Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză, ca să îl puteți consulta cu ușurință.
Organizație poate fi necesar să le păstrați documente pentru o perioadă de timp, din cauza conformitate legale, sau cu alte cerințe de afaceri. Cu toate acestea, dacă organizației păstrează documentele mai mult necesare, creați risc legale nu sunt necesare. Cu o politică de ștergere document, puteți reduce mod activ riscul ștergând automat documente într-un site după o anumită perioadă de timp, de exemplu, puteți șterge documente în utilizatorilor OneDrive pentru Business site-uri cinci ani după ce au fost create documentele.
Politicile de ștergere document sunt puternice încă flexibil-de exemplu, puteți:
-
Permite proprietarilor de site pentru a alege din politicile central crearea și gestionarea. Puteți, de asemenea, puteți permite proprietarilor de site pentru a alege opțiunea cu totul dacă decid o politică nu se aplică la conținutul lor.
-
Impune o singură politică obligatorie pe toate site-urile într-o colecție de site-ul, cum ar fi toate OneDrive pentru Business site-uri, sau chiar impune o politică de pe toate colecțiile de site-uri create dintr-un anumit site colecție șablon, cum ar fi șablonul Site de echipă.
-
Furnizați politica implicită de o regulă implicit care se va aplica automat fără orice acțiune necesare pentru ca proprietarii de site-ul.
-
Crearea unei politici care include mai multe reguli de ștergere, care pot alege proprietar de site.
Creați și gestionarea politicilor de ștergere a documentului în centrul de politică de conformitate.
Când se utilizează politicile de ștergere document
În plus față de politici de ștergere document, SharePoint Server 2016 oferă aceste politici de retenție pentru conținutul site-ului:
Fiecare tip de politică funcționează cel mai bine pentru un anumit tip de site-ul sau date. De exemplu, organizație poate avea un site foarte structurate, care utilizează tipuri de conținut, cum ar fi un site financiare pentru contractele sau o bază de cunoștințe pentru articole. În acest caz, puteți să utilizați politicile de tip de conținut. Sau organizația dvs., poate fi necesar să le păstrați documente legale, caz în care puteți utiliza tipuri de conținut și un centru de înregistrări pentru a implementa un plan de fișier.
Politicile de ștergere document înlocuiți înregistrări gestionare sau informații despre politicile de gestionare, care funcționează cel mai bine cu datele structurate și tipuri de conținut. În schimb, trebuie să utilizați politicile de ștergere document atunci când aveți nevoie pentru a gestiona larg Ștergerea automată a datelor nestructurate, cum ar fi OneDrive pentru Business site-uri și site-urile de echipă.
Dacă aplicați o politică de ștergere document într-un site care utilizează deja politicile de gestionare a informațiilor, aceste politici sunt ignorate în timp ce este politica de ștergere document în vigoare. Acest lucru înseamnă că ar trebui să planificați pentru un site pentru a utiliza numai politici sunt destinate structurate sau nestructurate conținut, nu pe ambele. Pentru mai multe informații despre cum document ștergerea politici înlocuiesc politicile de alte, consultați aplicarea sau eliminarea unei politici de ștergere document pentru un site.
Spre deosebire de alte politici, politicile de ștergere document funcționează doar în bibliotecile de documente, nu liste.
Ștergerea politici și reguli
O politică de ștergere document conține una sau mai multe ștergerea reguli care specifică:
-
Perioada de timp până la ștergere.
-
Dacă se calculează data de ștergere din când documentul a fost creat sau modificat ultima dată.
-
Dacă doriți să-l ștergeți documentul sau permanent la Coșul de reciclare.
Dacă o politică conține mai mult de o regulă, proprietarii de site-ul să selectați regula pe care se aplică cel mai bine la conținutul lor.
Politicile și atribuiri
După ce creați o politică de ștergere a documentului, îl puteți atribui un șablon de colecție de site-de exemplu, puteți să atribuiți o politică în OneDrive pentru Business șablon, astfel încât să includă fiecare utilizator OneDrive pentru Business. Atunci când atribuiți o politică de la un șablon de colecție de site-ul, acest lucru se aplică la toate colecțiile de site-uri creat deja la acel șablon, în plus față de orice colecțiile de site-uri create de la acel șablon în viitor.
De asemenea, puteți să atribuiți o politică de la o colecție de site-ul specifice, efectuând atât suprascrie toate politicile care s-au atribuit la acel șablon de colecție de site-ul. De exemplu, poate fi atribuirea de politici de la șablonul de Site de echipă, dar apoi le înlocuiesc aplicând un set diferit de politici de la o colecție de site-ul specifice creat de la acel șablon.
O politică obligatorie sau a politicilor mai multe pentru a alege din
Atunci când atribuiți o politică, puteți alege să facă obligatorie, astfel încât numai această politică pot fi atribuite și pe care îl va fi aplicat la toate site-urile din colecția de site-uri. Proprietarii de site-ul nu renunțarea la o politică obligatorie, ceea ce înseamnă că documentele în site-ul va fi vi se aplice politica de ștergere indiferent ce.
În loc de a face o singură politică obligatoriu, puteți să atribuiți, de asemenea, mai multe politici la o colecție de site-ul, care permite fiecare proprietarul site-ului pentru a alege ce politici pentru a aplica la site-ul lor, sau chiar pentru a renunța cu totul. De exemplu, puteți crea o politică pentru documente de afaceri generale și un alt politica pentru documente financiare care au un program de retenție diferite. Proprietar de site de des să știe cel mai bine conținutului în care conține site-ului și, prin urmare, ce politici de ștergere document pentru a aplica. Fiecare site pot avea o politică de aplicat.
O regulă sau mai multe reguli pentru a alege
La rândul său, fiecare politică poate conține mai multe reguli--de exemplu, o politică de ștergere pentru documente de afaceri generale pot avea două reguli:
-
Documente care nu au nevoie de retenție bazată pe obligații legale sau cerință de afaceri în curs de desfășurare nu trebuie să fie păstrate pentru mai mult de un an de creare.
-
Documente necesare pentru utilizare activă, în curs de afaceri care sunt necesare pentru mai mult de un an, nu trebuie să fi păstrate pentru mai mult de trei ani din crearea.
Proprietar de site poate determina că site-ul lor conține general de afaceri documente, selectați această politică de ștergere, apoi selectați regula potrivit de la politică. Puteți selecta doar o regulă de la politică care se aplică în prezent la site-ul (nu de la orice politică) și regulă se aplică la toate bibliotecile de documente în site-ul.
Relații de colecții de site-ul, politici și reguli
Relație bază este aceasta:
O colecție de site-ul sau un șablon de colecție de site poate avea o politici mai multe atribuită și fiecare dintre aceste politici poate avea una sau mai multe reguli. Cu toate acestea, poate exista o politică care este activă de pe site-ul și poate fi o singură regulă de ștergere care este activ în orice moment, pentru biblioteci din site.
Politicile de ștergere document sunt moștenite
Cum ar fi permisiunile, navigare și multe alte caracteristici de site-ul, politicile de ștergere document sunt moștenite. Proprietar de site să selectați o politică de ștergere document pentru site-ul lor și toate subsite-urile moștenesc Politica de la părinte. Proprietar al unui subsite să întrerupeți moștenirea, selectând un alt politică și o combinație de regulă, și că politica se aplică la toate subsite-urile până când moștenirea este întreruptă din nou.
Atribuirea de politici de ștergere document pentru prima dată
Este important să înțelegeți că perioada de timp specificată pentru un document ștergerea politică înseamnă că ora că documentul a fost creată sau modificată, nu oră deoarece politica s-a atribuit. De exemplu, poate fi crearea unei politici de ștergere document care șterge definitiv documente doi ani după ce au fost create, și apoi să atribuiți un șablon de colecție de site-ul din care mai multe colecții de site-uri au fost create patru sau cinci ani în urmă că politica. În acest caz, este probabil că existente colecțiile de site-uri conțin multe documente care sunt deja mai vechi de doi ani specificat de politică de ștergere, aceasta înseamnă că o mulțime de conținut vor fi șterse în curând după ce atribuiți Politica de ștergere document pentru prima timp.
Atunci când atribuiți politica pentru prima dată, toate documentele în site-ul sunt evaluate și, dacă se îndeplinește criteriul, acestea vor fi șterse. Acest lucru se aplică pentru toate documentele existente, nu doar noi documente create după ce s-a atribuit politica. Și rețineți că este perioada de timp pentru vârstă din fiecare document, nu data din când politica mai întâi s-a atribuit.
Prin urmare, înainte de a vă atribui o politică de la un site pentru prima dată, țineți cont mai întâi vârsta conținutul existent și cum politica poate avea un impact acel conținut existent. De asemenea, se recomandă să comunice politică nouă pentru proprietarii site-ului înainte de atribuirea, pentru a oferi le timp pentru a evalua impactul posibile.
Avans pentru politicile de înmulțire
După ce atribuiți politici la o colecție de site-ul, proprietarii de site-ul utilizați linkul Politica de ștergere Document de pe pagina Setări Site pentru a vizualiza și aplicarea politicilor de disponibile pentru site-ul.
Linkul Politica de ștergere Document nu va apărea dacă nu s-au atribuit politici la colecția de site-uri. De asemenea, linkul apare imediat după ce s-au atribuit politicile de pe site-ul-poate fi până la un decalaj de 24 de ore din când politici sunt atribuite atunci când apare linkul Politica de ștergere Document
Cum funcționează politicile de ștergere document cu locală politici
Unei rețineri în depozit asigură că toate conținut se menține pentru o anumită perioadă de timp, în timp ce o politică de ștergere document asigură că toate conținut este șters după o anumită perioadă de timp.
Dacă aveți nevoie pentru a păstra documentele pentru o perioadă determinată de timp, puteți utiliza unei politici de reținere în locație împreună cu o politică de ștergere. De exemplu, să țineți documente pentru trei ani după ce sunt modificate și apoi configurați o politică de ștergere pentru a șterge documente aceste trei ani după ce au fost modificate ultima dată.
Rețineți că o politică de ștergere nu suprascrie o reținere în locație. Dacă un site este în așteptare și o politică de ștergere document șterge un document, apoi document vor fi păstrate în biblioteca păstrarea continuu la fel ca în cazul în care documentul au fost șterse manual. Pentru mai multe informații, consultați Prezentare generală a în locul lung în SharePoint Server 2016.
Permisiuni
Membrii echipei de conformitate care va utiliza centrul de politică de conformitate nevoie de permisiuni ambele politică centrul și site-ul colecțiilor de la care va fi aplicat politici. Vă recomandăm să care vă:
-
Crearea unui grup de securitate care conține toate utilizatori a centrului de politică de conformitate, cel mai probabil echipa de conformitate.
-
În centrul de politică de conformitate, adăugați grup de securitate la grupul de proprietari de colecție site-ul.
-
În fiecare colecție de site-ul la care aveți nevoie pentru a atribui politicile de ștergere document, adăugați grup de securitate la grupul de proprietari de colecție site-ul.
