Sortarea și filtrarea datelor pentru o îmbinare de corespondență

Windows Mac



Puteți utiliza îmbinarea de corespondență pentru a crea și a trimite în bloc mesaje de e-mail sau pentru a crea etichete și plicuri. Lista de expediere poștală este sursa de date pentru îmbinarea corespondenței. Word preia informații din lista de expediere poștală și le inserează într-un document de îmbinare a corespondenței.

Editarea listei de expediere poștală

Cu îmbinarea corespondenței, puteți sorta și filtra datele din lista de expediere poștală pentru a selecta doar înregistrările pe care le doriți.

Dacă este necesar, deschideți documentul de îmbinare a corespondenței.
Pe fila Corespondență, în grupul Pornire Îmbinare corespondență, alegeți Editare listă destinatari.

Sfat: Dacă opțiunea Editare listă destinatari nu este disponibilă, alegeți Selectare destinatari și conectați documentul la lista de expediere poștală pe care doriți s-o utilizați.
În caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență, bifați caseta de selectare de lângă fiecare destinatar a cărui înregistrare trebuie inclusă în îmbinare.

Sfat: Pentru a grupa rândurile sau a restricționa vizualizarea la anumite rânduri, sortați sau filtrați lista de expediere poștală.

Mai multe opțiuni

În caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență, există opțiuni pentru rafinarea listei de destinatari. Cele mai frecvent utilizate două opțiuni sunt cele de sortare și filtrare a listei pentru a facilita găsirea numelor și adreselor. Pentru detalii, accesați „Sortarea listei de destinatari” sau „Filtrarea listei de destinatari” de mai jos.

Într-un document Word de îmbinare a corespondenței, alegeți Editare destinatari, iar în caseta de dialog Destinatari pentru îmbinare corespondență, sub Ajustare listă destinatari, alegeți o opțiune.

Sortarea listei de destinatari

Există numeroase modalități de a sorta lista de destinatari. Pașii de mai jos vă oferă doar un singur exemplu de acțiune pentru a sorta înregistrările.

Sub Ajustare listă destinatari, alegeți Sortare și se deschide caseta de dialog Filtrare și sortare.
Pe fila Sortare înregistrări, alegeți săgeata în jos Sortare înregistrări, alegeți numele coloanei din lista de expediere poștală Excel după care doriți să sortați, apoi alegeți Ascendent sau Descendent ca ordine de sortare.
(Opțional) Alegeți săgeata în jos Apoi după, alegeți numele celei de-a doua coloane după care doriți să sortați, apoi alegeți Ascendent sau Descendent ca ordine de sortare.
(Opțional) Repetați pasul 3 dacă trebuie să adăugați un alt nume de coloană după care să sortați.
Alegeți OK și vedeți rezultatele sortării.

Notă: Lista de destinatari este acum în ordine alfabetică ascendentă.

Filtrarea listei de destinatari

Puteți filtra lista de expediere poștală pentru a vedea doar destinatarii pe care doriți să-i includeți în îmbinarea corespondenței. Filtrul dvs., de exemplu, poate returna înregistrările pentru persoanele dintr-o anumită localitate sau pentru articolele de inventar cu un anumit preț.

În următorii pași, definiți condițiile de utilizat pentru a filtra lista de expediere poștală. Filtrarea utilizează criterii simple (expresii) pe baza opțiunilor pe care le faceți pentru a evalua existența datelor pe care le-ați definit.

Sub Ajustare listă destinatari, alegeți Filtrare și se deschide caseta de dialog Filtrare și sortare.
Pe fila Filtrare înregistrări, alegeți săgeata în jos Câmp și alegeți numele coloanei din lista de expediere poștală Excel pe care doriți s-o utilizați ca filtru de prim nivel.

Notă: Fila Filtrare înregistrări este formatată ca un formular cu patru coloane. De la stânga la dreapta, coloanele sunt condiție, câmp, operator de comparație și criterii de potrivire definite de utilizator.
Alegeți săgeata în jos Comparație, apoi alegeți Egal cu sau altă opțiune de comparație.
În caseta Comparare cu, tastați datele cu care doriți să se potrivească selecția din caseta Câmp.
(Opțional) Pentru a adăuga un filtru de al doilea nivel, în coloana din partea stângă, alegeți una dintre următoarele opțiuni:
- Alegeți Și pentru a vă asigura că ambele condiții de filtrare sunt îndeplinite, apoi repetați pașii 2-4.
  
  sau
- Alegeți Sau pentru a vă asigura că una dintre condițiile de filtrare este îndeplinită, apoi repetați pașii 2-4.
Repetați pasul 5 după cum este necesar.
Alegeți OK când ați terminat, apoi vizualizați rezultatele înregistrărilor filtrate.

Găsirea unui destinatar

Puteți căuta în lista de expediere poștală un anumit destinatar sau un grup de destinatari care au un atribut în comun, cum ar fi numele de familie, codul poștal sau numărul de membru.

În caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență, sub Ajustare listă destinatari, alegeți Găsire destinatar.
În caseta de dialog Găsire intrare, în caseta Găsire, tastați numele atributului pe care doriți să-l căutați în lista de expediere poștală.
Pentru Căutare, alegeți una dintre următoarele:
- Acceptați opțiunea implicită Toate câmpurile.
  
  sau
- Alegeți Acest câmp și, în lista verticală, alegeți numele coloanei în care doriți să căutați.
Alegeți Următorul găsit.

Notă: Dacă se găsește o potrivire la intrarea de căutare, intrarea din lista de expediere poștală este evidențiată. Alegeți Următorul găsit din nou și, dacă există o altă potrivire, și aceasta va fi evidențiată.

Consultați și

Urmăriți Optimizați îmbinarea corespondenței, un videoclip gratuit de instruire care explică sortarea și filtrarea câmpurilor de îmbinare a corespondenței, particularizarea îmbinării corespondenței cu mesaje personalizate și inserarea de câmpuri de îmbinare particularizate.

În unele cazuri, poate că nu doriți să utilizați toate informațiile din lista de destinatari pentru îmbinarea corespondenței. Aveți opțiunea să selectați doar câteva persoane din listă, să sortați și să filtrați datele, astfel încât să includeți doar ceea ce doriți în îmbinarea corespondenței.

Sortarea și filtrarea listei de îmbinare de corespondență

Deschideți documentul de îmbinare a corespondenței, dacă nu este deja deschis.
Faceți clic pe Corespondență > Editați destinatarii.

Dacă opțiunea Editați destinatarii este estompată, faceți clic pe Selectați destinatarii și conectați documentul la lista de corespondență pe care doriți s-o utilizați.
În Editați intrările din listă, pentru a adăuga sau a elimina persoane din listă, faceți clic pe semnul plus (+) pentru a adăuga o persoană sau pe semnul minus (-) pentru a elimina o persoană din listă.
După ce ați terminat de selectat persoanele pe care doriți să le includeți în listă, faceți clic pe OK.

Sortați lista pentru a găsi grupuri

Vă puteți sorta lista de destinatari pentru a vă grupa informațiile în anumite moduri. De exemplu, dacă doriți să trimiteți e-mailuri doar persoanelor care trăiesc în anumite orașe, sortați după oraș, astfel încât toate persoanele din fiecare oraș să fie grupate împreună. Acest lucru ușurează selectarea lor când începeți îmbinarea.

Faceți clic pe Corespondență > Filtrați destinatarii.
Faceți clic pe Sortare înregistrări > Sortare după și selectați numele câmpului după care doriți să sortați.

Pentru a sorta după mai multe câmpuri, cum ar fi după județ și după oraș, faceți clic pe Apoi după și completați câmpurile suplimentare după care doriți să sortați.
Atunci când toate câmpurile sunt sortate așa cum doriți, faceți clic pe OK.

Filtrați lista pentru a vizualiza doar rândurile pe care doriți să le includeți

Puteți filtra lista ca să apară doar persoanele sau elementele pe care doriți să le includeți în îmbinare, de exemplu, doar persoanele dintr-un anumit oraș sau elementele de inventar cu un anumit preț.

Faceți clic pe Corespondență > Filtrați destinatarii.
În Filtrare înregistrări, faceți clic pe săgeata de lângă caseta Câmp, apoi faceți clic pe coloana după care doriți să filtrați, de exemplu Titlu sau Nume_familie.
Faceți clic pe Comparație, apoi pe tipul de comparație pe care doriți s-o faceți.
În caseta Comparare cu, tastați valoarea pentru filtru. De exemplu, dacă selectați Oraș în lista Câmp, tastați numele orașului.
Faceți clic pe Și sau Sau, apoi adăugați altă condiție la filtrul dvs. De exemplu, dacă doriți rezultatele pentru două orașe, faceți clic pe Sau, faceți clic pe Oraș în lista Câmp, faceți clic pe Egal cu, apoi tastați numele celui de-al doilea oraș.
Faceți clic pe OK.

Acum sunteți pregătiți să inserați câmpurile de îmbinare de corespondență în documentul pe care îl utilizați pentru îmbinare corespondență sau Îmbinare corespondență în Word pentru Mac. Pentru mai multe informații, consultați Inserarea câmpurilor de îmbinare de corespondență.