Gestionarea partajării externe pentru mediul SharePoint Online

Dacă organizația dvs. desfășoară activități care implică partajarea documentelor sau colaborarea directă cu furnizori, consumatori sau clienți, atunci puteți utiliza caracteristicile de partajare externă din SharePoint Online pentru a partaja conținut cu persoanele din afara organizației. Sau, dacă nu este cazul, poate doriți să limitați utilizarea partajării externe în organizație. În acest articol, vom analiza opțiunile de partajare din SharePoint Online și planificarea acestora.

(Dacă doriți să ajungeți direct la configurarea partajării, consultați Activarea sau dezactivarea partajării externe pentru SharePoint Online. Dacă încercați să partajați un fișier sau un folder, consultați Partajarea fișierelor și folderelor OneDrive sau Partajarea fișierelor sau folderelor SharePoint în Office 365.)

Planificarea partajării externe trebuie să fie inclusă în planificarea generală a permisiunilor pentru SharePoint Online.

Rețineți că partajarea externă este activată în mod implicit atât pentru întregul mediu SharePoint Online, cât și pentru colecțiile de site-uri din acesta. Se recomandă să o dezactivați global înainte ca alte persoane să înceapă să utilizeze site-urile sau înainte să știți exact cum doriți să utilizați caracteristica.

Care sunt caracteristicile de partajare externă din SharePoint Online?

SharePoint Online are atât setări globale (la nivel de entitate găzduită), cât și setări de colecție de site-uri pentru partajarea externă. Setările la nivel de entitate găzduită înlocuiesc toate setările de la nivelul colecției de site-uri și afectează OneDrive.

Pentru entitatea dvs. găzduită SharePoint Online și pentru fiecare colecție individuală de site-uri, puteți alege dintre următoarele opțiuni de partajare de bază:

  • Fără partajare externă - site-urile și documentele pot fi partajate doar cu utilizatorii interni din abonamentul dvs. Office 365.

  • Partajarea doar cu utilizatorii externi din directorul dvs. - site-urile, folderele și documentele pot fi partajate doar cu utilizatorii externi care se află deja în directorul dvs. de utilizatori Office 365. De exemplu, utilizatori care au acceptat anterior o invitație de partajare sau utilizatori pe care i-ați importat dintr-o altă entitate găzduită Office 365 sau Azure Active Directory.

  • Partajarea cu utilizatori externi autentificați - site-urile pot fi partajate cu utilizatori externi care au un cont Microsoft sau un cont de la locul de muncă sau de la școală dintr-un alt abonament Office 365 sau dintr-un abonament Azure Active Directory. Atunci când sunt partajate documente sau foldere, utilizatorului nu i se solicită să se conecteze utilizând un cont Microsoft sau un cont de la locul de muncă sau de la școală, ci i se trimite un cod de unică folosință pe care îl poate utiliza pentru a-și verifica identitatea.

  • Partajarea cu utilizatori anonimi - documentele și folderele (dar nu și site-urile) pot fi partajate printr-un link anonim și toate persoanele care au acest link pot să vizualizeze sau să editeze documentul sau să încarce în folder.

Lista de mai sus este aranjată în ordine descrescătoare, de la opțiunea cea mai restrictivă la cea mai puțin restrictivă. Indiferent de opțiunea aleasă, funcționalitatea mai restrictivă este în continuare disponibilă pentru dvs. De exemplu, dacă alegeți să permiteți partajarea cu utilizatori anonimi, puteți să partajați în continuare cu utilizatori externi autentificați și utilizatori care se află deja în director, inclusiv utilizatori interni.

Partajarea și securitatea   

Dacă aveți informații confidențiale care nu trebuie să fie vreodată partajate cu utilizatori externi, luați în considerare crearea uneia sau mai multor colecții de site-uri pentru care partajarea externă este dezactivată, unde să păstrați informațiile confidențiale. Creați colecții de site-uri suplimentare, după cum este necesar, pe care să le utilizați pentru partajarea externă. Acest lucru vă ajută să gestionați riscurile de securitate, împiedicând accesul extern la informații cu caracter personal.

Ce este un utilizator extern?

Utilizatorul extern este o persoană din afara abonamentului dvs. Office 365, căreia i-ați acordat acces la unul sau mai multe site-uri, fișiere sau foldere. Există două tipuri de utilizatori externi:

Utilizatori autentificați   

Utilizatorii autentificați sunt utilizatori care au un cont Microsoft sau un cont de la locul de muncă sau de la școală dintr-un alt abonament Office 365. Puteți partaja site-uri și documente cu acești utilizatori în același fel în care partajați site-uri și documente cu utilizatorii interni. Permisiunile și grupurile funcționează pentru utilizatorii externi autentificați la fel ca pentru utilizatorii interni.

Deoarece utilizatorii externi nu au licență pentru abonamentul dvs. Office 365, aceștia sunt limitați la activități de colaborare de bază:

  • Un utilizator extern autentificat poate efectua activități pe un site în conformitate cu nivelul de permisiune care îi este atribuit. De exemplu, dacă adăugați un utilizator extern la grupul Membri, el va avea permisiuni de editare și va putea să adauge, să editeze și să șteargă liste; va putea, de asemenea, să vadă, să adauge, să actualizeze și să șteargă documente și elemente din listă.

  • Utilizatorii externi autentificați pot utiliza Office Online pentru vizualizarea și editarea documentelor. Dacă planul dvs. include Office Professional Plus, ei nu pot instala versiunea desktop de Office pe computerele lor decât dacă le atribuiți o licență.

  • Utilizatorii externi autentificați vor putea vedea alte tipuri de conținut pe site-uri, în funcție de permisiunile pe care le acordați. De exemplu, ei pot naviga la diferite subsite-uri în cadrul colecției de site-uri la care au fost invitați. De asemenea, vor putea să facă lucruri precum vizualizarea fluxurilor de site.

Dacă utilizatorii externi autentificați au nevoie de o capacitate mai mare, trebuie să le atribuiți o licență Office 365 corespunzătoare. Faceți acest lucru în același fel în care i-ați atribui o licență unui utilizator intern.

Utilizatori anonimi   

Utilizatorii anonimi sunt utilizatori care au un link ce se poate partaja la un folder sau un document și pot să vizualizeze sau să editeze documentul sau să încarce în folder (în funcție de tipul linkului), fără a fi necesar să se conecteze cu un nume de utilizator sau o parolă. Linkurile anonime pot fi transmise liber între utilizatori și sunt valabile până când le dezactivați sau până când expiră (dacă ați setat o dată de expirare).

Utilizatorii anonimi nu pot accesa site-uri și nu le puteți atribui licențe. Aceștia pot doar să vizualizeze sau să editeze documentul sau folderul specific la care au un link de acces anonim.

Ce se întâmplă când partajez un site sau un document?

Atunci când partajați un site, un folder sau un document, ce se întâmplă în culise depinde de opțiunea dvs. de a partaja cu utilizatori externi autentificați sau cu utilizatori anonimi.

Partajarea site-urilor cu utilizatori externi autentificați   

Când partajați un site cu un utilizator extern autentificat, acesta primește prin e-mail o invitație care conține un link la site-ul sau documentul respectiv. Atunci când face clic pe link, i se solicită să se conecteze folosind numele de utilizator și parola contului Microsoft sau ale contului de la locul de muncă sau de la școală. Odată ce se conectează, este adăugat la lista de utilizatori din abonamentul dvs. Office 365 (îl veți vedea listat cu #EXT# în numele de utilizator) și i se acordă acces la site sau la document.

După ce utilizatorul a fost adăugat la lista de utilizatori din abonamentul dvs. Office 365, îi puteți acorda acces la alte site-uri sau documente fără a-i trimite invitații suplimentare. (Poate fi necesar să îi trimiteți un link la acel site sau document, astfel încât să îl poată găsi.) De asemenea, îi puteți atribui o licență Office 365, dacă doriți.

Puteți opri partajarea cu un utilizator extern autentificat, eliminând permisiunile acestuia de pe site sau ștergându-l din lista de utilizatori din Office 365.

Partajarea fișierelor și a folderelor cu utilizatori externi autentificați   

Când partajați un fișier sau un folder cu un utilizator extern autentificat, acesta primește un e-mail care conține un link la site-ul sau documentul respectiv. De fiecare dată când acesta accesează fișierul sau folderul utilizând linkul, i se trimite prin e-mail un cod valabil o perioadă de timp, pe care îl poate utiliza pentru a-și verifica identitatea. Acesta trebuie să introducă acel cod pentru a accesa fișierul sau folderul.

Puteți opri partajarea cu un utilizator extern autentificat ștergând linkul de partajare care i-a fost trimis.

Partajarea cu utilizatori anonimi   

Când partajați cu utilizatori anonimi, le puteți permite să editeze sau să vizualizeze un document sau să încarce într-un folder. Linkurile pentru vizualizare și editare sunt create separat și pot fi setate să expire la un anumit moment de timp. După ce ați creat aceste linkuri, ele pot fi reutilizate și transmise liber. Orice persoană care are linkul poate accesa documentul.

Utilizatorii anonimi nu sunt adăugați la lista de utilizatori din Office 365. Puteți opri partajarea cu ei accesând documentul sau folderul pe care l-ați partajat și ștergând linkul anonim.

Colaborarea cu parteneri de afaceri externi

Dacă aveți parteneri de afaceri sau distribuitori cu care trebuie să colaborați sau să partajați documente, luați în considerare configurarea unui site extranet SharePoint Online. Site-ul extranet este o colecție de site-uri dedicată pe care o utilizați pentru colaborarea business-to-business cu un anumit partener sau furnizor. Puteți restricționa acest site astfel încât numai proprietarii site-ului să poată invita utilizatori externi și să fie invitați numai utilizatori externi din anumite domenii.

Site-urile extranet SharePoint Online sunt foarte ușor de configurat și mult mai simplu și mai accesibil de întreținut decât site-urile extranet locale. Pentru detalii, consultați Utilizarea Office 365 SharePoint Online ca soluție extranet business-to-business (B2B).

Subiecte asociate

Gestionarea partajării cu utilizatorii externi în Office 365 pentru firme mici
Configurarea și gestionarea solicitărilor de acces
Căutarea conținutului de site partajat cu utilizatorii externi
Planificarea strategiei cu privire la permisiuni

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×