt tip de conținut. Un tip de conținut poate fi ca bază și generice ca Document sau Foaie de calcul Excelsau ca specializate ca Contract juridic sau Specificații de proiectare produs. Unele tipuri de conținut sunt disponibile în produsele SharePoint în mod implicit, dar puteți atât particularizarea acestea și puteți adăuga alte persoane pe care le creați singur.

Puteți crea o versiune nouă proprie din fluxul de lucru Colectare semnături disponibil într-o listă sau bibliotecă unice sau puteți să îl faceți disponibil pentru o întreagă colecție de site-uri.

  • Dacă adăugați fluxul de lucru pentru o listă sau bibliotecă unice, puteți să îl configurați pentru a rula pentru toate tipurile de conținut sau pentru un singur tip de conținut.

  • Însă dacă adăugați fluxul de lucru pentru întreaga colecție de site-uri, trebuie să îl configurați pentru a rula doar pentru un tip de conținut de site unic.

  • În toate cazurile, fiecare document pe care rulează un flux de lucru colectare semnături trebuie să fie un fișier care a fost creat în Word, Excelsau InfoPath.

Harta unei colecții de site-uri cu 3 moduri de adăugare explicate

Dați versiunii dvs. de flux de lucru un nume care:

  • Arată clar pentru ce se utilizează.

  • Îl deosebește clar de alte fluxuri de lucru.

Exemplu

Imaginați-vă că sunteți membrul unui grup de editori. Grupul dvs. vrea să utilizeze două fluxuri de lucru Obținere feedback diferite:

  • Rulați primul flux de lucru pe fiecare document remis de un membru al grupului propriile. Acest flux de lucru colectează feedback doar din Managerul de grup.

  • Rulați fluxul de lucru al doilea fiecare document remis de către persoane din afara propriul grup. Acest flux de lucru colectează feedback de lafiecare membru al grupului.

Puteți denumi primul flux de lucru În interiorul Feedback remis intern și pe al doilea Feedback remis extern.

Sfat: Ca de obicei, se recomandă să stabiliți convenții de nume consistente și să vă asigurați că toți cei implicați în fluxurile dvs. de lucru cunosc acele convenții.

Puteți să faceți ca fluxul de lucru să utilizeze lista Activități și lista Istoric implicite ale site-ului, să utilizeze alte liste existente sau să solicitați liste noi doar pentru acest flux de lucru.

  • Dacă site-ul are fluxuri de lucru numeroase sau dacă unele fluxuri de lucru implică activități numeroase, puteți solicita liste noi pentru fiecare flux de lucru. (Gestionarea listelor excesiv de lungi este unul dintre lucrurile care pot încetini performanța. Este mai rapid și mai ușor pentru sistem să mențină mai multe liste mai scurte decât una foarte lungă.)

  • Dacă activități și istoric pentru acest flux de lucru va conține sensibil sau confidențial date că veți dori să păstrați separat din listele generale, apoi ar trebui să dezvolta în mod sigur indicați faptul că doriți liste noi, separată pentru acest flux de lucru. După ce adăugați fluxul de lucru, asigurați-vă că permisiunile corespunzătoare sunt setate pentru liste noi.

Liniile de semnătură se pot insera în document într-unul din două momente:

  • Înainte să pornească fluxul de lucru pentru document.

  • După ce pornește fluxul de lucru, însă înainte ca primul participant să își adauge semnătura pe o linie de semnătură.

Adăugarea unei semnături digitale într-un document este un proces în două etape:

  1. Mai întâi, cineva inserează osignaturii linie în corpul documentului.
    Linie de semnătură inserată, însă nesemnată încă

  2. Apoi cineva adaugă semnătura în linia inserată.
    Linie de semnătură inserată, completată cu semnătură

Păstrați în acest sens    Din momentul în care primul participant să își adauge semnătura la document, documentul este blocat pentru editare. Any în continuare modificați în document după punctul de, cu excepția alte semnatarii adăugarea lor semnături- invalidează sau șterge toate semnăturile care au fost adăugate. Și, deoarece inserarea unei linii de semnătură se numără ca o modificare în document, toate semnătură linii deja trebuie să fie prezente în document înainte ca primul participant să își adauge real semnătura la unul dintre aceste linii.

Astfel, există trei moduri simple de a răspunde la această întrebare:

  • Pentru oricare tip de pornire    Documentul se bazează pe un șablon sau formular care are deja liniile de semnătură la locul lor, pentru ca nimeni să nu trebuiască să le adauge pentru fiecare rulare individuală a fluxului de lucru.

  • Pentru pornire manuală    Persoana care pornește fluxul de lucru inserează toate liniile de semnătură înainte de a porni fluxul de lucru.

  • Pentru pornire automată    Primul participant care deschide documentul inserează toate liniile de semnătură necesare înainte de a-și adăuga propria semnătură.

Iată un rezumat grafic rapid al ideii principale.

Document fără prima semnătură, deci încă deschis pentru modificări

Document cu prima semnătură adăugată, deci blocat pentru modificări

Un flux de lucru poate fi configurat pentru a fi pornit doar manual, doar automat sau oricum:

  • Când porniți manual un flux de lucru Colectare semnături într-un anumit document, apare alt formular, formularul de inițializare. Formularul de inițializare conține doar setările de pe a doua pagină a formularului de asociere. Astfel, dacă persoana care pornește fluxul de lucru dorește să modifice oricare dintre acele setări (doar pentru instanța curentă), o poate face înainte să facă clic pe Pornire.

  • Desigur, la pornirea automată nu există ocazia unui formular de inițializare, astfel că setările implicite specificate în formularul de asociere sunt utilizate fără modificări.

Ilustrația următoare arată diferența dintre pornirea manuală și pornirea automată.

Formulare comparate pentru pornire manuală și pornire automată

Modificările pe care le efectuați în formularul de inițializare sunt aplicate numai în timpul instanța curentă a fluxului de lucru. Pentru a modifica setările implicitepermanent, a fluxului de lucru, puteți edita formularul de asociere inițial, așa cum este explicat în segmentul modificarea din acest articol.

Pornirea manuală

Dacă permiteți pornirea manuală, toți cei care au permisiunile necesare pot porni oricând fluxul de lucru în orice document eligibil.

Avantajele pornirii manuale sunt că dvs. și colegii dvs. puteți rula fluxul de lucru doar atunci când și dacă alegeți să o faceți și că de fiecare dată când îl rulați aveți ocazia să modificați unele setări utilizând formularul de inițializare.

Desigur, în cazul pornirii manuale, cineva trebuie să își amintească să ruleze fluxul de lucru de câte ori trebuie făcut acest lucru.

Pornirea automată

Puteți configura fluxul de lucru pentru a fi pornit automat de oricare dintre evenimentele următoare:

  • Un document nou este creat în sau încărcat la listă sau bibliotecă.

  • Un document stocat deja în listă sau bibliotecă se modifică.

Avantajul pornirii automate este că nimeni nu este nevoit să își amintească să pornească fluxul de lucru. Acesta rulează de câte ori are loc un eveniment declanșator.

Considerații speciale pentru pornirea automată cu fluxul de lucru Colectare semnături

Spre deosebire de în unele dintre celelalte inclus fluxuri de lucru, aceasta nu este 't posibile pentru a adăuga mai multe activități după ce a început un flux de lucru colectare semnături. Când fluxul de lucru pornește automat, atribuie doar acele activități de semnare deja specificat în setările implicite. Fiecare dintre acele activități poate fi într-adevăr reatribuită în timpul rulării flux de lucru, dar fără activități suplimentare pot fi create și atribuite. Cu alte cuvinte, un flux de lucru colectare semnături trebuie doar rula automat când identitatea, sau cel puțin număr, a participanților este cunoscut în prealabil.

Ceea ce este posibil după o pornire automată este ștergerea sau anularea activităților deja atribuite - însă rețineți că anularea unei activități nu înseamnă eliminarea din document a liniei de semnătură asociate.

Urmează trei scenarii în care se folosește pornirea automată. Observați că în fiecare scenariu:

  • Fluxul de lucru rulează într-o bibliotecă în care sunt încărcate documente care trebuie să fie semnate.

  • Grupul de oameni cărora li s-au atribuit activități de semnare este stabil în timp și nu trebuie să fie examinat sau editat de fiecare dată când pornește fluxul de lucru.

Desigur, în fiecare dintre aceste scenarii, dacă elementul încărcat este un document sau un formular care conține deja liniile de semnătură corespunzătoare, nu este nevoie ca participanții la fluxul de lucru să insereze linii de semnătură în timp ce rulează fluxul de lucru.

Scenariul 1: activitate unică, semnatar unic

Solicitările de cheltuieli noi trebuie să fie semnate de Cristina, așa că ea creează o bibliotecă numită Solicitări de cheltuieli noi. Toți cei din organizație pot crea sau încărca o solicitare.

Ana creează un flux de lucru și îl oferă același nume: Nou cheltuieli solicitări. Fluxul de lucru rulează automat fiecare document nou, atribuiți o activitate de semnare — la ana de curs.

Schemă logică pentru fluxul de lucru

Scenariul 2: mai multe activități, mai mulți semnatari

De data aceasta, contractele trebuie să fie semnate de Cristina și de Dragoș și de Daniel - de toți trei.

Dragoș creează o bibliotecă denumit contractele pentru semnături. Creează un flux de lucru colectare semnături denumit semnături (annaANDseanANDfrank). Fluxul de lucru rulează automat fiecare document nou, atribuirea de fiecare dintre cele trei persoane o activitate de semnare.

Primul semnatar care deschide documentul inserează liniile de semnătură pentru toți trei semnatarii înainte de a-și adăuga propria semnătură.

Schemă logică pentru fluxul de lucru

Scenariul 3: mai multe activități, semnatar unic

În această versiune, contractele trebuie să fie semnate de Cristina sau de Dragoș sau de Daniel - doar de unul dintre cei trei.

Dragoș creează o bibliotecă denumit contractele pentru semnătură și un flux de lucru denumită semnătură (Cristinaordragoșordaniel). De asemenea, creează o listă de corespondență sau grup de distribuire, numite și Cristinaordragoșordaniel, care include toți trei.

Din nou fluxul de lucru rulează automat fiecare document nou în bibliotecă, dar de data aceasta atribuie o activitate de semnare pentru grupul Cristinaordragoșordaniel .

Acest tip de activitate se numește activitate de grup și funcționează astfel: Fluxul de lucru trimite o notificare de activitate pe e-mail fiecărui membru al grupului, însă creează o activitate unică, pe care orice membru individual al grupului o poate revendica și finaliza în numele întregului grup.

Schemă logică pentru fluxul de lucru

Pentru instrucțiuni despre revendicarea și finalizarea unei activități de grup, consultați segmentul finalizare din acest articol.

Atunci când adăugați un flux de lucru la un tip de conținut pentru întreaga colecție de site-uri, aveți, de asemenea, opțiunea de a adăuga fluxul de lucru la toate celelalte tipuri de conținut din colecția de site-uri care moștenesc de la tipul de conținut la care adăugați fluxul de lucru. (Rețineți că dacă adăugați un flux de lucru doar pentru o listă sau o bibliotecă unică, această opțiune nu va apărea.)

Note: 

  • Operațiunea care îndeplinește toate adăugirile suplimentare poate dura mult timp.

  • Dacă moștenirea a fost întreruptă pentru site-urile sau subsite-urile pentru care doriți să fie adăugat acest flux de lucru la tipurile de conținut moștenitoare, asigurați-vă că sunteți membru al grupului Proprietari în fiecare dintre site-urile sau subsite-urile respective înainte de a rula această operațiune.

Trebuie să furnizați numele sau adresa de e-mail pentru fiecare persoană căreia i se vor atribui activități de semnare.

Activități de grup sau individuale?    În cazul în care atribuirea unei activități la un grup sau lista de distribuire, vor fi atribuite unei activități de grup : fiecare membru al grupului vor primi o notificare de activitate, dar numai un membru va trebui să revendicarea și finalizarea activității. Pentru instrucțiuni despre revendicarea și finalizarea unei activități de grup, consultați segmentul finalizare din acest articol.

Una sau mai multe etape?    Puteți alege să aveți doar o etapă de activități de semnare sau să aveți mai multe etape. Dacă aveți mai mult de o etapă, etapele va fi efectuată, una după alta.

Paralel serie examinări sau?    Pentru participanții la în orice o etapă, puteți alege fie să aibă activitățile semnătură atribuit toate în același timp (în paralel) sau să aibă activitățile atribuite unul după altul (în serie) în ordinea în care puteți indica. Opțiunea serie poate fi util dacă, de exemplu, una dintre semnatarii este factor de decizie real cu privire la documentul și nu are sens pentru oricare dintre celelalte semnatarii pentru a termina activitățile semnătura dacă factor de decizie decide nu pentru a vă conecta.

Exemplu

Acest scenariu simplu ilustrează câteva avantaje ale activităților de semnare în mai multe etape și în serie:

Să presupunem că Daniel adaugă un flux de lucru Colectare semnături nou pentru o bibliotecă de contracte. Fiind adevăratul factor de decizie, Daniel dorește să fie prima persoană care semnează fiecare contract. Dacă el alege să nu semneze, atunci nici Cristinei, nici lui Dragoș nu li se vor atribui activități de semnare. Daniel poate configura acest lucru printr-una din următoarele două metode:

  • Utilizând o serie review    Daniel configurează un singur etapa în serie în care este primul participant și cristina și de Dragoș sunt al doilea și al treilea.
    Iată cum daniel configurează revizuirea serie lui singură etapă.
    Intrări afișate în formular

  • Utilizând două etape    Dacă daniel dorește cristina și de Dragoș să fie atribuite activitățile în același timp, astfel încât Dragoș nu trebuie să așteptați ca ana pentru a adăuga o semnătură înainte de a le puteți adăuga he ei, puteți configura două etape în fluxul de lucru. Prima scenă include numai propria semnătură activitate, iar al doilea este o etapa în paralel care conține cristina și de Dragoș pe activități. Dacă nu este finalizat prima etapă, a doua fază nu pornește.
    Iată cum daniel configurează revizuirea paralel lui două etape.
    Setări afișate în formular

Iată diagrame pentru ambele soluții. În ambele versiuni, dacă Daniel nu își finalizează activitatea de semnare, Cristinei și lui Dragoș nu li se mai atribuie activitățile.

Scheme logice pentru ambele versiuni

În câmpul CC de pe a doua pagină a formularului de asociere, puteți introduce numele sau adresele celor care trebuie să fie notificați de fiecare dată că acest flux de lucru pornește sau se termină.

  • Dacă introduceți aici un nume nu înseamnă că atribuiți acelei persoane o activitate a fluxului de lucru.

  • Când fluxul de lucru este pornit manual, persoana care îl pornește primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

  • Când fluxul de lucru pornește automat, persoana care l-a adăugat inițial primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

Adăugarea unui flux de lucru colectare semnături (pentru o singură listă sau bibliotecă)

Dacă nu sunteți încă familiarizat cu adăugarea de fluxuri de lucru, care poate fi util pentru a revizui segmente aflați și planificarea anterior din acest articol înainte de a continua cu pașii din acest segment.

Înainte de a adăuga un flux de lucru trebuie să fie verificate două probleme:

E-mailul    Pentru ca fluxul de lucru să trimită notificări prin e-mail, trebuie să fie activat e-mailul pentru site-ul dvs. SharePoint. Dacă nu știți sigur dacă acest lucru a fost făcut deja, întrebați administratorul dvs. SharePoint.

Permisiuni    Setările implicite produse SharePoint necesită să aveți permisiunea Gestionare liste pentru a adăuga fluxuri de lucru pentru liste, biblioteci sau colecții de site-ul. (Grupului proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit, în grupul de membri și grupului vizitatori nu. Pentru mai multe informații despre permisiuni, consultați segmentul aflați din acest articol.)

Urmați acești pași:

  1. Deschideți lista sau biblioteca pentru care doriți să adăugați fluxul de lucru.

  2. Pe panglică, faceți clic pe fila Listă sau pe fila Bibliotecă.

    Numele filei poate varia în funcție de tipul listei sau bibliotecii. De exemplu, într-o listă calendar, această filă se numește Calendar.

  3. În grupul Setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.

  4. Pe pagina setări flux de lucru, specificați fie un singur tip de conținut pentru fluxul de lucru pentru a rula pe sau toate (pentru toate tipurile de conținut) și apoi faceți clic pe Adăugare flux de lucru.

    Notă: Colectare semnături fluxuri de lucru pot rula doar pe documente create în create în Word, Excelsau InfoPath.

    Comanda Adăugare flux de lucru cu tipul de conținut Document selectat

    1. Completați prima pagină a formularului de asociere.
      (Instrucțiunile urmăresc ilustrația.)

Prima pagină a unui formular de asociere pentru o listă sau o bibliotecă unică

Explicația numărul unu

Tip de conținut

Mențineți selecția implicită ca Toate sau selectați alt tip de conținut specific.

Explicația numărul doi

Flux de lucru

Selectați șablonul Colectare semnături-SharePoint 2010 .

Notă: Dacă șablonul Colectare semnături-SharePoint 2010 nu apare în listă, contactați administratorul SharePoint pentru a afla mai multe despre setându-l activat pentru colecția site-uri sau spațiu de lucru. Dacă aveți permisiuni de colecție de Site, consultați șabloane de flux de lucru SharePoint activare.

Explicația numărul trei

Nume

Tastați un nume pentru acest flux de lucru. Numele va identifica acest flux de lucru pentru utilizatorii acestei liste sau biblioteci.

Pentru sugestii despre denumirea fluxul de lucru, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul patru

Listă de activități

Selectați o listă de activități de utilizat cu acest flux de lucru. Puteți să selectați o listă de activități existentă sau să faceți clic pe Activități (noi) pentru a crea o listă nouă.

Pentru informații despre motivele pentru care creați o listă de activități nouă (comparativ cu alegerea liste existent), consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul cinci

History List

Selectați o listă istoric de utilizat cu acest flux de lucru. Puteți să selectați o listă istoric existentă sau să faceți clic pe Listă istoric nouă pentru a crea o listă nouă.

Pentru informații despre motivele pentru care creați o listă istoric nouă (comparativ cu alegerea liste existent), consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul șase

Opțiuni pornire

Specificați modul sau modurile în care poate fi pornit acest flux de lucru.

Pentru informații despre opțiunile variate, consultați segmentul planificarea din acest articol.

  1. Când toate setările din acest formular sunt așa cum le doriți, faceți clic pe Următorul.

  2. Completați a doua pagină a formularului de asociere.
    (Instrucțiunile urmăresc ilustrația.)

    Produsele SharePoint vă prezintă toate opțiunile de pe a doua pagină a formularului de asociere de fiecare dată când porniți fluxul de lucru manual, pentru ca dvs. să efectuați modificări la acele opțiuni doar pentru acea instanță.

A doua pagină a formularului de asociere, cu opțiuni numerotate

Explicația numărul unu

Atribuiți

Introduceți nume sau adrese pentru persoanele cărora doriți să le atribuie activități fluxul de lucru.

  • Dacă activitățile vor fi atribuite câte una pe rând (în serie)   
    introduceți numele sau adresele în ordinea în care doriți să fie atribuite sarcinile.

  • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp (în paralel)   
    Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

  • Dacă includeți un grup sau lista de distribuire   
    vor fi atribuite unei activități de grup: fiecare membru al grupului vor primi o notificare de activitate, dar numai un membru va trebui să revendicarea și finalizarea activității. Pentru instrucțiuni despre revendicarea și finalizarea unei activități de grup, consultați segmentul finalizare din acest articol.

Explicația numărul doi

Ordine

Specificați dacă activitățile trebuie să fie atribuite câte una pe rând (în serie) sau toate în același timp (în paralel).

Pentru mai multe informații despre utilizarea etapelor serie și paralel, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul trei

Adăugare etapă nouă

Adăugați câte etape doriți după prima pe care tocmai ați configurat-o.

  • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul Atribuit lui pentru acea etapă, apoi apăsați CTRL+DELETE.

Pentru mai multe informații despre utilizarea etapelor multiple, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul patru

CC

Introduceți numele sau adresele de e-mail ale persoanelor care trebuie notificate de câte ori pornește sau se termină un flux de lucru.

  • Dacă introduceți aici un nume 't rezultatul atribuiți o activitate de flux de lucru.

  • Când fluxul de lucru este pornit manual, persoana care îl pornește primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

  • Când fluxul de lucru pornește automat, persoana care l-a adăugat inițial primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

  1. Când toate setările de pe această pagină sunt așa cum le doriți, faceți clic pe Salvare pentru a crea fluxul de lucru.

Produsele SharePoint creează noua versiune de flux de lucru.

Ce urmează?

Dacă sunteți gata să porniți și să testați noul flux de lucru, faceți salt la segmentul pornire din acest articol.

Găsiți instrucțiuni pentru inserarea liniilor de semnătură într-un document în segmentul Inserare din acest articol.

Adăugarea unui flux de lucru colectare semnături (pentru o colecție de site-ul întreaga)

Dacă nu sunteți încă familiarizat cu adăugarea de fluxuri de lucru, care poate fi util pentru a revizui segmente aflați și planificarea în acest articol înainte de a continua cu pașii din acest segment.

Înainte de a adăuga un flux de lucru trebuie să fie verificate două probleme:

E-mailului    Pentru ca fluxul de lucru pentru a trimite notificări prin e-mail, e-mailul trebuie activată pentru site-ul dvs. Dacă nu sunteți sigur că aceasta a fost deja făcut, contactați administratorul SharePoint.

Permisiuni    Setările implicite produse SharePoint necesită să aveți permisiunea Gestionare liste pentru a adăuga fluxuri de lucru pentru liste, biblioteci sau colecții de site-ul. (Grupului proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit, în grupul de membri și grupului vizitatori nu. Pentru mai multe informații despre permisiuni, consultați segmentul aflați din acest articol.)

Urmați acești pași:

  1. Faceți salt la pagina de pornire pentru colecția de site-uri (nu pagina de pornire pentru un site sau subsite din interiorul colecției de site-uri).

  2. Faceți clic pe setări Pictograma Setări și apoi faceți clic pe Setări Site.

    În SharePoint Online, faceți clic pe Setări Butonul Setări SharePoint 2016 de pe bara de titlu. , apoi faceți clic pe conținut Site. Conținutul site-ului, faceți clic pe Setări Site.

  3. Pe pagina setări Site, sub Galerii de proiectare Web, faceți clic pe Tipuri de conținut de Site.
    Linkul Tipuri de conținut de site sub Galerii

  4. Pe pagina Tipuri de conținut de site, faceți clic pe numele tipului de conținut de site pentru care doriți să adăugați un flux de lucru.

    Notă: Colectare semnături fluxuri de lucru pot rula doar pe documente create în create în Word, Excelsau InfoPath.

    Tipuri de conținut document cu tipul evidențiat

    1. Pe pagina pentru tipul de conținut selectat, sub setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.
      Linkul pentru setările fluxului de lucru în secțiunea Setări

    2. Pe pagina setări flux de lucru, faceți clic pe linkul Adăugare flux de lucru .
      Linkul Adăugare flux de lucru

    3. Completați prima pagină a formularului de asociere.
      (Instrucțiunile urmăresc ilustrația.)

Prima pagină a formularului de asociere, cu opțiuni numerotate

Explicația numărul unu

Flux de lucru

Selectați șablonul Colectare semnături-SharePoint 2010 .

Notă: Dacă șablonul Colectare semnături-SharePoint 2010 nu apare în listă, contactați administratorul SharePoint pentru a afla mai multe despre setându-l activat pentru colecția site-uri sau spațiu de lucru. Dacă aveți permisiuni de colecție de Site, consultați șabloane de flux de lucru SharePoint activare.

Explicația numărul doi

Nume

Tastați un nume pentru acest flux de lucru. Numele va identifica acest flux de lucru pentru utilizatorii acestei colecții de site-uri.

Pentru sugestii despre denumirea fluxul de lucru, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul trei

Listă de activități

Selectați o listă de activități de utilizat cu acest flux de lucru. Puteți să selectați o listă de activități existentă sau să faceți clic pe Activități (noi) pentru a crea o listă nouă.

Pentru informații despre motivele pentru care creați o listă de activități nouă (comparativ cu alegerea liste existent), consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul patru

History List

Selectați o listă istoric de utilizat cu acest flux de lucru. Puteți să selectați o listă istoric existentă sau să faceți clic pe Listă istoric nouă pentru a crea o listă nouă.

Pentru informații despre motivele pentru care creați o listă istoric nouă (comparativ cu alegerea liste existent), consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul cinci

Opțiuni pornire

Specificați modul sau modurile în care poate fi pornit acest flux de lucru.

Pentru informații despre opțiunile variate, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul șase

Actualizați lista și site-ul tipurile de conținut?

Specificați dacă acest flux de lucru trebuie adăugat la (asociat cu) toate celelalte tipuri de conținut de site și liste care moștenesc de la acest tip de conținut.

  • Operațiunea care îndeplinește toate adăugirile suplimentare poate dura mult timp.

  • Dacă moștenirea a fost întreruptă pentru site-urile sau subsite-urile pentru care doriți să adăugați acest flux de lucru la tipurile de conținut moștenitoare, atunci asigurați-vă că sunteți membru al grupului Proprietari în fiecare dintre site-urile sau subsite-urile respective înainte de a rula această operațiune.

  1. Când toate setările de pe această pagină sunt așa cum le doriți, faceți clic pe Următorul.

  2. Completați a doua pagină a formularului de asociere.
    (Instrucțiunile urmăresc ilustrația.)

    Produsele SharePoint vă prezintă toate opțiunile de pe a doua pagină a formularului de asociere de fiecare dată când porniți fluxul de lucru manual, pentru ca dvs. să efectuați modificări la aceste opțiuni doar pentru acea instanță.

A doua pagină a formularului de asociere, cu opțiuni numerotate

Explicația numărul unu

Atribuiți

Introduceți nume sau adrese pentru persoanele cărora doriți să le atribuie activități fluxul de lucru.

  • Dacă activitățile vor fi atribuite câte una pe rând (în serie)   
    introduceți numele sau adresele în ordinea în care doriți să fie atribuite sarcinile.

  • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp (în paralel)   
    Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

  • Dacă includeți un grup sau lista de distribuire   
    vor fi atribuite unei activități de grup: fiecare membru al grupului vor primi o notificare de activitate, dar numai un membru va trebui să revendicarea și finalizarea activității. Pentru instrucțiuni despre revendicarea și finalizarea unei activități de grup, consultați segmentul finalizare din acest articol.

Explicația numărul doi

Ordine

Specificați dacă activitățile din această etapă trebuie să fie atribuite câte una pe rând (în serie) sau toate în același timp (în paralel).

Pentru mai multe informații despre utilizarea etapelor serie și paralel, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul trei

Adăugare etapă nouă

Adăugați câte etape doriți după prima pe care tocmai ați configurat-o.

  • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul Atribuit lui pentru acea etapă, apoi apăsați CTRL+DELETE.

Pentru mai multe informații despre utilizarea etapelor multiple, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul patru

CC

Introduceți numele sau adresele de e-mail ale persoanelor care trebuie notificate de câte ori pornește sau se termină un flux de lucru.

  • Dacă introduceți aici un nume 't rezultatul atribuiți o activitate de flux de lucru.

  • Când fluxul de lucru este pornit manual, persoana care îl pornește primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

  • Când fluxul de lucru pornește automat, persoana care l-a adăugat inițial primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

  1. Când toate setările de pe această pagină sunt așa cum le doriți, faceți clic pe Salvare pentru a crea fluxul de lucru.

Produsele SharePoint creează noua versiune de flux de lucru.

Ce urmează?

Dacă sunteți gata să porniți și să testați noul flux de lucru, faceți salt la segmentul pornire din acest articol.

Găsiți instrucțiuni pentru inserarea liniilor de semnătură într-un document în segmentul Inserare din acest articol.

Inserarea liniilor de semnătură

Înainte de un participant de flux de lucru pot adăuga semnătura, o linie de semnătură trebuie inserată în document. Inserarea de linie și adăugarea semnăturii în sine sunt două acțiuni separată.

Este important să rețineți că:

  • După ce semnătura se adaugă la o linie de semnătură, documentul este blocat pentru modificări ulterioare excepție făcând adăugarea semnăturilor ulterioare la liniile de semnătură deja prezente.

  • Dacă se face vreo modificare după adăugarea primei linii de semnătură, toate semnăturile adăugate deja sunt anulate sau eliminate din document.

  • Inserarea și ștergerea liniilor de semnătură se consideră modificări în document.

  • Astfel, înainte ca primul participant să își adauge semnătura, toate ștergerile și adăugirile la liniile de semnătură trebuie să fie deja finalizate.

Iată un rezumat grafic rapid al acestui lucru.

Document fără prima semnătură, deci încă deschis pentru modificări

Document cu prima semnătură adăugată, deci blocat pentru modificări

Pentru a insera o linie de semnătură în Word sau Excel:

  1. În document sau în foaia de lucru, faceți clic să aduceți cursorul acolo unde doriți să inserați o linie de semnătură.

  2. Pe inserarea tab, în grupul Text , faceți clic pe Linie de semnătură.

  3. În dialog Configurare semnătură caseta, completați oricare, toate sau niciunul dintre aceste patru câmpuri:

    • Semnatar sugerat   
      semnatar numele întreg.
      (Se afișează în semnătura completată.)

    • Sugestie pentru funcția semnatarului   
      (se afișează în semnătura completată.)

    • Sugestie pentru adresa de e-mail a semnatarului   
      (nu se afișează în semnătura completată.)

    • Instrucțiuni pentru semnatar   
      orice informație utilă sau necesară pentru semnatar.
      (Nu se afișează în semnătura completată.)
      Caseta de dialog Configurare semnătură

  4. Tot în aceeași casetă de dialog, bifați sau debifați casetele de selectare următoare:

    • Se permite semnatarului să adauge Comentarii în caseta de dialog semnătură   
      se permite semnatarului să tasteze scopul semnăturii.
      (Ceea ce va Semnatarul nu se afișează în semnătura completată.)

    • Afișează data semnării în linia de semnătură   
      data la care se adaugă semnătura.
      (Se afișează în semnătura completată.)

  5. Faceți clic pe OK.

Repetați aceeași procedură pentru a adăuga mai multe linii de semnătură.

Pentru a șterge o linie de semnătură în Word sau Excel:

  1. Faceți clic pe linia de semnătură pentru a o selecta.

  2. Apăsați pe Ștergere.

Important: Liniile de semnătură se pot insera doar în formulare InfoPath Filler.

Pentru a insera o linie de semnătură în InfoPath:

  1. În formular, faceți clic pe pentru a amplasa cursorul acolo unde doriți să inserați o linie de semnătură.

  2. În fila Pagină de pornire de pe panglică, în grupul Controale, faceți clic pe Linie de semnătură.

  3. Faceți clic pe linia de semnătură pentru a o selecta, apoi faceți clic pe ea cu butonul din dreapta și, în meniul de comenzi rapide, faceți clic pe Proprietăți Linie de semnătură.

  4. În caseta de dialog Proprietăți Linie de semnătură pe fila General, completați oricare, toate sau niciunul dintre aceste patru câmpuri:

    • Mesaj pe care îl vor vedea semnatarii înainte să semneze   
      orice informație utilă sau necesară pentru semnatar.
      (Nu se afișează în semnătura completată.)

    • Nume semnatar   
      (se afișează în semnătura completată.)

    • Funcție semnatar   
      (se afișează în semnătura completată.)

    • Adresa de e-mail a semnatarului   
      (nu se afișează în semnătura completată.)
      Caseta de dialog Proprietăți semnătură

  5. Efectuați toate ajustările dorite pe fila Dimensiune și pe fila Complex.

  6. Faceți clic pe OK.

Pentru a șterge o linie de semnătură în InfoPath:

  • Faceți clic pe control pentru a-l selecta, apoi apăsați DELETE.

Ce urmează?

Dacă sunteți pregătit să testați noul flux de lucru, faceți salt la segmentul pornire din acest articol.

Dacă finalizați o activitate de flux de lucru, accesați (sau revenirea) la segmentul finalizare din acest articol.

Pornirea unui flux de lucru Colectare semnături

Un memento despre procesul de semnături: trebuie să fie efectuate toate modificările la document, inclusiv toate inserări și ștergeri liniile de semnătură , înainte ca primul participant să își adauge semnătura într-o linie de semnătură. (Pentru detalii suplimentare, consultați segmentul planificarea în acest articol.)

De asemenea, asigurați-vă că persoanele cărora fluxul de lucru va fi alocarea de activități înțelege cum să adăugați lor semnături și finaliza formele lor de activitate. Se poate găsi segmentul finalizare din acest articol utile.

Două moduri de a porni un flux de lucru    Un flux de lucru poate fi configurat pentru a fi pornit doar manual, doar automat sau oricum:

  • Manual oricând, de oricine are permisiunile necesare.

  • Automat are loc un eveniment declanșator specificat, adică, ori de câte ori un document este adăugat la lista sau biblioteca și/sau un document deja în lista de câte ori este modificat.
    (Eveniment declanșator sau evenimente sunt specificate în prima pagină a formularului de asociere, în timpul original adăugând și configurând și a fluxului de lucru. Pentru mai multe informații, consultați segmentul planificarea din acest articol.)

Un flux de lucru poate 't start pe orice document care este extras momentan. (Un document să fie extrase după un flux de lucru a fost început pe el, dar după ce acesta este extras, nu și mai mult de fluxuri de lucru poate fi pornit pe acel document până când este bifată din nou din nou.)

Dacă fluxul de lucru este configurat pentru a porni automat, atunci de fiecare dată când are loc un eveniment declanșator fluxul de lucru rulează pentru documentul care l-a declanșat.

Atunci când pornește, fluxul de lucru atribuie prima activitate sau primele activități și trimite o notificare despre activități către fiecare persoană. Între timp, trimite, de asemenea, și notificări de pornire (diferite de notificările de activități) către persoana care a adăugat inițial fluxul de lucru și către toate persoanele listate în câmpul CC de pe a doua pagină a formularului de asociere.

Dacă liniile de semnătură necesare nu sunt deja prezente în document înainte ca acțiunea declanșatoare să pornească fluxul de lucru, atunci acestea trebuie inserate înainte ca prima semnătură să fie adăugată la document.

Notă despre permisiuni    De obicei, trebuie să aveți permisiunea de editare elemente pentru a porni un flux de lucru. (În mod implicit, în grupul de membri și grupul proprietari ambele aveți această permisiune, dar nu grupului vizitatori. Cu toate acestea, un proprietar poate, de asemenea, alegeți, în funcție de flux de lucru de flux de lucru, pentru a solicita permisiunea Gestionare liste pentru persoanele care începe fluxul de lucru. Alegând această opțiune, proprietarii puteți specifica, în esență, că doar acestea și alte proprietari, puteți începe un anumit flux de lucru. Pentru mai multe detalii, consultați segmentul aflați din acest articol.)

Două locuri de unde să începeți

Puteți începe fluxul de lucru manual dintr-unul dintre aceste două locuri:

  • Din lista sau biblioteca unde este stocat documentul.

  • Din din interiorul documentului propriu-zis, deschis în programul Microsoft Office în care a fost creat. (Rețineți că acest lucru trebuie să fie complet, instalat programul și nu o versiune de aplicație web.)

Cele două secțiuni rămase din acest segment furnizează instrucțiuni pentru ambele metode.

  1. Adăugați toate liniile de semnătură necesare la document sau stabiliți cu participanții la fluxul de lucru pentru a vă asigura că toate liniile de semnătură sunt prezente în document înainte ca un participant să-și adauge semnătura la una dintre linii.

  2. Accesați lista sau biblioteca unde este stocat documentul pentru care doriți să rulați fluxul de lucru.

  3. Faceți clic pe pictograma în fața numelui elementului pentru a selecta elementul, apoi, pe fila fișiere din panglică, în grup de fluxuri de lucru , faceți clic pe fluxuri de lucru.

  4. În fluxurile de lucru: Document numele paginii, sub pornire flux de lucru nou, faceți clic pe flux de lucru pe care doriți să îl rulați.
    Link către pornirea fluxului de lucru

  5. În formularul de inițializare, efectuați modificările pe care doriți să le aplicați la această instanță specifică a fluxului de lucru.

    Notă: Modificările făcute aici, în formularul de inițializare sunt utilizate numai în timpul instanța curentă a fluxului de lucru. Dacă doriți să efectuați orice modificări se vor aplica de fiecare dată când rulează fluxul de lucru sau dacă doriți să modificați setările de flux de lucru care nu apar în acest formular, consultați segmentul modificarea din acest articol.

A doua pagină a formularului de asociere, cu opțiuni numerotate

Explicația numărul unu

Atribuiți

Efectuați modificările dorite la lista de persoane cărora doriți să le atribuie activități fluxul de lucru.

  • Dacă activitățile vor fi atribuite câte una pe rând   
    introduceți numele sau adresele în ordinea în care ar trebui să fie atribuite activitățile.

  • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp   
    Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

  • Dacă includeți un grup sau lista de distribuire   
    vor fi atribuite unei activități de grup: fiecare membru al grupului vor primi o notificare de activitate, dar numai un membru va trebui să revendicarea și finalizarea activității. Pentru instrucțiuni despre revendicarea și finalizarea unei activități de grup, consultați segmentul finalizare din acest articol.

Explicația numărul doi

Ordine

Asigurați-vă că specificațiile privitoare la atribuirile activităților din fiecare segment câte una pe rând (în serie) sau toate în același timp (în paralel) sunt așa cum le doriți.

Pentru mai multe informații despre utilizarea etapelor serie și paralel, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul trei

Adăugare etapă nouă

Adăugați câte etape doriți după cea sau cele configurate în mod curent.

  • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul Atribuit lui pentru acea etapă, apoi apăsați CTRL+DELETE.

Pentru mai multe informații despre utilizarea etapelor multiple, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul patru

CC

Faceți adăugirile și eliminările dorite. Rețineți că:

  • Dacă introduceți aici un nume 't rezultatul atribuiți o activitate de flux de lucru.

  • Când fluxul de lucru este pornit manual, persoana care îl pornește primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

  • Când fluxul de lucru pornește automat, persoana care l-a adăugat inițial primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

  1. Când toate setările din formularul de inițializare sunt așa cum le doriți, faceți clic pe Pornire pentru a porni fluxul de lucru.

Fluxul de lucru atribuie prima activitate sau primele activități și, între timp, trimite notificări de pornire către dvs. și către toți cei listați în câmpul CC din formularul de inițializare.

  1. Adăugați toate liniile de semnătură necesare la document sau stabiliți cu participanții la fluxul de lucru pentru a vă asigura că toate liniile de semnătură sunt prezente în document înainte ca un participant să-și adauge semnătura la una dintre linii.

  2. Deschideți documentul în programul Office instalat pe computer.

    Notă: Această metodă nu poate fi utilizat atunci când documentul este deschis într-o aplicație web versiune a programului Microsoft Office. Trebuie să fie deschis în versiunea completă, instalat de program pe computerul dvs.

  3. În documentul deschis, faceți clic pe fila Fișier, faceți clic pe Salvare și trimitere, apoi faceți clic pe fluxul de lucru pe care doriți să-l rulați pentru document.

  4. Dacă vedeți următorul mesaj, care vă spune că fluxul de lucru solicită ca fișierul să fie arhivat, faceți clic pe butonul Arhivare.
    (Dacă nu vedeți acest mesaj, treceți mai departe la pasul 5.)

  5. Faceți clic pe butonul mare Pornire flux de lucru.

  6. În pagina Modificare flux de lucru, în formularul de inițializare, efectuați modificările pe care doriți să le aplicați la această instanță specifică a fluxului de lucru.

    Notă: Modificările făcute aici, în formularul de inițializare sunt utilizate numai în timpul instanța curentă a fluxului de lucru. Dacă doriți să efectuați orice modificări se vor aplica de fiecare dată când rulează fluxul de lucru sau dacă doriți să modificați setările de flux de lucru care nu apar în acest formular, consultați segmentul modificarea din acest articol.

A doua pagină a formularului de asociere, cu opțiuni numerotate

Explicația numărul unu

Atribuiți

Efectuați modificările dorite la lista de persoane cărora doriți să le atribuie activități fluxul de lucru.

  • Dacă activitățile vor fi atribuite câte una pe rând   
    introduceți numele sau adresele în ordinea în care ar trebui să fie atribuite activitățile.

  • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp   
    Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

  • Dacă includeți un grup sau lista de distribuire   
    vor fi atribuite unei activități de grup: fiecare membru al grupului vor primi o notificare de activitate, dar numai un membru va trebui să revendicarea și finalizarea activității. Pentru instrucțiuni despre revendicarea și finalizarea unei activități de grup, consultați segmentul finalizare din acest articol.

Explicația numărul doi

Ordine

Asigurați-vă că specificațiile privitoare la atribuirile activităților din fiecare segment câte una pe rând (în serie) sau toate în același timp (în paralel) sunt așa cum le doriți.

Pentru mai multe informații despre utilizarea etapelor serie și paralel, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul trei

Adăugare etapă nouă

Adăugați câte etape doriți după cea sau cele configurate în mod curent.

  • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul Atribuit lui pentru acea etapă, apoi apăsați CTRL+DELETE.

Pentru mai multe informații despre utilizarea etapelor multiple, consultați segmentul planificarea din acest articol.

Explicația numărul patru

CC

Faceți adăugirile și eliminările dorite. Rețineți că:

  • Dacă introduceți aici un nume 't rezultatul atribuiți o activitate de flux de lucru.

  • Când fluxul de lucru este pornit manual, persoana care îl pornește primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

  • Când fluxul de lucru pornește automat, persoana care l-a adăugat inițial primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

  1. Când setările din formularul de inițializare sunt așa cum le doriți, faceți clic pe Pornire pentru a porni fluxul de lucru.

Fluxul de lucru atribuie prima activitate sau primele activități și, între timp, trimite notificări de pornire către dvs. și către toți cei listați în câmpul CC din formularul de inițializare.

Ce urmează?

  • Dacă aceasta este prima dată când acest flux de lucru a fost rulat, va ceilalți participanți aveți nevoie de informații și asistență pentru a finaliza activitățile atribuite? (Se pot găsi segmentul finalizare din acest articol util.)

  • De asemenea, se recomandă să verificați dacă participanții primesc notificările prin e-mail și mai ales dacă acele notificări nu sunt gestionate greșit de filtrele lor pentru e-mailuri nedorite.

  • Și desigur, este posibil să aveți una sau mai multe activități de flux de lucru pentru a vă termina. Salt la segmentul finalizare din acest articol pentru detalii.

  • Între timp, pentru a afla cum vă puteți a urmări progresul instanței curente a fluxului de lucru, accesați segmentul monitorizare din acest articol.

Finalizarea unei activități a fluxului de lucru Colectare semnături

Dacă aceasta este prima dată când vi s-a atribuit o activitate în fluxul de lucru Colectare semnături, poate vi se va părea util să examinați în întregime acest segment al articolului înainte să finalizați activitatea. Astfel, veți cunoaște toate opțiunile care pot apărea.

Notă: Dacă știți că vi s-a atribuit o activitate în fluxul de lucru, însă nu ați primit încă un mesaj de notificare în inboxul de e-mail, asigurați-vă că notificarea nu a fost direcționată greșit de către filtrul de e-mailuri nedorite. Dacă da, reglați corespunzător setările filtrului.

Întâi asigurați-vă că este articolul corect

Tipurile diferite de fluxuri de lucru necesită acțiuni diferite pentru activități.

Astfel, înainte de a începe, asigurați-vă că activitatea care vi s-a atribuit este într-adevăr o activitate a fluxului de lucru Colectare semnături, nu o activitate a altui tip de flux de lucru.

Căutați textul acest document necesită semnătura în oricare dintre locurile următoare:

  • În linia de subiect a notificării de activitate
    Identificarea textului în notificarea de activitate

  • Pe bara de mesaje din documentul de examinat
    Identificarea textului în elementul de examinat

  • În titlul activității pe pagina stare flux de lucru
    Identificarea textului în titlul activității pe pagina Stare flux de lucru

Dacă nu vedeți acest document necesită semnătura textul în aceste locații, contactați persoana care a început sau a adăugat inițial fluxul de lucru pentru a afla ce șablon de flux de lucru se bazează pe- sau dacă este un flux de lucru particularizate.

Însă, dacă activitatea dvs. este o activitate de colectare de semnături, continuați să citiți!

Când vi se atribuie o activitate în fluxul de lucru, aflați de obicei despre acea activitate într-unul din următoarele trei moduri:

  • Primiți pe adresa dvs. de e-mail o notificare de activitate.

  • Deschideți un document Microsoft Office și vedeți o bară de mesaje care vă informează că vi s-a atribuit o activitate asociată.

  • Verificați site-ul SharePoint și descoperiți că momentan vi s-au atribuit una sau mai multe activități.

Când aflați că vi s-a atribuit o activitate în fluxul de lucru Colectare semnături, de obicei faceți două lucruri:

  • Examinați documentul    Deschideți și examinați documentul, apoi îl semnați (sau nu).

  • Finalizați activitatea    Completați și remiteți formularul de activități.

Astfel, de multe ori, următoarele trei elemente sunt implicate în finalizarea activității dvs:

  • Mesajul de notificare (pe care îl primiți ca mesaj pe e-mail)

  • Documentul remis pentru semnătura dvs. (pe care îl deschideți, apoi îl semnați sau nu)

  • Formularul de activități (pe care îl deschideți, îl completați și îl remiteți)

Iată cum arată aceste trei elemente.

Notă:  Butonul Se deschide această activitate de pe panglică din mesajul de notificare de activitate apare doar atunci când mesajul este deschis în versiunea completă instalată a Outlook, nu și când este deschis în aplicația web Outlook Web Access.

Mesaj de notificare de activitate, element de examinat și formular de activități

Notă: Butonul Se deschide această activitate de pe Panglică din mesajul de notificare de activitate apare doar atunci când mesajul este deschis în versiunea completă instalată a Outlook, nu și când este deschis în aplicația web Outlook Web Access.

(Rețineți că, dacă activitatea este nu desemnat de către personal, dar la un întreg grupul sau lista de distribuire de care sunteți un membru, apoi ar trebui să revendicarea activitatea înainte de finalizarea-l. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea revendicare unei activități de grup înainte de a finaliza din acest segment.)

Urmați acești pași:

  1. În mesajul de notificare de activitate, în instrucțiunile Pentru terminarea acestei activități, faceți clic pe linkul către document.

  2. În documentul deschis, faceți clic pe butonul Se deschide această activitate din bara de mesaje.

Accesarea elementului și formularului de activități din mesajul de notificare prin e-mail

Notă: Butonul Se deschide această activitate de pe panglică din mesajul de notificare de activitate (afișat în ilustrația din partea de sus a săgeții negre) apare doar atunci când mesajul este deschis în versiunea completă instalată a Outlook, nu și când este deschis în aplicația web Outlook Web Access.

(Rețineți că, dacă activitatea este nu desemnat de către personal, dar la un întreg grupul sau lista de distribuire de care sunteți un membru, apoi ar trebui să revendicarea activitatea înainte de finalizarea-l. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea revendicare unei activități de grup înainte de a finaliza din acest segment.)

Urmați acești pași:

  1. În lista sau biblioteca unde este stocat documentul de examinat, faceți clic pe linkul În desfășurare asociat cu documentul și fluxul de lucru.

  2. În pagina Stare flux de lucru, faceți clic pe titlul activității dvs.

  3. În formularul de activități, în bara de mesaje Această activitate de flux de lucru se aplică la, faceți clic pe linkul către document.

Accesarea elementului și formularului de activități din listă sau bibliotecă

Rețineți că, dacă activitatea este nu desemnat de către personal, dar la un întreg grupul sau lista de distribuire de care sunteți un membru, apoi ar trebui să revendicarea activitatea înainte de finalizarea-l. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea revendicare unei activități de grup înainte de a finaliza din acest segment.

De asemenea, trebuie să știți că dacă o linie de semnătură este configurată pentru un anumit utilizator, iar dvs. îl semnați în timp ce sunteți conectat ca utilizator diferit, este posibil ca diferența să fie vizibilă în linia de semnătură. În acest exemplu, linia de semnătură a fost configurată pentru Daniel Roman, însă semnătura a fost adăugată de cineva conectat cu numele de Cristina Potra.

Linie de semnătură afișând un semnatar diferit

În exemplul următor, documentul a fost creat în Word.

Element de examinat cu trei bare de mesaje

Observați cele trei bare de mesaje galbene din partea de sus a documentului:

Marcat ca Final    Bara de mesaje această vă spune că cel puțin o persoană a adăugat deja semnătura pe o linie de semnătură.

Important:  Din acel moment, orice modificare efectuată în document, în afară de adăugarea semnăturilor la liniile de semnătură deja prezente, duce la eliminarea sau anularea tuturor semnăturilor adăugate deja. (Aceasta înseamnă că inserarea sau ștergerea unei linii de semnătură nu este permisă în acest punct, ci doar adăugarea semnăturilor propriu-zise.)

Semnături    Puteți să faceți clic pe butonul Vizualizare semnături pentru a deschide panoul Semnături. Sub Semnături solicitate, faceți clic pe săgeata de lângă numele dvs., apoi, în meniul vertical, faceți clic pe Semnătură.

Note: 

  • Dacă numele dvs. apare de mai multe ori în lista Semnături solicitate, atunci aveți mai multe linii de semnătură la care să vă adăugați semnătura. Utilizați aceeași procedură pentru a adăuga fiecare semnătură.

  • Dacă nu vă vedeți numele în lista Semnături solicitate, luați legătura cu persoana care a pornit fluxul de lucru - sau, dacă acesta a pornit automat, luați legătura cu persoana care l-a adăugat inițial.

  • Formularele InfoPath nu au un panou Semnături sau o listă Semnături solicitate. Asigurați-vă că ați semnat toate liniile dvs. de semnătură înainte să salvați documentul și să finalizați activitatea.

Element cu panoul Semnături deschis

Dacă vedeți un mesaj despre furnizori terți de servicii de semnături digitale, faceți clic pe OK pentru a continua. (Pentru a evita apariția mesajului în viitor, bifați caseta de selectare.)

Se deschide caseta de dialog Semnătură.

Caseta de dialog Semnătură

Pentru a semna documentul, pur și simplu tastați-vă numele în caseta de lângă X-ul mare, faceți clic pe Semnătură, apoi faceți clic pe OK în caseta de dialog Confirmare semnătură.

Rețineți: dacă numele dvs. apare de mai multe ori în lista Semnături solicitate, atunci aveți mai multe linii de semnătură la care să vă adăugați semnătura. Utilizați aceeași procedură pentru a adăuga fiecare semnătură.

Activitate flux de lucru    Când sunteți gata să completați și remiteți formularul de activități, faceți clic pe butonul deschide această activitate din bara de mesaje Activitate flux de lucru .

Formularul de activități pentru o activitate a fluxului de lucru Colectare semnături arată astfel.

Formular de activități cu opțiuni explicate

Observați că primele două controale (Ștergere element și această activitate de flux de lucru se aplică la titlu Document) nu apar în formularul de activități când este deschis din interiorul ca documentul să fie semnate. Când apar doar atunci când formularul de activități este deschis direct din mesajul de notificare de activitate sau a listei de activități pe pagina stare flux de lucru.

Explicația numărul unu

Ștergere element

Pentru a șterge această activitate din instanța curentă a fluxului de lucru, faceți clic pe link aici.

  • Prin ștergerea activității nu se șterge documentul de semnat.

  • Activitățile șterse nu mai apar în zona Activități a paginii Stare flux de lucru. (Însă ștergerea și se înregistrează încă în zona Istoric a paginii.)

Notă:  Dacă nu ați pornit această instanță a fluxului de lucru, poate doriți să întrebați persoana care a pornit-o - sau, dacă a pornit automat, persoana care a adăugat-o inițial - înainte să ștergeți activitatea.

Explicația numărul doi

Această activitate de flux de lucru se aplică la titlu Document

Pentru a deschide documentul de semnat, faceți clic pe linkul de aici.

Explicația numărul trei

Stare, solicitat de, Comentarii sintetizate, scadentă dată

Nu puteți edita sau modifica intrările din aceste patru câmpuri, însă este posibil ca informațiile din ele să vi se pară de folos.

Rețineți că în caseta Comentarii sintetizate se află toate comentariile remise în formular de participanții care și-au finalizat deja activitățile din aceeași instanță a fluxului de lucru.

În același mod, după ce remiteți propriul formular, tot textul pe care îl includeți în caseta Comentarii (4) vor apărea și în caseta Comentarii sintetizate pentru participanții ulteriori.

Explicația numărul patru

Comentarii

Tot textul pe care îl introduceți aici va fi înregistrat în Istoricul fluxului de lucru și va apărea, de asemenea, în câmpul Comentarii sintetizate (3) pentru participanții ulteriori.

Explicația numărul cinci

Conectați-vă

Când ați semnat documentul și ați tastat feedback-ul pe care doriți să îl scrieți în câmpul Comentarii, faceți clic pe acest buton pentru a remite formularul și a finaliza activitatea.

Explicația numărul șase

Anulare

Pentru a închide formularul de activități fără să salvați modificările sau răspunsurile, faceți clic pe acest buton. Activitatea va rămâne incompletă și atribuită dvs.

Explicația numărul șapte

Reatribuire activitate

Pentru a reatribui această activitate altei persoane, faceți clic pe acest buton.

Pentru o ilustrație a paginii în cazul în care veți introduce detaliile de reatribuire a și pentru mai multe instrucțiuni, accesați secțiunea 7 din acest segment, reatribuirea unei activități altei persoane.

Notă: Această opțiune poate fi dezactivată pentru unele activități de flux de lucru.

Dacă se atribuie o activitate unică la un grup întreg la care aparțineți, atunci orice membru al grupului poate revendica și finaliza acea activitate unică în numele întregului grup.

Revendicați activitatea înainte să deschideți și să semnați documentul. Îndată ce revendicați activitatea, aceasta vă este atribuită și nici un alt membru al grupului nu o poate finaliza. (Astfel, o singură persoană efectuează munca necesară.)

  1. Pe pagina Stare flux de lucru indicați spre numele activității atribuite grupului dvs. până când apare o săgeată.

  2. Faceți clic pe săgeată, faceți clic pe Editare element și apoi, în formularul de activități, faceți clic pe butonul Revendicare activitate .
    Cum se revendică o activitate de grup

Când pagina Stare flux de lucru este reîmprospătată, puteți vedea că activitatea nu mai este atribuită grupului, ci acum specific dvs.

Ulterior, dacă doriți să eliberați din nou activitatea pentru grup fără a o finaliza, utilizați aceiași pași pentru a reveni la formularul de activități, însă acum faceți clic pe butonul Eliberare activitate.

Butonul Eliberare activitate în formularul de activități

Dacă doriți ca altcineva să finalizeze o activitate a fluxului de lucru care v-a fost atribuită dvs., faceți clic pe butonul Reatribuire activitate din formularul de activități al fluxului de lucru.

Este afișat acest formular.

Formular de reatribuire a activității

Explicația numărul unu

Reatribuire activitate către

Introduceți numele sau adresa persoanei către care doriți să reatribuiți această activitate.

Pentru a atribui această activitate persoanei care a pornit fluxul de lucru - sau, dacă fluxul de lucru a pornit automat, către persoana care a adăugat inițial acest flux de lucru - lăsați acest câmp necompletat.

Explicația numărul doi

Solicitare nouă

Furnizați orice informații de care va avea nevoie persoana căreia îi atribuiți activitatea pentru a finaliza acea activitate. (Orice text pe care îl introduceți aici va fi adăugat în zona Comentarii sintetizate.)

Explicația numărul trei

Durată nouă

Alegeți unul dintre aceste trei lucruri:

  • Pentru a păstra data scadentă    Lăsați acest câmp necompletat.

  • Pentru a elimina complet data scadentă    Tastați numărul 0.

  • Pentru a specifica o dată scadentă data    Tastați un număr aici, apoi specificați unități durată în câmpul următor. Luate împreună, două intrări identificați perioada de dinainte de modificare activitatea este scadentă.

Rețineți că, în mod implicit, activităților Colectare semnături nu le este atribuită o dată scadentă sau o durată de activitate.

Explicația numărul patru

Unități durată noi

Dacă sunteți specificând durata unei activități noi, utilizați acest câmp împreună cu câmpul Durată nouă pentru a identifica perioada de dinainte de activitatea este scadentă. (De exemplu: 3 zile sau luna 1 sau 2 săptămâni.)

Când formularul se termină, faceți clic pe Trimitere. Activitatea este marcată terminat, o activitate nouă este atribuită persoana acum responsabile pentru activități și se trimite o notificare de activitate.

Orice informații noi pe care le furnizați sunt incluse în textul Delegat de din notificarea de activitate nouă (numărul 1 în ilustrația următoare).

Notificare de activitate pentru activitatea reatribuită

Între timp, toate aceste modificări sunt urmărite și vizibile în secțiunile Activități și Istoric din pagina Stare flux de lucru, așa cum se arată aici.

Zonele Activități și Istoric de pe pagina Stare flux de lucru pentru activitatea reatribuită

Monitorizarea, ajustarea sau oprirea rulării unui flux de lucru Colectare semnături

Locul central din care puteți să monitorizați, să ajustați sau să opriți un flux de lucru care rulează este pagina Stare flux de lucru pentru acea instanță a fluxului de lucru.

Întâi vă vom arăta cum să accesați acea pagină, apoi cum să utilizați opțiunile și informațiile pe care le găsiți acolo. În final, vă vom arăta alte două pagini de unde puteți afla informații suplimentare despre monitorizare.

În lista sau biblioteca unde este localizat elementul, faceți clic pe linkul În desfășurare pentru elementul și fluxul de lucru pe care le doriți.

În acest exemplu, elementul este documentul denumit Schiță de bază, iar fluxul de lucru este Aprobare 3.

Cum se face clic pe linkul de stare a fluxului de lucru

Se deschide pagina Stare flux de lucru.

  • Dacă lista sau biblioteca include un număr mare de elemente, puteți să utilizați sortarea și/sau filtrarea pentru a găsi mai rapid elementul pe care îl căutați. Dacă vedeți că sortați și/sau filtrați în același fel, poate vi se va părea util să creați o vizualizare particularizată care automatizează acel aranjament specific.

  • Pentru a accesa pagina Stare flux de lucru, puteți, de asemenea, să faceți clic pe linkul Vizualizare stare pentru acest flux de lucru într-o notificare de e-mail „a început” sau pe linkul Vizualizare istoric flux de lucru într-o notificare de e-mail „s-a finalizat” pentru instanța anumită care vă interesează.

Aici, sub ilustrația fiecărei secțiuni de pe pagina Stare flux de lucru, veți găsi întrebările despre monitorizare la care răspunde secțiunea.

Secțiunea Informații flux de lucru

Secțiunea Informații flux de lucru de pe pagina Stare flux de lucru

Întrebări cu răspuns:

  • Cine a pornit această instanță a fluxului de lucru?

  • Când a început această instanță?

  • Când a avut loc ultima acțiune din această instanță?

  • Pentru ce element rulează această instanță?

  • Care este starea curentă a acestei instanțe?

Secțiunea de activități

Secțiunea de activități de pe pagina Stare flux de lucru

Întrebări cu răspuns:

  • Ce activități au fost create și atribuite deja și care este starea lor curentă?

  • Ce activități au fost finalizate deja și care a fost rezultatul pentru fiecare dintre acele activități?

  • Care este data scadentă pentru fiecare activitate care a fost deja creată și atribuită? (Rețineți că, în mod implicit, activităților Colectare semnături nu le este atribuită o dată scadentă sau o durată de activitate.)

Activitățile care au fost șterse și activitățile care nu au fost atribuite încă nu apar în această secțiune.

Secțiunea Istoric flux de lucru

Secțiunea Istoric flux de lucru de pe pagina Stare flux de lucru

Întrebări cu răspuns:

  • Ce evenimente au avut loc deja în această instanță a fluxului de lucru?

  • Rețineți că activitățile depășite și notificările de activități depășite nu apar în această zonă.

Există două metode prin care puteți opri o instanță care rulează a fluxului de lucru înainte de finalizarea ei normală:

  • Anularea fluxului de lucru    Toate activitățile sunt anulate, însă sunt păstrate în zona Activități de pe pagina Stare flux de lucru.

  • Terminați acest flux de lucru    Toate activitățile sunt anulate și șterse din zona Activități de pe pagina Stare flux de lucru. (Însă acestea încă sunt reflectate în zona Istoric flux de lucru.)

Urmează instrucțiuni pentru ambele metode.

Anulare (toate activitățile sunt anulate, însă reținute în lista Activități și în Istoric)

Dacă nu mai este nevoie de instanța curentă a fluxului de lucru, aceasta poate fi anulată.

În mod implicit, această procedură poate fi efectuată de persoana care a pornit această instanță a fluxului de lucru sau de oricine are permisiunea Gestionare liste. (Din nou, grupul Proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit; în timp ce grupurile Membri și Vizitatori nu au.)

  • Pe pagina Stare flux de lucru, în zona de sub Vizualizare flux de lucru, faceți clic pe linkul Se anulează toate activitățile de colectare de semnături.

Toate activitățile curente sunt anulate, și fluxul de lucru se termină cu starea de Revocare. Activități revocate sunt încă listat atât în zona activități , cât și în zona de Flux de lucru istoric .

Sfârșit (toate activitățile șterse din lista Activități, însă reținute în Istoric)

Dacă apare o eroare sau dacă fluxul de lucru se oprește și nu mai răspunde, acesta se poate încheia.

În mod implicit, această procedură poate fi efectuată doar de o persoană care are permisiunea Gestionare liste. (Din nou, grupul Proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit; în timp ce grupurile Membri și Vizitatori nu au.)

  • Pe pagina Stare flux de lucru, în zona de sub Vizualizare flux de lucru, faceți clic pe linkul Terminați acest flux de lucru.

Toate activitățile create de fluxul de lucru sunt anulate și sunt șterse din zona activități pe pagina stare flux de lucru, deși acestea încă sunteți reflectă în zona de Flux de lucru istoric . Fluxul de lucru se termină cu starea de Revocare.

Pe pagina Fluxuri de lucru pentru orice element, veți găsi o listă a fluxurilor de lucru care rulează momentan pentru acel element.

  1. Accesați lista sau biblioteca unde este stocat elementul.

  2. Indicați spre numele elementului, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru în meniul vertical.

  3. Pe pagina Fluxuri de lucru: Nume element, sub Fluxuri de lucru care rulează, veți găsi o listă cu instanțele fluxului de lucru care rulează momentan pentru element.

Notă:  Rețineți că instanțele multiple ale unei versiuni unice de flux de lucru nu pot rula în același timp pentru același element. De exemplu: s-au adăugat două fluxuri de lucru, ambele bazate pe șablonul Colectare semnături. Unul este denumit Feedback planificare, iar celălalt este denumit Feedback buget. Pentru oricare dintre elemente poate rula odată o instanță unică pentru fiecare dintre Feedback planificare și Feedback buget, însă nu două instanțe ale vreunuia dintre fluxurile de lucru.

Administratorii colecției de site-uri pot vedea dintr-o privire:

  • Câte fluxuri de lucru bazate pe fiecare șablon de flux de lucru există în prezent în colecția de site-uri.

  • Dacă fiecare șablon de flux de lucru propriu-zis este în prezent activ sau inactiv în colecția de site-uri.

  • Câte instanțe ale versiunilor de flux de lucru bazate pe fiecare șablon de flux de lucru rulează în prezent în colecția de site-uri.

Iată cum:

  1. Deschideți pagina de pornire pentru colecția de site-uri (nu pagina de pornire pentru un site sau subsite din interiorul colecției de site-uri).

  2. Faceți clic pe pictograma setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online și apoi faceți clic pe Setări Site.
    Pe pagina setări Site, sub Administrare Site, faceți clic pe fluxuri de lucru.
    Linkul Fluxuri de lucru sub titlul Administrare site

Se deschide pagina Fluxuri de lucru, cu informațiile afișate.

Ce urmează?

Dacă aceasta este prima dată a rula această versiune de flux de lucru, poate doriți să utilizați instrucțiunile în segmentul de revizuire din acest articol pentru a vizualiza evenimentelor din instanța și descoperiți dacă funcțiile de flux de lucru atunci când doriți să.

Examinarea rezultatelor fluxului de lucru Colectare semnături și crearea rapoartelor

După ce se termină instanța fluxului de lucru, puteți examina evenimentele înregistrate în istoric. (Puteți accesa înregistrarea pentru orice instanță timp de șaizeci de zile după ce se termină instanța.)

Important:  Rețineți că istoricul fluxului de lucru este furnizat doar pentru referință informală. Acesta nu poate fi utilizat pentru audit oficial sau în alte scopuri legale și constatatoare.

De asemenea, puteți rula rapoarte despre performanța generală a instanțelor din fluxul de lucru.

Atât timp cât un element rămâne în aceeași listă sau bibliotecă și până când același flux de lucru este rulat din nou pentru același element, istoricul instanței celei mai recente poate fi accesat din listă sau bibliotecă.

Pentru a vizualiza pagina Stare flux de lucru pentru instanța cea mai recentă a rulării unui flux de lucru pentru orice element:

  • În lista sau biblioteca unde este localizat elementul, faceți clic pe linkul de stare pentru elementul și fluxul de lucru pe care le doriți.

În acest exemplu, elementul este documentul intitulat schiță de bază , iar fluxul de lucru este Aprobare document nou.

Clic pe linkul de stare al fluxului de lucru

Pe pagina Stare flux de lucru, secțiunea Istoric flux de lucru este amplasată lângă partea de jos.

Secțiunea Istoric flux de lucru de pe pagina Stare flux de lucru

Ce faceți dacă doriți să examinați istoricul unei instanțe după ce rulați din nou același flux de lucru pentru același element?

Puteți să faceți acest lucru timp de șaizeci de zile, din oricare dintre cele două puncte de intrare: din listă sau din bibliotecă sau din notificarea despre terminarea fluxului de lucru. (Produsele SharePoint rețin istoricul activităților pentru fluxurile de lucru timp de șaizeci de zile.)

Din listă sau bibliotecă

  1. Accesați lista sau biblioteca unde este stocat elementul.

  2. Faceți clic pe pictograma din fața numelui elementului pentru a selecta elementul, apoi, pe fila Fișiere din panglică, în grupul Fluxuri de lucru, faceți clic pe Fluxuri de lucru.

  3. În fluxurile de lucru: nume element pagină, sub Fluxuri de lucru finalizat, faceți clic pe numele sau starea instanței flux de lucru pe care doriți să revizuiți.
    Lista Fluxuri de lucru finalizate pe pagina Fluxuri de lucru pentru element
    se deschide pagina stare flux de lucru pentru acea instanță.

Din notificarea despre terminarea fluxului de lucru

  • Deschideți notificarea de terminare a fluxului de lucru pentru instanța pe care doriți să o examinați, apoi faceți clic pe linkul Vizualizare istoric flux de lucru.

Notificare de terminarea a fluxului de lucru, cu linkul către istoric evidențiat
se deschide pagina stare flux de lucru pentru acea instanță.

Pentru a păstra toate notificările de finalizare, poate doriți să creați o regulă Outlook. Configurarea reguli pentru a copia toate mesajele de intrare care au text a finalizat pe în linia de subiect în propria lor, folder separat. (Asigurați-vă că vă Outlook regulă copii primire mesaje și nu trebuie doar să mutați le sau nu, de asemenea, apărea în Inbox.)

Pentru a afla care este performanța generală a uneia dintre versiunile dvs de flux de lucru - în timp și în instanțe multiple - puteți crea unul sau ambele din două rapoarte predefinite:

  • Raport de durată a activității    Utilizați acest raport pentru a vedea media de timp necesară pentru finalizarea fiecărei activități dintr-un flux de lucru, dar și durata necesară pentru finalizarea fiecărei rulări sau instanțe complete a acelui flux de lucru.

  • Anularea și raportarea erorii    Utilizați acest raport pentru a vedea dacă un flux de lucru este anulat sau întâmpină erori în mod frecvent înainte de finalizare.

Crearea rapoartelor disponibile pentru un flux de lucru

  1. În listă sau bibliotecă, în coloana stare pentru acel flux de lucru, faceți clic pe orice link de informații de stare.
    Clic pe starea fluxului de lucru

  2. Pe pagina stare flux de lucru, sub Istoric flux de lucru, faceți clic pe Vizualizare rapoarte flux de lucru.
    Clic pe Vizualizare rapoarte flux de lucru în secțiunea Istoric flux de lucru

  3. Găsiți fluxul de lucru pentru care doriți să vizualizați un raport și apoi faceți clic pe numele raportului pe care doriți să îl vizualizați.
    Clic pe linkul pentru Raportul de durată a activității

  4. Pe pagina particularizare, fie păstrați sau schimbarea locației în care fișierul raport vor fi create și apoi faceți clic pe OK.
    Clic pe OK în locul de salvare a fișierului
    raportul este creat și salvat în locația specificată.

  5. Când raportul se termină, puteți face clic pe linkul indicat în Ilustrația următoare pentru a o vizualiza. Altfel, faceți clic pe OK pentru a termina și închideți caseta de dialog. (Mai târziu, atunci când sunteți gata pentru a vizualiza Raportul, veți găsi o în locația specificată la pasul anterior.)
    Clic pe link pentru a vizualiza raportul

Ce urmează?

Dacă fluxul de lucru funcționează așa îl cum doriți, sunteți gata să începeți să îl utilizați.

Dacă doriți să modificați despre cum funcționează, consultați segmentul modificarea din acest articol.

Crearea rapoartelor despre performanța fluxului de lucru

Pentru a afla care este performanța generală a uneia dintre versiunile dvs de flux de lucru - în timp și în instanțe multiple - puteți crea unul sau ambele din două rapoarte predefinite:

  • Raport de durată a activității    Utilizați acest raport pentru a vedea media de timp necesară pentru finalizarea fiecărei activități dintr-un flux de lucru, dar și durata necesară pentru finalizarea fiecărei rulări sau instanțe complete a acelui flux de lucru.

  • Anularea și raportarea erorii    Utilizați acest raport pentru a vedea dacă un flux de lucru este anulat sau întâmpină erori în mod frecvent înainte de finalizare.

Crearea rapoartelor disponibile pentru un flux de lucru

  1. În listă sau bibliotecă, în coloana stare pentru acel flux de lucru, faceți clic pe orice link de informații de stare.
    Clic pe starea fluxului de lucru

  2. Pe pagina stare flux de lucru, sub Istoric flux de lucru, faceți clic pe Vizualizare rapoarte flux de lucru.
    Clic pe Vizualizare rapoarte flux de lucru în secțiunea Istoric flux de lucru

  3. Găsiți fluxul de lucru pentru care doriți să vizualizați un raport și apoi faceți clic pe numele raportului pe care doriți să îl vizualizați.
    Clic pe linkul pentru Raportul de durată a activității

  4. Pe pagina particularizare, fie păstrați sau schimbarea locației în care fișierul raport vor fi create și apoi faceți clic pe OK.
    Clic pe OK în locul de salvare a fișierului
    raportul este creat și salvat în locația specificată.

  5. Când raportul se termină, puteți face clic pe linkul indicat în Ilustrația următoare pentru a o vizualiza. Altfel, faceți clic pe OK pentru a termina și închideți caseta de dialog. (Mai târziu, atunci când sunteți gata pentru a vizualiza Raportul, veți găsi o în locația specificată la pasul anterior.)
    Clic pe link pentru a vizualiza raportul

Ce urmează?

Dacă fluxul de lucru funcționează așa îl cum doriți, sunteți gata să începeți să îl utilizați.

Dacă doriți să modificați despre cum funcționează, consultați segmentul modificarea din acest articol.

Modificarea, dezactivarea sau eliminarea unui flux de lucru Colectare semnături

După ce rulați prima instanță a noului flux de lucru Colectare semnături și examinați rezultatele, este posibil să doriți să efectuați una sau mai multe modificări la modul în care este configurat fluxul de lucru.

De asemenea, este posibil să doriți din când în când în viitor să efectuați modificări ulterioare în configurare.

Sau poate veți dori la un moment dat să dezactivați fluxul de lucru o perioadă de timp mai scurtă sau mai lungă, însă fără să-l eliminați - sau poate chiar veți alege să îl eliminați complet.

Pentru a efectua modificări permanente ale setărilor pentru un flux de lucru existent, deschideți și editați formularul de asociere utilizat inițial pentru a-l adăuga.

Dacă fluxul de lucru rulează într-o listă sau bibliotecă unică

  1. Deschideți lista sau biblioteca în care rulează fluxul de lucru.

  2. Pe Panglică, faceți clic pe fila Listă sau pe fila Bibliotecă.

    Notă: Numele filei poate varia în funcție de tipul listei sau bibliotecii. De exemplu, într-o listă calendar, această filă se numește Calendar.

  3. În grupul Setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.

  4. Pe pagina Setări flux de lucru, sub Nume flux de lucru (faceți clic pentru a modifica setările), faceți clic pe numele fluxului de lucru pentru care doriți să modificați setările.

    Notă:  Dacă fluxul de lucru Colectare semnături pe care îl doriți nu apare în listă, este posibil ca acesta să fie asociat cu un tip de conținut unic. Fluxurile de lucru care apar în această listă sunt controlate de controlul Afișați asociațiile fluxului de lucru de acest tip, amplasat chiar deasupra listei. (Vedeți ilustrația.) Faceți clic prin opțiunile tipurilor de conținut din meniul vertical pentru a descoperi care dintre ele afișează fluxul de lucru dorit. Când în listă apare fluxul de lucru dorit, faceți clic pe numele acestuia.

  5. În același formular de asociere de două pagini utilizat inițial pentru a adăuga fluxul de lucru, efectuați și salvați modificările dorite.

    Pentru mai multe informații despre câmpurile și controalele din formularul de asociere, consultați segmentul planificarea și segmentul Adăugare (listă/bibliotecă sau colecție site-uri) din acest articol.

Dacă fluxul de lucru rulează în toate listele și bibliotecile din colecția de site-uri

  1. Deschideți pagina de pornire pentru colecția de site-uri (nu pagina de pornire pentru un site sau subsite din interiorul colecției de site-uri).

  2. Faceți clic pe pictograma setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online și apoi faceți clic pe Setări Site.

Pe pagina setări Site, sub galerii, faceți clic pe Tipuri de conținut de Site.
Linkul Tipuri de conținut de site sub Galerii

  1. Pe pagina tipuri de conținut de Site, faceți clic pe numele tipului de conținut site pe care rulează fluxul de lucru.
    Tipuri de conținut document cu tipul evidențiat

  2. Pe pagina pentru tipul de conținut selectat, subfaceți clic peSetări, Setări flux de lucru.
    Linkul pentru setările fluxului de lucru în secțiunea Setări

  3. Pe pagina Setări flux de lucru, sub Nume flux de lucru (faceți clic pentru a modifica setările), faceți clic pe numele fluxului de lucru pentru care doriți să modificați setările.

  4. În același formular de asociere de două pagini utilizat inițial pentru a adăuga fluxul de lucru, efectuați și salvați modificările dorite.

    Pentru mai multe informații despre câmpurile și controalele din formularul de asociere, consultați segmentul planificarea și segmentul Adăugare (listă/bibliotecă sau colecție site-uri) din acest articol.

Dacă fluxul de lucru rulează într-o listă sau bibliotecă unică

  1. Deschideți lista sau biblioteca în care rulează fluxul de lucru.

  2. Pe Panglică, faceți clic pe fila Listă sau pe fila Bibliotecă.

    Numele filei poate varia în funcție de tipul listei sau bibliotecii. De exemplu, într-o listă calendar, această filă se numește Calendar.

  3. În grupul Setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.

  4. Pe pagina Setări flux de lucru, faceți clic pe linkul Eliminare flux de lucru.

  5. Utilizați formularul de pe pagina eliminare fluxuri de lucru pentru a dezactiva, reactiva sau elimina fluxurile de lucru.
    Formular pe pagina Eliminare fluxuri de lucru

Acest formular are cinci coloane:

  • Flux de lucru    Numele fluxului de lucru.

  • Instanțe    Numărul de instanțe ale fluxului de lucru care rulează momentan pentru elemente.

  • Se permite    Opțiune care permite fluxului de lucru să continue să opereze manual.

  • Nicio instanță nouă    Opțiune care permite oricărei instanțe care rulează momentan a fluxului de lucru să se finalizeze, însă dezactivează fluxul de lucru, făcându-l indisponibil pentru rularea unor instanțe noi. (Această acțiune este reversibilă. Pentru a reactiva ulterior fluxul de lucru, reveniți la această pagină și selectați Se permite.)

  • Eliminarea    Opțiunea care elimină fluxul de lucru din lista sau biblioteca cu totul. Toate instanțele rulează imediat sunt terminate și coloana pentru acel flux de lucru nu mai apare pe pagina pentru listă sau bibliotecă. (Această acțiune nu este 't reversibilă.)

  1. Deschideți pagina de pornire pentru colecția de site-uri (nu pagina de pornire pentru un site sau subsite din interiorul colecției de site-uri).

  2. Faceți clic pe Setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online , apoi faceți clic pe Setări site.

    În SharePoint Online, faceți clic pe Setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online , faceți clic pe conținut Siteși apoi faceți clic pe Setări Site.

  3. Pe pagina setări Site, sub Galerii Designer Web, faceți clic pe Tipuri de conținut de Site.
    Linkul Tipuri de conținut de site sub Galerii

  4. Pe pagina tipuri de conținut de Site, faceți clic pe numele tipului de conținut site pe care rulează fluxul de lucru.
    Tipuri de conținut document cu tipul evidențiat

  5. Pe pagina pentru tipul de conținut selectat, subSetări, faceți clic pe Setări flux de lucru.

  6. Pe pagina Setări flux de lucru, faceți clic pe linkul Eliminare flux de lucru.

  7. Utilizați formularul de pe pagina eliminare fluxuri de lucru pentru a dezactiva, reactiva sau elimina fluxurile de lucru.
    Formular pe pagina Eliminare fluxuri de lucru

Ce urmează?

Dacă ați efectuat modificări, rulați o instanță de test a fluxului de lucru pentru a verifica de două ori efectele modificărilor.

  • Flux de lucru    Numele fluxului de lucru.

  • Instanțe    Numărul de instanțe ale fluxului de lucru care rulează momentan pentru elemente.

  • Se permite    Opțiune care permite fluxului de lucru să continue să opereze manual.

  • Nicio instanță nouă    Opțiune care permite oricărei instanțe care rulează momentan a fluxului de lucru să se finalizeze, însă dezactivează fluxul de lucru, făcându-l indisponibil pentru rularea unor instanțe noi. (Această acțiune este reversibilă. Pentru a reactiva ulterior fluxul de lucru, reveniți la această pagină și selectați Se permite.)

  • Eliminarea    Opțiunea care elimină fluxul de lucru din colecția de site-uri cu totul. Toate instanțele rulează imediat sunt terminate și coloana pentru acel flux de lucru nu mai apare pe pagina pentru listă sau bibliotecă. (Această acțiune esten't reversibilă.)

Există o mare varietate de metode pentru a particulariza suplimentar fluxurile de lucru incluse cu produsele SharePoint.

Puteți chiar să creați de la zero fluxuri de lucru particularizate.

Puteți utiliza oricare dintre programele următoare sau toate:

  • SharePoint Designer 2013    Particularizați formulare, acțiuni și comportamente pentru fluxul de lucru.

  • Microsoft Visual Studio    Generați propriile acțiuni particularizate pentru fluxul de lucru.

Pentru mai multe informații, consultați sistemul Ajutor Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×