Listele și bibliotecile conțin adesea informații sensibile, cum ar fi bugete ale campaniilor de marketing sau inițiative legate de resurse umane. Poate fi important să aveți doar versiuni "oficiale" ale elementelor sau fișierelor care pot fi vizualizate de către utilizatori specifici.
Puteți solicita aprobarea unui element sau a unui fișier înainte ca conținutul să devină vizibil anumitor utilizatori. Dacă necesită aprobare, organizațiile pot aplica un nivel semnificativ de calitate și securitate conținutului sensibil.
-
Navigați la lista pentru care doriți să solicitați aprobare.
-
Selectați Setări
-
În secțiunea Setări generale, selectați Setări versiune.
-
În secțiunea Aprobare conținut, selectați Da în răspunsul la solicitarea de aprobare a conținutului pentru elementele remise? În secțiunea Istoric versiuni element, specificați dacă doriți să creați versiuni de fiecare dată când se editează un element. De asemenea, puteți alege să limitați numărul de versiuni reținute.
-
În secțiunea Securitate elemente schiță, stabiliți ce utilizatori pot vedea elementele schiță din listă.
Sfat: Dacă aveți nevoie de aprobarea conținutului pentru o listă sau o bibliotecă care conține deja elemente, toate elementele din bibliotecă sunt marcate aprobate.
-
Puteți alege oricare dintre următoarele variante:
-
Utilizatori care pot citi elementele din listă.
-
Numai utilizatorii care pot edita elemente din listă.
-
Numai utilizatorii care pot aproba elemente din listă și autorul elementului.
-
-
Selectați OK.
Dacă cineva remite un element la o listă sau la o bibliotecă care are nevoie de aprobări, acesta este în Stare în așteptare până când o persoană (care are cel puțin nivelul de permisiune Gestionare liste) îl aprobă. Deși așteaptă aprobare, rămâne în Starea în așteptare.
De obicei, atunci când un element este în starea În așteptare, doar autorul elementului și persoanele care au permisiunea de a gestiona liste și biblioteci îl pot vedea. După ce starea se modifică de la În așteptare la Aprobat, devine vizibilă pentru orice persoană care are permisiunea de a vizualiza lista sau biblioteca.
Articolele respinse rămân în listă sau în bibliotecă până când persoana care provine sau altă persoană care are permisiunile necesare le șterge. Tuturor elementelor sau fișierelor care există deja în listă sau în bibliotecă li se acordă automat starea Aprobat.
Important: Dacă securitatea din biblioteca de site este configurată pentru a permite oricărui utilizator să citească elemente, atunci orice persoană care are permisiuni Citire la site poate vedea toate elementele din listă sau bibliotecă, indiferent dacă elementele sunt în starea Aprobat.
Notă: Numai utilizatorii cu permisiuni Control total sau Proiectare pot SharePoint setările bibliotecii.
-
Accesați biblioteca de SharePoint pentru care doriți să solicitați aprobare.
-
Selectați Setări
Dacă nu vedeți aceste elemente de meniu, selectați Bibliotecă,apoi, în grupul Setări, selectați
Setări bibliotecă.
-
Pentru a deschide pagina control Setări versiuni, sub Setări Setări, selectați Setări versiune.
-
În secțiunea Aprobare conținut, selectați Da în răspunsul la solicitarea de aprobare a conținutului pentru elementele remise? În secțiunea Istoric versiuni document, specificați dacă doriți SharePoint să creați versiuni atunci când este editat un fișier. De asemenea, puteți alege să limitați numărul de versiuni reținute.
-
În secțiunea Securitate elemente schiță, determinați ce utilizatori pot vedea elementele schiță din biblioteca de documente.
Sfat: Dacă aveți nevoie de aprobarea conținutului pentru o listă sau o bibliotecă care conține deja elemente, toate elementele din bibliotecă sunt marcate aprobate.
-
Puteți alege oricare dintre următoarele variante:
-
Utilizatori care pot citi elementele din listă.
-
Numai utilizatorii care pot edita elemente din listă.
-
Numai utilizatorii care pot aproba elemente din listă și autorul elementului.
-
-
Selectați OK.
Dacă cineva remite un element sau un fișier la o listă sau la o bibliotecă care necesită aprobări, acesta se află în Stare în așteptare până când o persoană care are permisiunile necesare pentru a face acest lucru îl aprobă. Deși așteaptă aprobare, rămâne în Starea în așteptare.
De obicei, atunci când un element sau un fișier este în stare În așteptare, doar autorul elementului sau fișierului și persoanele care au permisiunea de a gestiona liste și biblioteci îl pot vedea. După ce starea se modifică de la În așteptare la Aprobat, devine vizibilă pentru orice persoană care are permisiunea de a vizualiza lista sau biblioteca. Articolele respinse rămân în listă sau în bibliotecă până când persoana care provine sau altă persoană care are permisiunile necesare le șterge. Tuturor elementelor sau fișierelor care există deja în listă sau în bibliotecă li se acordă automat starea Aprobat.
Important: Dacă securitatea din biblioteca de site este configurată pentru a permite oricărui utilizator să citească elemente, atunci orice persoană care are permisiuni Citire la site poate vedea toate elementele din listă sau bibliotecă, indiferent dacă elementele sunt sau nu în starea Aprobat.
Doar persoanele care au permisiuni Control total sau Proiectare pot modifica setările pentru Listă sau Bibliotecă.
Pentru a configura aprobarea necesară a elementelor sau fișierelor
-
Dacă lista sau biblioteca de site nu este deja deschisă, în panoul Lansare rapidă, selectați numele acesteia.
-
Pe panglică, selectați fila Bibliotecă în grupul Instrumente bibliotecă sau Instrumente listă.
-
Dacă lucrați într-o bibliotecă, selectați Bibliotecă Setări. Dacă lucrați într-o listă, selectați Setări listă. În acest exemplu, se deschide Setări bibliotecă.
-
Sub Setări Setări, selectați Setări versiune. Se deschide pagina Setări versiune.
-
În secțiunea Aprobare conținut, selectați Da în răspunsul la întrebarea Solicitați aprobarea conținutului pentru elementele remise?.
-
În secțiunea Securitate elemente schiță, determinați ce utilizatori pot vedea elementele schiță din biblioteca de documente. În acest exemplu, sunt selectați Numai utilizatorii care pot aproba elemente (și autorul elementului).
-
Selectați OK.
Următorul exemplu arată elementele Aprobate dintr-o bibliotecă după ce opțiunea Aprobare necesară conținut a fost setată la Da. Deoarece aceste fișiere se aflau deja în bibliotecă, au fost aprobate automat.
În cele din urmă, organizației dvs. i se poate să nu fie necesară sau inutilă solicitarea de aprobare pentru fiecare element din fișierul dintr-o anumită listă sau bibliotecă. Această cerință nu necesită timp doar din partea persoanei care trebuie să acorde sau să refuze aprobarea, ci împiedică și persoanele să colaboreze cu ușurință la un fișier sau un element. Dacă stabiliți că organizația dvs. nu mai are nevoie să aibă fiecare element sau fișier aprobat, puteți să eliminați cerința.
Pentru a elimina cerința de aprobare a elementelor sau fișierelor dintr-o listă sau dintr-o bibliotecă
-
Dacă lista sau biblioteca de site nu este deja deschisă, în panoul Lansare rapidă, selectați numele acesteia.
-
Pe panglică, selectați fila Bibliotecă din grupul Instrumente bibliotecă sau fila Listă din grupul Instrumente listă.
-
Dacă lucrați într-o bibliotecă, selectați Bibliotecă Setări. Dacă lucrați într-o listă, selectați Listă Setări. În acest exemplu, se deschide Setări bibliotecă.
-
Sub Setări Setări, selectați Setări versiune. Se deschide pagina Setări versiune.
-
În secțiunea Aprobare conținut, selectați Nu în răspunsul la întrebarea Solicitați aprobarea de conținut pentru elementele remise?. Apare o casetă de dialog de avertisment.
-
Pentru a închide mesajul, selectați OK.
-
Pentru a închide caseta de dialog Setări versiune, selectați OK. Atunci când reveniți la listă sau la bibliotecă, Starea aprobare nu mai este disponibilă pe pagină. Toți utilizatorii care au permisiunea de a vizualiza lista sau biblioteca pot vizualiza tot conținutul care se află acolo.
Pentru mai multe informații, consultați Aprobarea sau respingerea elementelor sau fișierelor dintr-o listă de site sau bibliotecă și Totul despre fluxurile de lucru Aprobare.
