Distribuirea unui raport

Eliberați rapoartele Access și distribuiți-le în mod continuu. De exemplu, trimiteți-le un e-mail unuia sau mai multor utilizatori, exportați-l în bibliotecile de documente SharePoint și arhivați-le în folderele de rețea. Atunci când distribuiți un raport Access, creați un raport static de date într-un anumit moment în timp, cum ar fi zilnic, săptămânal sau lunar. Făcând acest lucru, aveți un singur punct de adevăr pe care lucrătorii informați îl pot utiliza pentru a lua decizii de afaceri bune, a răspunde la întrebări, a găsi alternative, a determina cele mai bune planuri, a evalua riscurile și a îmbunătăți calitatea.

Distribuirea rapoartelor

Sfat    Atunci când creați raportul, adăugați o dată de publicare. Aceasta îi ajută pe utilizatori să confirme ora corectă la care a fost creat raportul. Pentru mai multe informații, consultați Inserarea datei și orei într-un raport sau formular.

Ce intenționați?

Trimiterea unui raport utilizând comanda E-mail

Una dintre cele mai rapide modalități de a distribui un raport este utilizarea comenzii de E-mail. Cu doar câteva clicuri de mouse, Access exportă raportul, apoi creează un nou mesaj de e-mail cu fișierul atașat la acesta.

  1. În panoul de navigare, selectați raportul pe care doriți să-l trimiteți.

  2. Selectați date externe > e- mailul.

  3. În caseta de dialog Trimitere obiect ca , selectați formatul de ieșire pe care doriți să-l utilizați, cum ar fi PDF, apoi faceți clic pe OK.

    Notă    Deși există o varietate de formate pe care le puteți selecta, luați în considerare utilizarea Portable Document Format (PDF) care a devenit un standard de facto, păstrează aspectul și formatul raportului Access original și are modalități predefinite de a particulariza paginile pentru vizualizare și imprimare. Pentru mai multe informații, consultați instalarea Adobe Reader și Imprimarea PDF.

    Access deschide un nou mesaj de e-mail în Outlook cu fișierul atașat.

  4. Tastați adresele de e-mail ale destinatarilor în casetele către și CC , o descriere în caseta subiect și un mesaj în zona mesajului.

    Sfat    În mod implicit, fișierul pe care îl trimiteți utilizând această metodă nu este salvat pe computer. Dacă doriți să salvați o copie a fișierului pe computer, faceți clic cu butonul din dreapta pe atașare în caseta atașată , apoi selectați Salvare ca.

  5. Selectați Trimiteți.

Notă    Pentru a automatiza procesul, puteți utiliza acțiunea de macrocomandă EMailDatabaseObject. De exemplu, aveți posibilitatea să creați o macrocomandă cu o secvență a acestor acțiuni pentru a trimite rapoarte diferite către utilizatori diferiți.

Începutul paginii

Exportul unui raport într-un folder sau într-o bibliotecă de documente SharePoint

  1. În panoul de navigare, selectați raportul pe care doriți să-l exportați.

  2. Selectați date externe > PDF sau XPS pentru a deschide caseta de dialog Publicare ca PDF sau XPS .

  3. Alegeți una dintre următoarele:

    • Găsiți folderul utilizând panoul de navigare.

    • Găsiți site-ul SharePoint, făcând clic pe SharePoint în panoul de navigare sau introducând URL-ul site-ului în caseta adresă din partea de sus. De exemplu:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Pentru mai multe informații, consultați descoperirea conținutului cu pagina de pornire SharePoint.

  4. În caseta Salvare cu tipul , asigurați-vă că este selectat tipul de fișier PDF .

  5. Pentru a modifica numele implicit al raportului, tastați un nume nou de fișier în caseta Nume fișier .

  6. Pentru a deschide raportul imediat după ce îl exportați, bifați caseta de selectare Deschidere fișier după publicare .

  7. Sub optimizare pentru, procedați astfel:

    • Pentru a optimiza raportul pentru un fișier mai mare, cu rezoluție mai mare (recomandat pentru imprimare), selectați standard.

    • Pentru a optimiza raportul pentru un fișier mai mic, cu rezoluție mai mică (recomandat pentru publicare online), selectați dimensiune minimă.

  8. Selectați Publicare. Access creează fișierul. Dacă ați ales să aveți Access deschideți fișierul după publicare, Adobe Reader afișează fișierul.

  9. Pentru a salva pașii operațiunii, astfel încât să rulați și să planificați aceeași operațiune, faceți clic pe caseta de selectare Salvare pași de export :

    • Introduceți un nume și o descriere pentru pașii de mai jos.

    • Pentru a crea o activitate Outlook care planifică operațiunea de export la o dată viitoare, bifați caseta de selectare Creare activitate Outlook .

    Pentru mai multe informații, consultați Salvarea detaliilor unei operațiuni de import sau export ca specificație.

    Notă    O altă modalitate de a automatiza procesul este să utilizați acțiunea de macrocomandă ExportWithFormatting. De exemplu, puteți crea un nume de fișier semnificativ pe baza titlului raportului și a datei de export. Aceasta îi ajută pe utilizatori să găsească raportul corect într-o bibliotecă sau într-un folder SharePoint din mai multe rapoarte. Pentru a face acest lucru, specificați următoarea expresie în argumentul fișier de ieșire:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Unde RptQC5 este numele obiectului raportului, Auto_Header0 este secțiunea antet de raport, iar proprietatea Caption este titlul raportului.

Începutul paginii

Aflați despre crearea unui centru de raportare în SharePoint

Luați în considerare crearea unui centru de raportare dedicat într-o bibliotecă de documente SharePoint, pentru ca utilizatorii să poată găsi mai ușor și să vizualizeze rapoartele de care au nevoie. Adăugând coloane, conectându-vă la bibliotecă din Access și particularizând biblioteca de documente cu vizualizări, puteți oferi o experiență de primă clasă pentru utilizatori. Ce urmează sunt pașii de bază pe care îi puteți lua.

Crearea unei biblioteci de documente    O bibliotecă de documente este o locație de fișier securizată care simplifică colaborarea. Puteți să adăugați coloane într-o bibliotecă, cum ar fi categorii, persoane sau grupuri și coloane calculate, pe care le puteți utiliza apoi pentru a crea vizualizări și filtre.

O vizualizare în miniatură a unei biblioteci de documente cu nimic selectat.

Pentru mai multe informații, consultați ce este o bibliotecă de documente?

Actualizarea coloanelor din bibliotecă din Access    Prin legarea bibliotecii de Access, puteți să actualizați coloanele din biblioteca de documente din Access pentru a-i ajuta pe utilizatori să găsească rapoartele pe care le doresc și să furnizeze informații suplimentare.

Pentru mai multe informații, consultați importul, legarea sau mutarea datelor în SharePoint.

Crearea vizualizărilor sortate și filtrate    În loc să trimiteți raportul din Access prin e-mail, trimiteți un link la vizualizarea relevantă a bibliotecii de documente. De exemplu:

  • Sortați vizualizarea în ordine ascendentă după coloana modificat , astfel încât să se afișeze mai întâi cel mai curent raport. Pentru mai multe informații, consultați utilizarea sortării pentru a modifica o vizualizare SharePoint.

  • Dacă aveți o coloană de alegere în biblioteca numită JobFunction cu trei valori: Lineworker, Foreman și supraveghetor, creați vizualizări separate pe baza unei expresii de filtrare pentru fiecare rol de Job:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Atunci când trimiteți un link la vizualizarea supraveghetor și utilizatorul face clic pe acesta, vizualizarea va afișa rapoartele specifice pentru supraveghetori. Pentru a obține un link al vizualizării bibliotecă, Afișați vizualizarea, apoi copiați adresa URL din bara de adrese.

  • Dacă aveți o coloană persoană în biblioteca denumită OurEmployees, creați o vizualizare bazată pe o expresie de filtru care utilizează funcția me pentru a afișa doar rapoarte pentru utilizatorul curent:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Atunci când trimiteți un link la vizualizare și utilizatorul face clic pe acesta, vizualizarea va afișa rapoartele specifice pentru acel utilizator.

Pentru mai multe informații, consultați Utilizarea filtrării pentru a modifica o vizualizare SharePoint și a edita o vizualizare listă în SharePoint.

Conectarea părților Web pe o pagină modernă   De asemenea, puteți să creați o pagină modernă pentru a afișa un fișier în funcție de ceea ce selectează un utilizator într-o bibliotecă de documente, conectând o parte Web Vizualizator fișiere la o parte Web bibliotecă de documente. Utilizatorii pot parcurge rapoartele pentru a-l găsi pe cel dorit.

Exemplu de listă conectată la o parte Web proprietăți listă

Pentru mai multe informații, consultați utilizarea părților Web pe paginile SharePoint și conectarea părților Web în SharePoint Online.

Valorificarea fluxului Microsoft    Puteți automatiza utilizarea și gestionarea bibliotecii utilizând un flux Microsoft. De exemplu, puteți să apăsați notificări, să trimiteți mementouri zilnice, să creați o activitate planner și să arhivați fișierele expirate într-un folder.

Pentru un element selectat în SharePoint, creați o activitate Planner cu un link la elementul SharePoint.

Șablon flux Microsoft pentru SharePoint și planner

Pentru mai multe informații, consultați crearea unui flux pentru o listă sau o bibliotecă în SharePoint Online sau OneDrive pentru Business.

Începutul paginii

Notă:  Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Ne puteți spune dacă informațiile au fost utile? Aici se află articolul în limba engleză, ca referință.

Consultați și

Introducere în rapoartele din Access

Ghid pentru proiectarea rapoartelor

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×