Implementarea gestionării înregistrărilor

Crearea unui site Centru de înregistrări

Vă recomandăm să creați un Centru de înregistrări ca colecție de site-uri de nivel superior, nu ca subsite. Pentru a crea o colecție de site-uri, trebuie să fiți membru al grupului Administratori de fermă SharePoint pe computerul care rulează site-ul web SharePoint Administrare centrală.

În SharePoint Online, puteți crea un site Centru de înregistrări din site-ul de nivel SharePoint date. Faceți clic pe + Creare site, apoi începeți de la pasul 4 de mai jos.

1. Porniți SharePoint Administrare centrală 2013 sau 2016.

   • Pentru Windows Server 2008 R2:

     • Faceți clic pe Start, pe Produse Microsoft SharePoint 2013 sau pe Produse Microsoft SharePoint 2013,apoi pe Administrare centrală SharePoint 2013 sau pe Administrare centrală SharePoint 2016.

   • Pentru Windows Server 2012:

     • Pe ecranul Start, faceți clic SharePoint Administrare centrală 2013sau SharePoint administrare centrală 2016.

       Dacă SharePoint Administrare centrală 2013sau SharePoint 2016 Centrală nu se pe ecranul Start:

     • Faceți clic dreapta pe Computer, faceți clic pe Toate aplicațiile ,apoi faceți clic SharePoint Administrare centrală 2013sau SharePoint 2016 Administrare centrală.

2. Pe site-ul Web Administrare centrală, în secțiunea Gestionare aplicații, faceți clic pe Creare colecții de site-uri.

3. Pe pagina Creare colecție de site-uri, în secțiunea Aplicație web, dacă aplicația web în care doriți să creați colecția de site-uri nu este selectată, faceți clic pe săgeata în jos. În meniul Aplicație web, faceți clic pe Modificare aplicațieweb , apoi faceți clic pe aplicația web în care doriți să creați colecția de site-uri.

4. În secțiunea Titlu și descriere, tastați titlul și descrierea pentru colecția de site-uri.

5. În secțiunea Adresă site web, selectați calea de utilizat pentru adresa dvs. URL (de exemplu, calea cu includerea unui metacaracter, cum ar fi /sites/, sau directorul rădăcină (/).

   Dacă selectați o cale cu includerea unui metacaracter, trebuie să tastați, de asemenea, numele site-ului de utilizat pe adresa URL a site-ului dvs.

6. În secțiunea Selectare șablon, în lista Selectare versiune experiență, selectați versiunea SharePoint a șabloanelor pe care doriți să le utilizați.

   Selectați versiunea experienței dacă doriți ca colecția de site-uri să arate și să ruleze ca o colecție de site-uri în SharePoint Server. O colecție de site-uri care utilizează o versiune cu o experiență anterioară rulează într-o versiune mai recentă de SharePoint, dar interfața de utilizator și experiența de utilizator a colecției de site-uri vor reflecta versiunea anterioară. O colecție de site-uri care poate face upgrade în orice moment la cea mai recentă versiune de experiență.

7. În secțiunea Selectare șablon, selectați fila Întreprindere, apoi faceți clic pe Centru de înregistrări.

8. În secțiunea Administrator principal al colecției de site-uri, tastați numele de utilizator (în formularul DOMAIN \numeutilizator) pentru utilizatorul care va fi administratorul colecției de site-uri.

9. În secțiunea Administrator de colecție de site-uri secundar, tastați numele de utilizator al administratorului secundar al colecției de site-uri. Proiectarea unui administrator de colecție de site-uri secundar este un exemplu de bună practică pentru a vă asigura că o persoană poate gestiona colecția de site-uri atunci când nu este prezent un administrator principal de colecție de site-uri.

10. Dacă utilizați cote pentru a gestiona spațiul de stocare pentru colecțiile de site-uri, în secțiunea Șablon cotă, faceți clic pe un șablon în lista Selectarea unui șablon de cotă.

11. Faceți clic pe OK.

Crearea bibliotecilor sau listelor pentru gestionarea înregistrărilor

Bibliotecile și listele sunt elemente importante în gestionarea înregistrărilor. Ele servesc ca cartouri de fișiere pentru fiecare tip de înregistrare pe care doriți să o stocați sau să o gestionați. Asocierea tipurilor de conținut (explicată mai târziu) cu biblioteci și liste ajută și mai mult la clasificarea înregistrărilor. Vă recomandăm să creați o bibliotecă de documente sau o listă pentru fiecare tip de conținut din planul de fișier al înregistrărilor.

Adăugarea unui tip de conținut existent la o listă sau la o bibliotecă

Atunci când adăugați un tip de conținut la o listă sau bibliotecă, faceți posibil ca acea listă sau bibliotecă să conțină elemente de acel tip. Când înregistrările sunt trimise la Centrul de înregistrări, acestea sunt distribuite către lista sau biblioteca relevantă pe baza tipului de conținut al documentului.

Începutul paginii

Crearea și adăugarea coloanelor de site la liste, biblioteci sau tipuri de conținut

Coloanele vă ajută să grupeze, să clasifice și să urmărească înregistrări sau alte elemente. O coloană de site definește un element de metadate care pot fi asociate cu un tip de conținut, o listă sau o bibliotecă. De exemplu, poate doriți să adăugați coloane de site pentru a defini "autor" sau "dată terminată". Adăugați o coloană de site la un tip de conținut pentru înregistrări, pentru a stoca un element de metadate trimis cu o înregistrare sau pentru a adăuga metadate pentru a gestiona înregistrarea.

Crearea unei coloane de site

1. Pe site-ul Centru de înregistrări, faceți clic Setări pe , apoi pe Site Setări.

   Într-un SharePoint conectat la grup, faceți clic pe Setări, pe Conținut site, apoi pe Site Setări.

2. Pe pagina Căutare Setări, sub Galerii designer web, facețiclic pe Coloane site.

3. Pe pagina Coloane site, faceți clic pe Creare.

4. Pe pagina Coloană site nouă, în secțiunea Nume și tip, în caseta Nume coloană, tastați numele dorit.

5. Selectați tipul de informații pe care doriți să le stocați în coloană, de exemplu, monedă, dată și oră sau text.

6. În secțiunea Grup, selectați grupul existent în care să stocați noua coloană de site sau selectați Grup nou pentru a crea un grup nou pentru a stoca coloana. Grupurile oferă o modalitate de a organiza coloanele și de a le găsi mai ușor.

În secțiunea Coloane Setări suplimentare, selectați setările suplimentare dorite pentru coloană. Opțiunile disponibile în această secțiune diferă în funcție de tipul de coloană pe care îl selectați în secțiunea Nume și tip. De exemplu, dacă tipul de informații de stocare într-o coloană este Opțiune, aveți posibilitatea să definiți opțiunile de enumerat în secțiunea Coloane Setări suplimentare.

1. Faceți clic pe OK.

Adăugarea unei coloane de site la un tip de conținut pentru înregistrări

1. De pe pagina de pornire a site-ului Centru de înregistrări, faceți clic pe Setări, apoi faceți clic pe Setări.

   Într-un SharePoint conectat la grup, faceți clic pe Setări, pe Conținut site, apoi pe Site Setări.

2. În secțiunea Galerii designer web, faceți clic pe Tipuri conținut site.

3. Pe pagina Tipuri de conținut site, faceți clic pe tipul de conținut de site pe care doriți să îl configurați.

4. După ce ați selectat un tip de conținut de site din site-ul părinte sau ați creat un nou tip de conținut de site, pe pagina tip de conținut de site selectat, în secțiunea Coloane, faceți clic pe Adăugare din coloanele de site existente.

5. Pe pagina Adăugare coloane la tip de conținut, în secțiunea Selectare coloane, selectați grupul după care doriți să filtrați din lista Selectare coloane din.

6. Selectați coloana pe care doriți să o adăugați din lista Coloane disponibile, apoi faceți clic pe Adăugare.

7. În secțiunea Actualizare liste și tipuri de conținut de site-uri, specificați dacă tipurile de conținut de site fiu care moștenesc de la acest tip de conținut site vor fi actualizate cu modificările dvs.

8. După ce terminați de adăugat coloanele dorite, faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Crearea politicilor de gestionare a informațiilor pentru înregistrări

O politică de gestionare a informațiilor este un set de reguli pentru un tip de conținut. Politicile de gestionare a informațiilor permit organizațiilor să controleze și să urmărească lucruri cum ar fi cât timp este păstrat conținutul sau ce acțiuni pot lua utilizatorii cu acel conținut.

Adăugarea caracteristicilor de politică la politica de gestionare a informațiilor

Caracteristicile de politică pe care le puteți adăuga la o politică de informații sunt etichete, auditare, expirare și coduri de bare.

Adăugarea unei caracteristici de politică de retenție la o politică de gestionare a informațiilor

1. Pe pagina Editați politica, bifați caseta de selectare Activare retenție.

2. Faceți clic pe Adăugați o etapă de retenție și selectați una dintre următoarele opțiuni de retenție pentru a specifica când expiră documentele: Pentru a seta data de expirare pe baza unei proprietăți de dată, selectați Această etapă se bazează pe o proprietate de dată a elementului, apoi selectați acțiunea( Creat sau Modificat)și perioada de timp (zile, luni sau ani).

3. Tastați o valoare în caseta dintre liste pentru a specifica perioada de timp.

4. Selectați acțiunea care ar trebui să aibă loc atunci când documentul expiră.

5. Dacă doriți ca acțiunea selectată să se repete, bifați caseta de selectare din secțiunea Recurență, apoi selectați perioada de recurență.

6. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Adăugarea unei caracteristici de politică de auditare la o politică de gestionare a informațiilor

1. Pe pagina Editați politica, în secțiunea Audit, selectați Activare auditare, apoi bifați casetele de selectare de lângă evenimentele pentru care doriți să păstrați o pistă de auditare.

2. Faceți clic pe OK.

   Notă: Pentru a vizualiza jurnalele de auditare, pe pagina de Setări site-uri, faceți clic pe Rapoarte jurnal de auditare ,apoi selectați raportul de vizualizat.

Adăugarea unei caracteristici de politică de cod de bare la o politică de gestionare a informațiilor

1. Pe pagina Editați politica, în secțiunea Coduri de bare, selectați Activare coduri de bare.

2. Selectați Solicitați utilizatorilor să insereze un cod debare... dacă doriți ca aplicațiile client Office să solicite utilizatorilor să insereze un cod de bare în documentele lor.

Adăugarea unei caracteristici de politică pentru etichete la o politică de gestionare a informațiilor

1. Pe pagina Editare politică, în secțiunea Etichete, bifați caseta de selectare Activare etichete.

2. Pentru a solicita utilizatorilor să insereze o etichetă înainte de a salva sau a imprima un document, selectați Solicitați utilizatorilor să insereze o etichetă înainte de a salva sau a imprima.

3. Pentru a împiedica modificarea etichetelor după ce sunt adăugate, selectați Împiedicarea modificărilor în etichete după ce sunt adăugate.

4. În caseta Format etichetă, tastați textul care doriți să apară pe etichetă. Puteți utiliza orice combinație de proprietăți de text fix sau de document, cu excepția proprietăților calculate sau predefinite, cum ar fi un identificator unic global (GUID) sau Creat de. Pentru a începe o linie nouă, utilizați secvența\n caractere.

5. Selectați un font, o dimensiune de font, un stil de font și justificare pentru textul etichetei.

6. Tastați o înălțime de etichetă în centimetri în caseta Înălțime și o lățime de etichetă în centimetri în caseta Lățime.

7. Faceți clic pe Reîmprospătare pentru a vizualiza modificările.

8. Faceți clic pe OK.

Activarea gestionării înregistrărilor în loc la nivelul colecției de site-uri

Primul pas în configurarea unui sistem de gestionare a înregistrărilor în locul este activarea caracteristicii la nivel de colecție de site-uri. Activarea caracteristicii activează comanda Declare/Înregistrare neclasuită din panglică.

1. La nivelul cel mai de sus al site-ului, faceți clic Setări pe , apoi pe Site Setări.

   Într-un SharePoint conectat la grup, faceți clic pe Setări, pe Conținut site, apoi pe Site Setări.

2. Sub Administrare colecție de site-uri,faceți clic pe Caracteristici colecție de site-uri.

3. Lângă In Place Records Management (Gestionare înregistrări în loc),faceți clic pe Activate.

Configurarea setărilor declarației de înregistrare la nivel de colecție de site-uri

1. La nivelul cel mai de sus al site-ului, faceți clic Setări pe , apoi pe Site Setări.

   Într-un SharePoint conectat la grup, faceți clic pe Setări, pe Conținut site, apoi pe Site Setări.

2. Sub Administrare colecție de site-uri,faceți clic pe Setări declarație înregistrare.

3. Pe pagina Declarație Setări înregistrare, dacă doriți să plasați o restricție cu privire la ceea ce se poate face cu elementele care sunt declarate ca înregistrări, selectați una dintre opțiunile din secțiunea Restricții înregistrare.

4. În secțiunea Disponibilitate declarare înregistrare, alegeți dacă declarația manuală a înregistrărilor trebuie să fie disponibilă implicit în liste și biblioteci. Dacă alegeți opțiunea Nu este disponibilă în toate locațiile în modimplicit, înregistrările pot fi declarate numai printr-o politică sau un flux de lucru.

5. În secțiunea Roluri declarare, selectați rolurile care pot declara manual și înregistrările neclasate.

6. Selectați OK.

Configurarea setărilor declarației de înregistrare la nivel de listă sau bibliotecă

Puteți avea mai mult control asupra modului în care elementele pot fi declarate ca înregistrări, configurând declarațiile de înregistrare pentru o listă sau o bibliotecă. Atunci când configurați o listă sau o bibliotecă pentru declarația de înregistrare, puteți ca elementele să fie declarate automat ca înregistrări atunci când sunt adăugate la listă sau la bibliotecă.

1. Din lista sau biblioteca unde doriți să configurați setările declarației de înregistrare, faceți clic pe fila Bibliotecă sau Listă din panglică, apoi faceți clic pe Bibliotecă Setări sau listă Setări.

   În SharePoint Online, faceți clic pe Setări pe Setări listă sau pe Setări bibliotecă.

2. Sub Bibliotecă de documente/Listă Setări, sub Permisiuni și gestionare, facețiclic pe Setări declarație înregistrare.

3. În secțiunea Disponibilitate declarare manuală înregistrare, selectați:

4. Dacă doriți ca lista sau biblioteca să utilizeze setările declarației de înregistrare implicite utilizate de colecția de site-uri,

5. dacă utilizatorilor trebuie să li se permită întotdeauna să declare manual elementele ca înregistrări pentru listă sau bibliotecă sau

6. dacă utilizatorii nu pot declara manual înregistrările din listă sau bibliotecă.

7. În secțiunea Declarare automată, bifați caseta de selectare dacă doriți ca toate elementele adăugate la listă sau la bibliotecă să fie declarate automat ca înregistrări.

8. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii