Gestionarea mesajelor de e-mail utilizând reguli

Gestionarea mesajelor de e-mail utilizând reguli

Regulile vă permit să mutați, să semnalizați și să răspundeți la mesaje de e-mail în mod automat. De asemenea, puteți utiliza regulile pentru a reda sunete, a muta mesajele în fișiere sau pentru a afișa avertizări pentru elemente noi.

Regula cea mai simplă și creată cel mai des este cea care vă permite să mutați un element de la un anumit expeditor sau cu anumite cuvinte în linia de subiect în alt folder. Puteți să creați această regulă direct dintr-un mesaj pe care le-ați primit deja.

  1. Faceți clic dreapta pe un mesaj din inbox sau un alt fișier de e-mail și selectați Reguli.

    Faceți clic dreapta pe un mesaj primit pentru a crea o regulă.
  2. Selectați una dintre opțiuni. Outlook sugerează în mod automat crearea unei reguli pe baza expeditorului și destinatarilor. Pentru a vedea mai multe opțiuni, selectați Creare regulă.

  3. În caseta de dialog Creare regulă , selectați una sau mai multe dintre primele trei casete de selectare.

    Selectați Creare regulă pentru a crea o regulă nouă.
  4. În secțiunea efectuați următoarele , dacă doriți ca regula să mute un mesaj într-un fișier, selectați Mutare element în folderul , apoi selectați fișierul din caseta de dialog Selectare Folder care apare, și apoi faceți clic pe OK.

    Puteți muta elemente într-un folder existent sau într-unul nou.
  5. Faceți clic pe OK pentru a salva regula.

    Notă: Dacă doriți să rulați regula pentru mesajele pe care le-ați primit deja, bifați caseta care apare pentru dialog de confirmare , apoi clic pe OK.

Crearea unei reguli utilizând Expertul de reguli

Există trei tipuri de reguli pe care le puteți crea cu Expertul de reguli.

  • Fiți organizat: Aceste reguli vă ajuta să filtrați, îndosariați și să urmăriți cu mesaje.

  • Rămâneți la zi: Aceste reguli vă notifică atunci când primiți un mesaj care se încadrează într-un set de criterii specifice.

  • Reguli particularizate: Acestea sunt reguli pe care le creați fără un șablon.

Regulile pot fi particularizabile aproape la nesfârșit. Există o varietate de opțiuni pe care le puteți seta pentru fiecare tip de regulă pe care o creați. Utilizați pașii următorii pentru a afla cum să creați o regulă utilizând Expertul de reguli.

  1. Selectați fișier > Gestionare reguli și avertizări pentru a deschide caseta de dialog Reguli și avertizări.

  2. Pe fila Reguli pentru E-mail, selectați Regulă nouă.

  3. Selectați unul dintre șabloanele de la Pasul 1. Pentru a începe de la o regulă necompletată, selectați Aplică regula la mesajele primite sau Aplică regula la mesajele trimise.

  4. În Pasul 2: Editați descrierea regulii caseta, faceți clic pe oricare din opțiunile subliniate pentru a le seta. De exemplu, dacă ați selectat Semnalizare mesaje de cineva pentru urmărire în pasul 1, faceți clic pe persoane sau grup public pentru a selecta ce mesaje ale cVror expeditori doriți să le semnalizați, apoi faceți clic pe urmărire la acest moment , pentru a selecta o semnalizare și o dată pentru urmărire .

  5. Faceți clic pe Next (Următorul).

În a doua pagină a Expertului de reguli, puteți adăuga condiții suplimentare pentru regulă. De exemplu, puteți selecta mesajele trimise la o anumită persoană, care au anumite cuvinte în conținutul subiectului sau al mesajului.

  1. În Pasul 1: Selectați caseta de condiții , orice condiție setată în ecranul anterior este bifată. Puteți să selectați mai multe condiții suplimentare bifând casetele lor de selectare.

  2. În Pasul 2: Editați descrierea regulii caseta, faceți clic pe oricare dintre condițiile suplimentare subliniate pe care tocmai le-ați adăugat. Apoi faceți clic pe Următorul.

În a treia pagină a Expertului de reguli, puteți să selectați acțiuni suplimentare pentru a acționa asupra mesajului. De exemplu, puteți semnaliza mesajele pentru urmărire și puteți marca un mesaj ca având importanță maximă.

  1. În Pasul 1: Selectați caseta cu condiții , orice acțiune setată în primul ecran este bifată. Puteți să selectați mai multe acțiuni suplimentare bifând casetele lor de selectare.

  2. În Pasul 2: Editați caseta cu descrierea regulii, faceți clic pe oricare din acțiunile suplimentare subliniate pe care tocmai le-ați adăugat. Apoi faceți clic pe Următorul.

Pe pagina a patra a Expertului de reguli, puteți adăuga orice excepții la regulă. De exemplu, puteți verifica, cu excepția faptului dacă acesta este marcat drept important, pentru a vă asigura că toate mesajele marcate cu un nivel specific de importanță nu sunt semnalizate pentru urmărire.

  1. În Pasul 1: selectați condițiile caseta, selectați orice excepții de la regulă bifând casetele lor de selectare.

  2. În Pasul 2: Editați caseta cudescrierea regulii, faceți clic pe orice excepții suplimentare subliniate pe care tocmai le-ați adăugat. Apoi faceți clic pe Următorul.

  1. Pe ultima pagină a Expertului de reguli, introduceți un nume pentru regula dumneavoastră.

  2. Dacă doriți să rulați această regulă pentru mesajele care se află deja în Inbox, bifați casetaExecută regula acum pentru mesajele existente deja în „Inbox”.

  3. În mod implicit, Activați această regulă este bifat. Puteți să debifați această casetă dacă nu doriți ca regula să fie activată în acest moment.

  4. Faceți clic pe Terminare pentru a salva și activa regula.

Puteți să ștergeți o regulă, atunci când nu mai este necesară.

  1. Pe fila Fișier, alegeți Gestionare reguli și avertizări.

  2. În caseta de dialog Reguli și avertizări, în fila Reguli e-mail, alegeți regula pe care doriți să o ștergeți.

  3. Alegeți Ștergere Pictograma Ștergere > OK.

Puteți să rulați manual una sau mai multe reguli.

  1. Pe fila Fișier, alegeți Gestionare reguli și avertizări, iar pe fila Reguli e-mail, alegeți Rulare reguli acum.

  2. În caseta Rulare reguli acum, sub Selectare reguli de rulat, bifați caseta de selectare pentru fiecare regulă pe care doriți să o rulați.

  3. În caseta Rulează în folderul, pentru a selecta alt folder, alegeți Răsfoire, alegeți folderul, apoi alegeți OK.

    Bifați caseta de selectare Se includ subfoldere pentru a include toate folderele de sub folderul ales la pasul 3.

  4. În lista Se aplică reguli în, acceptați setarea implicită a tuturor mesajelor sau modificați pentru a marca mesajele ca citite sau necitite.

  5. Alegeți Rulare acum.

Există două tipuri de reguli în Outlook: bazate pe server și doar pentru client.

  • Reguli bazate pe server   
    Atunci când utilizați un cont Microsoft Exchange Server, unele reguli sunt bazate pe server. Aceste reguli rulează în cutia dvs. poștală pe serverul de e-mail Exchange chiar și atunci când Outlook nu rulează.

    Regulile bazate pe server trebuie să se aplice la mesaje atunci când acestea sunt livrate pentru prima dată în Inboxul dvs., iar regulile trebuie să poată rula până când sunt finalizate pe server. De exemplu, o regulă care specifică faptul că un mesaj trebuie imprimat nu poate rula până când aceasta nu este finalizată pe server. Dacă o regulă nu poate fi aplicată pe server, aceasta se aplică atunci când porniți Outlook și atunci devine o regulă doar pentru client.

  • Reguli doar pentru clienți    
    Regulile doar pentru clienți sunt reguli care rulează numai pe computerul dvs. Acestea sunt reguli care rulează în Outlook, nu pe serverul Exchange. Regulile doar pentru clienți rulează numai când rulează și Outlook.

Sfat: Dacă lista dvs. de reguli conține ambele tipuri de reguli, cele bazate pe server se aplică primele, urmate de cele doar pentru clienți.

Confirmări de livrare, răspunsuri la votare și răspunsuri automate

Când se aplică regulile, confirmările de livrare, confirmările de citire, răspunsurile la votări și răspunsurile automate (notificările Absent de la birou) sunt procesate ca mesaje. O regulă care mută mesaje ce conțin în caseta Subiect cuvântul „întâlnire” într-un anumit folder, de exemplu, mută și toate confirmările de livrare, răspunsurile la votări și răspunsurile automate în același folder.

Notă: Când o regulă mută răspunsurile la votări din Inbox în alt folder, urmărirea votării este afectată. Când un mesaj trimis care include un buton de votare este deschis, informațiile de urmărire nu vor include scorul răspunsurilor mutate de regulă. Mutarea sau ștergerea manuală a unui răspuns nu afectează urmărirea.

Solicitări de întâlnire, solicitări de activitate și documente

Solicitările de întâlnire, solicitările de activitate și documentele sunt considerate mesaje. Dacă creați o regulă care mută un element într-un anumit folder pe baza anumitor condiții (criterii) care sunt îndeplinite(se potrivesc), atunci toate întâlnirile și activitățile care se potrivesc acestor condiții sunt și ele mutate. Rețineți, totuși, următoarele limitări atunci când creați reguli care afectează aceste tipuri de elemente:

  • Dacă un element este mutat într-un folder diferit de folderul de e-mail, este posibil ca elementul respectiv să nu funcționeze după ce este mutat așa cum v-ați așteptat. De exemplu, dacă un mesaj este mutat în folderul Calendar, nu se va crea o nouă întâlnire.

  • Dacă răspunsul la o întâlnire sau o activitate se mută în folderul Elemente șterse, utilizând o regulă, răspunsul nu este urmărit de către elementul inițial.

  • Dacă o solicitare de întâlnire este mutată automat în folderul Elemente șterse, întâlnirea nu se adaugă la Calendar.

  • Regulile care afectează mesajele pe care le trimiteți nu se aplică solicitărilor de activități și solicitărilor de întâlnire.

Grupuri de persoane de contact

O regulă care include un Grup de persoane de contact se poate comporta diferit în raport cu celelalte reguli, în funcție de modul în care este creată regula.

  • Mutarea într-un folder a mesajelor trimise către un grup public   
    Această regulă este disponibilă numai dacă utilizați un cont Exchange Server. Numai mesajele trimise în Grupul de persoane de contact sunt mutate în folderul specificat. Mesajele de la persoane care sunt membri ai Grupului de persoane de contact nu sunt mutate în folderul specificat.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×