Microsoft Lync Web Scheduler este un program web pe care îl puteți utiliza pentru a crea întâlniri Lync, dacă nu aveți Microsoft Outlook sau vă aflați într-un sistem de operare diferit de Windows. Cu Web Scheduler, puteți crea întâlniri noi, le puteți modifica pe cele existente și puteți trimite invitații cu ajutorul programului preferat de e-mail.
Echipa de asistență din firma dvs. vă oferă un nume de utilizator și o parolă pentru a că conecta la Web Scheduler.
În acest articol
Crearea unei întâlniri Lync
Întâlnirile Lync acceptă atât întâlnirile online, cât și conferințele prin telefon. Participanții se pot asocia utilizând un computer pentru a vedea o prezentare sau se pot asocia prin apel telefonic la întâlnire, doar pentru a asculta prezentarea.
-
Accesați https://sched.lync.com și conectați-vă la Web Scheduler cu numele de utilizator și parola.
-
Faceți clic pe Creare întâlnire nouă.
-
În caseta Subiect, tastați un subiect pentru întâlnire.
-
Locația întâlniri poate rămâne Întâlnire online sau puteți adăuga o locație, cum ar fi o sală de conferințe, dacă aveți și participanți prezenți fizic.
-
Tastați un mesaj scurt sau agenda întâlnirii în caseta Mesaj (opțional).
-
Selectați fusul orar al întâlnirii utilizând meniul vertical.
-
Selectați data/ora de început și de sfârșit a întâlnirii.
-
În mod implicit, oricine, inclusiv persoane din afara firmei dvs., poate ocoli sala de așteptare, o zonă de așteptare virtuală care vă permite să admiteți sau să refuzați accesul. Pentru informații despre modul de modificare a opțiunilor, consultați Accesul și prezentatorii.
-
În mod implicit, orice invitat din organizație are permisiuni de prezentator. Pentru informații despre modul de modificare a opțiunilor, consultați Accesul și prezentatorii.
-
În Participanți și audio, adăugați în caseta disponibilă numele participanților, separate prin punct și virgulă (;).
-
Faceți clic pe Verificare nume pentru a verifica dacă aveți numele corecte. Pentru invitații care nu fac parte din firma dvs., tastați adresa completă de e-mail, cum ar fi mailto:contoso@contoso.com.
Notă: Web Scheduler nu verifică disponibilitatea participanților sau a sălii de conferințe.
-
Dacă aveți contul configurat cu un furnizor de conferințe audio, invitația la întâlnire va include numărul apelare gratuită, numărul apelare cu taxă și codul participantului. Participanții la întâlnire pot utiliza sistemul audio al computerului sau pot participa prin apel telefonic la întâlnire, în funcție de preferințele lor.
-
Faceți clic pe Salvare.
Trimiterea invitațiilor către participanții la întâlnire
Pentru a trimite invitația la întâlnire, selectați una dintre următoarele metode:
Trimiteți invitații utilizând programul de e-mail
Utilizând această metodă, copiați detaliile întâlnirii din Web Scheduler și le lipiți într-o invitație la întâlnire pe care o creați cu orice program de e-mail.
Sfat: De asemenea, puteți accesa informațiile despre întâlnire făcând clic pe Vedeți informațiile de asociere la întâlnire pe pagina de detalii ale întâlnirii din Web Scheduler.
-
Când terminați crearea întâlnirii, faceți clic pe Salvare.
-
Se deschide o fereastră cu informațiile despre întâlnire.
-
Evidențiați detaliile întâlnirii, între care adresa URL a întâlnirii, numărul conferinței audio și ID-ul conferinței.
-
Faceți clic dreapta pe text, apoi faceți clic pe Copiere.
-
Deschideți orice program de e-mail și creați o solicitare de întâlnire obișnuită.
-
Lipiți în invitație detaliile întâlnirii Lync online (copiate în pasul 4).
-
Adăugați participanții, verificați data și ora întâlnirii, tastați o agendă pentru întâlnire și trimiteți invitația.
Trimiteți invitații utilizând iCalendar
iCalendar permite utilizatorilor unor sisteme de e-mail diferite să facă schimb de informații despre calendar. Destinatarii invitației iCalendar trebuie să aibă software care acceptă deschiderea și răspunsul la invitație.
-
În secțiunea Întâlnirile mele, selectați întâlnirea după subiect, apoi faceți clic pe Export sub formă de iCalendar.
-
Faceți clic pe Deschidere când programul de e-mail vă solicită acest lucru.
Notă: iCalendar conține toate informațiile pe care le-ați adăugat la programarea întâlnirii, cum ar fi mesajul, participanții, locația întâlnirii, data și ora.
-
Când se deschide intrarea de calendar, redirecționați-o către toate persoanele adăugate ca participanți atunci când ați programat întâlnirea.
-
Astfel, Invitații pot deschide fișierul iCalendar cu programul lor preferat de e-mail, ca de exemplu, Outlook, Notes, iCal etc.
Accesul și prezentatorii
Opțiunile implicite Acces și prezentatori sunt optime pentru întâlnirile de echipă tipice. Puteți particulariza opțiunile pentru întâlnire pentru a corespunde cât mai bine necesităților specifice, tipului de întâlnire sau participanților.
În secțiunea Acces și prezentatori din pagina de detalii ale întâlnirii, selectați participanții care pot ocoli sala de așteptare și pe cei care se pot asocia la întâlnire ca prezentator.
Cine va trece de sala de așteptare
|
Opțiuni de acces |
Ce se întâmplă |
Recomandată când… |
|
Numai organizatorul (blocat) |
Numai organizatorul ocolește sala de așteptare. Oricine altcineva va trebui să aștepte aici până să fie admis. |
Nu doriți ca participanții să vadă conținutul înaintea întâlnirii sau să asiste când discutați informații confidențiale. |
|
Persoanele din firma mea pe care le invit |
Persoanele care nu au cont în rețeaua dvs. și persoanele care nu au fost invitate vor trebui să aștepte în sala de așteptare până când sunt admise. |
Discutați informații confidențiale și doriți să permiteți numai anumitor persoane din firmă să se asocieze. |
|
Persoanele din firma mea |
Persoanele care nu au cont în rețeaua dvs. vor trebui să aștepte în sala de așteptare până când sunt admise. |
Toți participanții au un cont în rețeaua organizației dvs. și nu discutați informații confidențiale. |
|
Toți, inclusiv persoanele din afara firmei mele |
Nimeni nu așteaptă în sala de așteptare. |
Invitați participanți din afara organizației și nu discutați informații confidențiale. |
Important: Chiar dacă este activată sala de așteptare a întâlnirii, participanții care se asociază la întâlnire prin apel telefonic vor ocoli automat sala de așteptare.
Cine este prezentator
|
Opțiuni pentru prezentator |
Cine este prezentator |
Recomandată când… |
|
Numai organizatorul |
Numai persoana care programează întâlnirile. |
Prezentări în care participanții nu trebuie să interacționeze cu conținutul întâlnirii. Puteți desemna prezentatori suplimentari în timpul întâlnirii. |
|
Persoanele din firma mea |
Toate persoanele pe care le invitați care au un cont în rețeaua dvs. |
Sesiuni interne de grup de lucru, în care toți participanții pot partaja și modifica conținutul întâlnirii. |
|
Oricine, inclusiv persoanele din afara firmei mele (nu există restricții) |
Toate persoanele pe care le invitați. |
Sesiuni de lucru de grup cu persoane care nu au un cont în rețeaua dvs. |
|
Persoanele pe care le aleg |
Dvs. și participanții pe care îi alegeți. |
Prezentări cu mai mulți prezentatori. |
Notă: Participanții externi sau listele de distribuire nu pot fi invitați ca prezentatori utilizând opțiunea Persoanele pe care le aleg. Puteți acorda individual acces de prezentator, după intrarea în sala de întâlnire.
Asocierea la o întâlnire
Puteți utiliza linkul întâlnirii din invitație pentru a vă conecta la întâlnire sau puteți face clic pe fila Asociere la întâlnire din Web Scheduler pentru a porni întâlnirea.
-
În Întâlnirile mele, faceți clic pe întâlnire.
-
În pagina de detalii ale întâlnirii, faceți clic pe fila Asociere la întâlnire.
-
Lync se deschide și vă permite să vă conectați la întâlnire.
Vizualizarea sau editarea întâlnirilor existente
Puteți vedea toate întâlnirile pe care le-ați organizat, sub fila Întâlnirile meledin Web Scheduler. Rețineți că Web Scheduler listează numai întâlnirile pe care l-ați organizat dvs., nu pe cele în care ați fost invitat.
-
Faceți clic pe o întâlnire pentru a deschide pagina de detalii a întâlnirii, care conține un scurt rezumat al întâlnirii, un set de file pentru acțiuni și informațiile despre întâlnire.
-
Faceți clic pe Editare.
-
Efectuați modificările necesare, apoi faceți clic pe Salvare.
-
Faceți clic pe OK în avertizarea de succes, apoi verificați informațiile modificate.
Important: Când actualizați o întâlnire, trebuie să trimiteți manual informațiile actualizate către invitați. Web Scheduler nu actualizează automat calendarul.
-
Dacă ați utilizat iCalendar pentru a trimite invitațiile, faceți din nou clic pe Export sub formă de iCalendar pentru a deschide invitația, apoi trimiteți o actualizare.
-
Dacă ați copiat detaliile întâlnirii Lync într-o invitație obișnuită la întâlnire, deschideți invitația, actualizați-o cu noile detalii și trimiteți-o din nou către participanți.
Ștergerea sau anularea unei întâlniri
Întâlnirile expiră după 14 zile de la ora de sfârșit programată, dar puteți șterge o întâlnire dacă doriți să curățați Web Scheduler sau puteți să anulați întâlnirea.
-
În fila Întâlnirile mele, faceți clic pe întâlnirea pe care doriți să o ștergeți.
-
În pagina de detalii ale întâlnirii, faceți clic pe fila Ștergere întâlnire.
-
Faceți clic pe Da în caseta de confirmare.
Important: Va trebui să trimiteți o notificare de anulare către participanți, pentru că Web Scheduler nu actualizează automat calendarul.
-
Dacă ați utilizat iCalendar pentru a trimite invitațiile, deschideți invitația și faceți clic pe Anulare. Astfel se va trimite o notificare de anulare către destinatari.
-
Dacă ați copiat detaliile întâlnirii Lync într-o invitație obișnuită la întâlnire, deschideți invitația, apoi faceți clic pe Anulare pentru a trimite nota de anulare către invitați.
