Sortarea și filtrarea datelor pentru o îmbinare de corespondență

Editarea listei de expediere poștală

Cu îmbinarea corespondenței, puteți sorta și filtra datele din lista de expediere poștală pentru a selecta doar înregistrările pe care le doriți.

1. Dacă este necesar, deschideți documentul de îmbinare a corespondenței.

2. Pe fila Corespondență, în grupul Pornire Îmbinare corespondență, alegeți Editare listă destinatari.

   

   Sfat: Dacă opțiunea Editare listă destinatari nu este disponibilă, alegeți Selectare destinatari și conectați documentul la lista de expediere poștală pe care doriți s-o utilizați.

3. În caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență, bifați caseta de selectare de lângă fiecare destinatar a cărui înregistrare trebuie inclusă în îmbinare.

   

   Sfat: Pentru a grupa rândurile sau a restricționa vizualizarea la anumite rânduri, sortați sau filtrați lista de expediere poștală.

Mai multe opțiuni

În caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență, există opțiuni pentru rafinarea listei de destinatari. Cele mai frecvent utilizate două opțiuni sunt cele de sortare și filtrare a listei pentru a facilita găsirea numelor și adreselor. Pentru detalii, accesați „Sortarea listei de destinatari” sau „Filtrarea listei de destinatari” de mai jos.

Sortarea listei de destinatari

Există numeroase modalități de a sorta lista de destinatari. Pașii de mai jos vă oferă doar un singur exemplu de acțiune pentru a sorta înregistrările.

1. Sub Ajustare listă destinatari, alegeți Sortare și se deschide caseta de dialog Filtrare și sortare.

2. Pe fila Sortare înregistrări, alegeți săgeata în jos Sortare înregistrări, alegeți numele coloanei din lista de expediere poștală Excel după care doriți să sortați, apoi alegeți Ascendent sau Descendent ca ordine de sortare.

   

3. (Opțional) Alegeți săgeata în jos Apoi după, alegeți numele celei de-a doua coloane după care doriți să sortați, apoi alegeți Ascendent sau Descendent ca ordine de sortare.

4. (Opțional) Repetați pasul 3 dacă trebuie să adăugați un alt nume de coloană după care să sortați.

5. Alegeți OK și vedeți rezultatele sortării.

   

   Notă: Lista de destinatari este acum în ordine alfabetică ascendentă.

Filtrarea listei de destinatari

Puteți filtra lista de expediere poștală pentru a vedea doar destinatarii pe care doriți să-i includeți în îmbinarea corespondenței. Filtrul dvs., de exemplu, poate returna înregistrările pentru persoanele dintr-o anumită localitate sau pentru articolele de inventar cu un anumit preț.

În următorii pași, definiți condițiile de utilizat pentru a filtra lista de expediere poștală. Filtrarea utilizează criterii simple (expresii) pe baza opțiunilor pe care le faceți pentru a evalua existența datelor pe care le-ați definit.

1. Sub Ajustare listă destinatari, alegeți Filtrare și se deschide caseta de dialog Filtrare și sortare.

2. Pe fila Filtrare înregistrări, alegeți săgeata în jos Câmp și alegeți numele coloanei din lista de expediere poștală Excel pe care doriți s-o utilizați ca filtru de prim nivel.

   Notă: Fila Filtrare înregistrări este formatată ca un formular cu patru coloane. De la stânga la dreapta, coloanele sunt condiție, câmp, operator de comparație și criterii de potrivire definite de utilizator.

3. Alegeți săgeata în jos Comparație, apoi alegeți Egal cu sau altă opțiune de comparație.

4. În caseta Comparare cu, tastați datele cu care doriți să se potrivească selecția din caseta Câmp.

5. (Opțional) Pentru a adăuga un filtru de al doilea nivel, în coloana din partea stângă, alegeți una dintre următoarele opțiuni:

   • Alegeți Și pentru a vă asigura că ambele condiții de filtrare sunt îndeplinite, apoi repetați pașii 2-4.

     sau

   • Alegeți Sau pentru a vă asigura că una dintre condițiile de filtrare este îndeplinită, apoi repetați pașii 2-4.

   

6. Repetați pasul 5 după cum este necesar.

7. Alegeți OK când ați terminat, apoi vizualizați rezultatele înregistrărilor filtrate.

   

Găsirea unui destinatar

Puteți căuta în lista de expediere poștală un anumit destinatar sau un grup de destinatari care au un atribut în comun, cum ar fi numele de familie, codul poștal sau numărul de membru.

1. În caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență, sub Ajustare listă destinatari, alegeți Găsire destinatar.

2. În caseta de dialog Găsire intrare, în caseta Găsire, tastați numele atributului pe care doriți să-l căutați în lista de expediere poștală.

   

3. Pentru Căutare, alegeți una dintre următoarele:

   • Acceptați opțiunea implicită Toate câmpurile.

     sau

   • Alegeți Acest câmp și, în lista verticală, alegeți numele coloanei în care doriți să căutați.

4. Alegeți Următorul găsit.

   Notă: Dacă se găsește o potrivire la intrarea de căutare, intrarea din lista de expediere poștală este evidențiată. Alegeți Următorul găsit din nou și, dacă există o altă potrivire, și aceasta va fi evidențiată.

Consultați și

Urmăriți Optimizați îmbinarea corespondenței, un videoclip gratuit de instruire care explică sortarea și filtrarea câmpurilor de îmbinare a corespondenței, particularizarea îmbinării corespondenței cu mesaje personalizate și inserarea de câmpuri de îmbinare particularizate.