Ghid pentru proiectarea rapoartelor

Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză, ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Access furnizează cu un număr de instrumente care vă ajută să construiți rapid atractiv, ușor de citit rapoarte care prezintă date într-un mod care cel mai bine se potrivește cerințelor utilizatorilor. Puteți utiliza comenzile din fila Creare pentru a crea un raport simplu, cu un singur clic. Utilizați expert raport pentru a crea un raport mai complicată, sau puteți crea un raport după adăugarea tuturor datelor și formatarea elementelor dvs. Indiferent de metoda aleasă, care va face probabil că cel puțin câteva modificări la aspectul raportului pentru a afișa datele așa cum doriți. Acest articol discută despre procesul generale de proiectare a unui raport și apoi vă arată cum să adăugați elemente specifice de design la raportul.

În acest articol

Decideți cum să poziționați raportul

Utilizați structuri de control pentru a alinia datele

Adăugarea sau eliminarea secțiunilor antet și subsol raport sau o pagină

Sfaturi pentru formatarea diferite tipuri de date

Decideți cum să poziționați raportul

Când proiectați un raport, care trebuie să mai întâi luați în considerare modul în care doriți date aranjate pe pagina și modul de stocare a datelor din baza de date. În timpul procesului de proiectare, ar putea descoperi chiar că aranjare a datelor din tabele nu vă va permite să creați raportul pe care îl doriți. Acest lucru poate fi o indicație că tabelele nu sunt normalizat-acest lucru înseamnă că datele nu sunt stocate în mod mai eficient.

Faceți o schiță a raportului

Acest pas nu este necesar-ar putea găsi care Expertul raport Access sau instrument de raport (ambele din care sunt disponibile pe fila Creare , în grupul rapoarte ) oferă un design suficient de început pentru raport. Cu toate acestea, dacă vă hotărâți să proiectați raportul fără a utiliza aceste instrumente, pot fi utile-o pentru a face o schiță brute a raportului pe o bucată de hârtie, desenați o casetă în cazul în care descrie fiecare câmp și scrieți numele câmpului în fiecare casetă. Alternativ, puteți utiliza programe, cum ar fi Word sau Visio pentru a crea un mockup a raportului. Indiferent de metoda care îl utilizați, nu uitați să includeți suficient rânduri pentru a indica cum repetă datele.

completed form overlapping preliminary sketch

De exemplu, puteți utiliza un rând pentru informații despre produs, apoi mai multe rânduri se repetă pentru acel produs vânzări și în cele din urmă un rând de vânzări totale pentru produsul. Apoi, secvența repetă pentru produsul următoare etc până la sfârșitul raportului. Sau, poate că raportul este o listă simplă a datelor din tabelul, caz în care vă schiță poate conține doar o serie de rânduri și coloane.

Notă: Această metodă este, de asemenea, o caracteristică foarte utilă dacă sunt proiectarea unui raport pentru altcineva. În acest caz, cealaltă persoană poate desena schiţă înainte de a începe lucrul.

După ce creați de schiță, determinați ce tabelul sau tabelele conțin datele pe care doriți să afișați în raport. Dacă toate datele este cuprinsă într-un singur tabel, să bazați raportul direct pe acel tabel. Mai multe ori, datele pe care doriți este stocat în mai multe tabele care vă trebuie să separați împreună într-o interogare, înainte de a vă poate afișa din raport. Interogarea să fie încorporat în proprietatea sursă înregistrări a raportului, sau puteți să creați o interogare separată, salvat și baza raportul pe care.

Decideți ce date pentru a pune în fiecare secțiune de raport

Fiecare raport are una sau mai multe secțiuni din raport. Secțiunea una care este prezent în fiecare raport este secțiunea de detalii. Această secțiune repetă o dată pentru fiecare înregistrare din tabelul sau interogarea care raportul se bazează pe. Alte secțiuni sunt opționale și repetați mai puțin frecvent și, de obicei, se utilizează pentru a afișa informații care este comune la un grup de înregistrări, o pagină de raport sau întreg raportul.

Următorul tabel descrie în cazul în care se află fiecare secțiune și cum secțiunea este utilizată de obicei.

Secțiune

Locație

Conținutul tipice

Secțiunea de antet raport

Apare o singură dată, în partea de sus a primei pagini a raportului.

  • Raport titlu

  • Sigla

  • Data curentă

Secțiuni cu subsol raport

Apare după ultimul rând de date, deasupra secțiunea subsol de pagină pe ultima pagină a raportului.

Totalurile raportului (sumele, se numără, mediile și așa mai departe)

Secțiunea de antet pagină

Apare în partea de sus a fiecărei pagini a raportului.

  • Raport titlu

  • Număr de pagină

Secțiuni cu subsol pagină

Apare în partea de jos a fiecărei pagini a raportului.

  • Data curentă

  • Număr de pagină

Secțiune de grup de antet

Apare doar anterior dintr-un grup de înregistrări.

Câmpul grupate pe

Secțiune de grup de subsol

Apare doar după ce un grup de înregistrări.

Gruparea totalurile (sumele, se numără, mediile și așa mai departe)

Pentru informații despre adăugarea sau eliminarea raport antet și subsol secțiuni sau pagini antet și subsol secțiuni, consultați secțiunea Adăugare sau eliminare raport sau pagina de antet și subsol secțiuni din acest articol. Puteți să adăugați grupul Antet și subsol secțiuni utilizând panoul grupare, sortare, și Total în Vizualizare aspect sau pe Vizualizare proiect.

Decideți cum să aranjați datele de detalii

Cele mai multe rapoarte sunt aranjate într-un tabel sau un aspect în stivă, dar Access vă oferă flexibilitatea de a utiliza aproape orice aranjament de înregistrări și câmpurile pe care doriți.

Aspect tabelar    Un aspect tabelar este similară cu o foaie de calcul. Etichetele sunt în partea de sus și datele de aliniere în coloane sub etichetele. Tabelare se referă la aspectul tabelului, cum ar fi datele. Acesta este tipul de raport care Access creează atunci când faceți clic pe raport în grupul rapoarte de pe fila Creare . Aspect tabelar este unul bun de utilizat dacă raportul are un număr relativ mic de câmpurile pe care doriți să afișați într-un format listă simplă. Următoarea ilustrație afișează raportul unui angajat care a fost creat utilizând un aspect tabelar.

Employees report in a tabular layout

Aspect stratificată    Un aspect în stivă se aseamănă cu un formular care puteți completa atunci când deschideți un cont bancar sau efectuați o achiziție de la un distribuitor online. Fiecare fragment de date este etichetată și câmpurile sunt așezate una deasupra celeilalte. Acest aspect este bun pentru rapoarte care conțin prea multe câmpuri pentru a afișa într-un format tabelar, adică lățimea coloanelor ar depăși lățimea a raportului. Următoarea ilustrație afișează raportul unui angajat care a fost creat utilizând un aspect în stivă.

Employees report in a stacked layout

Notă: În expert raport, se face referire la acest aspect ca un aspect de coloane.

Aspect mixte    Puteți amesteca elemente de tabulare și stratificată aspecte. De exemplu, pentru fiecare înregistrare, pot aranja unele dintre câmpurile dintr-un rând orizontală în partea de sus a secțiunii de detaliu și aranja celelalte câmpuri din înregistrarea același într-unul sau mai multe aspecte stivuite sub rândul de sus. Următoarea ilustrație afișează raportul unui angajat care a fost creat utilizând un aspect mixt. Câmpurile ID, nume și prenume sunt aranjate într-un aspect control tabelar și câmpurile ocupație și telefonul sunt aranjate într-un aspect în stivă. În acest exemplu, linii de grilă sunt utilizate pentru a stabili o separare vizual de câmpuri pentru fiecare angajat.

Employees report that uses a mixed layout

Aliniere stânga-dreapta aspect    Dacă utilizați expert raport pentru a crea raportul, puteți alege să utilizați un aspect aliniat. Acest aspect utilizează lățimea completă a paginii pentru a afișa înregistrările compact posibil. Desigur, puteți obține aceleași rezultate fără a utiliza Expertul raport, dar poate fi un proces grijă pentru a alinia câmpurile exact. Următoarea ilustrație afișează raportul unui angajat care a fost creat utilizând expert raport aspect aliniat.

Employees report that uses a justified layout

Aspectul aliniat este un aspect bun de utilizat dacă se afișează un număr mare de câmpuri din raport. În exemplul anterior, dacă utilizați un aspect tabelar pentru a afișa aceleași date, câmpurile extinderea de pe marginea paginii. Dacă utilizați un aspect în stivă, fiecare înregistrare ocupă mai mult spațiu vertical, care deşeuri de hârtie și a face raportul mai greu de citit.

Începutul paginii

Utilizați structuri de control pentru a alinia datele

Control aspectele sunt ghiduri pe care le puteți adăuga la un raport în timp ce este deschis în Vizualizare aspect sau pe Vizualizare proiect. Access adaugă control aspectele automat atunci când utilizați expert raport pentru a construi un raport sau atunci când creați un raport făcând clic pe raport în grupul rapoarte de pe fila Creare . Un aspect control este cum ar fi un tabel, fiecare celulă din care poate conține o etichetă, o casetă text sau orice alt tip de control. Următoarea ilustrație afișează un aspect control tabelar într-un raport.

Aspect control tabelar de bază

Liniile portocaliu indică rânduri și coloane de aspect control și acestea sunt vizibile doar atunci când raportul este deschis în Vizualizare aspect sau pe Vizualizare proiect. Aspecte de control vă ajută să atingă o aliniere uniforme de date în rânduri și coloane și acestea simplifică adăugarea, redimensionarea sau eliminarea câmpurilor. Utilizând instrumentele din tabel și poziția grupurile din fila Aranjare (disponibil în Vizualizare aspect sau vizualizarea proiect), puteți să modificați un singur tip de aspect control la alta și puteți să eliminați controalele din aspectele astfel încât să puteți poziționa controlează ori de câte ori doriți în raport.

Notă: Dacă utilizați Access 2007, puteți găsi aceste instrumente în grupul Aspect Control din fila Aranjare .

Începutul paginii

Adăugarea sau eliminarea secțiunilor antet și subsol raport sau o pagină

După cum menționate mai devreme în acest articol, anteturile și subsolurile sunt raport secțiunile care se pot utiliza pentru a afișa informații care este comune la întreg raportul sau la fiecare pagină a unui raport. De exemplu, puteți să adăugați o secțiune subsol de pagină pentru a afișa un număr de pagină în partea de jos a fiecărei pagini, sau să adăugați o secțiune antet de raport pentru a afișa un titlu pentru întreg raportul.

Adăugarea de secțiuni de antet și subsol raport sau o pagină

  1. În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. Verificați dacă secțiunile care se află deja în raport. Secțiunile sunt separate prin umbrit bare orizontale numit Selectoare de secțiune. Eticheta de pe fiecare secțiune selectorul indică ce este secțiunea direct sub acesta.

    Raport în Vizualizare proiect

    Fiecare raport are o secțiune detaliu și pot conține, de asemenea, antet de raport, antet pagină, subsol de pagină și subsolul raportului secțiuni. În plus, dacă există niveluri de grupare din raport, este posibil să vedeți grup anteturi sau subsoluri (cum ar fi Fișier ca antet indicat în Ilustrația anterioară). În mod implicit, grup de anteturi și subsoluri sunt denumite utilizând numele câmpului sau o expresie care se bazează grupului. În acest caz, numele câmpului grupare este "Fișier ca".

  3. Pentru a adăuga pagina antet și subsol secțiuni sau raport antet și subsol secțiuni în raport, faceți clic dreapta pe orice selector de secțiune, apoi faceți clic pe Antet/subsol de pagină sau Raport antet/subsol în meniul de comenzi rapide.

    Precauție: Dacă secțiunea este deja prezent din raport, Access vă avertizează că îl va șterge secțiunea existente și controalele pe care le conține.

    Acum puteți mutarea controalelor existente sau adăugarea de noi controale la secțiuni noi.

Access adaugă întotdeauna secțiunile antet și subsol pagină și raport în perechi. Care este, nu puteți adăuga o secțiune de antet pagină sau raportul fără a adăuga, de asemenea, secțiunea subsol corespunzătoare. Dacă aveți nevoie de ambele secțiuni, nu puteți șterge o secțiune, dar puteți redimensiona secțiunea neutilizate la o înălțime de zero (0) pentru a evita adăugarea spațiu vertical suplimentare în raport. Poziționați indicatorul în partea de jos a secțiunii neutilizate până când acesta se transformă într-o săgeată cu două capete Double-sided arrow și glisați în sus până când secțiunea este ascuns. Dacă s-au vreun control în secțiunea, care trebuie să ștergeți-le înainte să puteți ascunde complet secțiunea.

Eliminarea secțiunilor antet și subsol raport sau o pagină

  1. În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. Faceți clic dreapta pe orice selector de secțiune, apoi faceți clic pe Antet/subsol de pagină sau Raport antet/subsol pe meniul de comenzi rapide.

Dacă vă sunt eliminați o pereche de antet și subsol și acele secțiuni conține controale, Access avertizează că ștergerea secțiunilor va, de asemenea, ștergeți controalele și că nu va putea anula acțiunea. Faceți clic pe Da pentru a elimina secțiunile și ștergeți controalele, sau faceți clic pe nu pentru a anula operațiunea.

Începutul paginii

Sfaturi pentru formatarea diferite tipuri de date

Atunci când creați un raport, utilizând instrumentul raport (disponibil pe fila Creare , în grupul rapoarte ), sau utilizând expert raport, Access adaugă câmpurile la raport care și creează controlului cea mai potrivită pentru a afișa fiecare câmp, bazat pe tipul de date al câmpului. Dacă adăugați câmpuri la un raport dvs., metoda preferată este să glisați fiecare câmp din Lista de câmpuri în raport. Ca cu Expertul raport sau instrumentul raportAccess creează controlului cea mai potrivită pentru fiecare câmp, în funcție de tipul de date al câmpului. Pentru cele mai multe tipuri de date, controlul (implicit) cea mai potrivită pentru a utiliza este caseta text.

Următoarele secțiuni oferă sfaturi despre cum să formatați unele dintre tipurile de date speciale caz.

Câmpuri multi-valoare    Controlul implicită pentru un câmp multi-valoare este o casetă combo. Acest lucru poate părea cum ar fi o alegere ciudat pentru un control dintr-un raport, deoarece nu puteți să faceți clic pe săgeata de pe o casetă combo într-un raport. Cu toate acestea, în contextul dintr-un raport, o casetă combo se comportă ca o casetă text. Săgeata este vizibil doar în vizualizarea proiect.

Dacă câmpul conține mai multe valori, acele valori sunt separate prin virgulă. Dacă nu este suficient de lată pentru a afișa toate valorile pe o singură linie și proprietatea SePermiteExtinderea a casetei combo caseta combo este setată la Da, valorile încadrare la linia următoare. În caz contrar, valorile sunt trunchiate. Pentru a seta proprietatea SePermiteExtinderea pentru un control, deschideți raportul în vizualizarea proiect sau în vizualizarea aspect, faceți clic pe control, apoi apăsați F4 pentru a afișa foaia de proprietăți a controlului. Proprietatea SePermiteExtinderea se află pe atât pe fila Format și pe fila toate din foaia de proprietăți pentru controlul.

Câmpurile de text îmbogățit    Controlul implicită pentru un câmp text îmbogățit este o casetă text. În cazul în care caseta de text nu este suficient de lată pentru a afișa toate valorile pe o singură linie și proprietatea SePermiteExtinderea a casetei text este setată la Da, valorile încadrare la linia următoare. În caz contrar, valorile sunt trunchiate. Pentru a seta proprietatea SePermiteExtinderea pentru un control, deschideți raportul în vizualizarea proiect sau în vizualizarea aspect, faceți clic pe control, apoi apăsați F4 pentru a afișa foaia de proprietăți a controlului. Proprietatea SePermiteExtinderea se află pe atât pe fila Format și pe fila toate din foaia de proprietăți pentru controlul.

Un câmp text îmbogățit vă ajută să formatați textul într-o varietate de moduri. De exemplu, poate fi subliniată mai multe cuvinte într-un câmp și mai multe alte cuvinte în același câmp poate fi în cursiv. Însă încă puteți seta un stil de formatare generală pentru caseta text care conține text îmbogățit. Formatare casetă text se aplică numai la textul pe care nu a fost în mod specific formatat utilizând formatări de text îmbogățit.

Setarea formatării stiluri pentru o casetă text care afișează un câmp text îmbogățit

  1. Faceți clic dreapta pe raport în panoul de navigare și apoi faceți clic pe Vizualizare aspect în meniul de comenzi rapide.

  2. Faceți clic pe caseta text care afișează câmpul text îmbogățit și apoi, pe fila Format , în grupul Font , faceți clic pe stilul de formatare pe care doriți să aplicați.

    Access se aplică formatarea în tot textul în câmpul de text îmbogățit care nu deja a acel tip (dar nu valoare) de formatare aplicate într-o vizualizare care acceptă introducerii de date, cum ar fi vizualizarea foaie de date pentru un tabel sau interogare sau vizualizarea formular pentru o formă. De exemplu, dacă o porțiune de text în câmpul este formatat cu o culoare de font roșu și aplicați o culoare de font albastru la caseta text, Access se transformă tot textul albastru, cu excepția ceea ce a fost individual formatat ca roșu. Ca un alt exemplu, dacă o porțiune de text în câmpul este formatat cu o dimensiune de font 11 puncte, și aplicați o dimensiune de font 14 puncte la caseta text, Access se aplică dimensiunea fontului 14 puncte pentru tot textul, cu excepția care care a fost individual formatat la 11 poin TS.

    Câmpurile de atașări    Câmpurile de atașări utilizați un control speciale care nu este utilizată pentru orice alt tip de date. Puteți atașa mai multe fișiere la o înregistrare utilizând un singur câmp atașare, dar câmpul poate afișa numai informații despre o atașare la o dată. În mod implicit, controlul Atașare afișează o pictogramă sau a unei imagini, în funcție de tipul de fișier al atașării care este afișat în prezent de control. Dacă doriți, puteți seta proprietățile pentru controlul atașare, astfel încât toate fișierele atașate sunt afișate sub formă de pictograme, sau, astfel încât câmpul pur și simplu afișează o pictogramă agrafă de birou și numărul de atașări. Presupunând că utilizați deja un control de atașare în raport, utilizați următoarea procedură pentru a ajusta proprietățile control pentru diferite moduri de utilizare a controlului.

Setarea proprietăților de afișare pentru un câmp atașare

  1. Faceți clic dreapta pe raport în panoul de navigare și apoi faceți clic pe Vizualizare aspect în meniul de comenzi rapide.

  2. Faceți clic pe controlul Atașare. Dacă foaia de proprietăți nu este afișată deja, apăsați F4 pentru a o afișa. În foaia de proprietăți, faceți clic pe fila Format .

    Utilizați tabelul de mai jos ca un ghid pentru configurarea atașarea proprietățile controlului.

    Proprietate

    Setare

    Afișare ca

    • Pictogramă imagine/afișează elemente grafice ca imagini și alte fișiere de sub formă de pictograme. Aceasta este setarea implicită.

    • Pictograma afișează toate fișierele de sub formă de pictograme.

    • Agrafă de birou afișează o pictogramă agrafă de birou, urmat de numărul de atașări în paranteze.

    Imagini implicite

    Pentru a face o imagine implicită apar în controlul Atașare atunci când nu există nicio fișierele atașate, faceți clic pe Builder button în caseta de proprietăți, răsfoiți la imaginea pe care doriți și apoi faceți clic pe Deschidere.

    Notă: Imagine implicită nu este afișat dacă proprietatea Afișare ca este setată la agrafă de birou.

    Aliniere imagini

    Selectați aliniere dorit din listă. Setarea implicită este Centru. Ajustarea această setare poate produce rezultate neașteptate, în funcție de setarea proprietății Imagine dimensiune modul .

    Modul de dimensiune imagine

    Această setare este disponibilă numai dacă proprietatea Afișare ca este setată la/Pictogramă imagine.

    • Clip afișează imaginea în dimensiunea reală. Imaginea este decupat, dacă este prea mare pentru a se potrivi în interiorul controlului.

    • Extindere se întinde imaginea astfel încât aceasta să umple întregul control.

      Notă: Dacă controlul Atașare este de aceeași mărime exactă cu imaginea, utilizați această setare va deformarea imagine, face să pară întinsă pe verticală sau pe orizontală.

    • Zoom afișează imaginea maximă fără decupare sau deformarea imaginii. Aceasta este setarea implicită.

  3. Dacă utilizați controlul pentru a afișa elemente grafice, ajustați dimensiunea controlului atașare astfel încât să puteți vedea volumului de detalii pe care o doriți.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×