Primele 10 motive pentru utilizarea Access cu Excel

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

When using the Office family of products, should you use Excel or should you use Access to manage your tabular data? A companion article, Using Access or Excel to manage your data, discusses the benefits of each product and what they bring to the table. But why choose between one or another? If you store your data in Access and connect to it from Excel, you gain the benefits of both. Here are ten reasons why using Excel and Access together makes lots of sense.

Even though Excel is not a database, it is widely used to store data, and it is often used to solve simple database problems. However, Excel is a flat file database, not a relational database. When simple tables need to evolve into multiple tables of related data, Access is the first choice for information workers to quickly create a database application. Access has always been a great "data landing pad" for gathering and consolidating disparate data throughout the enterprise, much of which lives inside Excel workbooks. Once your data is in Access, you can add more tables and join them, create queries (or views of your data), structure the data and define data types to help ensure data integrity, share and update data among many users, and create powerful reports and forms.

Unlike Excel's simple spreadsheet layout, Access is organized differently with several interrelated objects that might seem daunting at first. But you don't have to be an expert to use Access. Access is designed for all kinds of users, and you can take it only as far as you need to go.

Peel back Access a layer at a time.

Acces straturi

1. Use Access in three ways: as an occasional user, a power user, or a developer.

2. Tables, queries, forms, and reports build upon each other and make up the heart of a database application.

3. Occasional users have wizards, property builders, the Office Fluent user-interface, and Excel-like features to quickly get a job done.

4. Power users have macros, the property pane, expressions, and database design tools to delve deeper and do more.

5. Developers can work with modules and develop VBA code to create custom database solutions and deploy runtime applications.

copy excel data to access

A good way to get started is to copy data from Excel into Access. You can create an Access table and display it in datasheet view, which closely resembles an Excel worksheet. You can do common table creation tasks, such as defining a data type, a field name, or a new field, right in the datasheet view. For example, if you enter a date in a blank field, Access sets the Date/Time data type for that field. If you enter text such as a name, Access applies the Text data type to the field. If you want to move a field, just click and drag it.

When you copy data from Excel and paste it into Access, you don't even need to create a table first, or open a table in datasheet view. Access automatically asks you if your data has headers, makes good guesses at using the correct data type, and creates an Access table. It couldn't be simpler.

For more information, see Open a blank datasheet.

link excel data to access

One of the easiest ways to derive the benefits of both Excel and Access is to link an Excel worksheet to an Access table. Use an Access link when you plan to keep the data in Excel, but also regularly leverage some of the many Access features, such as reporting and querying. You link data from Access, and not from Excel.

Access supports two fundamentally different ways of creating database tables. Users can create new native tables to store the data in an Access database, or they can create links to existing data outside the Access database. Data in linked tables appear and behave in many ways just like native tables. The Linked Table Manager Wizard helps you track, locate, and update the Excel worksheet or other data source if it moves and the link breaks.

When you link to an Excel worksheet or a named range, Access creates a new table that is linked to the Excel data. If you want to add, edit, or delete data, you make the changes in Excel, and refresh (or re-query) the data in the Access table. However, you cannot edit the contents of the table in Access. With your data linked to Excel, you can create reports, queries, and read-only forms in Access.

For more information, see Import or link to data in an Excel workbook.

import data from excel to access

If you decide to cut the data cord, you can move the data to Excel by importing the data into Access. Note that the word import has two different meanings between Excel and Access. In Excel, when you import (or connect), you make a permanent connection to data that can be refreshed. In Access, when you import, you bring data into Access once, but without a permanent data connection. When you import data, Access stores the data in a new or existing table without altering the data in Excel. In Access, you can import any or all of the worksheets in an Excel workbook in one operation.

The Import Wizard walks you through the import steps and helps you make important decisions about whether to change data types and add headers. If you encounter errors when importing the data, Access alerts you and saves the errors in a table so that you can quickly find and correct them. For example, there may be an alphanumeric postal code buried deep down in a column you thought was all numeric, or a duplicate ID was detected for a primary key field. You can either make the changes in the Excel workbook and re-import the data, or make the changes in the new Access table. When you complete the operation, you can save the steps that you used and even create an Outlook task to remind you when to do the import operation on a regular basis.

Once the data is imported, it is now native to Access, and you can use datasheets and forms to add, edit, and delete the data. After you import the data, you can decide whether to delete the data from Excel. It's usually a good idea to have only one location for updating the data.

Notă: Importing data from Excel to Access does not import formulas, only the results of those formulas.

Pentru mai multe informații, consultați:

connect to access data from excel

You can also reconnect Access data to Excel. To do this, create a connection in Excel, often stored in an Office Data Connection file (.odc), to the Access database and retrieve all of the data from a table or query. After you connect to the data, you can also automatically refresh (or update) your Excel workbooks from the original Access database whenever the database is updated with new information.

Pentru mai multe informații, consultați:

Employees report in a tabular layout

Once your data is in Access, you can take advantage of the marvelous array of report creation and customization tools. Want to create a report with just a few clicks? Use the Report Wizard. Want to design and modify the report layout in real time with live data, move and resize blocks of data, add and remove fields, and instantly see the changes as you build it? Use the Layout view. Want to interact with the report to search, filter, and sort live data? Use the Report view. Want to add command buttons, page numbers, pictures, hyperlinks, and professional-looking styles all on your own? Use the many control wizards and galleries in the Controls and Layout groups on the Design tab of the Ribbon. By using Access, you can easily create simple reports, group and summary reports, mailing labels, graphical reports, and sub-reports.

După ce creați raportul, utilizați Access pentru a distribui electronic raportul. De exemplu, puteți să trimiteți raportul utilizând un mesaj de e-mail, sau Salvați raportul în formate diferite, cum ar fi un instantaneu de acces sau un fișier PDF, să îl adăugați la o pagină web sau site-ul SharePoint.

Pentru mai multe informații, consultați:

sample form

Odată ce datele se află în Access, puteți beneficia de multe formular crearea și particularizarea instrumente. Doriți să creați un formular cu doar câteva clicuri? Utilizați Expertul formular. Doriți să proiectați și modificați aspectul formularului în timp real cu datelor în timp real, mutarea și redimensionarea blocuri de date, adăugarea și eliminarea câmpuri și să vedeți instantaneu modificările pe măsură ce construiți o? Utilizarea vizualizării aspect. Doriți să adăugați butoane de comandă, casetele listă, casetele combo, opțiunea grupuri, imagini, măștile de intrare, diagrame, hyperlinkuri și stiluri de aspect profesional toate pe propriile? Utilizați mai multe controlul experți și galerii din grupurile controale și aspect pe fila Proiectare din panglică. Utilizând Access poate crea cu ușurință formulare simple, formulare cu File, formulare continue, popup forme, casete de dialog modale și subformulare.

În Access, puteți să creați cu ușurință un formular scindat, care afișează o foaie de date sincronizate și vizualizarea formular, astfel încât să puteți obține cele mai bune a acestora. După ce creați un formular îngrijit, este simplu să defilați, se filtrează și chiar să căutați date în spatele formular utilizând butoanele de navigare standard și caseta de căutare din partea de jos a formularului.

Formular scindat

Pentru mai multe informații, consultați:

Filtrare automată

Indiferent produs utilizați, filtrați datele pentru a lucra cu un subset de date și sortați datele pentru a-l comanda așa cum doriți. În Access, Excel utilizatorii pot vizualiza filtrarea și sortarea datelor într-o foaie de date fără a fi necesar pentru a afla din nou o interfață utilizator complet noi. Pictograme, comanda meniuri, comenzi, criterii și casete de dialog sunt foarte asemănătoare, dacă lucrați cu text, numere, date sau valori necompletate. Puteți chiar să salvați filtre și sortări împreună cu vizualizarea foaie de date.

Puteți crea o interogare în Access și chiar și nu știu ce semnifică SQL. Patru interogare experții vă ajută să creați interogări simple, găsiți dubluri, găsiți înregistrările necorespondente și creați interogări de tip tabel încrucișat. Chiar nu trebuie să creați o interogare; pur și simplu să filtrați și sortați datele așa cum doriți să arate acesta și acesta se salvează cu o foaie de date.

Criterii ȚarăRegiune

Pentru mai multe informații, consultați:

Prima pagină a expertului Etichetă

Acum, că s-a dezvoltat de familie, lista de carte de sărbători dintr-o dată aveți mai mare și aveți nevoie pentru a urmări mai multe zile de naștere și aniversări. Nu este o problemă. Puteți utiliza un tabel Access sau interogări ca sursă de date de îmbinare de corespondență și creați o operațiune de îmbinare de corespondență utilizând Expertul de îmbinare de corespondență Word, pentru litere, cărți, mesajele de e-mail și plicuri. Dacă trebuie să creați etichete de corespondență, utilizați Expertul de etichetă în Access pentru a crea și imprimarea etichetelor dintr-un raport care îl creați. Puteți adăuga chiar în mod automat un cod de bare corespunzătoare la fiecare adresa clientului.

Pentru mai multe informații, consultați:

Acces și a Excel furnizează comenzi pentru a vă conecta la date în liste SharePoint. Excel furnizează o conexiune doar în citire (unidirecțională) la listele SharePoint legate; în timp ce vă permite Access să citirea și scrierea datelor (bidirecțională) în listele SharePoint legate. Accesarea și SharePoint liste lucru foarte bine împreună. Tipurile de date Access și SharePoint-cum ar fi text îmbogățit, adăugați doar (pentru a accepta urmărirea istoricului de revizuire într-un câmp memo), atașări, numerotare automată, căutările și câmpuri multi-valoare-efectuarea pentru netede integrare și puține, dacă este cazul, date apariția inconsistențelor.

După ce legați datele de listă SharePoint într-o bază de date Access, poate dura chiar și lista SharePoint datelor offline într-o bază de date Access locală, lucrul cu datele la nivel local și apoi vă reconectați la site-ul SharePoint pentru a încărca modificările. Orice modificări în date conflictuale făcute de alți utilizatori care va fi gestionată de către un expert rezolvare conflict. Formularele și rapoartele pe care l-ați creat în Access sunt bazate pe aceleași date, dar legate la liste SharePoint.

Excel furnizează următoarele puncte de integrare cu SharePoint Server.

Puncte de integrare focalizate pe date din Excel

1. Efectuați un import unic al datelor din foile de date Excel într-o listă SharePoint sau exportați datele din foile de lucru Excel într-o listă SharePoint, pentru a crea o conexiune permanentă și unidirecțională de date.

2. Utilizați conexiunea permanentă și unidirecțională de date pentru a reîmprospăta datele dintr-o foaie de lucru Excel din lista SharePoint.

3. publica registre de lucru Excel în Excel Services, și afișați și interacționa cu datele utilizând partea Web Excel Web Access pe o pagină cu părți Web.

4. import (conectare) datelor într-un registru de lucru Excel din OLAP servere, bazele de date SQL Server și acces și plat fișiere.

Access furnizează următoarele puncte de integrare cu SharePoint Server.

1. Efectuați un import sau un export unic de date între vizualizările Access și o listă SharePoint.

2. legarea datelor între tabelele Access și o listă SharePoint, creând o conexiune bidirecțională permanent. (Date actualizate listă pot în văzute într-un tabel Access, datele de tabel Access actualizate pot fi văzute într-o listă.)

3. Luați datele de listă offline, actualizați-le în Access, aduceți-le înapoi online, sincronizați actualizările și rezolvați conflictele.

4. Afișați și editați date de listă în foaia de date, formularele și vizualizările de rapoarte Access.

Pentru mai multe informații, consultați:

Puteți crea baze de date desktop destul de sofisticate aplicații fără a scrie niciodată o singură linie de cod VBA. Fiecare obiect Access are un set cuprinzător de proprietăți și evenimente ușor accesibile dintr-o foaie de proprietăți pentru a vă ajuta să particularizați soluție. Fiecare obiect are detaliate designeri care afișa toate caracteristicile disponibile pentru dvs. Șabloanele de baze de date suplimentare sunt disponibile în Office Online. Șabloane de câmp și tabel vă ajută să creați și să particularizați rapid noile tabele. Puteți să proiectați o bază de date nouă de la zero cu instrumente de proiectare bază de date încorporată.

Macrocomenzile Access utilizează un mediu declarativ care nu necesită scris cod VBA, astfel încât nu trebuie să fie un dezvoltator. Fiecare acțiune de macrocomandă efectuează o activitate, cum ar fi deschiderea unui formular, rulează o interogare, găsirea înregistrări sau afișează un mesaj. Puteți să încorporați macrocomenzi în orice eveniment din raport, formular sau control. Majoritatea macrocomenzi au argumente și să adăugați condiționată logică-le să-i să alegeți ce doriți. Chiar și puteți defini variabile și face verificare erori, din nou fără a scrie cod VBA.

Proiectarea unui prototip și rula prin departamentul IT. Crearea unei soluții pentru echipa atunci când au nevoie de el ASAP și face acest lucru pe un shoestring cu un goale-oase personal. Urmărirea de bilete vândute pentru o petrecere de firmă, urmărirea viață shelf de producție materiale sau imprimați etichete de acceptare pentru părți. Urmărirea activităților, probleme și produsele finale în proiecte de echipă. Crearea unei baze de date de fluxuri de vânzări pentru a monitoriza viitorii vânzări într-un grup mic de vânzări profesioniști.

Mai multe informații

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×