Recomandări și exemple pentru sortarea și filtrarea datelor după culori

Sortarea și filtrarea datelor după culori este o modalitate foarte bună pentru a ușura analiza datelor și a ajuta utilizatorii foii de lucru să vadă elementele cheie și tendințele datelor dintr-o privire.

Lumina care traversează o prismă afișând 6 culori într-o foaie de lucru

În acest articol

Prezentare generală a sortării și filtrării datelor după culoare și după setul de pictograme

Utilizarea eficientă a culorii la analiza datelor

Alegerea culorilor optime pentru necesitățile dvs.

Exemple

Prezentare generală a sortării și filtrării datelor după culoare și după setul de pictograme

Sortarea și filtrarea datelor, împreună cu formatarea condițională a datelor sunt părți integrale ale analizei de date și vă pot ajuta să răspundeți la întrebări cum ar fi cele care urmează:

  • Cine a vândut servicii în valoare mai mare de 50.000 de lei în această lună?

  • Care produse au creșteri în vânzări mai mari de 10% din an în an?

  • Care sunt cei mai buni și cei mai slabi elevi dintr-o clasă?

  • Care sunt excepțiile în sinteza de profituri pentru ultimii cinci ani?

  • Care este distribuția generală de vârstă a angajaților?

Sortați datele pentru a le analiza rapid și pentru a le găsi pe cele dorite. Filtrați datele pentru a afișa numai rândurile care corespund criteriilor pe care le specificați și ascundeți rândurile care nu doriți să se afișeze, pentru una sau mai multe coloane de date. Formatați condițional datele, pentru a le explora vizual și analiza, pentru a detecta probleme critice și a identifica modele și tendințe. Împreună, sortarea, filtrarea și formatarea condiționată a datelor vă pot ajuta pe dvs. și pe alte persoane care vă utilizează foaia de calcul să luați decizii mai eficiente pe baza datelor.

Aveți posibilitatea să sortați și să filtrați după format, inclusiv culoarea celulei și culoarea fontului, indiferent dacă ați formatat condiționat celulele în mod automat sau manual.

Această imagine afișează filtrarea și sortarea pe baza culorii sau pictogramei în coloanele Categorie, M/M Δ% și Marcaj.

Formatarea condiționată cu culori de fundal de celulă și seturi de pictograme

De asemenea, aveți posibilitatea să sortați și să filtrați utilizând un set de pictograme create printr-o formatare condițională. Utilizați un set de pictograme pentru a adnota și clasifica datele într-un număr de trei până la cinci categorii separate de o valoare prag. Fiecare pictogramă reprezintă o zonă de valori. De exemplu, în următorul set de pictograme, setul de pictograme 3 săgeți, săgeata verde care indică în sus reprezintă valori mai mari, săgeata laterală galbenă reprezintă valorii medii, iar săgeata roșie care indică în jos reprezintă valorile mai mici.

Tabel cu seturi de pictograme

Tabel cu seturi de pictograme

Aveți următoarele posibilități: să formatați celule utilizând o scală cu două culori, una cu trei culori, bare de date și seturi de pictograme; să formatați celule care conțin anumite valori text, număr, dată sau oră, valori ierarhizate superioare sau inferioare, valori peste sau sub medie, valori unice sau duble, precum și să creați multe reguli și să le gestionați mult mai simplu.

Începutul paginii

Utilizarea eficientă a culorii la analiza datelor

Aproape toată lumea iubește culorile. Utilizarea eficientă a culorii în orice document poate îmbunătăți radical atractivitatea și lizibilitatea documentului respectiv. Buna utilizare a culorilor și pictogramelor în rapoartele Excel îmbunătățește luarea deciziilor, contribuind la atragerea atenției utilizatorilor asupra informațiilor esențiale și ajutându-i pe utilizatori să înțeleagă rezultatele printr-o perspectivă vizuală. Buna utilizare a culorilor poate furniza o emoție pozitivă încă de la început. Pe de altă parte, utilizarea necorespunzătoare a culorilor poate distrage atenția utilizatorilor și poate chiar să obosească dacă se folosește în exces. Secțiunile următoare furnizează ghiduri care vă ajută să utilizați corect culorile și să evitați utilizarea lor necorespunzătoare.

Mai multe despre temele documentelor    Cu Excel, este simplu să creați teme unitare și să adăugați stiluri și efecte particularizate. Multe dintre acțiunile necesare pentru combinarea eficientă a culorilor au fost efectuate deja, prin temele de document predefinite care utilizează scheme de culori atractive. Un document poate fi formatat ușor și rapid, pentru a-i da un aspect modern și profesional, prin aplicarea unei teme. O temă de document este un set de opțiuni de formatare care include un set de culori tematice, un set de fonturi tematice (inclusiv fonturi de titlu și de corp al textului) și un set de efecte tematice (incluzând linii și efecte de umplere).

Utilizarea culorilor standard și limitarea numărului de culori

Când sortați și filtrați după culoare, poate veți alege culorile preferate și rezultatele vi se vor părea în regulă. Dar întrebarea esențială care trebuie pusă este: „Oare utilizatorii preferă și văd aceleași culori?” Computerul este capabil să afișeze 16.777.216 de culori în modul de culori pe 24 de biți. Cu toate acestea, majoritatea utilizatorilor pot distinge numai o porțiune infimă din aceste culori. Mai mult, calitatea culorilor poate varia în funcție de computer. Luminozitatea camerei, calitatea hârtiei, rezoluția ecranului și a imprimantei și setările browserului, toate pot diferi. Până la 10% din populație întâmpină o oarecare dificultate în distingerea și vederea acelorași culori. Acestea sunt variabile importante asupra cărora probabil nu aveți control.

Dar se poate să controlați variabile precum alegerea culorilor, numărul de culori și fundalul foii de lucru sau al celulei. Luând decizii bune, bazate de cercetări fundamentate, aveți posibilitatea să faceți ca toate culorile să comunice mesajul corect și interpretarea datelor. De asemenea, pe lângă culori, se poate să adăugați pictograme și legende, pentru a vă asigura că utilizatorii înțeleg mesajul propus.

Gândiți-vă la contrastul culorilor și la fundal

În general, utilizați culori cu o saturație ridicată, cum ar fi galben strălucitor, gri mediu sau roșu închis. Asigurați-vă că există un contrast mare între fundal și prim plan. De exemplu, utilizați un fundal alb sau gri pentru culorile din celulă sau culoarea alb sau gri pentru o culoare de font. Dacă trebuie să utilizați o culoare sau o imagine de fundal, faceți culoarea sau imaginea cât se poate de deschisă, pentru ca celula sau culoarea de font să nu fie estompată. Dacă vă bazați numai pe culoarea de font, luați în considerare mărirea dimensiunii fontului sau setarea acestuia la formatarea aldin. Cu cât este mai mare fontul, cu atât este mai simplu pentru utilizator să vadă sau să distingă culoarea. Dacă este necesar, reglați sau eliminați alternarea din rânduri sau coloane, deoarece culoarea alternantă poate intra în conflict cu nuanța celulei sau fontului. Toate aceste indicații caută să-i ajute pe utilizatori să înțeleagă și să interpreteze corect culorile.

Evitați să utilizați combinații de culori care pot scădea vizibilitatea culorilor sau care pot deruta privitorul. Nu v-ați dori să creați involuntar artă trompe l'oeil sau iluzii optice. Gândiți-vă să utilizați o bordură de celulă pentru a distinge culorile problematice, cum ar fi roșu sau verde, dacă nu reușiți să împiedicați alăturarea unor culori. Utilizați culori complementare și contrastante pentru a mări contrastul și evitați utilizarea culorilor asemănătoare. Merită să cunoașteți paleta de culori de bază și cum să determinați culorile asemănătoare, contrastante și complementare.

Paleta de culori de bază

1. O culoare asemănătoare este una aflată lângă altă culoare din paleta de culori (de exemplu, violet și portocaliu sunt culori asemănătoare cu roșu).

2. O culoare contrastantă se află la o distanță de trei culori de o culoare (de exemplu, albastru și verde sunt culori în contrast cu roșu).

3. Culorile complementare sunt așezate vizavi pe paleta de culori (de exemplu, albastru-verde este culoarea complementară pentru roșu).

Dacă aveți timp, testați culorile, încercați-le cu câțiva colegi, testați-le în condiții de luminozitate diferite și experimentați cu setări diferite ale ecranului computerului și ale imprimantei.

Sfat: Dacă imprimați color documentul, verificați de două ori lizibilitatea culorii și fontului celulelor. În cazul în care culoarea celulei este prea închisă, gândiți-vă să utilizați un font mai luminos, pentru a îmbunătăți lizibilitatea.

Începutul paginii

Alegerea culorilor optime pentru necesitățile dvs.

Vă trebuie un rezumat rapid? Utilizați culorile roșu, galben, verde sau albastru cu un fundal alb sau gri.

Atribuiți semnificație culorilor pe care le alegeți, în funcție de public și de scop. Dacă este necesar, furnizați o legendă pentru a clarifica sensul fiecărei culori. Majoritatea persoanelor pot distinge cu ușurință de la șapte până la zece culori din aceeași foaie de lucru. Se pot distinge până la 50 de culori, dar pentru acest lucru este nevoie de o instruire specializată, care nu reprezintă subiectul articolului de față.

Primele 10 culori

Când sortați și filtrați datele după culoare, utilizați următorul tabel ca ajutor în a decide ce culori să alegeți. Aceste culori furnizează contrastul cel mai mare și, în general, sunt cel mai simplu de distins de către majoritatea persoanelor.

Un tabel cu selecții de culori

Aveți posibilitatea să aplicați cu ușurință aceste culori la celule și fonturi, utilizând butoanele Culoare de umplere sau Culoare font din grupul Font de pe fila Pornire.

Culorile standard

Utilizarea culorilor care poartă o semnificație

Când citiți date financiare, numerele apar cu roșu (negative) sau cu negru (pozitive). Culoarea roșu transmite o semnificație, deoarece este o convenție acceptată. Dacă doriți să evidențiați numerele negative, atunci culoarea roșu este prima dintre opțiuni. În funcție de tipul de date pe care le aveți, poate fi posibil să utilizați anumite culori, deoarece acestea transmit publicului dvs. o semnificație sau probabil pentru că există un standard acceptat pentru sensul acestora. De exemplu:

  • Dacă datele dvs. se referă la prognozele meteo, este posibil să utilizați culori calde (roșu, galben și portocaliu) pentru a indica o temperatură mai ridicată și culori reci (verde, albastru și violet) pentru a indica temperaturi mai scăzute.

  • Dacă datele dvs. sunt de natură topografică, puteți să utilizați culoarea albastru pentru apă, culoarea verde pentru vegetație, culoarea maro pentru deșert și munți și culoarea alb pentru gheață și zăpadă.

  • Dacă datele dvs. se referă la trafic și siguranță, puteți să utilizați culoarea roșu pentru opriri, culoarea portocaliu pentru pericole privind echipamentul, culoarea galben pentru atenționare, culoarea verde pentru siguranță și culoarea albastru pentru informații generale.

  • Dacă datele se referă la rezistențe electrice, aveți posibilitatea să utilizați codul de culori standard: negru, maro, roșu, portocaliu, galben, verde, albastru, violet, gri și alb.

Începutul paginii

Exemple

Să presupunem că pregătiți un set de rapoarte despre descrierea, prețul și nivelurile de inventar ale produselor. Secțiunile următoare ilustrează întrebări puse de obicei în legătură cu aceste date și cum se poate răspunde la fiecare întrebare prin utilizarea culorilor și a seturilor de pictograme.

Datele eșantion

Următoarele date eșantion sunt utilizate în exemple.

Date eșantion utilizate în exemple

Pentru a copia datele într-un registru de lucru necompletat, procedați astfel:

Cum să salvați datele eșantion ca fișier .xlsx

  1. Porniți Microsoft Notepad.

  2. Selectați textul eșantion, apoi copiați și lipiți textul eșantion în Notepad.

  3. Salvați fișierul cu un nume de fișier și o extensie, de exemplu, Produse.csv.

  4. Ieșiți din Notepad.

  5. Porniți Excel.

  6. Deschideți fișierul salvat din Notepad.

  7. Salvați fișierul ca fișier .xlsx.

Date eșantion

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Care sunt diversele tipuri de recipiente pentru produse?

Problemă

Doriți să aflați diversele tipuri de containere pentru produse, dar nu există o coloană Container. Puteți utiliza coloana Cantitate pe unitate pentru a colora manual fiecare celulă și a sorta apoi după culoare. De asemenea, puteți să adăugați o legendă pentru a explica sensul fiecărei culori.

Rezultate

Exemple de rezultate pentru diversele tipuri de probleme pentru ambalarea produselor

Soluție

  1. Pentru a colora manual fiecare celulă în conformitate cu schema de culori din tabelul precedent, faceți clic pe fiecare celulă și aplicați fiecare culoare, utilizând butonul Culoare de umplere din grupul Font de pe fila Pornire.

    Sfat: Utilizați butonul Descriptor de formate din grupul Clipboard de pe fila Pornire pentru a aplica rapid în altă celulă o culoare selectată.

  2. Faceți clic pe o celulă din coloana Cantitate pe unitate și, pe fila Pornire din grupul Editare, faceți clic pe Sortare și filtrare, apoi pe Sortare particularizată.

  3. În caseta de dialog Sortare, selectați Cantitate pe unitate sub Coloana, selectați Culoare celulă sub Sortare pe baza, apoi faceți clic de două ori pe Copiere nivel.

  4. Sub Ordine, în primul rând, selectați culoarea roșu, în al doilea rând, selectați culoarea albastru și, în al treilea rând, selectați culoarea galben.

    Dacă o celulă nu conține niciuna dintre culori, fiind albă, rândurile nu se modifică.

    Notă: Culorile care sunt listate sunt culorile disponibile în coloană. Nu există nicio ordine de sortare implicită a culorilor și nu puteți crea o ordine de sortare particularizată prin utilizarea unei liste particularizate.

  5. Adăugați o legendă utilizând celulele de pe marginea raportului, utilizând tabelul de mai jos ca ghid.

Legendă:

Roșu

Pachete și casete

Albastru

Conserve

Verde

Borcane și sticle

Alb

(Nesigur)

Care produse au un adaos peste 67% sau sub 34%?

Problemă

Doriți să vedeți rapid cele mai ridicate și cele mai scăzute adaosuri în partea de sus a raportului.

Rezultate

Exemple de rezultate ale problemei referitoare la adaosurile produselor

Soluție

  1. Selectați celulele E2:E26 și, pe fila Pornire, în grupul Stil, faceți clic pe săgeata de lângă Formatare condiționată, faceți clic pe Set pictograme, apoi selectați setul de pictograme 3 Săgeți (colorate).

  2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe o celulă din coloana Adaos, indicați spre Sortare, apoi faceți clic pe Sortare particularizată.

  3. În caseta de dialog Sortare, selectați Adaos sub Coloana, selectați Culoare pictogramă sub Sortare pe baza, apoi faceți clic pe Copiere nivel.

  4. Sub Ordine, în primul rând, selectați săgeata verde care indică în sus și, în al doilea rând, selectați săgeata roșie care indică în sus.

Care produse trebuie imediat comandate din nou?

Problemă

Doriți să generați rapid un raport al produselor care trebuie comandate din nou, apoi să îl expediați echipei.

Rezultate

Exemple de rezultate ale problemei referitoare la produsele care trebuie comandate din nou

Soluție

  1. Selectați celulele I2:I26 și, pe fila Pornire, în grupul Stil, faceți clic pe săgeata de lângă Formatare condiționată, indicați spre Reguli de evidențiere celule, apoi faceți clic pe Egal cu.

  2. Introduceți Da în prima casetă, apoi selectați Umplere cu roșu deschis cu text roșu închis din a doua casetă.

  3. Faceți clic cu butonul din dreapta pe orice celulă formatată din coloană, indicați spre Filtrare, apoi selectați Filtrare după culoarea celulei selectate.

    Sfat: Mențineți indicatorul peste butonul Filtrare din antetul coloanei pentru a vedea cum se filtrează coloana.

Care produse au prețurile și costurile cele mai mari și care le au pe cele mai mici?

Problemă

Doriți să vedeți grupate laolaltă cele mai mari și cele mai mici prețuri și costuri, în partea de sus a raportului.

Rezultate

Exemple de rezultate ale problemei referitoare la prețurile și costurile produselor

Soluție

  1. Pentru celulele C2:C26 și D2:D26, procedați astfel:

    • În fila Pornire, în grupul Stil, faceți clic pe săgeata de lângă Formatare condiționată, indicați spre Reguli primele/ultimele, apoi faceți clic pe Primele 10 elemente.

    • Introduceți 1 în prima casetă, apoi selectați Umplere cu galben cu text galben închis din a doua casetă.

    • În fila Pornire, în grupul Stil, faceți clic pe săgeata de lângă Formatare condiționată, indicați spre Reguli primele/ultimele, apoi faceți clic pe Ultimele 10 elemente.

    • Introduceți 1 în prima casetă, apoi selectați Umplere cu verde cu text verde închis din a doua casetă.

  2. Pentru coloanele Cost și Preț, procedați astfel:

    • Faceți clic dreapta pe cea mai mică valoare, indicați spre Sortare, apoi selectați Sortare după culoarea celulei selectate.

    • Faceți clic dreapta pe cea mai mare valoare, indicați spre Sortare, apoi selectați Sortare după culoarea celulei selectate.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×