Ghid pentru proiectarea rapoartelor

Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză, ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Access vă oferă un număr de instrumente care vă ajută să construiți rapid rapoarte atractive, ușor de citit, care prezintă datele într-un mod care se potrivește cel mai bine nevoilor utilizatorilor săi. Puteți utiliza comenzile de pe fila Creare pentru a crea un raport simplu, cu un singur clic. Puteți utiliza Expertul raport pentru a crea un raport mai complicat sau puteți să creați un raport adăugând singur toate elementele de date și formatare. Indiferent de metoda pe care o alegeți, probabil că veți face cel puțin câteva modificări la proiectarea raportului pentru a-l face să afișeze datele așa cum doriți. Acest articol discută despre procesul general de proiectare a unui raport, apoi vă arată cum să adăugați anumite elemente de proiectare la raport.

În acest articol

Hotărâți cum să stabiliți raportul

Utilizarea aspectelor de control pentru a alinia datele

Adăugarea sau eliminarea secțiunilor de antet de raport și subsol de pagină

Sfaturi pentru formatarea diferitelor tipuri de date

Hotărâți cum să stabiliți raportul

Atunci când proiectați un raport, trebuie mai întâi să luați în considerare modul în care doriți să fie aranjate datele în pagină și modul în care sunt stocate datele în baza de date. În timpul procesului de proiectare, puteți chiar să descoperiți că aranjarea datelor din tabele nu vă va permite să creați raportul dorit. Acest lucru poate indica faptul că tabelele nu sunt normalizat, aceasta înseamnă că datele nu sunt stocate în modul cel mai eficient.

Faceți o schiță a raportului

Acest pas nu este obligatoriu-este posibil să descoperiți că Expertul raport Access sau instrumentul raport (ambele sunt disponibile pe fila Creare , în grupul rapoarte ) oferă un design de pornire suficient pentru raport. Cu toate acestea, dacă vă hotărâți să proiectați raportul fără a utiliza aceste instrumente, este util să faceți o schiță dură a raportului pe o foaie de hârtie, desenând o casetă în care se află fiecare câmp și scriind numele câmpului în fiecare casetă. Ca alternativă, puteți să utilizați programe, cum ar fi Word sau Visio, pentru a crea o reproducere a raportului. Indiferent de metoda pe care o utilizați, asigurați-vă că includeți suficient rânduri pentru a indica modul în care se repetă datele.

completed form overlapping preliminary sketch

De exemplu, puteți utiliza un rând pentru informații despre produs, apoi mai multe rânduri repetabile pentru vânzările acelui produs și, în cele din urmă, un rând de totaluri de vânzări pentru produs. Apoi, secvența se repetă pentru următorul produs și așa mai departe până la sfârșitul raportului. Sau poate că raportul dumneavoastră este o listă simplă a datelor din tabel, caz în care schița poate conține doar o serie de rânduri și coloane.

Notă: Această tehnică este, de asemenea, foarte utilă dacă proiectați un raport pentru altcineva. În acest caz, cealaltă persoană poate desena schița înainte de a începe lucrul.

După ce creați schița, determinați ce tabel sau tabele conțin datele pe care doriți să le afișați în raport. Dacă toate datele sunt conținute într-un singur tabel, puteți să vă bazați raportul direct pe acel tabel. Mai des, datele pe care le doriți sunt stocate în mai multe tabele pe care trebuie să le restrângeți într-o interogare, înainte de a o putea afișa în raport. Interogarea poate fi încorporată în proprietatea RecordSource a raportului sau puteți să creați o interogare separată, salvată și să fundamentați raportul.

Hotărâți ce date să plasați în fiecare secțiune de raport

Fiecare raport are una sau mai multe secțiuni de raport. Secțiunea una care este prezentă în fiecare raport este secțiunea detalii. Această secțiune se repetă o dată pentru fiecare înregistrare din tabel sau interogare pe care se bazează raportul. Alte secțiuni sunt opționale și se repetă mai rar și sunt utilizate de obicei pentru a afișa informațiile comune pentru un grup de înregistrări, o pagină a raportului sau întregul raport.

Următorul tabel descrie unde se află fiecare secțiune și modul în care se utilizează în mod obișnuit secțiunea.

Secțiune

Locație

Conținut tipic

Secțiunea antet raport

Apare o singură dată, în partea de sus a primei pagini a raportului.

  • Titlu raport

  • Siglă

  • Data curentă

Secțiunea subsol raport

Apare după ultima linie de date, deasupra secțiunii subsol de pagină de pe ultima pagină a raportului.

Totaluri raport (sume, contorizări, medii etc.)

Secțiunea antet de pagină

Apare în partea de sus a fiecărei pagini a raportului.

  • Titlu raport

  • Număr de pagină

Secțiunea subsol de pagină

Apare în partea de jos a fiecărei pagini a raportului.

  • Data curentă

  • Număr de pagină

Secțiunea antet de grup

Apare doar în precedarea unui grup de înregistrări.

Câmpul care este grupat

Secțiunea subsol de grup

Apare imediat după un grup de înregistrări.

Totaluri de grup (sume, contorizări, medii etc.)

Pentru informații despre adăugarea sau eliminarea secțiunilor din antetul și subsolul raportului sau din secțiunile de antet și subsol de pagină, consultați secțiunea adăugarea sau eliminarea secțiunilor de antet sau de antet de pagină sau de subsol din acest articol. Puteți adăuga secțiuni de antet și subsol de grup utilizând panoul grupare, sortare și total în vizualizarea aspect sau vizualizarea proiect.

Hotărâți cum să aranjați datele detaliate

Majoritatea rapoartelor sunt aranjate fie într-un tabel, fie într-un aspect suprapus, dar Access vă oferă flexibilitatea de a utiliza aproape orice aranjament de înregistrări și câmpuri dorite.

Aspect tabelar    Un aspect tabelar este similar cu o foaie de calcul. Etichetele sunt în partea de sus, iar datele sunt aliniate în coloanele de sub etichete. Tabel se referă la aspectul de tabel asemănător cu datele. Acesta este tipul de raport pe care îl creează Access atunci când faceți clic pe raport în grupul rapoarte din fila Creare . Aspectul tabelar este unul bun de utilizat dacă raportul are un număr relativ mic de câmpuri pe care doriți să le afișați într-un format de listă simplu. Ilustrația următoare arată un raport angajat care a fost creat utilizând un aspect tabelar.

Employees report in a tabular layout

Aspect suprapus    Un aspect suprapus seamănă cu un formular pe care îl completați atunci când deschideți un cont bancar sau efectuați o achiziție de la un distribuitor online. Fiecare fragment de date este etichetat, iar câmpurile sunt stivuite unul peste altul. Acest aspect este bun pentru rapoartele care conțin prea multe câmpuri de afișat într-un format tabelar, adică lățimea coloanelor ar depăși lățimea raportului. Ilustrația următoare arată un raport angajat care a fost creat utilizând un aspect suprapus.

Employees report in a stacked layout

Notă: În Expertul raport, acest aspect este denumit aspect coloane.

Aspect mixt    Puteți să amestecați elementele tabelelor și aspectelor stivuite. De exemplu, pentru fiecare înregistrare, puteți să aranjați unele dintre câmpurile dintr-un rând orizontal în partea de sus a secțiunii detalii și să aranjați alte câmpuri din aceeași înregistrare într-unul sau mai multe aspecte stivuite, sub rândul de sus. Ilustrația următoare arată un raport angajat care a fost creat utilizând un aspect mixt. Câmpurile ID, nume și prenume sunt aranjate într-un aspect de control tabelar, iar câmpurile nume lucrare și telefon firmă sunt aranjate într-un aspect suprapus. În acest exemplu, liniile de grilă sunt utilizate pentru a furniza o separare vizuală a câmpurilor pentru fiecare angajat.

Employees report that uses a mixed layout

Aspect justificat    Dacă utilizați Expertul raport pentru a crea raportul, puteți alege să utilizați un aspect justificat. Acest aspect utilizează lățimea completă a paginii pentru a afișa înregistrările cât mai compact posibil. Bineînțeles, puteți obține aceleași rezultate fără a utiliza Expertul raport, dar poate fi un proces minuțios pentru a alinia câmpurile exact. Ilustrația următoare arată un raport angajat care a fost creat utilizând aspectul justificat al expertului de raport.

Employees report that uses a justified layout

Aspectul justificat este un aspect bun de utilizat dacă Afișați un număr mare de câmpuri în raport. În exemplul anterior, dacă utilizați un aspect tabelar pentru a afișa aceleași date, câmpurile extind marginea paginii. Dacă utilizați un aspect suprapus, fiecare înregistrare ocupă mult mai mult spațiu vertical, care irosește hârtia și face raportul mai dificil de citit.

Începutul paginii

Utilizarea aspectelor de control pentru a alinia datele

Aspectele de control sunt ghiduri pe care le puteți adăuga la un raport în timp ce acesta este deschis în vizualizarea aspect sau vizualizarea proiect. Access adaugă automat aspecte de control atunci când utilizați Expertul raport pentru a construi un raport sau când creați un raport făcând clic pe raport în grupul rapoarte din fila Creare . Un aspect de control este ca un tabel, fiecare celulă care poate conține o etichetă, o casetă text sau orice alt tip de control. Ilustrația următoare afișează un aspect de control tabelar într-un raport.

Aspect control tabelar de bază

Liniile portocalii indică rândurile și coloanele aspectului de control și sunt vizibile numai atunci când raportul este deschis în vizualizarea aspect sau vizualizarea proiect. Aspectele de control vă ajută să obțineți o aliniere uniformă a datelor în rânduri și coloane, iar acestea facilitează adăugarea, redimensionarea sau eliminarea câmpurilor. Utilizând instrumentele din grupurile tabel și poziționare din fila Aranjare (disponibil în vizualizarea aspect sau vizualizarea proiect), puteți să modificați un tip de aspect de control la altul și să eliminați controalele din aspecte, astfel încât să puteți poziționa controlează oriunde doriți în raport.

Începutul paginii

Adăugarea sau eliminarea secțiunilor de antet de raport și subsol de pagină

Așa cum s-a menționat mai sus în acest articol, anteturile și subsolurile sunt secțiuni de raport pe care le puteți utiliza pentru a afișa informațiile comune întregului raport sau fiecărei pagini a unui raport. De exemplu, puteți adăuga o secțiune subsol de pagină pentru a afișa un număr de pagină în partea de jos a fiecărei pagini sau puteți adăuga o secțiune de antet de raport pentru a afișa un titlu pentru întregul raport.

Adăugarea de secțiuni de antet de raport și subsol de pagină

  1. În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. Verificați ce secțiuni sunt deja în raport. Secțiunile sunt separate prin bare orizontale umbrite, numite Selectoare de secțiune. Eticheta de pe fiecare selector de secțiune indică ce secțiune este direct dedesubt.

    Raport în Vizualizare proiect

    Fiecare raport are o secțiune de detalii și poate conține, de asemenea, antet de raport, antet de pagină, subsol de pagină, și secțiuni subsol de raport. În plus, dacă există niveluri de grupare în raport, este posibil să vedeți anteturile sau subsolurile de grup (cum ar fi fișierul ca antet afișat în Ilustrația anterioară). În mod implicit, anteturile și subsolurile de grup sunt numite utilizând numele de câmp sau expresia care este baza grupului. În acest caz, numele câmpului de grupare este "fișier ca".

  3. Pentru a adăuga secțiuni de antet și subsol de pagină sau de antet și de subsol de raport în raport, faceți clic cu butonul din dreapta pe orice selector de secțiune, apoi faceți clic pe antet /subsol de pagină sau antet/subsol raport în meniul de comenzi rapide.

    Precauție: Dacă secțiunea este deja prezentă în raport, Access vă avertizează că va șterge secțiunea existentă și controalele pe care le conține.

    Acum puteți să mutați controalele existente sau să adăugați controale noi la secțiunile noi.

Access adaugă întotdeauna secțiuni de antet și subsol de pagină și de raport în perechi. Mai exact, nu puteți să adăugați o secțiune de antet de pagină sau de raport fără să adăugați și secțiunea de subsol corespunzătoare. Dacă nu aveți nevoie de ambele secțiuni, nu puteți șterge o secțiune, dar puteți redimensiona secțiunea neutilizată la o înălțime de zero (0) pentru a evita adăugarea de Spațiere verticală suplimentară la raport. Poziționați indicatorul în partea de jos a secțiunii neutilizate până când acesta se transformă într-o săgeată cu două capete Double-sided arrow , apoi glisați în sus până când secțiunea este ascunsă. Dacă există controale în secțiune, trebuie să le ștergeți înainte de a putea ascunde complet secțiunea.

Eliminarea secțiunilor din antetul raportului sau ale paginii

  1. În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe orice selector de secțiune, apoi faceți clic pe antet/ subsol de pagină sau antet/subsol raport în meniul de comenzi rapide.

Dacă eliminați o pereche de anteturi și subsoluri și acele secțiuni conțin controale, Access vă avertizează că ștergerea secțiunilor va șterge și controalele și că nu veți putea anula acțiunea. Faceți clic pe Da pentru a elimina secțiunile și a șterge controalele sau faceți clic pe nu pentru a anula operațiunea.

Începutul paginii

Sfaturi pentru formatarea diferitelor tipuri de date

Atunci când creați un raport utilizând instrumentul de raport (disponibil pe fila Creare , în grupul rapoarte ) sau utilizând Expertul raport, Access adaugă câmpurile la raport și creează controlul cel mai potrivit de afișat fiecare câmp, pe baza tipului de date al câmpului. Dacă adăugați singur câmpuri la un raport, metoda preferată este să glisați fiecare câmp din lista de câmpuri în raport. Ca în cazul expertului raport sau al instrumentului raport , Access creează controlul cel mai potrivit pentru fiecare câmp, în funcție de tipul de date al câmpului. Pentru majoritatea tipurilor de date, cel mai potrivit (implicit) control de utilizat este caseta text.

Următoarele secțiuni oferă sfaturi despre cum să formatați unele tipuri de date speciale pentru cazuri.

Câmpuri multi-valoare    Controlul implicit pentru un câmp multi-valoare este o casetă combo. Acest lucru poate părea o alegere ciudată pentru un control dintr-un raport, deoarece nu puteți face clic pe săgeata de pe o casetă combo dintr-un raport. Cu toate acestea, în contextul unui raport, o casetă combo se comportă ca o casetă text. Săgeata este vizibilă doar în vizualizarea proiect.

În cazul în care câmpul conține mai multe valori, acele valori sunt separate prin virgule. Dacă caseta combo nu este suficient de lată pentru a afișa toate valorile pe o linie și proprietatea CanGrow a casetei combo este setată la Da, valorile se încadrează în linia următoare. În caz contrar, valorile sunt trunchiate. Pentru a seta proprietatea CanGrow pentru un control, deschideți raportul în vizualizarea proiect sau în vizualizarea aspect, faceți clic pe control, apoi apăsați F4 pentru a afișa foaia de proprietăți a controlului. Proprietatea CanGrow se află pe fila format și pe fila toate din foaia de proprietăți pentru control.

Câmpuri text îmbogățit    Controlul implicit pentru un câmp text îmbogățit este o casetă text. Dacă caseta text nu este suficient de lată pentru a afișa toate valorile pe o linie și proprietatea CanGrow a casetei text este setată la Da, valorile se încadrează în linia următoare. În caz contrar, valorile sunt trunchiate. Pentru a seta proprietatea CanGrow pentru un control, deschideți raportul în vizualizarea proiect sau în vizualizarea aspect, faceți clic pe control, apoi apăsați F4 pentru a afișa foaia de proprietăți a controlului. Proprietatea CanGrow se află pe fila format și pe fila toate din foaia de proprietăți pentru control.

Un câmp text îmbogățit vă ajută să formatați textul în mai multe moduri. De exemplu, mai multe cuvinte dintr-un câmp pot fi subliniate și alte câteva cuvinte din același câmp pot fi cursive. Totuși, puteți seta încă un stil de formatare general pentru caseta text care conține textul îmbogățit. Formatarea casetei text se aplică doar pentru textul care nu a fost formatat în mod specific, utilizând formatarea de text îmbogățit.

Setarea stilurilor de formatare pentru o casetă text care afișează un câmp text îmbogățit

  1. Faceți clic cu butonul din dreapta pe raport în panoul de navigare, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect în meniul de comenzi rapide.

  2. Faceți clic pe caseta text care afișează câmpul text îmbogățit, apoi, pe fila format , în grupul Font , faceți clic pe stilul de formatare pe care doriți să-l aplicați.

    Access aplică formatarea la tot textul din câmpul text îmbogățit care nu a avut deja tipul respectiv (dar nu și valoarea) de formatare aplicată într-o vizualizare care acceptă intrarea de date, cum ar fi vizualizarea foaie de date pentru un tabel sau o interogare sau vizualizarea formular pentru un formular. De exemplu, dacă o porțiune a textului din câmp este formatată cu o culoare de font roșie și aplicați o culoare de font albastră în caseta text, Access transformă tot textul albastru, cu excepția celor care au fost formatate individual ca roșu. Ca alt exemplu, dacă o porțiune a textului din câmp este formatată cu o dimensiune de font de 11 puncte și aplicați o dimensiune de font de 14 puncte în caseta text, Access aplică dimensiunea fontului de 14 puncte la tot textul, cu excepția celor formatate individual la 11 poin TS.

    Câmpuri atașare    Câmpurile atașare utilizează un control special care nu este utilizat pentru niciun alt tip de date. Puteți să atașați mai multe fișiere la o înregistrare utilizând un singur câmp atașare, dar câmpul poate afișa doar informații despre o singură atașare o dată. În mod implicit, controlul Atașare afișează fie o pictogramă, fie o imagine, în funcție de tipul de fișier al atașării care este afișată în prezent de control. Dacă doriți, puteți să setați proprietățile pentru controlul atașării, astfel încât toate fișierele atașate să fie afișate ca pictograme sau, astfel încât câmpul să afișeze pur și simplu o pictogramă de agrafă și numărul de atașări. Presupunând că utilizați deja un control de atașare în raport, puteți să utilizați următoarea procedură pentru a ajusta proprietățile controlului pentru utilizări diferite ale controlului.

Setarea proprietăților de afișare pentru un câmp atașare

  1. Faceți clic cu butonul din dreapta pe raport în panoul de navigare, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect în meniul de comenzi rapide.

  2. Faceți clic pe controlul Atașare. Dacă foaia de proprietăți nu este afișată deja, apăsați F4 pentru a o afișa. În foaia de proprietăți, faceți clic pe fila format .

    Utilizați următorul tabel ca ghid pentru setarea proprietăților controlului de atașare.

    Proprietate

    Setare

    Afișare ca

    • Image/Icon afișează ilustrații ca imagini și toate celelalte fișiere ca pictograme. Aceasta este setarea implicită.

    • Pictograma afișează toate fișierele ca pictograme.

    • Agrafă afișează o pictogramă de agrafă, urmată de numărul de atașări din paranteze.

    Imagine implicită

    Pentru a face ca o imagine implicită să apară în controlul Atașare atunci când nu există fișiere atașate, faceți clic pe Butonul Generator în caseta de proprietăți, răsfoiți la imaginea dorită, apoi faceți clic pe Deschidere.

    Notă: Imaginea implicită nu se afișează dacă afișarea ca proprietate este setată la agrafăde lucru.

    Aliniere imagine

    Selectați alinierea dorită din listă. Setarea implicită este Center. Ajustarea acestei setări poate genera rezultate neașteptate, în funcție de setarea proprietății mod Dimensiune imagine .

    Mod Dimensiune imagine

    Această setare este disponibilă numai dacă opțiunea Afișare ca proprietate este setată la imagine/pictogramă.

    • Clip afișează imaginea în dimensiunea sa reală. Imaginea este decupată dacă este prea mare pentru a încăpea în interiorul controlului.

    • Stretch întinde imaginea astfel încât să completeze întregul control.

      Notă: Cu excepția cazului în care controlul atașării are aceeași dimensiune exactă ca imaginea, utilizarea acestei setări va distorsiona imaginea, ceea ce o face să apară întinsă pe verticală sau pe orizontală.

    • Zoom afișează imaginea cât mai mare posibil, fără a decupa sau a distorsiona imaginea. Aceasta este setarea implicită.

  3. Dacă utilizați controlul pentru a afișa ilustrații, ajustați dimensiunea controlului de atașare, astfel încât să puteți vedea cantitatea de detalii dorită.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×