Office
Conectare
Exemple de bună practică Outlook: Scrie e-mail deosebite

Exemple de bună practică Outlook: Scrie e-mail deosebite

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

În acest articol

Ce trebuie făcut

Ce

Cum să utilizați listele de distribuire și contactați grupuri (DLs)

Cum se utilizează comentariile în linie

Când se utilizează CCI

Pregătirea pentru concediu

Ce trebuie făcut

Regulile următoare vă va ajuta e-mailurile un aspect profesionist și primiți mesajul.

  1. Citiți mesajul înainte să o trimiteți.

  2. Efectuarea de subiect descriptiv și orientat. De exemplu: "manageri: vă rugăm să trimiteți datele Forum retragere dvs" conține atât numele grupului și o acțiune, astfel încât destinatarii rapid puteți da seama ce au nevoie pentru a face. Alte prefixele utile includ "FYI:" și "Acțiune necesară."

  3. Dacă este necesar, acțiune enunțați ceea ce doriți pe linia de subiect.

  4. Schimbați subiectul mesajului dacă se modifică subiectul conversației.

  5. Mențineți toate mesajele scurte și la subiect.

  6. Organizarea conținutul mesajului de la cele mai importante la ultimul rând.

  7. Luați în considerare scrierea cu caractere aldine informații importante.

  8. Amplasați elemente de acțiune sau întrebările pe linii separate , astfel încât acestea să iasă în evidență și să fie observate.

  9. Nume Aldin persoane atunci când întrebări. De exemplu: "Ryan: care este starea project?" Dacă utilizați Outlook 2016 cu Office 365, luați în considerare utilizarea @Mentions.

  10. Limita numărul de persoane cărora le trimiteți un mesaj la cele care trebuie să-l citească.

    • Puneți persoanele care trebuie să fie informate în linia Cc .

    • Puneți persoanele care trebuie să răspundă sau să ia măsuri în linia către .

  11. Utilizarea unui semnătură atunci când este cazul, dar păstrați de semnătură simplă, scurtă, professional și dacă este posibil, fără ilustrații.

  12. Dacă doriți un răspuns imediat, nu trimiteți e-mail. Telefon sau trimiterea unui mesaj instant.

  13. Dacă vă aflați într-o conversație prin e-mail care are mai mult de 10 mesaje fără o rezoluție, luați în considerare apelarea sau configurarea unei întâlniri pentru a discuta problema. E-mailul nu este întotdeauna un mediu eficient pentru rezolvarea problemelor complexe.

  14. Acceptați mesaje care necesită un răspuns mai extinse. Dacă sunteți prea ocupat pentru a răspunde cu un răspuns complet imediat, permiteți expeditorul ști care îl caută în problema, va răspunde după o anumită oră sau dată. Semnalizarea mesajuluipentru a vă pentru a răspunde mai târziu aminti.

  15. Utilizarea importanță maximă ( High Importance icon in Outlook ) moderație.

    Notă: Chiar dacă ați configurat o regulă amânat trimitere, marcarea unui mesaj cu Importanță provoacă-l să se trimită imediat.

  16. Dacă adresați o întrebare și sunt mai multe persoane care pot răspunde, Alegeți doar o singură persoană , mai degrabă decât să trimiteți întrebarea într-un grup.

Tasta la scrierea mesajelor de e-mail bună este să empathize destinatarilor. Pentru o privire mai mult la eticheta de e-mail, consultați acest articolul.

Urmărire: semnalizarea la trimitere

Când trimiteți un mesaj unei persoane de la care aveți nevoie de un răspuns, procedați astfel:

  1. Semnalizare pentru dvs., pe Trimitere.

  2. Schimbați numele activității e-mail semnalizat în bara de făcut pentru a începe cu Urmărire.

  3. Marcați-l prin categoria @Waiting .

Când efectuați acești trei pași, știți că următoarea acțiune este să trimiteți alt mesaj sau să căutați un răspuns.

Sfat    Care reamintește-vă pentru a trimite un alt mesaj este adesea mai eficient decât semnalizarea mesajului pentru destinatarului. În mod similar, atunci când vă promisiunea de a face ceva într-un mesaj, Semnalizați-l pentru dvs., astfel că aveți o activitate pe bara de făcut pentru a vă aminti.

Începutul paginii

Ce

  1. Nu utilizați foi de scris.

  2. Nu includeți managerul dvs., pe fiecare mesaj trimis.

  3. Nu trimiteți un mesaj atunci când sunt angry. Mai bine să scrieți, Salvați-o în folderul de ciorne, și reveniți la aceasta mai târziu.

  4. Nu vă așteptați un răspuns rapid atunci când trimiteți mesaje lungi (mai mult de două paragrafe).

  5. Nu trimiteți un mesaj urmărire mai puțin decât o zi după primul mesaj. Dacă nu auziți înapoi în timp util, încercați să utilizați telefonul sau mesageria instant.

  6. Nu utilizați citiți confirmări sau confirmările de livrare pe fiecare mesaj trimis. Utilizați-le doar dacă sunteți sigur dacă vă destinatarii vor primi mesajul.

  7. Nu atașați semnalizări sau importanță High Importance icon in Outlook la fiecare mesaj trimis. Destinatarilor va aflați cum să le ignorați.

  8. Nu utilizați doar majuscule.

  9. Nu trimiteți atașări — trimiteți linkuri în schimb.

  10. Nu extinde liste de distribuire sau grupuri de persoane de contact. Extinderea liste de distribuire face mesaje mai greu de citit și cauze-le pentru a merge în folderele de corespondență greșită.

  11. Nu utilizați sarcasm. Poate fi misunderstood umor dvs.

  12. Nu scrie ceva care nu ar doriți toate persoanele din firmă să citiți. Nu știți unde poate termina mesajul de e-mail.

  13. Nu utilizați fonturi cursive sau foarte artistice care sunt greu de citit.

  14. Nu utilizați fonturi de culoare roșie, deoarece sunt greu de citit și pot fi interpretate ca foarte importante.

  15. Nu trimiteți un răspuns la toate într-o listă de distribuire sau contactați grup să solicite să fie eliminate. Vreodată.

Începutul paginii

Reguli pentru grupurile de persoane de contact și listele de distribuire (DLs)

  • Dacă răspundeți la un grup de persoane de contact mare, urmați toate mesajele de e-mail Dos și ce.

  • Dacă aveți nevoie de mai multe informații de la o persoană sau investighează problema separat, răspunsul la lista de distribuire întreg pentru a permite tuturor să știți că răspundeți și apoi răspunsul la individuale separat. Nu uitați să răspundeți la lista de distribuire după ce problema este rezolvată cu rezoluție. Acest lucru permite rezoluție pentru a fi utilizată de alte persoane la lista de distribuire.

Cum se redirecționează persoanele

Dacă o persoană vă trimite un mesaj într-o listă de distribuire care sunteți un membru al, mesajul ar fi mai bine răspuns de către altă persoană sau o altă listă de distribuire, procedați astfel:

  1. Răspundeți cu liste de distribuire corectă sau persoană din linia de la .

  2. Răspunsuri trimisă listă de distribuire corectă sau altă persoană.

  3. Plasarea inițial listă de distribuire din linia Cci pentru că mesajul nu va fi filtrate de reguli de alte persoane. Mai degrabă, lăsați listă de distribuire pe linia de la sau Cc .

Cum să fie eliminate dintr-o DL

Dacă primiți e-mail dintr-o listă de distribuire care nu doriți să fie pe, trimiteți un mesaj pentru administratorul de rețea sau pentru a proprietarului listei de distribuire și solicitați să fie eliminate. Răspunsul la lista de distribuire întreg. Pentru a găsi lista DL proprietar, faceți dublu clic pe numele listei de distribuire.

Începutul paginii

Cum se utilizează comentariile în linie

Adăugarea de comentarii în linie de e-mail care primiți este o modalitate convenabilă pentru a răspunde la întrebări și să răspundă direct la probleme. Se consideră o practică recomandată să procedați astfel:

  1. În mesajul dvs., menționați că faceți comentarii în linie. De exemplu, includeți „Vedeți comentarii suplimentare mai jos”.

  2. Diferențiați-vă textul propriu de mesajul inițial. Printre sugestii se numără:

    • Modificarea culorii fontului

    • Pre-în așteptare de nume sau inițiale între paranteze, de exemplu, [Melissa], [MM]

    • Modificați fontul în cursiv sau aldin sau ambele

  3. Ștergeți nimic nu a scrie.

Exemplu cu nume al expeditorului ce precedă un comentariu inserat
Figura 1 exemplu de comentariu în serie într-un mesaj Outlook

Figura 1 exemplu de comentariu în serie într-un mesaj Outlook

Începutul paginii

Când se utilizează Cci

Utilizați caracteristica CCI pentru a elimina persoane dintr-o conversație prin e-mail atunci când care le considerați că acestea nu mai aveți nevoie e-mail suplimentar sau dacă subiectul conversației s-a modificat.

De exemplu, dacă sunteți unul dintre cinci persoane care primesc o întrebare și doriți să răspundeți la aceasta, mutați alte patru persoane CCI linie și stare ceva de genul "Bcc'ing Ion, Cristina, James și Jennifer. Iată răspunsul..." Mesajele viitoare vor fi apoi între numai când și expeditorul inițial.

Utilizați CCI pentru a permite unui terț (cum ar fi managerul dvs.), știți despre un mesaj sensibil. Destinatar CCI nu se poate realiza care lucrează a primit un CCI și poate răspunde la toată lumea, expunerea că primite o CCI. Acest lucru poate fi întâlnit ca mascate comportamentul partea dvs.

Mai degrabă decât să utilizați CCI pentru a informa o parte terță despre o problemă, redirecționați mesajul după ce trimiteți-l.

Începutul paginii

Pregătirea pentru concediu

Dacă utilizați Outlook cu Office 365, cu un cont Outlook.com, Hotmail.com sau Live.com sau un cont Microsoft Exchange, puteți configura un mesaj absent de la birou pentru a permite persoanelor din interiorul organizației dvs știu că sunteți plecat.

Ca un exemplu de bună practică, urmați sfaturile din articolul adăugarea unei perioade la birou în colegii ale Outlook Calendare.

Dacă vă sau administratorul a creat un calendar partajat vacanță, asigurați-vă că publicați de vacanță acolo. Dacă toate persoanele utilizează calendarul partajat, nu trebuie să trimiteți o solicitare de întâlnire separată pentru a permite tuturor să vă aflați plecat, așa cum sugerează articol care face referire anterior, dar un mesaj de e-mail să funcționeze ca un memento bun.

Despre autor

Patricia Eddy este client potențial se conținut pentru Outlook. Patricia Eddy este client potențial se conținut pentru Outlook pentru Desktop. Aceasta este o fostului MVP Outlook și autorul mai multor cărți pe foarte vechi versiuni de Outlook. Ea se află în Seattle unde ea se bucură de citire și muzica.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×