Obiectiv de management de proiect: Adăugarea persoanelor și atribuirea lor la activități

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Adăugarea resurselor la proiect

Când puneți persoane să lucreze la proiectul dvs., rețineți două lucruri:

  1. Trebuie să adăugați persoane în planificarea de proiect înainte...

  2. Să le atribuiți să lucreze la activități.

Această diferență reprezintă o sursă obișnuită de confuzie când lucrați cu orice software de management de proiect.

Pentru mai multe articole din această serie de ghiduri de instruire în managementul de proiect, consultați Ghidul pentru managementul de proiect.

Sfaturi pentru managementul proiectelor, înainte să începeți . . .

Dacă nu sunteți familiarizat cu managementul de proiect Dacă nu sunteți familiarizat cu managementul de proiect, se poate să vă dați seama că există mai multe aspecte de care să vă preocupați, nu numai adăugarea activităților, de exemplu: câte persoane să atribuiți, cum să țineți evidența perioadelor de concedii și a zilelor lor libere și cum și când să completați informații personale, cum ar fi numere de telefon, adrese de e-mail și informații despre salariu.

Iată sfaturile care vă ajută să începeți.

  • Aflați ce tipuri de resurse puteți să atribuiți la activități    După ce strângeți informațiile de care aveți nevoie despre activitățile de proiect, identificați tipurile de resurse de care veți avea nevoie.

    • Resurse sub formă de persoane    Acestea sunt resursele la care ne gândim în mod normal că lucrează la activități. Managerii de proiect le numesc uneori resurse de lucru, spre deosebire de materiale și echipament.

    • Resurse de întreprindere    Aceste resurse sunt resurse de lucru gestionate și partajate într-o organizație. Resursele de întreprindere se utilizează cu Project Professional.

    • Resurse materiale    Aceste resurse includ computere sau utilaje utilizate pentru a duce la bun sfârșit lucrul la activități.

    • Resurse generice    Aceste resurse specifică cerințele de personal pentru activități, iar nu anumiți indivizi, cum ar fi tâmplari sau programatori.

  • Luați în considerare modul în care numărul de resurse modifică duratele Când atribuiți mai multe resurse într-o activitate, vă așteptați ca durata unei activități să se micșoreze. Totuși, în multe cazuri, adăugarea persoanelor la o activitate poate avea efectul opus. Poate adăuga costuri suplimentare, comunicare suplimentară și alte aspecte ineficiente. De exemplu, designul pentru un nou pod cu taxă de trecere probabil nu va avansa mai rapid dacă dublați numărul de arhitecți care lucrează la proiect. Project vă permite să controlați ce se întâmplă cu duratele activităților, după ce le adăugați la activități.

  • Luați în considerare modul în care capacitățile unei persoane afectează duratele activităților Experiența unei persoane poate afecta direct durata activității. Vă puteți aștepta ca o persoană cu cinci ani experiență să efectueze o activitate într-un timp mai scurt decât o persoană cu doi ani experiență.

Dacă sunteți un manager de proiect cu experiență Pe măsură ce proiectele devin mai complexe, se înmulțesc și aspectele de luat în considerare. Acum vă faceți griji în legătură cu utilizarea resurselor în alte departamente, angajarea de distribuitori, urmărirea activității a sute de persoane, generarea de rapoarte pentru directori și numeroase alte aspecte complexe la care nici măcar nu v-ați gândit. Din fericire, Microsoft Project are instrumentele expert de care aveți nevoie.

Iată câteva sfaturi care să vă îmbunătățească experiența.

  • Revizuiți și rafinați estimările de durată    Utilizați informațiile pe care le colectați cu privire la proiectul curent și la proiecte asemănătoare, pentru a rafina estimările privitoare la durată. Acuratețea estimărilor dvs. pentru cerințele de resurse (și, în cele din urmă, costurile proiectului) depinde în mare măsură de acuratețea estimărilor dvs. pentru durata activităților.

  • Urmăriți progresul resurselor    Asigurați-vă că persoanele implicate în proiect trimit actualizări de stare a activității regulate. Vizualizările și rapoartele din Microsoft Project vă ajută să nu pierdeți din vedere ce face fiecare.

  • Identificați problemele de supraalocare a resurselor    Project vă poate ajuta să vă dați seama când cineva lucrează la prea multe activități simultan.

  • Urmăriți referințele   

  • Referințele vă oferă un instantaneu al proiectului dvs., astfel încât să comparați progresul curent cu ceea ce ați planificat la început.

  • Distribuiți lucrul prin redistribuire    Când persoanele lucrează în prea multe activități simultan, Project poate ajusta atribuirile la un volum de muncă mai realist. Redistribuirea atribuirilor de resurse reprezintă o metodă de egalizare a sarcinilor.

  • Exportați datele de proiect în Excel pentru analiză aprofundată Excel vă poate ajuta atunci când aveți nevoie de analize suplimentare ale informațiilor din Project. De exemplu, puteți să exportați informațiile despre activități și resurse în Excel pentru rapoarte de valoare obținută complexe și apoi să afișați informațiile utilizând diagrame sparkline pentru a vedea cum sunt utilizate costurile în raport cu volumul de lucru efectuat.

    Utilizarea de diagrame sparkline în managementul de proiect

    Înzestrați-vă angajații cu noi competențe    Organizațiile mari investesc timp și bani pentru a-și instrui angajații și a le facilita obținerea unor competențe noi și posibilitatea de a lucra în medii diverse. Instruirea angajaților curenți poate fi o metodă rentabilă de a îmbunătăți performanța, în comparație cu angajarea de persoane noi.

Pasul 1: Adăugarea persoanelor la proiectul dvs.

Adăugarea persoanelor la proiectul dvs.

Trebuie să adăugați persoane, dar și alte resurse, înainte să le puteți atribui să lucreze la activități. Alte resurse ar putea include resurse materiale, precum cimentul sau vopseaua sau resurse de cost, precum biletele de avion sau mesele la restaurant.

Modificați zilele lucrătoare pentru calendarul proiectului

După ce ați adăugat persoane într-un proiect, modificați-le calendarele de lucru pentru a lua în considerare orele lucrătoare. Project presupune că majoritatea persoanelor lucrează o săptămână standard, de luni până vineri, de la ora 8 la ora 17. Însă nu trebuie să respectați strict acest orar de lucru.

Adăugați zilele libere și concediile

Cu toții avem nevoie de zile libere. Toți ne îmbolnăvim. Și toți apreciem vacanțele. Aflați cum să luați în calcul această perioadă neplanificată, prin adăugarea ei la planificare.

Partajați persoane utilizând un rezervor de resurse

Puteți să adăugați persoane în proiect dintr-un rezervor de resurse. Un rezervor de resurse vă permite să păstrați toate informațiile despre persoane într-un singur fișier Project care poate fi utilizat ca parte a proiectelor principale.

Ascundeți o coloană de informații sensibile

Puteți să adăugați într-un proiect informații sensibile, cum ar fi salariile și numerele de telefon, însă să ascundeți aceste informații din vizualizări, fără a pierde informațiile.

Începutul paginii

Pasul 2: Atribuirea persoanelor și a altor resurse la activități

Atribuiți persoane care să lucreze la activități

După ce ați adăugat activități la planificare, puteți să începeți să atribuiți persoane care să lucreze la acestea.

Afișați numele activităților lângă barele diagramei Gantt

Puteți să înțelegeți mai ușor barele Gantt dacă lângă ele apar numele activităților. Acest lucru este de ajutor în cazul rapoartelor și întâlnirilor.

Introduceți costuri pentru persoane și materiale

Când adăugați persoane la un proiect, adăugați costuri pentru acestea. Apoi, după ce atribuiți persoane care să lucreze la activități, Microsoft Project calculează automat costul proiectului.

Verificați actualizările de stare

După ce persoanele își introduc starea de lucru, puteți să vedeți modificările din planificare în Project.

Eliminați o persoană din proiect

Unele persoane pot ieși din proiecte, pot pleca din firmă sau, poate pentru că ați ortografiat greșit un nume, nu au existat de fapt de la bun început. Din toate aceste motive, este posibil să trebuiască să eliminați persoane dintr-un proiect.

Începutul paginii

Pasul 3: Gestionarea persoanelor și a altor resurse

Alegeți vizualizarea corectă pentru a vedea resursele

După ce ați atribuit persoane la activități și a început lucrul, utilizați numeroasele vizualizări din Project pentru a monitoriza progresul acestora și a face modificări în planificare.

Modificați durata unei activități

O metodă pentru gestionarea problemelor cu volumul de muncă este reducerea duratelor activităților.

Distribuiți volumul de lucru pentru a micșora volumul de muncă al persoanelor

Atunci când persoanele implicate în proiectul dvs. lucrează la prea multe sarcini în același timp, puteți permite ca Project să distribuie lucrul în mod egal.

Modificați setarea determinată de efort pentru tipurile de activități

Când adăugați sau eliminați persoane dintr-o activitate, Project mărește sau micșorează durata activității. Aceasta este planificarea determinată de efort. Dacă nu doriți ca durata să se modifice, puteți să modificați setarea determinată de efort a activității.

Urmărirea progresului planificării

Urmărirea lucrului într-un proiect nu este doar critică pentru asigurarea faptului că proiectul se termină la timp. De asemenea, vă permite să învățați din greșelile și reușitele dintr-un proiect.

Salvați o linie de referință

Când șeful dvs. vă întreabă cum se desfășoară proiectul comparativ cu planul inițial, ultimul lucru pe care doriți să îl spuneți este „Nu știu”. Evitați aceasta prin setarea unei linii de referință ca instantaneu al planificării originale, înainte de începerea proiectului.

Comunicați cu echipa

După ce ați făcut modificări în planificarea unei persoane, comunicați-i modificările respective astfel încât să nu se piardă informațiile.

Vizualizați un raport de proiect cu progresul persoanelor care lucrează

Creați și particularizați rapoarte grafice cu progresul proiectului. Puteți să vizualizați aceste rapoarte în Project sau să le exportați în alte aplicații, precum PowerPoint, Word sau Excel.

Conversați prin mesaje instant cu un membru al echipei de proiect, utilizând Lync

Când apar întrebări despre o activitate, Project vă oferă acum mai multe moduri de a obține răspunsuri instant. Treceți cu mouse-ul peste un nume și faceți clic pe Trimiteți un mesaj instant pentru a începe sesiunea de mesaje instant în Lync.

Întoarceți-vă la Instrucțiuni pentru gestionarea proiectelor

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×