În general, aveți posibilitatea să gestionați documentele dintr-un instrument Documente la fel cum ați proceda în Windows Explorer. Rețineți că unele activități de gestionare a fișierelor, cum ar fi redenumirea sau ștergerea fișierelor, poate fi guvernată de permisiunile site-ului SharePoint sau de permisiunile de instrumente asociate rolului (în cazul în care instrumentul Documente este într-un spațiu de lucru Groove). În funcție de permisiuni, este posibil să gestionați documentele după cum urmează:
Ce intenționați să faceți?
Copierea sau mutarea documentelor
Pentru a copia un document în alt folder (într-un instrument Documente sau într-un folder din Windows Explorer), utilizați comenzile Copiere și Lipire din meniul ce apare când faceți clic cu butonul din dreapta sau utilizați CTRL+GLISARE a fișierului. Pentru a muta un document în alt folder, utilizați glisarea și fixarea.
Tabelul de mai jos descrie comportamentul de glisare și fixare.
|
Pentru |
Efectuați următoarele |
|
Copierea unui document în alt folder din același instrument Documente. |
CTRL-GLISAȚI documentul sau utilizați Copiere și Lipire. |
|
Copierea unui document într-un folder din alt instrument Documente sau într-un folder Windows din afara SharePoint Workspace |
Glisați și fixați documentul sau utilizați Copiere și Lipire. |
|
Mutarea unui document într-un subfolder din același instrument Documente |
Utilizați Copiere și Lipire. |
|
Mutarea unui document într-un folder din alt instrument Documente sau într-un folder Windows din afara SharePoint Workspace. |
Utilizați Copiere și Lipire. |
Sfat: Dacă glisați un document în Microsoft Outlook, acesta va porni în mod automat un nou mesaj Outlook cu document listat ca atașare.
Ștergerea documentelor
Pentru a șterge un document, faceți clic cu butonul din dreapta pe el, apoi faceți clic pe Ștergere. Faceți clic pe Da pentru a confirma că doriți să ștergeți documentul. Dacă documentul se află într-o bibliotecă de documente SharePoint, se afișează un mesaj pentru a vă reaminti că ștergerea documentului înseamnă și ștergerea acestuia de pe serverul SharePoint.
Redenumirea documentelor
Pentru a redenumi un document, faceți clic cu butonul din dreapta pe el, apoi faceți clic pe Redenumire.
Modificarea vizualizării curente
Într-un spațiu de lucru SharePoint, vizualizările disponibile corespund cu vizualizările definite în site-ul SharePoint. Puteți modifica vizualizările pentru a afișa seturi diferite de elemente, în funcție de filtrele configurate pentru o vizualizare selectată.
-
Faceți clic pe fila Vizualizare.
-
Faceți clic pe meniul Vizualizare curentă, apoi faceți clic pe vizualizarea dorită.
Sortarea documentelor
-
Selectați folderul în care doriți să sortați documentele.
-
Într-un spațiu de lucru SharePoint, pe fila Vizualizare, faceți clic pe meniul Sortare documente, apoi faceți clic pe o opțiune de sortare.
Pentru a vedea opțiunile de sortare, poate fi necesar să setați vizualizarea curentă la „Setare implicită spațiu de lucru”. Pe fila Vizualizare, faceți clic pe meniul Vizualizare curentă, apoi faceți clic pe Setare implicită spațiu de lucru.
-
Într-un spațiu de lucru Groove, în fila Vizualizare, faceți clic pe meniul Sortare documente, apoi faceți clic pe o opțiune de sortare.
Vizualizarea proprietăților documentelor
-
Selectați documentul.
-
În fila Pornire, faceți clic pe Proprietăți.
Dacă documentul se află într-un spațiu de lucru SharePoint, se deschide o fereastră Proprietăți din site-ul SharePoint.
Dacă documentul se află într-un spațiu de lucru Groove, se deschide o casetă de dialog Proprietăți SharePoint Workspace.
Crearea unor noi foldere de documente
Aveți posibilitatea să creați și să aranjați foldere de documente într-o structură arborescentă, așa cum ați proceda în Windows Explorer. Toate instrumentele Documente conțin inițial un „Folder rădăcină”, care este întotdeauna folderul de nivel superior din listă (analog cu numele unei unități de disc din computer (C:\)). Orice foldere pe care le adăugați se afișează ierarhic sub „Folder rădăcină”.
Crearea unui folder nou
Folderele noi sunt plasate întotdeauna ierarhic sub folderul selectat.
-
Selectați folderul în care doriți să plasați un folder nou.
-
În fila Pornire, faceți clic pe Folder nou.
În cazul în care creați un folder nou într-o bibliotecă de documente dintr-un spațiu de lucru SharePoint, se deschide o fereastră Folder nou, derivată din site-ul SharePoint. Tastați un nume pentru folderul nou, apoi faceți clic pe Salvare și închidere.
În cazul în care creați un folder nou într-un instrument Documente dintr-un spațiu de lucru Groove, se deschide o casetă de dialog Folder nou. Tastați un nume pentru folderul nou, apoi apăsați pe ENTER.
Redenumirea unui folder
-
Faceți clic cu butonul din dreapta pe folder, apoi faceți clic pe Redenumire.
-
Tastați un nume nou pentru folderul nou, apoi apăsați ENTER.
Vizualizarea proprietăților unui folder
-
Faceți clic pe folder.
-
În fila Pornire, faceți clic pe Proprietăți.
Dacă folderul se află într-un spațiu de lucru SharePoint, se deschide o fereastră Proprietăți din site-ul SharePoint.
Dacă folderul se află într-un spațiu de lucru Groove, se deschide o casetă de dialog Proprietăți SharePoint Workspace.
Depanarea problemelor de descărcare
Atunci când alți membri ai spațiului de lucru adaugă documente noi la un instrument Documente, aceste documente sunt descărcate automat în copia dvs. a spațiului de lucru. Se adaugă o pictogramă de sincronizare la orice document care este încă în curs de descărcare. De exemplu:
Dacă încercați să deschideți un document care afișează încă o pictogramă de sincronizare, apare mesajul „Conținut indisponibil” pentru a vă informa că nu s-a descărcat sau nu s-a terminat de descărcat conținutul documentului.
În unele cazuri, poate fi necesar doar să așteptați un minut sau două pentru ca descărcarea documentului să se termine. De exemplu, documentele foarte mari pot necesita mai mult timp pentru a se descărca. Totuși, este posibil să întâmpinați această problemă și dacă membrul spațiului de lucru care a adăugat documentul trece offline înainte ca documentul să ajungă pe computerul dvs. Dacă se întâmplă acest lucru, va trebui să așteptați până când acea persoană revine din nou online pentru a primi documentul.
