Mutarea datelor din Excel în Access

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Acest articol vă arată cum să mutați datele din Excel în Access și conversia datelor în tabele relaționale, astfel încât să puteți utiliza Microsoft Excel și Access împreună. Pentru a rezuma, se recomandă pentru captarea, stocarea, interogarea și partajarea de date Access, iar Excel este cea mai potrivită pentru calculul, analiza și vizualizarea datelor.

Două articole, utilizând Access sau Excel pentru a vă gestiona datele și primele 10 motive pentru utilizarea Access cu Excel, discuta despre ce program este cea mai potrivită pentru o anumită activitate și cum să utilizați Excel și Access împreună pentru a crea o soluție practice.

Atunci când mutați date din Excel în Access, există trei pași de bază la procesul.

three basic steps

Notă: Pentru informații despre modele de date și relațiile în Access, consultați bază de proiectare baza de date.

Pasul 1: Importul datelor din Excel în Access

Importul de date este o operațiune care pot accesa mult mai bine dacă vă dura un timp pentru a pregăti și curățire a datelor. Importul de date este ca trecerea la o locație nouă. Dacă goliți și organizarea averea ta înainte de a vă muta, rezolvarea în noua locație de este mult mai ușor.

Curățire a datelor înainte de a importa

Înainte de a importa date în Access, în Excel este o idee bună să:

  • Conversia celulelor care conțin date non-Atomice (adică, mai multe valori dintr-o celulă) de mai multe coloane. De exemplu, o celulă dintr-o coloană de "Aptitudini", care conține mai multe valori de competențe, cum ar fi "C# programare," "VBA programarea" și "Web design" ar trebui să fie greșită pentru a separa coloanele că fiecare conțin competența pe o singură valoare.

  • Utilizați comanda TRIM pentru a elimina început, suplimentare și spațiile multiple încorporat.

  • Elimină caracterele neimprimabile.

  • Găsiți și remediați erorile de ortografie și semne de punctuație.

  • Eliminați rândurile dublate sau câmpuri dublate.

  • Asigurați-vă că coloane de date conține mixte formate, mai ales numere formatate ca text sau date formatate ca numere.

Pentru mai multe informații, consultați următoarele subiecte de ajutor Excel:

Notă: Dacă datele curățare nevoile sunt complexe sau nu aveți timp sau resurse pentru a automatiza procesul individual, luați în considerare utilizarea unui furnizor de la terți. Pentru mai multe informații, căutați "date curăţare software" sau "calitatea datelor", de preferat motor de căutare în browserul Web.

Alegeți tipul de date mai bune atunci când importați

În timpul operațiunii de import în Access, care doriți să faceți alegeri de bun, astfel încât să primiți câteva (dacă este cazul) erorile de conversie, care va necesita intervenţie manuală. Următorul tabel rezumă cum Excel formate de număr și tipuri de date Access se transformă atunci când importați date din Excel pentru a accesa și oferă câteva sfaturi despre cele mai bune tipuri de date pentru a alege în expert Import foaie de calcul.

Format de număr Excel

Tipul de date Access

Comentarii

Exemplu de bună practică

Text

Text, Memo

Tipul de date Access Text stochează date alfanumerice până la 255 de caractere. Tipul de date Access Memo stochează date alfanumerice, până la 65.535 caractere.

Alegeți Memo pentru a evita trunchierea orice date.

Număr, procent, fracție, științific

Număr

Acces are una tip de date număr, care variază bazată pe o proprietate de câmp dimensiune (octeți, întreg, întreg lung, singur duble, zecimal).

Alegeți dublu pentru a evita orice erorile de conversie a datelor.

Dată

Dată

Acces și Excel ambele utilizează același număr de data serială pentru a stoca date. În Access, intervalul de date este mai mare: de la -657.434 (ianuarie 1, 100 era noastră) la 2,958,465 (decembrie 31, 9999 era noastră).

Deoarece Access nu îl recunoaște sistemul de dată 1904 (utilizate în Excel pentru Macintosh), trebuie să efectuați conversia datelor în Excel sau Access pentru a evita confuzie.

Pentru mai multe informații, consultați modificarea sistemul de date, formatare, sau două cifre an interpretarea și importul sau legarea la datele dintr-un registru de lucru Excel.

Alegeți dată.

Ora

Ora

Accesarea și Excel ambele stochează valori de timp, utilizând același tip de date.

Alegeți ora, care este, de obicei în mod implicit.

Monedă, contabil

Monedă

În Access, tipul de date monedă stochează datele ca numere 8-byte cu precizie cu patru zecimale și se utilizează pentru a stoca date financiare și preveni rotunjirea de valori.

Alegeți monedă, care este, de obicei în mod implicit.

Boolean

Da/Nu

Accesați utilizează -1 pentru toate valorile da și 0 pentru toate valorile fără, în timp ce Excel utilizează 1 pentru valorile toate TRUE și 0 pentru toate valorile FALSE.

Alegeți Da/nu, care face conversia automat valorile subiacente.

Hyperlink

Hyperlink

Un hyperlink în Excel și Access conține o adresă Web sau URL-ul care se poate face faceți clic pe urmăriți.

Alegeți Hyperlink, în caz contrar, Access poate utiliza tipul de date Text în mod implicit.

Odată ce datele sunt în Access, puteți să ștergeți datele din Excel. Nu uitați să faceți backup original registru de lucru Excel mai întâi înainte-l șterge.

Pentru mai multe informații, consultați subiectul de ajutor Access importul sau legarea la datele dintr-un registru de lucru Excel.

Se adaugă automat datele modalitate simplă

O comune problema Excel utilizatorii au este adăugarea datelor cu același coloane într-o foaie de lucru mari. De exemplu, poate avea o soluție care a început în Excel, dar acum a crescut pentru a include fișiere din mai multe grupuri de lucru și departamente de urmărire a activelor. Aceste date posibil în alte foi de lucru și registre de lucru sau în fișiere text care sunt fluxuri de date din alte sisteme. Nu există nicio comandă de interfață utilizator sau modalitate simplă de a adăuga date similare în Excel.

Cea mai bună soluție este să utilizați Access, unde puteți cu ușurință să importați și se adaugă datele într-un tabel utilizând Expertul Import foaie de calcul. În plus, puteți adăuga numeroase date într-un tabel. Salvarea operațiuni de import, adăugați-le ca activități planificate Microsoft Outlook și chiar și utilizați macrocomenzile pentru a automatiza procesul.

Pasul 2: Normalizarea datelor utilizând Expertul analizor tabel

La prima vedere, pas cu pas prin procesul de normalizarea datelor poate părea o sarcină descurajantă. Din fericire, normalizarea tabele din Access este un proces în care este mult mai ușor, datorită Expertul analizor de tabel.

the table analyzer wizard

1. glisați coloanele selectate într-un tabel nou și creare automată a relațiilor

(2) utilizați butonul comenzile să redenumiți un tabel, adăugați o cheie primară, pentru a efectua o coloană existentă o cheie primară și pentru a anula ultima acțiune

Utilizați acest expert pentru a face următoarele:

  • Conversia unui tabel într-un set de tabele mai mici și a crea automat o relație cheie principale și străine între tabele.

  • Adăugați o cheie primară într-un câmp existent, care conține valori unice sau creați un nou ID de câmp care utilizează tipul de date AutoNumerotare.

  • Creați automat relațiile pentru a impune integritatea referențială cu actualizările în cascadă. Ștergeri nu sunt adăugate automat pentru a împiedica accidental ștergerea datelor, dar aveți posibilitatea să adăugați cu ușurință în cascadă șterge mai târziu.

  • Căutați noile tabele pentru datele redundante sau dublate (cum ar fi același client cu două numere de telefon diferite) și actualizați acest lucru, așa cum doriți.

  • Copierea de rezervă a tabelul original și redenumiți-o, adăugați "_OLD" la numele său. Apoi, creați o interogare care reconstruieşte tabelul original, cu numele de tabel original, astfel încât orice existente formulare sau rapoarte bazate pe tabelul original vor funcționa cu noua structură de tabel.

Pentru mai multe informații, consultați normaliza datelor utilizând analizor tabel.

Pasul 3: Conectarea la acces la date din Excel

După ce a fost normalizat datele în Access și un tabel sau interogare a fost creată care reconstruieşte datele originale, este o chestiune simplă de conectare la acces la date din Excel. Datele este acum în Access ca sursă de date externe și astfel încât să fiți conectat la registrul de lucru prin intermediul unei conexiuni de date, care este un container de informații care se utilizează pentru a găsi, conectați-vă pe la și acces la sursa de date externe. Informații de conexiune este stocată în registrul de lucru și, de asemenea, pot fi stocate într-un fișier de conexiune, cum ar fi un fișier de conexiune de date Office (ODC) (extensie de nume de fișier .odc) sau un fișier numele sursei de date (.dsn interior). După ce vă conectați la date externe, puteți, de asemenea, automat reîmprospătarea (sau actualizarea) registrul de lucru Excel din Access ori de câte ori datele sunt actualizate în Access.

Pentru mai multe informații, consultați Prezentare generală de conectare (import) date.

Preluarea datelor în Access

Această secțiune vă ajută să parcurgeți etapele următoare de normalizarea datelor: rupere valorile din coloanele vânzător și adresa în lor piese cele mai atomice, separând legate de subiecte în propria lor tabele, copierea și lipirea între cele două tabele din Excel în Access, crearea cheie relațiile dintre nou creat tabelele Access, crearea și rulează o interogare simplă în Access pentru a returna informații.

Exemple de date din non-normalizat formular

Următoarele foaia de lucru conține valori non-atomice în coloana Vânzător și coloana adresă. Ambele coloane ar trebui să fi divizată în două sau mai multe coloane separate. Această foaie de lucru conține informații despre vânzătorilor, produse, clienți și comenzi. Aceste informații ar trebui, de asemenea, fi divizată în continuare, după subiect, în tabele separate.

Vânzător

ID comandă

Data comenzii

ID produs

Qty

Preț

Nume client

Adresă

Telefon

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

7.00 dolari

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia cerc Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 Columbia cerc Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Columbia cerc Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Sinaia, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia cerc Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Columbia cerc Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

7.00 dolari

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informațiile din părțile cel mai mic: atomice date

Lucrul cu datele în acest exemplu, utilizați comanda Text în coloane în Excel pentru a separa părțile "atomice" unei celule (cum ar fi adresa poștală, city, stare și cod poștal) în discrete coloane.

Următorul tabel prezintă noile coloane în aceeași foaie de lucru după ce acestea au fost scindată pentru a face toate valorile atomice. Rețineți că informațiile în coloana Vânzător a fost scindată în nume și prenume coloane și că informațiile din coloana de adresă a fost scindată în coloanele adrese strada, City, stare și cod poștal. Aceste date se află în "prima formă normală."

Nume

Prenume

 

Adresă

Localitate

Stat

cod poştal

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Sinaia

WA

98227

Roman

Ellen

1025 Columbia cerc

Kirkland

WA

98234

Hance

Daniel

2302 Harvard Ave

Sinaia

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Întreruperea date în subiectele organizate în Excel

Mai multe tabele de date exemplu următoare afișează aceleași informații din foaia de lucru Excel după ce acesta a fost scindată în tabele pentru vânzătorilor, produse, clienți și comenzi. Proiectare tabel nu este finală, dar este în grafic dreapta.

Tabelul vânzătorilor conține numai informațiile despre personal de vânzări. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (vânzător ID). Valoarea vânzător ID va fi utilizată în tabelul Comenzi pentru a vă conecta comenzi la vânzători și.

Vânzătorilor

Vânzător ID

Nume

Prenume

101

Li

Yale

103

Roman

Ellen

105

Hance

Daniel

107

Koch

Reed

Tabelul produse conține numai informațiile despre produse. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (ID produs). Valoarea ID produs vor fi utilizate pentru a vă conecta informații despre produs în tabelul Detalii comenzi.

Produse

ID produs

Preț

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9,75

D-4420

7.25

F-198

5.25

Tabelul clienți conține numai informațiile despre clienți. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (ID client). Valoarea ID client va fi utilizată pentru a vă conecta informațiile despre clienți la tabelul Orders.

Customers

ID client

Nume

Adresă

Localitate

Stat

cod poştal

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Sinaia

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia cerc

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tabelul Orders conține informații despre comenzi, vânzătorilor, clienți și produse. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (ID comandă). Unele dintre informațiile din acest tabel trebuie să fi divizată într-un tabel suplimentare care conține detalii comenzi, astfel încât tabelul Orders conține doar patru coloane, ID comandă unică, data comenzii, vânzător ID și ID-ul client. Tabelul afișat aici nu a fost încă scindată în tabelul Detalii comenzi.

Orders

ID comandă

Data comenzii

Vânzător ID

ID client

ID produs

Qty

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Detalii comenzi, cum ar fi ID produs și cantitate sunt mutate din tabelul Orders și stocate într-un tabel denumit detalii comandă. Rețineți că există 9 comenzi, deci are sens că există 9 înregistrări din acest tabel. Notă că tabelul Orders are un ID unic (ID comandă), care va menționate din tabelul Detalii comenzi.

Proiectare finale din tabelul Orders ar trebui să arate astfel:

Orders

ID comandă

Data comenzii

Vânzător ID

ID client

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Tabelul Detalii comenzi conține nici o coloană care necesită valori unice (adică este fără cheie primară), astfel încât este bine pentru orice sau toate coloanele să conțină datele "redundante". Totuși, există două înregistrări din acest tabel ar trebui să fie complet identice (această regulă se aplică la orice tabel într-o bază de date). În acest tabel, ar trebui să fie 17 înregistrări, fiecare corespunzătoare un produs într-o ordine individuale. De exemplu, în ordine 2349, trei C-789 produse cuprind una dintre cele două părți ale ordinea întreg.

Tabelul Detalii comenzi ar trebui prin urmare, arată astfel:

Detalii comenzi

ID comandă

ID produs

Qty

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Copierea și lipirea datelor din Excel în Access

Acum, că informațiile despre vânzătorilor, clienți, produse, comenzi și detalii comenzi a fost greșită în separată de subiecte în Excel, puteți să copiați datele direct în Access, în cazul în care va deveni tabele.

Crearea de relații între tabele de acces și rularea unei interogări

După ce au fost mutate datele în Access, puteți să creați relații între tabele și apoi să creați interogări pentru a returna informații despre subiecte diferite. De exemplu, puteți crea o interogare care returnează ID comandă și numele vânzătorilor pentru comenzile introduse între 3/05/09 și 3/08/09.

În plus, puteți crea formulare și rapoarte pentru a simplifica introducerea datelor și analize de vânzări.

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Puteți întreba întotdeauna un expert de la Excel Tech Community, puteți obține asistență de la comunitatea Answers sau puteți sugera o caracteristică nouă sau o îmbunătățire pe Excel UserVoice.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×