Prezentare generală: Exemple de bună practică pentru gestionarea modului în care se utilizează site-ul dvs. de echipă

Prezentare generală: Exemple de bună practică pentru gestionarea modului în care se utilizează site-ul dvs. de echipă

Dacă sunteți proprietar de site de echipă, este o idee bună să creați un model de guvernanță-adică un model pentru a aborda politicile, procesele, rolurile și responsabilitățile site-ului dvs. Un model ca acesta vă va ajuta să controlați modul în care utilizatorii vă utilizează site-ul. De exemplu, se recomandă să solicitați extragerea fișierelor, astfel încât mai multe persoane să nu încerce să editeze un fișier în același timp. Sau poate doriți să permiteți anumitor persoane să creeze subsite-uri. Acest articol oferă o prezentare generală a ideilor și a celor mai bune practici la care să vă gândiți atunci când creați un astfel de model.

Notă: Dacă vă interesează pașii pentru crearea unui site, consultați crearea unui site SharePoint.

Ce este guvernanța?

O parte importantă și deseori invizibilă a oricărui site este modelul de guvernanță: setul de politici, roluri, responsabilități și procese pe care le stabiliți pentru a stabili modul în care persoanele din grupul dvs. utilizează SharePoint.

Multe organizații au un model de guvernanță pentru site-uri, în Administrare centrală sau la nivel de colecție de site-uri, care poate fi creat și întreținut de departamentul IT sau de echipa IT.

Dacă sunteți proprietar de site pentru un subsite dintr-o colecție de site-uri, cum ar fi un site de echipă, este o idee bună să creați propriul model de guvernanță suplimentar pentru a rezolva problemele specifice.

Un model de guvernanță facilitează următoarele:

  • Permiteți utilizatorilor site-ului să știe când trebuie să creeze un subsite nou, spre deosebire de crearea unei liste sau a altui conținut de site.

  • Asigurați-vă că subsite-uri și conținut sunt retrase atunci când sunt depășite, mai degrabă decât să utilizeze spațiul de stocare și să dispună rezultatele căutării.

  • Asigurați-vă că persoanele potrivite au acces la conținutul potrivit.

  • Permiteți proprietarilor subsite-ului să știe ce șabloane și teme pot utiliza.

  • Faceți tranziția fără probleme a calității de proprietar al unui site de la o persoană la alta.

Elementele unui model de guvernanță

Modelul de guvernanță trebuie să abordeze aspecte precum următoarele:

  • Crearea de site-uri

  • Gestionarea permisiunilor

  • Arhitectura informațiilor

  • Ciclul de viață al site-ului și retragerea sa

  • Limitele de stocare

  • Clasificarea informațiilor

  • Particularizarea

  • Protecția datelor

  • Navigarea

  • Căutarea

  • Rolurile și responsabilitățile asistenței pentru site

Răspunsurile la aceste întrebări pot fi date deja de colecția de site-uri sau de modelul de guvernanță la nivel de organizație, cum ar fi cât de mult spațiu de stocare aveți pe site și ce tip de particularizare puteți să efectuați în ce privește stilul și aspectul site-ului. Alte întrebări pot să nu fie relevante, în funcție de complexitatea site-ului de echipă și câte persoane îl utilizează. Însă, chiar dacă nu trebuie să luați decizii în ce privește aceste subiecte, este o idee bună să știți ce decizii au fost luate, astfel încât să puteți să-i informați pe utilizatorii site-ului și să impuneți corespunzător politicile.

Iată câteva lucruri de care trebuie să țineți seama când configurați un site nou.

Crearea subsite-ului

Este posibil să doriți ca membrii echipei să poată crea subsite-uri sub site-ul de echipă pentru a fi utilizate în anumite proiecte.

Posibilitatea de a crea în mod spontan subsite-uri noi poate fi un avantaj deosebit pentru grup, dar crearea nerestricționată a site-ului poate ieși din mână. Atunci când subsite-urile proliferează liber, pot apărea probleme. De exemplu:

  • Este greu pentru utilizatori să găsească subsite-ul potrivit sau să fie siguri că au.

  • Informațiile pot fi dublate în mai multe subsite-uri, utilizând spațiul de stocare scump și necesitând un efort dublu pentru a-l menține.

  • Informațiile depășite se pot afla pe subsite-uri, potențiale de ani, afișând în rezultatele căutării. Poate fi dificil de aflat ce versiune a informațiilor este cea corectă.

  • Gestionarea permisiunilor pentru o multitudine de subsite-uri poate deveni o corvoadă majoră, iar utilizatorii pot ajunge neintenționat la informații pe care nu ar trebui să le aibă.

  • Pe măsură ce angajații părăsesc grupul, subsite-urile pe care le creează pot fi abandonate, creând confuzie și rezultate de căutare tulburătoare pentru utilizatorii de site rămași.

Puteți să economisiți timp și energie, dacă configurați unele politici pentru crearea site-ului, menite următoarelor zone:

  • Cui îi este permis să creeze subsite-uri?

  • Subsite-urile noi trebuie aprobate în avans? Dacă da, care sunt criteriile de aprobare și cine acordă aprobarea?

  • Este necesar ca subsite-urile noi să utilizeze șabloane și teme stabilite?

  • Ce cantitate de informații se poate stoca pe un site? Adică, cât spațiu de disc pe server pot ocupa?

  • Care sunt regulile de includere a strategiilor de navigare pe site?

  • Cât timp trebuie stocate informațiile pe subsite-uri înainte ca acesta să fie șters sau Arhivat?

Consultați crearea unui site sau a unui subsite pentru mai multe informații.

Gestionarea permisiunilor

Integritatea și confidențialitatea informațiilor cruciale pentru desfășurarea activității organizației dvs. rezidă în cât de sigur este site-ul dvs.: în mod specific, căror persoane alegeți să le acordați accesul în site-ul dvs.

Acordarea și restricționarea accesului în site se numește gestionare de permisiuni, iar aceasta este una dintre cele mai importante responsabilități ale dvs., în calitate de proprietar de site.

Iată câteva sfaturi de reținut, când dezvoltați o strategie de permisiuni.

  • Respectați principiul privilegiului minim: oferiți-le utilizatorilor nivelurile de permisiune cele mai mici de care au nevoie pentru a efectua activitățile atribuite.

  • Acordați acces utilizatorilor adăugându-i în grupuri standard implicite (cum ar fi Membri, Vizitatori sau Proprietari). Majoritatea utilizatorilor trebuie să aparțină grupurilor Membri sau Vizitatori; limitați numărul de persoane din grupul Proprietari.

  • Utilizați moștenirea permisiunilor pentru a crea o ierarhie clară, ușor de vizualizat. Aceasta înseamnă să evitați să acordați permisiuni persoanelor individuale; în schimb, lucrați cu grupuri. Dacă este posibil, subsite-urile moștenesc pur și simplu permisiunile de la site-ul de echipă, în loc să aibă permisiuni unice.

  • Organizați-vă conținutul astfel încât să profitați de moștenirea permisiunilor: luați în considerare segmentarea conținutului după nivelul de securitate - creați un site sau o bibliotecă special pentru documentele importante, în loc să le distribuiți într-o bibliotecă mai mare și să le protejați prin permisiuni unice.

Consultați înțelegerea nivelurilor de permisiune în SharePoint sau Editarea permisiunilor pentru o listă, o bibliotecă sau un element individual pentru informații despre setarea permisiunilor.

Arhitectura informațiilor

Arhitectura informațiilor unui site este la fel ca cuprinsul pentru o carte: acesta determină modul în care informațiile din site-ul respectiv-paginile sale Web, documentele, listele și datele sunt organizate și prezentate utilizatorilor site-ului. Arhitectura informațiilor este înregistrată deseori ca listă ierarhică a conținutului site-ului, cuvintelor cheie de căutare, tipurilor de date și altor concepte.

Pentru a crea o arhitectură de informații, trebuie să analizați informațiile care vor fi prezentate pe site. Iată câteva dintre întrebările pe care puteți să le utilizați pentru a dezvolta o arhitectură de informații:

  • Ce tip de conținut va avea site-ul? Cum se va traduce aceasta în subsite-uri, liste, biblioteci etc.?

  • Cum vor fi prezentate informațiile pe site?

  • Cum vor naviga utilizatorii în site?

  • Cum vor fi direcționate informațiile către publicul specific?

  • Cum va fi configurată și optimizată căutarea?

O parte din arhitectura informațiilor poate include clasificarea informațiilor.

Dacă informațiile cu care lucrați au o valoare mare pentru firmă, dacă necesită o securitate specială sau dacă sunt subiectul unor reguli de reglementare de conformitate, este util să configurați o schemă de clasificare pentru a identifica tipurile specifice de conținut care trebuie gestionate cu atenție.

După ce ați organizat informațiile în liste și biblioteci specifice, puteți să utilizați caracteristicile de guvernanță pentru a gestiona modul de gestionare al conținutului. De exemplu:

Solicitarea extragerii fișierelor

Atunci când solicitați extragerea unui fișier, vă asigurați că o singură persoană poate să editeze fișierul până când acesta este arhivat. Solicitarea extragerii documentelor împiedică modificarea simultană de către mai multe persoane, ceea ce poate crea conflicte de editare și poate duce la confuzii. De asemenea, solicitarea de extragere amintește membrilor să adauge comentarii atunci când arhivează fișierul, astfel încât să urmăriți mai ușor modificările din fiecare versiune. Pentru mai multe informații, consultați Configurarea unei biblioteci pentru a solicita extragerea fișierelor.

Urmărirea versiunilor

Dacă doriți să păstrați versiunile anterioare ale fișierelor, bibliotecile contribuie la urmărirea, stocarea și restaurarea fișierelor. Toate versiunile se pot urmări în același mod. Sau, unele versiuni pot fi desemnate ca principale, cum ar fi adăugarea unui capitol nou la un manual, iar alte versiuni ca minore, cum ar fi corectarea unei erori de ortografie. Pentru a gestiona spațiul de stocare, puteți să alegeți numărul fiecărui tip de versiune pe care îl stocați. Pentru mai multe informații despre versiune, consultați cum funcționează controlul versiunilor într-o listă sau într-o bibliotecă?.

Puteți să specificați că se solicită aprobarea pentru documente. Documentele rămân în starea de așteptare până când sunt aprobate sau refuzate de către o persoană care are permisiunea să facă acest lucru. Puteți să controlați care grupuri de utilizatori vizualizează documentul înainte de aprobare. Această caracteristică poate fi utilă dacă biblioteca conține instrucțiuni sau proceduri importante, care trebuie finalizate înainte să fie văzute de alte persoane. Pentru mai multe informații despre aprobarea documentului, consultați Solicitarea aprobării elementelor într-o listă sau într-o bibliotecă de site.

Bibliotecile acceptă tehnologia RSS, astfel încât membrii grupului de lucru să poată primi și vizualiza automat actualizările sau fluxurile de știri și informații într-o locație consolidată. Puteți utiliza tehnologia RSS pentru a vă avertiza cu privire la orice modificări ale unei biblioteci, cum ar fi când fișierele stocate în bibliotecă se modifică. Fluxurile RSS le permit membrilor din grupul de lucru să vadă o listă unificată cu fișierele care s-au modificat. De asemenea, puteți să creați alerte de e-mail, astfel încât să fiți notificat atunci când se modifică fișierele. Pentru mai multe informații despre fluxurile RSS, consultați gestionarea fluxurilor RSS pentru o colecție de site-uri sau site-uri.

O bibliotecă de documente sau un tip de conținut pot utiliza fluxuri de lucru pe care le-a definit Organizația pentru procesele de Business, cum ar fi gestionarea aprobării sau revizuirii documentului. Grupul dumneavoastră poate aplica procese de afaceri la documentele sale, cunoscute sub numele de fluxuri de lucru, care specifică acțiunile care trebuie efectuate într-o secvență, cum ar fi aprobarea sau traducerea documentelor. Un flux de lucru este o modalitate automată de a muta documente sau elemente printr-o secvență de acțiuni sau activități. Trei fluxuri de lucru sunt disponibile în mod implicit pentru biblioteci: aprobare, care direcționează un document către un grup de persoane pentru aprobare; Colectați feedback, care direcționează un document către un grup de persoane pentru feedback și returnează documentul persoanei care a inițiat fluxul de lucru ca compilare; și colectați semnături, care direcționează un document către un grup de persoane pentru a-și colecta semnăturile digitale. Pentru mai multe informații despre fluxurile de lucru, consultați prezentarea generală a fluxurilor de lucru incluse în SharePoint

Dacă grupul funcționează cu mai multe tipuri de fișiere, cum ar fi foi de lucru, prezentări și documente, puteți prelungi funcționalitatea bibliotecii prin activarea și definirea mai multor tipuri de conținut. Tipurile de conținut adaugă flexibilitate și consistență în mai multe biblioteci. Fiecare tip de conținut poate specifica un șablon și chiar procese de flux de lucru. Șabloanele acționează ca punct de pornire, pentru formatarea și orice text stereotip și pentru proprietățile care se aplică la documentele de tipul respectiv, cum ar fi numele departamentului sau numărul contractului. Pentru mai multe informații despre tipurile de conținut, consultați Introducere în tipurile de conținut și publicarea tipurilor de conținut

Dacă aveți un grup de fișiere sensibile și ar fi util să știți cum s-au utilizat documentele, puteți să definiți o politică ce vă permite să activați urmărirea de „auditare” a evenimentelor, cum ar fi modificările din fișiere, copierea sau ștergerea acestora. Pentru informații despre configurarea auditării, consultați Configurarea setărilor de audit pentru o colecție de site-uri

Ciclul de viață al site-ului și retragerea sa

Site-uri precum site-uri pentru lucrul cu documente și site-urile de discuții au tendința să se păstreze și după ce nu mai sunt utile, utilizând spațiu de stocare valoros și creând confuzie în rezultatele de căutare. Este o idee bună să setați un program pentru revizuirea site-urilor și a conținutului acestora (cel puțin o dată pe an) pentru a vedea dacă merită să le păstrați.

De asemenea, este o idee bună să rețineți că modelul de guvernanță mai amplu din organizație poate căuta site-urile neactualizate. De exemplu, un administrator poate șterge automat site-urile care nu au avut activitate timp de 90 de zile. Ca proprietar al site-ului, veți primi un avertisment de e-mail care va avea loc. Pentru mai multe informații despre ciclul de viață și politicile de retragere, consultați Politica de închidere a site-ului.

Limitele de stocare

Este posibil ca un administrator să fi setat o limită în ce privește cantitatea de spațiu pe disc care poate fi utilizată de grupul dvs. Trebuie să aflați dacă există o limită și, dacă există, să vă hotărâți cum veți repartiza spațiul între site-uri, pagini și biblioteci.

Implicit, SharePoint Server impune o limită de 50 MO pentru dimensiunea unui singur document care poate fi încărcat într-o bibliotecă de documente. De asemenea, implicit, proprietarii de site-uri de echipă primesc avertizări când stocarea atinge 90% din cotă.

După ce aflați care sunt limitele dvs., puteți să utilizați caracteristici cum ar fi urmărirea versiunilor sau urmărirea pentru audit pentru a vă asigura că site-ul dvs. le respectă. Pentru mai multe informații, consultați gestionarea limitelor de stocare ale colecției de site-uri.

Particularizarea

Șansele sunt ca organizația dumneavoastră să aibă unele branding standardizate, șabloane de site sau aspecte de site care sunt preferate sau necesare. Cât de departe pot trece utilizatorii la Particularizarea aspectului site-urilor și paginilor lor?

Pentru a controla particularizarea, este util să hotărâți să blocați persoanele din echipă care au permisiunea de a particulariza sau să optați să utilizați structurile de pagină standardizate pentru a vă asigura că sunt respectate anumite cerințe, cum ar fi afișarea proprietarului site-ului în colțul din stânga sus al tuturor site-urilor.

De asemenea, este posibil să doriți să setați liniile directoare despre funcționalitatea pe care o pot utiliza persoanele pe subsite-urile lor. De exemplu, este util să cereți utilizatorilor să nu folosească părți web care necesită codificare particularizată.

La extrema cealaltă, este util să furnizați tuturor membrilor echipei SharePoint Designer, astfel încât să poată efectua toate modificările dorite.

Pentru mai multe informații despre particularizarea site-ului, consultați Modificarea aspectului site-ului SharePoint sau a introducerii la particularizarea site-urilor și paginilor.

Navigarea

Elementele de navigare ajută la răsfoirea conținutului căutat. Două elemente de navigare care se pot particulariza sunt bara de linkuri de sus și Lansarea rapidă.

Utilizând paginile de setări pentru fiecare listă sau bibliotecă, puteți să selectați listele și bibliotecile care se afișează pe bara Lansare rapidă. De asemenea, puteți să modificați ordinea linkurilor, să adăugați sau să ștergeți linkuri și să adăugați sau să ștergeți secțiunile în care se organizează linkurile. De exemplu, dacă aveți prea multe liste în secțiunea Liste, puteți să adăugați o secțiune nouă pentru Liste de activități, în care să includeți linkuri către listele de activități.

Bara de linkuri de sus furnizează un mod pentru utilizatorii site-ului de a ajunge la alte site-uri din colecția de site-uri, prin afișarea unui rând de file în partea de sus a fiecărei pagini din site. Când creați un site nou, puteți să alegeți dacă se include site-ul în bara de linkuri de sus a site-ului părinte și dacă se utilizează bara de linkuri de sus din site-ul părinte.

Pentru mai multe informații despre navigarea în site, consultați Introducere în navigarea în site sau Particularizarea navigării pe site-ul SharePoint

Căutarea

Conținutul apare în numeroase locuri, printre care se numără site-urile, listele, bibliotecile, părțile web și coloanele. În mod implicit, atunci când o persoană caută în site-ul dvs., tot conținutul de pe site-ul oricăruia dintre subsite-urile sale apare în rezultatele căutării.

Ca proprietar de site, puteți să alegeți dacă să se afișeze sau nu conținutul din site în rezultatele căutării. Atunci când împiedicați apariția conținutului unui site în rezultatele căutării, conținutul tuturor subsite-urilor de sub acesta este, de asemenea, blocat în rezultatele căutării.

Implicit, conținutul cu permisiuni restricționate nu apare în rezultatele de căutare ale utilizatorilor care nu au permisiunile să îl citească. Puteți să modificați acest lucru, astfel încât conținutul restricționat să se afișeze în rezultatele de căutare, dar utilizatorii să nu poată deschide conținutul pentru care nu au permisiunea s-o facă.

Consultați prezentarea generală a administrării SharePoint Online sau Configurarea unei părți Web de căutare de conținut în SharePoint pentru mai multe informații despre căutare.

Rolurile și responsabilitățile asistenței pentru site

Este o idee bună să definiți rolurile și responsabilitățile, pentru a reduce haosul care se poate stârni pe un site, când componenții echipei vin sau pleacă dintr-o echipă. Iată câteva dintre aspectele demne de stabilit, despre rolurile și responsabilitățile din site:

  • Instruire: navigarea, căutarea și instruirea de bază cu privire la gestionarea documentelor pot fi foarte utile pentru persoanele care nu sunt familiarizate cu produsul.

  • Asistență: este util să aveți un expert desemnat în echipă, care să depaneze problemele și să fie persoana de legătură pentru administrator.

  • Conformitatea cu normele organizaționale și juridice: uneori, aceasta se poate rezuma la conformarea linkurilor actualizate la normele corespunzătoare, dar este bine să aveți un responsabil în acest domeniu.

Consultați Planificarea site-urilor și gestionarea utilizatorilor sau gestionarea administratorilor pentru o colecție de site- uri pentru mai multe despre roluri.

Protecția datelor

Caracteristicile de copiere backup și recuperare vă protejează datele de pierderea accidentală. Frecvența copierii backup, precum și viteza și nivelul recuperării sunt configurate de un administrator. Vedeți prezentarea generală a backupului și a recuperării în SharePoint Server sau gestionarea Coșului de reciclare al unei colecții de site-uri SharePoint Online

Notă:  Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Ne puteți spune dacă informațiile au fost utile? Aici se află articolul în limba engleză, ca referință.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×