Principalele 10 motive pentru a utiliza Access cu Excel

Atunci când utilizați familia de produse Office, ar trebui să utilizați Excel sau să utilizați Access pentru a gestiona datele tabelare? Un articol Companion, utilizând Access sau Excel pentru a vă gestiona datele, discută despre avantajele fiecărui produs și despre ceea ce aduc în tabel. Dar de ce să alegeți între unul sau altul? Dacă stocați datele în Access și vă conectați la acesta din Excel, câștigați beneficiile ambelor. Iată zece motive pentru care utilizarea Excel și Access împreună fac mult sens.

Chiar dacă Excel nu este o bază de date, acesta este utilizat pe scară largă pentru a stoca date și este utilizat deseori pentru a rezolva problemele simple ale bazei de date. Cu toate acestea, Excel este o bază de date de fișier plată, nu o bază de date relațională. Atunci când tabelele simple trebuie să evolueze în mai multe tabele de date asociate, Access este prima opțiune pentru ca lucrătorii din informații să creeze rapid o aplicație de bază de date. Access a fost întotdeauna o "platformă de aterizare de date" foarte bună pentru colectarea și sintetizarea datelor disparate în toată întreprinderea, dintre care multe se află în registrele de lucru Excel. După ce datele sunt în Access, puteți să adăugați mai multe tabele și să le asociați, să creați interogări (sau vizualizări ale datelor), să structurați datele și să definiți tipurile de date pentru a vă asigura integritatea datelor, a partaja și a actualiza date între mulți utilizatori și a crea rapoarte și formulare puternice.

Spre deosebire de aspectul simplu de foaie de calcul Excel, Access este organizat diferit, cu mai multe obiecte intercorelate, care pot părea descurajante la început. Dar nu trebuie să fiți expert pentru a utiliza Access. Access este proiectat pentru toate tipurile de utilizatori și îl puteți lua doar în măsura în care trebuie să mergeți.

Decojiți înapoi accesul la un strat odată.

Straturi Access

1. utilizați Access în trei moduri: ca utilizator ocazional, utilizator Power sau dezvoltator.

2. tabelele, interogările, formularele și rapoartele se bazează reciproc și formează inima unei aplicații de bază de date.

3. utilizatorii ocazionali au experți, constructori de proprietate, interfața de utilizator Office fluent și caracteristici asemănătoare cu Excel pentru a obține rapid un loc de muncă.

4. utilizatorii Power au macrocomenzi, panoul de proprietăți, expresiile și instrumentele de proiectare a bazei de date pentru a cerceta mai adânc și a face mai multe.

5. dezvoltatorii pot lucra cu module și dezvolta cod VBA pentru a crea soluții de bază de date particularizate și a implementa aplicații Runtime.

copy excel data to access

O modalitate bună de a începe este să copiați datele din Excel în Access. Puteți să creați un tabel Access și să-l Afișați în vizualizarea foaie de date, care seamănă îndeaproape cu o foaie de lucru Excel. Puteți face activități comune de creare a tabelelor, cum ar fi definirea unui tip de date, a unui nume de câmp sau a unui câmp nou, direct în vizualizarea foaie de date. De exemplu, dacă introduceți o dată într-un câmp necompletat, Access setează tipul de date dată/oră pentru acel câmp. Dacă introduceți text, cum ar fi un nume, Access aplică tipul de date text în câmp. Dacă doriți să mutați un câmp, pur și simplu faceți clic și glisați-l.

Atunci când copiați date din Excel și le lipiți în Access, nu trebuie să creați mai întâi un tabel sau să deschideți un tabel în vizualizarea foaie de date. Access vă întreabă automat dacă datele au anteturi, face presupuneri bune la utilizarea tipului de date corect și creează un tabel Access. Nu poate fi mai simplu.

Pentru mai multe informații, consultați deschiderea unei foi de date necompletate.

link excel data to access

Una dintre cele mai simple modalități de a obține beneficiile pentru Excel și Access este să legați o foaie de lucru Excel la un tabel Access. Utilizați un link Access când intenționați să păstrați datele în Excel, dar, de asemenea, să valorificați în mod regulat unele dintre numeroasele caracteristici Access, cum ar fi raportarea și interogarea. Legați date din Access și nu din Excel.

Access acceptă două modalități fundamental diferite de a crea tabele de bază de date. Utilizatorii pot crea noi tabele native pentru a stoca datele într-o bază de date Access sau pot crea linkuri la date existente în afara bazei de date Access. Datele din tabelele legate apar și se comportă în mai multe moduri, la fel ca tabelele native. Expertul Manager de tabele legate vă ajută să urmăriți, să găsiți și să actualizați foaia de lucru Excel sau altă sursă de date, dacă aceasta se mută, iar linkul se întrerupe.

Atunci când creați o legătură la o foaie de lucru Excel sau la o zonă denumită, Access creează un tabel nou care este legat la datele Excel. Dacă doriți să adăugați, să editați sau să ștergeți date, efectuați modificările în Excel și reîmprospătați (sau reinterogați) datele din tabelul Access. Cu toate acestea, nu puteți edita conținutul tabelului în Access. Cu datele legate la Excel, puteți crea rapoarte, interogări și formulare doar în citire în Access.

Pentru mai multe informații, consultați importul sau legarea la datele dintr-un registru de lucru Excel.

import data from excel to access

Dacă vă hotărâți să decupați cablul de date, puteți muta datele în Excel importând datele în Access. Rețineți că Word Import are două sensuri diferite între Excel și Access. În Excel, atunci când importați (sau vă conectați), efectuați o conexiune permanentă la date care pot fi reîmprospătate. În Access, atunci când importați, aduceți datele în Access o dată, dar fără o conexiune de date permanentă. Atunci când importați date, Access stochează datele într-un tabel nou sau existent, fără a modifica datele în Excel. În Access, puteți importa toate foile de lucru dintr-un registru de lucru Excel într-o singură operațiune.

Expertul import vă ajută să parcurgeți pașii de import și vă ajută să luați decizii importante despre modificarea tipurilor de date și adăugarea de anteturi. Dacă întâmpinați erori atunci când importați date, Access vă avertizează și salvează erorile dintr-un tabel, astfel încât să le puteți găsi și corecta rapid. De exemplu, este posibil să existe un cod poștal alfanumeric îngropat în adâncul unei coloane pe care ați crezut că a fost numeric, sau un ID dublat a fost detectat pentru un câmp cheie primară. Puteți să efectuați modificările în registrul de lucru Excel și să reimportați datele sau să efectuați modificările în noul tabel Access. Când terminați operațiunea, puteți să salvați pașii pe care i-ați utilizat și chiar să creați o activitate Outlook pentru a vă reaminti când să efectuați operațiunea de import în mod regulat.

După ce datele sunt importate, acum este nativ pentru a accesa și puteți utiliza foile de date și formularele pentru a adăuga, a edita și a șterge datele. După ce importați datele, puteți decide dacă să ștergeți datele din Excel. De obicei, este o idee bună să aveți o singură locație pentru a actualiza datele.

Notă: Importul datelor din Excel în Access nu importă formule, ci doar rezultatele formulelor respective.

Pentru mai multe informații, consultați:

connect to access data from excel

De asemenea, puteți să reconectați datele Access în Excel. Pentru a face acest lucru, creați o conexiune în Excel, deseori stocată într-un fișier de conexiune de date Office (. odc), în baza de date Access și regăsirea tuturor datelor dintr-un tabel sau dintr-o interogare. După ce vă conectați la date, puteți, de asemenea, să reîmprospătați automat (sau să actualizați) registrele de lucru Excel din baza de date Access inițială atunci când baza de date este actualizată cu informații noi.

Pentru mai multe informații, consultați:

Employees report in a tabular layout

După ce datele sunt în Access, puteți profita de minunata gamă de instrumente de creare și de particularizare a rapoartelor. Doriți să creați un raport cu doar câteva clicuri? Utilizați Expertul raport. Doriți să proiectați și să modificați aspectul raportului în timp real cu date în direct, să mutați și să redimensionați blocuri de date, să adăugați și să eliminați câmpuri și să vedeți instantaneu modificările pe măsură ce le construiți? Utilizați vizualizarea aspect. Doriți să interacționați cu raportul pentru a căuta, a filtra și a sorta date în direct? Utilizați vizualizarea raport. Doriți să adăugați butoane de comandă, numere de pagină, imagini, hyperlinkuri și stiluri cu aspect profesionist? Utilizați mai mulți experți și galerii de control din grupurile controale și aspect din fila Proiectare din panglică. Utilizând Access, puteți crea cu ușurință rapoarte simple, rapoarte de grup și rezumat, etichete poștale, rapoarte grafice și subrapoarte.

După ce se creează raportul, utilizați Access pentru a distribui electronic raportul. De exemplu, puteți să trimiteți raportul utilizând un mesaj de e-mail sau să Salvați raportul în diferite formate, cum ar fi un instantaneu de acces sau un fișier PDF, pentru a-l adăuga la o pagină Web sau la un site SharePoint.

Pentru mai multe informații, consultați:

sample form

După ce datele sunt în Access, puteți profita de numeroasele instrumente de creare a formularelor și de personalizare. Doriți să creați un formular cu doar câteva clicuri? Utilizați Expertul formular. Doriți să proiectați și să modificați aspectul formularului în timp real cu date în direct, să mutați și să redimensionați blocuri de date, să adăugați și să eliminați câmpuri și să vedeți instantaneu modificările pe măsură ce le construiți? Utilizați vizualizarea aspect. Doriți să adăugați butoane de comandă, casete listă, casete combo, grupuri de opțiuni, imagini, măști de intrare, diagrame, hyperlinkuri și stiluri cu aspect profesional? Utilizați mai mulți experți și galerii de control din grupurile controale și aspect din fila Proiectare din panglică. Utilizând Access, puteți crea cu ușurință formulare simple, formulare cu File, formulare continue, formulare popup, casete de dialog modal și subformulare.

În Access, puteți crea cu ușurință un formular scindat, care afișează o foaie de date sincronizată și o Vizualizare formular, astfel încât să puteți obține ce este mai bun din ambele. După ce creați un formular lustruit, este simplu să defilați, să filtrați și chiar să căutați datele din spatele formularului, utilizând butoanele de navigare standard și caseta de căutare din partea de jos a formularului.

Formular scindat

Pentru mai multe informații, consultați:

Filtrare automată

Indiferent de produsul pe care îl utilizați, filtrați datele pentru a lucra cu un subset de date și sortați datele pentru a le ordona așa cum doriți. În Access, utilizatorii Excel pot filtra și sorta datele într-o vizualizare foaie de date fără a fi necesar să Reînvățați o interfață de utilizator complet nouă. Pictogramele, meniurile de comenzi, comenzile, criteriile și casetele de dialog sunt foarte asemănătoare, indiferent dacă lucrați cu text, numere, date sau necompletate. Puteți chiar să salvați filtrele și să sortați împreună cu vizualizarea foaie de date.

Puteți crea o interogare în Access și nici nu știți ce înseamnă SQL. Patru experți de interogare vă ajută să creați interogări simple, să găsiți dubluri, să găsiți înregistrări necorespondente și să creați interogări de tip tabel încrucișat. Nici măcar nu trebuie să creați o interogare; pur și simplu filtrați și sortați datele așa cum doriți să arate și sunt salvate cu o foaie de date.

Criterii ȚarăRegiune

Pentru mai multe informații, consultați:

Prima pagină a expertului Etichetă

Acum, că familia dumneavoastră a crescut, lista de cărți de vizită a devenit brusc mai mare și trebuie să țineți evidența mai multor zile de naștere și aniversări. Nicio problemă. Aveți posibilitatea să utilizați un tabel sau o interogare Access ca sursă de date de îmbinare a corespondenței și să creați o operațiune de îmbinare de corespondență utilizând Expertul de îmbinare a corespondenței Word, pentru litere, cărți, mesaje de e-mail și plicuri. Dacă trebuie doar să creați etichete de corespondență, utilizați Expertul etichetă în Access pentru a crea și a imprima etichetele dintr-un raport pe care îl creați. Puteți chiar să adăugați automat un cod de bare corespunzător fiecărei adrese de client.

Pentru mai multe informații, consultați:

Atât Access, cât și Excel furnizează comenzi pentru a vă conecta la datele din listele SharePoint. Excel furnizează o conexiune doar în citire (într-un singur sens) la listele SharePoint legate; întrucât Access vă permite să citiți și să scrieți date (două căi) în listele SharePoint legate. Access și listele SharePoint funcționează foarte bine împreună. Tipurile de date Access și SharePoint, cum ar fi text îmbogățit, doar Adăugare (pentru a susține urmărirea istoricului revizuirii într-un câmp memo), atașări, numerotare automată, căutări și câmpuri multi-valoare-faceți pentru o integrare armonioasă și câteva, dacă există, inconsecvențe de date.

După ce legați datele din lista SharePoint într-o bază de date Access, puteți chiar să luați offline lista de date SharePoint într-o bază de date Access locală, să lucrați cu datele local, apoi să vă reconectați la site-ul SharePoint pentru a încărca modificările. Orice modificări de date conflictuale efectuate de alți utilizatori vor fi gestionate de un expert rezolvare a conflictelor. Formularele și rapoartele pe care le-ați creat în Access se bazează pe aceleași date, dar legate la liste SharePoint.

Excel furnizează următoarele puncte de integrare cu SharePoint Server.

Puncte de integrare focalizate pe date din Excel

1. Efectuați un import unic al datelor din foile de date Excel într-o listă SharePoint sau exportați datele din foile de lucru Excel într-o listă SharePoint, pentru a crea o conexiune permanentă și unidirecțională de date.

2. Utilizați conexiunea permanentă și unidirecțională de date pentru a reîmprospăta datele dintr-o foaie de lucru Excel din lista SharePoint.

3. publicați registre de lucru Excel în Excel Services și afișați și interacționați cu date utilizând partea Web Excel Web Access pe o pagină cu părți Web.

4. importul (conectarea) datelor într-un registru de lucru Excel din serverele OLAP, SQL Server și bazele de date Access și fișierele plate.

Access furnizează următoarele puncte de integrare cu SharePoint Server.

1. Efectuați un import sau un export unic de date între vizualizările Access și o listă SharePoint.

2. legarea datelor între tabelele Access și o listă SharePoint prin crearea unei conexiuni permanente în două sensuri. (Datele de listă actualizate se pot vedea într-un tabel Access; datele de tabel Access actualizate pot fi văzute într-o listă.)

3. Luați datele de listă offline, actualizați-le în Access, aduceți-le înapoi online, sincronizați actualizările și rezolvați conflictele.

4. Afișați și editați date de listă în foaia de date, formularele și vizualizările de rapoarte Access.

Pentru mai multe informații, consultați:

Puteți crea aplicații de bază de date desktop destul de sofisticate fără a scrie niciodată o linie de cod VBA. Fiecare obiect Access are un set extins de proprietăți și evenimente ușor accesibile dintr-o foaie de proprietăți, pentru a vă ajuta să vă particularizați soluția. Fiecare obiect are designeri detaliați care dezvăluie toate caracteristicile disponibile pentru dvs. Șabloanele de baze de date suplimentare sunt disponibile în Office Online. Șabloanele de câmp și de tabel vă ajută să creați și să particularizați rapid tabele noi. Puteți proiecta o bază de date nouă de la zero cu instrumentele de proiectare a bazelor de date predefinite.

Macrocomenzile Access utilizează un mediu declarativ care nu necesită scrierea niciunui cod VBA, astfel încât să nu fie nevoie să fiți dezvoltator. Fiecare acțiune de macrocomandă efectuează o activitate, cum ar fi deschiderea unui formular, executarea unei interogări, găsirea înregistrărilor sau afișarea unui mesaj. Puteți încorpora macrocomenzi în orice caz a unui raport, a unui formular sau a unui control. Majoritatea macrocomenzilor au argumente și puteți adăuga o logică condițională pentru a le face să facă ce doriți. Puteți chiar să definiți variabile și să verificați erorile din nou, fără a scrie cod VBA.

Proiectați un prototip și difuzați-l la departamentul IT. Creați o soluție pentru echipa dumneavoastră atunci când o aveți nevoie de ea cât mai curând, apoi faceți-o la un scurt timp cu un personal cu oase goale. Țineți evidența biletelor vândute pentru o petrecere a firmei, urmăriți durata de valabilitate a materialelor de fabricație sau imprimați etichetele de acceptare pentru părți. Urmărirea activităților, problemelor și produselor finale în proiectele de echipă. Creați o bază de date de conducte de vânzări pentru a monitoriza vânzările potențiale într-un grup mic de profesioniști în vânzări.

Mai multe informații

Începutul paginii

Notă:  Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Ne puteți spune dacă informațiile au fost utile? Aici se află articolul în limba engleză, ca referință.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×