Ați construit o listă de persoane de contact și alte date pe care doriți să le utilizați pentru o îmbinare de corespondență Word. Dacă sursa de date este o foaie de calcul Excel existentă, trebuie doar să pregătiți datele pentru o îmbinare de corespondență. Dar dacă sursa de date este un fișier delimitat prin tabulatori (.txt) sau un fișier de valori separate prin virgulă (.csv), trebuie mai întâi să importați datele în Excel, apoi să le pregătiți pentru o îmbinare de corespondență.
Pasul 1: Configurați-vă sursa de date în Excel
Dacă utilizați o foaie de calcul Excel ca sursă de date pentru o îmbinare de corespondență în Word, omiteți acest pas. Dacă sursa de date este un .txt sau un fișier.csv, utilizați Expertul import text pentru a configura datele în Excel.
După ce importați cu succes un fișier .txt sau .csv, mergeți la Pasul 2.
-
Deschideți Excel.
-
Accesați Date > din text/CSV.
-
Alegeți fișierul .txt sau .csv dorit, apoi selectați Import.
-
În fereastra de previzualizare, selectați Transformare date.
-
Selectați coloana ZIP, cod poștal sau altă coloană de formatat.
-
Accesați Transformare >tip de date: și selectați Text.
-
Selectați Înlocuire curent.
-
Repetați pașii 5-7, după cum este necesar.
-
Selectați Închidere & Încărcare.
-
Accesați Fișier > Salvare ca și salvați cu un alt nume.
-
Deschideți Excel.
-
Excel 2016 Accesați Date > Preluare date externe > din text.
-
Alegeți fișierul .txt sau .csv dorit, apoi selectați Import.
-
În Expert import text, în panoul Tip original de date, alegeți Delimitat.
-
Selectați Datele au anteturi deasupra panoului Previzualizare dacă fișierul are anteturi, apoi alegeți Următorul.
-
În panoul Delimitatori , bifați caseta de selectare care se potrivește cu delimitatorul (cum ar fi o Filă sau Virgulă) pe care îl utilizează datele, apoi alegeți Următorul.
-
Sub Previzualizare date, alegeți coloana care conține codurile ZIP sau codurile poștale, iar sub Format date coloană, alegeți Text.
Notă: De fiecare dată când aplicați un format de date (General, Text sau Dată) într-o coloană, numele formatului apare în antetul de tabel pentru acea coloană.
-
Repetați pasul 7 de câte ori este necesar, alegând coloana pe care doriți s-o modificați și formatul de date pe care doriți să-l aplicați.
-
Alegeți Terminare.
-
În caseta de dialog Import date, acceptați setarea implicită pentru Foaie de lucru existentă și adresa celulei, apoi alegeți OK.
Precauție: Adresa de celulă din caseta de dialog Import date afișează celula selectată momentan. Datele se importă începând cu adresa celulei denumite.
-
Salvați foaia de calcul cu un nume nou de fișier.
Pasul 2: Pregătiți sursa de date
În sursa de date Excel pe care o veți utiliza pentru o listă de expediere poștală dintr-o îmbinare de corespondență Word, aveți grijă să formatați corect coloanele de date numerice. Formatați o coloană cu numere, de exemplu, pentru a se potrivi cu o anumită categorie, cum ar fi monedă.
Dacă alegeți procentul drept categorie, rețineți că formatul de procent va înmulți valoarea celulei cu 100. Formatați o coloană de procente ca text dacă doriți să evitați factorul de înmulțire.
Codurile ZIP sau codurile poștale trebuie să fie formatate ca text pentru a păstra datele în timpul unei îmbinări de corespondență. Dacă nu ați terminat la import, formatați-l acum. Zerourile inițiale din coduri, de exemplu, 00399, sunt eliminate în timpul unei îmbinări de corespondență dacă nu sunt formatate ca text.
-
Alegeți coloana care conține codurile poștale, codurile poștale sau alte date de formatat.
-
Accesați Pornire, iar în grupul Număr , selectați săgeata în jos Format de număr , apoi alegeți o opțiune din listă (cum ar fi Text).
Nu uitați să adăugați simbolul corespunzător înainte sau după un câmp de îmbinare. De exemplu, iată cum arată valorile monetare și procent dacă se omit simbolurile.
Dacă includeți simbolurile, numerele au mai mult sens.
În documentul de îmbinare corespondență, adăugați simbolurile înainte sau după câmpurile de îmbinare, astfel:
Consultați și
Un pas esențial într-un Word proces de îmbinare a corespondenței este configurarea și pregătirea unei surse de date. Puteți să utilizați o sursă de date Excel existentă sau să construiți una nouă importând un fișier delimitat prin tabulatori (.txt) sau separat prin virgulă (.csv). După ce ați configurat și ați pregătit sursa de date, puteți efectua o îmbinare a corespondenței utilizând Schimb dinamic de date (DDE) cu Expertul pas cu pas de îmbinare corespondență sau utilizând o metodă de îmbinare manuală a corespondenței.
Dacă nu utilizați o sursă de date Excel existentă pentru îmbinarea corespondenței, puteți utiliza o listă de persoane de contact sau o agendă într-un fișier .txt sau .csv. Expertul import text vă ghidează prin pașii pentru a obține date dintr-un .txt sau dintr-un fișier .csv într- Excel.
-
Deschideți Excel.
-
Pe fila Date , alegeți Din text/CSV.
-
Alegeți fișierul .txt sau .csv dorit, apoi alegeți Import.
-
În Expert import text, în panoul Tip original de date, alegeți Delimitat.
-
Bifați caseta de selectare Datele au anteturi de deasupra panoului Previzualizare, dacă fișierul pe care îl importați are anteturi, apoi alegeți Următorul.
-
În panoul Delimitatori, bifați caseta de selectare care se potrivește cu separatorul utilizat de datele dvs. (cum ar fi Virgulă sau Tabulator), apoi alegeți Următorul.
Sfat: Panoul Previzualizare date afișează cum vor arăta rezultatele în format de tabel.
-
Sub Previzualizare date, alegeți coloana care conține codurile ZIP sau codurile poștale, iar sub Format date coloană, alegeți Text.
Note:
-
Formatele disponibile sunt General, Text și Dată. De fiecare dată când aplicați un format de date la o coloană, numele formatului apare în antetul de tabel pentru acea coloană.
-
O coloană care conține date numerice, cum ar fi un procent sau o valoare monetară, de exemplu, poate fi formatată numai după ce fișierul este importat. Consultați subsecțiunea "Formatarea datelor numerice în Excel " care urmează pentru mai multe informații.
-
-
Repetați pasul 7 de câte ori este necesar, alegând coloana pe care doriți s-o modificați și formatul de date pe care doriți să-l aplicați.
-
Alegeți Terminare.
-
În caseta de dialog Import date, acceptați setarea implicită pentru Foaie de lucru existentă și adresa celulei, apoi alegeți OK.
Precauție: Adresa de celulă din caseta de dialog Import date afișează celula selectată momentan. Datele se importă începând cu adresa celulei denumite.
-
Când ați terminat, salvați sursa de date cu un nume nou de fișier.
Formatarea datelor numerice în Excel
Formatați orice date numerice, cum ar fi procentele sau valorile monetare din orice sursă de date nouă sau existentă, în Excel pe care intenționați să le utilizați într-o Word îmbinare corespondență. Pentru a păstra datele numerice pe care le-ați formatat ca procent sau ca monedă în timpul unei îmbinări de corespondență, urmați instrucțiunile din secțiunea "Pasul 2: Utilizarea Schimbului dinamic de date (DDE) pentru o îmbinare de corespondență".
În sursa de date Excel pe care o veți utiliza pentru o listă de expediere poștală dintr-o îmbinare de corespondență Word, aveți grijă să formatați corect coloanele de date numerice. Formatați o coloană cu numere, de exemplu, pentru a se potrivi cu o anumită categorie, cum ar fi monedă.
-
Deschideți sursa de date Excel.
-
Alegeți o coloană pe care doriți să o formatați.
-
Pe fila Pornire, în grupul Număr, alegeți săgeata în jos de lângă caseta Format de număr (General), apoi alegeți o opțiune din listă.
-
Repetați pașii 2 și 3 după cum este necesar.
-
Când ați terminat, alegeți Salvare.
Atunci când aveți o sursă de date Excel care conține numere formatate, cum ar fi procente și valori monetare, este posibil ca unele date numerice să nu-și păstreze formatarea în timpul unei îmbinări de corespondență. Veți obține rezultatele îmbinării corespondenței dorite și veți putea păstra formatul datelor numerice în Excel utilizând DDE.
Notă: Dacă decideți să nu utilizați DDE, urmați instrucțiunile din Utilizarea îmbinării corespondenței pentru a trimite mesaje de e-mail în bloc.
-
Deschideți Word, alegeți Opțiuni > fișier > Complex.
-
Sub General, bifați caseta de selectare Confirmare conversie format fișier la deschidere .
-
Alegeți OK.
-
Pe fila Corespondență , alegeți Pornire Îmbinare corespondență > Expert pas cu pas de îmbinare corespondență.
-
În panoul Îmbinare corespondență , sub Selectare destinatari, alegeți Utilizați o listă existentă.
-
Sub Utilizați o listă existentă, alegeți Răsfoire, apoi deschideți foaia de calcul formatată.
-
În caseta de dialog Confirmare sursă de date , bifați caseta de selectare Afișare totală și alegeți Foi de lucru MS Excel prin DDE (*.xls) > OK.
-
În caseta de dialog Microsoft Excel , alegeți Întreaga foaie de calcul > OK.
-
Atunci când se deschide caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență , alegeți OK.
-
Continuați cu scrisoarea, mesajul de e-mail, eticheta sau îmbinarea plicurilor .
Sfat: Puteți împiedica solicitarea de către Word de fiecare dată când deschideți un fișier de date. După ce vă conectați la lista de expediere poștală, accesați Opțiuni > fișier > Complex. Sub General, debifați caseta de selectare Confirmare conversie format fișier la deschidere .
Dacă ați construit o listă de persoane de contact într-o foaie de calcul Excel, este important să formatați toate codurile poștale sau codurile poștale ca text, pentru a evita pierderea datelor. Dacă importați într-o foaie de calcul nouă orice persoane de contact dintr-un fișier text (.txt) sau dintr-un fișier de valori separate prin virgulă (.csv), Expertul import text vă poate ajuta să importați și să formatați datele.
Pasul 1: Configurarea sursei de date în Excel
Dacă utilizați deja o foaie de calcul Excel ca sursă de date pentru o îmbinare de corespondență în Word, treceți la Pasul 2 din acest subiect. Dacă sursa de date este un .txt sau un fișier .csv care conține persoanele de contact Gmail, de exemplu, utilizați Expertul import text pentru a configura datele înExcel.
-
Deschideți Excel și, pe fila Date , alegeți Din text.
-
Alegeți fișierul .csv sau .txt dorit, apoi alegeți Preluare date.
-
În Expertul import text, alegeți Următorul.
-
În Delimitatori, bifați caseta care se potrivește cu delimitatorul care separă fiecare element al datelor (cum ar fi o filă sau virgulă). Apoi alegeți Următorul.
Sfat: Previzualizarea panoului de date selectat vă arată cum vor arăta rezultatele într-un format de tabel.
-
În Previzualizarea datelor selectate, alegeți coloana care conține codurile poștale sau codurile poștale. Apoi , înformat de date Coloană, alegeți Text.
-
Repetați pasul 5 după cum este necesar, alegând coloana pe care doriți să o modificați și formatul de date pe care doriți să-l aplicați.
Notă: De fiecare dată când aplicați un format de date la o coloană, numele formatului apare în antetul de tabel pentru acea coloană.
-
Faceți clic pe Terminare.
-
În caseta de dialog Import date , alegeți unde doriți Excel să amplasați datele, apoi faceți clic pe OK.
Notă: Salvați foaia de calcul cu un nume nou de fișier.
Pasul 2: Formatarea datelor numerice în foaia de calcul Excel
Pentru a vă asigura că un cod poștal sau un cod poștal trec printr-o îmbinare de corespondență fără a pierde zerourile, formatați coloana care conține codurile respective ca text.
-
Deschideți foaia de calcul și selectați coloana care conține codurile poștale sau codurile poștale.
-
Pe fila Pornire , în caseta Format , alegeți Text.
Acum puteți utiliza aceste date pentru o îmbinare de corespondență.
