Schițarea (gruparea) datelor într-o foaie de lucru

1. Asigurați-vă că fiecare coloană de date pe care doriți să o schițați are o etichetă pe primul rând (de exemplu, Regiune), conține fapte similare în fiecare coloană și că zona pe care doriți să o schițați nu are rânduri sau coloane necompletate.

2. Dacă doriți, rândurile de detalii grupate pot avea un rând de rezumare corespunzător, un subtotal. Pentru a le crea, alegeți una dintre următoarele variante:

   • Inserați rânduri de rezumare utilizând comanda Subtotal    

     Utilizați comanda Subtotal care inserează funcția SUBTOTAL imediat deasupra sau dedesubtul fiecărui grup de rânduri de detalii și creează automat o schiță pentru dvs. Pentru mai multe informații despre utilizarea funcției Subtotal, consultați Funcția SUBTOTAL.

   • Inserați propriile rânduri de rezumare    

     Inserați propriile rânduri de rezumare, cu formule, imediat dedesubtul sau deasupra fiecărui grup de rânduri de detalii. De exemplu, sub (sau deasupra) rândurile de date de vânzări pentru martie și aprilie, utilizați funcția SUM pentru a subtotalul vânzările pentru acele luni. Tabelul de mai jos din acest subiect vă arată un exemplu în acest sens.

3. În mod implicit, Excel caută rânduri rezumative sub detaliile pe care le rezumă, dar le puteți crea deasupra rândurilor de detalii. Dacă ați creat rândurile rezumative sub detalii, treceți la pasul următor (pasul 4). Dacă ați creat rândurile rezumative deasupra rândurilor de detalii, accesați Date > Schiță, apoi selectați lansatorul casetei de dialog.

   

   Se deschide caseta de dialog Setări.

   

   În caseta de dialog Setări, debifați caseta de selectare Rânduri rezumative sub detalii , apoi selectați OK.

4. Creați schița pentru datele dvs. Alegeți una din următoarele:

   Schițarea datelor automat

   1. Selectați o celulă din zona de celule pe care doriți să o schițați.

   2. Accesați Grupare >grupare > date > schiță >, apoi selectați Schiță automată.

      

   Schițarea datelor în mod manual

   Important: Atunci când grupați nivelurile schiță manual, cel mai bine este să aveți toate datele afișate , pentru a evita gruparea incorectă a rândurilor.

   1. Pentru a schița grupul exterior (nivel 1), selectați toate rândurile pe care le conține grupul exterior (adică rândurile de detalii și, dacă le-ați adăugat, rândurile rezumative).

      1. Primul rând conține etichete și nu este selectat. 2. Deoarece acesta este grupul exterior, selectați toate rândurile cu subtotaluri și detalii. 3. Nu selectați totalul general.

   2. Accesați Grup> > > date. În caseta de dialog Grup, selectați Rânduri, apoi selectați OK.

      Sfat: Dacă selectați rânduri întregi în loc de celule, Excel grupează automat după rând - caseta de dialog Grupare nici măcar nu se deschide.

      

      Simbolurile de schiță apar lângă grupul de pe ecran.

   3. Opțional, schițați un grup interior, imbricat, rândurile de detalii pentru o anumită secțiune de date.

      Notă: Dacă nu trebuie să creați grupuri interioare, treceți la pasul f, mai jos.

      Pentru fiecare grup interior, imbricat, selectați rândurile de detalii adiacente rândului care conține rândul de rezumare.

      1. Puteți crea mai multe grupuri la fiecare nivel interior. Aici, două secțiuni sunt deja grupate la nivelul 2. 2. Această secțiune este selectată și gata de grupare. 3. Nu selectați rândul rezumat pentru datele pe care le grupați.

   4. Accesați Grupul>> de > de date.

      

      În caseta de dialog Grup, selectați Rânduri, apoi selectați OK. Simbolurile de schiță apar lângă grupul de pe ecran.

      Sfat: Dacă selectați rânduri întregi în loc de celule, Excel grupează automat după rând - caseta de dialog Grupare nici măcar nu se deschide.

   5. Continuați selectarea și gruparea rândurilor interioare până când ați creat toate nivelurile dorite în schiță.

   6. Dacă doriți să anulați gruparea rândurilor, selectați rândurile, apoi accesați Date > Schiță > Anulare grupare > Anulare grupare.

      De asemenea, puteți anula gruparea secțiunilor din schiță fără a elimina întregul nivel. Țineți apăsată tasta SHIFT în timp ce selectați sau pentru grup, apoi accesați Date > Schiță > Anulare grupare > Anulare grupare.

      Important: Dacă anulați gruparea unei schițe în timp ce sunt ascunse datele de detalii, rândurile de detalii pot rămâne ascunse. Pentru a afișa datele, glisați peste numerele rândurilor vizibile adiacente rândurilor ascunse. Apoi accesați Pornire > Celule > Format și indicați spre Ascundere & Reafișare, apoi selectați Reafișare rânduri.

1. Asigurați-vă că fiecare rând de date pe care doriți să le schițați are o etichetă în prima coloană, că conține informații similare în fiecare rând, iar zona nu are rânduri sau coloane necompletate.

2. Inserați propriile coloane rezumative cu formule imediat la dreapta sau la stânga fiecărui grup de coloane de detalii. Tabelul listat în pasul 4 de mai jos vă arată un exemplu.

   Notă: Pentru a schița datele după coloane, trebuie să aveți coloane de rezumare care conțin formule care fac referire la celule din fiecare dintre coloanele de detalii pentru acel grup..

3. Dacă coloana rezumat se află în partea stângă a coloanelor de detalii, accesați Date > Schiță, apoi selectați lansatorul casetei de dialog.

   

   Se deschide caseta de dialog Setări.

   

   În caseta de dialog Setări, debifați caseta de selectare Coloane rezumative la dreapta detaliilor , apoi selectați OK.

4. Pentru a schița datele, alegeți una dintre următoarele variante:

   Schițarea datelor automat

   1. Selectați o celulă din zonă.

   2. Accesați Grupare> > schiță > de date, apoi selectați Schiță automată.

   Schițarea datelor în mod manual

   Important: Atunci când grupați manual nivelurile din schiță, cel mai bine este să aveți toate datele afișate , pentru a evita gruparea incorectă a coloanelor.

   1. Pentru a schița grupul exterior (nivel 1), selectați toate coloanele rezumative subordonate, precum și datele lor de detalii asociate.

      1. Coloana A conține etichete. 2. Selectați toate coloanele de detalii și de subtotal. Rețineți că, dacă nu selectați coloane întregi, atunci când selectați Grupare (Date > Schiță > Grup), se deschide caseta de dialog Grup și vă solicită să alegeți Rânduri sau Coloane. 3. Nu selectați coloana de total general.

   2. Accesați Grupul de > > de >de date . 

      

      Simbolul schiță apare deasupra grupului.

   3. Pentru a schița un grup interior, imbricat de coloane de detalii (nivel 2 sau mai recent), selectați coloanele de detalii adiacente coloanei care conține coloana rezumativă.

      1. Puteți crea mai multe grupuri la fiecare nivel interior. Aici, două secțiuni sunt deja grupate la nivelul 2. 2. Aceste coloane sunt selectate și gata de grupare. Rețineți că, dacă nu selectați coloane întregi, atunci când selectați Grupare (Date > Schiță > Grup), se deschide caseta de dialog Grup și vă solicită să alegeți Rânduri sau Coloane. 3. Nu selectați coloana rezumat pentru datele pe care le grupați.

   4. Accesați Grupul > Schiță > date.

      

      Simbolurile de schiță apar lângă grupul de pe ecran.

5. Continuați selectarea și gruparea coloanelor interioare până când ați creat toate nivelurile dorite în schiță.

6. Dacă doriți să anulați gruparea coloanelor, selectați coloanele, apoi accesați Date > Schiță > Anulare grupare.

De asemenea, puteți anula gruparea secțiunilor din schiță fără a elimina întregul nivel. Țineți apăsată tasta SHIFT în timp ce selectați sau pentru grup, apoi accesați Date > Schiță > Anulare grupare.

Dacă anulați gruparea unei schițe în timp ce sunt ascunse datele de detalii, coloanele de detalii pot rămâne ascunse. Pentru a afișa datele, glisați peste literele coloanelor vizibile adiacente coloanelor ascunse. Accesați Pornire > Celule > Format, indicați spre Ascundere & Reafișare, apoi selectați Reafișare coloane.

1. Dacă nu vedeți simbolurile de schiță , și , accesați Opțiuni > fișier> Complex, iar sub secțiunea Afișare opțiuni pentru această foaie de lucru, bifați caseta de selectare Afișare simboluri schiță dacă se aplică o schiță, apoi selectați OK.

2. Alegeți una sau mai multe dintre următoarele:

   • Afișați sau ascundeți datele de detalii pentru un grup    

     Pentru a afișa datele detaliate dintr-un grup, selectați butonul pentru grup sau apăsați ALT+SHIFT+=.

   • Pentru a ascunde datele de detalii pentru un grup, selectați butonul pentru grup sau apăsați ALT+SHIFT+-.

   • Extinderea sau restrângerea schiței la un anumit nivel    

     În simbolurile schiță , selectați numărul nivelului dorit. Datele de detalii de pe nivelurile inferioare se vor ascunde.

     De exemplu, dacă o schiță are patru niveluri, puteți ascunde al patrulea nivel în timp ce afișați restul nivelurilor, selectând .

   • Afișarea sau ascunderea tuturor datelor de detalii dintr-o schiță    

     Pentru a afișa toate datele de detalii, selectați nivelul cel mai de jos din simbolurile de schiță . De exemplu, dacă există trei niveluri, selectați .

   • Pentru a ascunde toate datele de detalii, selectați .

Pentru rândurile schițate, Microsoft Excel utilizează stiluri cum ar fi RowLevel_1 și RowLevel_2 . Pentru coloanele schițate, Excel utilizează stiluri ca NivelColoană_1 și NivelColoană_2. Stilurile utilizează formatele de text aldin, cursiv și altele pentru ca rândurile rezumative să se deosebească de celelalte date. Prin schimbarea modului de definire a fiecărui stil în parte, se pot aplica diferite formate de text sau celulă pentru a particulariza aspectul schiței. Puteți aplica un stil unei schițe înainte sau după ce creați schița.

Alegeți una sau mai multe dintre următoarele:

Aplicarea automată a unui stil la noile rânduri sau coloane rezumative    

1. Accesați Date > Schiță, apoi selectați lansatorul casetei de dialog.

   

   Se deschide caseta de dialog Setări.

   

2. Bifați caseta de selectare Stiluri automate.

Aplicarea unui stil unei coloane sau rând de rezumare existente    

1. Selectați celulele la care doriți să aplicați un stil.

2. Accesați Date > Schiță, apoi selectați lansatorul casetei de dialog.

   

   Se deschide caseta de dialog Setări.

   

3. Bifați caseta de selectare Stiluri automate , apoi selectați Aplicare stiluri.

   

De asemenea, puteți utiliza formate automate pentru a formata datele schițate.

1. Dacă nu vedeți simbolurile de schiță , și , accesați Opțiuni > fișier> Complex, apoi, sub secțiunea Afișare opțiuni pentru această foaie de lucru, bifați caseta de selectare Afișare simboluri schiță dacă se aplică o schiță.

2. Utilizați simbolurile schiță , și pentru a ascunde datele de detalii care nu doriți să fie copiate.

   Pentru mai multe informații, consultați secțiunea Afișarea sau ascunderea datelor schițate.

3. Selectați zona rândurilor rezumative.

4. Accesați Pornire > Editare > Găsire & Selectare, apoi selectați Salt special.

   

5. Selectați Numai celule vizibile.

6. Selectați OK, apoi copiați datele.

Ascunderea unei schițe

• Accesați Opțiuni > fișier> Complex, apoi, sub secțiunea Afișare opțiuni pentru această foaie de lucru , debifați caseta de selectare Afișare simboluri schiță dacă se aplică o schiță .

Eliminarea unei schițe

1. Faceți clic pe foaia de lucru.

2. Accesați Date > Schiță > Anulare grupare, apoi selectați Golire schiță.

   

   Important: Dacă eliminați o schiță în timp ce sunt ascunse datele de detalii, rândurile sau coloanele de detalii pot rămâne ascunse. Pentru a afișa datele, glisați peste numerele rândurilor sau literele coloanelor vizibile adiacente coloanelor și rândurilor ascunse. Accesați Pornire > Celule > Format, indicați spre Ascundere & Reafișare, apoi selectați Reafișare rânduri sau Reafișare coloane.

Imaginați-vă că doriți să creați un raport rezumativ al datelor dvs., care să afișeze doar totalurile însoțite de o diagramă cu acele totaluri. În general, puteți să:

1. Crearea unui raport rezumat

   1. Creați schița pentru datele dvs.

      Pentru mai multe informații, consultați secțiunile Crearea unei schițe de rânduri sau Crearea unei schițe de coloane.

   2. Ascundeți detaliile selectând simbolurile de schiță , și pentru a afișa doar totalurile, așa cum se arată în următorul exemplu de schiță de rând:

      

   3. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea Afișarea sau ascunderea datelor schițate.

2. Reprezentarea grafică a raportului rezumat

   1. Selectați datele rezumative pentru care doriți să creați o diagramă.

      De exemplu, pentru a trasa grafic doar totalurile lui Crisiarcu și Roman, dar nu și totalurile generale, selectați celulele de la A1 la C19, așa cum se arată în exemplul de mai sus.

   2. Selectați Inserare > Diagrame > Diagrame recomandate, apoi selectați fila Toate diagramele și alegeți tipul de diagramă.

      

      De exemplu, dacă ați ales opțiunea Coloană grupată, diagrama ar arăta astfel:

      

      Dacă ascundeți sau afișați detaliile dintr-o listă schițată de date, diagrama se va actualiza pentru a le afișa sau a le ascunde.