Fluxurile de lucru SharePoint sunt mini-aplicații pre-programate care simplifică și automatizează o mare varietate de procese de afaceri — de la colectarea de semnături, feedback sau aprobări pentru un plan sau document, pentru a urmări starea curentă a unei proceduri de rutină. Fluxurile de lucru SharePoint sunt proiectate pentru a economisi timp și efort și pentru a aduce coerența și eficiența activităților pe care le efectuați în mod regulat.
Acest articol se referă la fluxurile de lucru pre-programate care sunt incluse în SharePoint 2010, pentru care selectați opțiunile dintr-un formular de asociere atunci când adăugați versiuni ale acestora pentru utilizare în liste, biblioteci și colecții de site-uri întregi.
De asemenea, este posibil să faceți particularizări mai extinse ale acestor tipuri de flux de lucru incluse-și chiar să creați propriile fluxuri de lucru particularizate de la zero, utilizând SharePoint Designer și alte aplicații. Pentru a afla mai multe despre aceste procese, consultați articolul Introducere în proiectarea și particularizarea fluxurilor de lucru.
Între timp, în acest articol veți afla mai multe despre întregul set de fluxuri de lucru incluse.
Dacă preferați să treceți direct la instrucțiuni detaliate pentru un anumit flux de lucru, veți găsi linkuri către fiecare în secțiunea care urmează, la care puteți face legătura din următorul cuprins.
Ce doriți să aflați?
-
Ce procese pot automatiza utilizând un flux de lucru SharePoint?
-
Aprobare (rutarea unui document sau a unui element pentru aprobare sau respingere)
-
Colectarea de feedback (rutarea unui document sau a unui element pentru feedback)
-
Aprobare de dispoziție (gestionarea expirării și reținerii documentului)
-
Trei stări (urmărirea unei probleme, a unui proiect sau a unei activități prin trei stări sau faze)
-
-
Cine poate să adauge și să pornească un flux de lucru SharePoint?
-
Pot să creez propriile fluxuri de lucru SharePoint particularizate?
Ce este un flux de lucru SharePoint?
Probabil știți deja ce este o schemă logică. Este o hartă grafică a unui proces, cu instrucțiuni despre ce se întâmplă la fiecare pas.
Un flux de lucru SharePoint este ca o schemă logică automată care necesită multă muncă, presupuneri și dezordine în afara proceselor de lucru standard.
De exemplu, uitați-vă la procesul de aprobare a documentelor din ilustrație. Executarea manuală a acestui proces poate însemna o mulțime de verificări și urmărire, redirecționarea documentelor și trimiterea de mementouri și fiecare dintre aceste activități trebuie să fie efectuată de dumneavoastră sau de unul sau mai mulți dintre colegii dumneavoastră. Aceasta înseamnă multă muncă suplimentară și (poate chiar mai rău) un flux constant de întreruperi.
Dar atunci când utilizați fluxul de lucru aprobare documente SharePoint pentru a rula procesul, toate verificările și urmărirea și reținerea și redirecționarea sunt efectuate automat de fluxul de lucru. Dacă o persoană întârzie să finalizeze o activitate sau dacă apare o altă problemă, majoritatea fluxurilor de lucru incluse generează o notificare pentru a vă anunța. Nimeni din grup nu trebuie să monitorizeze în mod proactiv procesul, deoarece, cu un flux de lucru SharePoint, procesul se monitorizează întotdeauna în mod proactiv.
Și rulează un flux de lucru SharePoint este simplu. Pur și simplu alegeți tipul de flux de lucru dorit, specificați opțiunile care vor funcționa cel mai bine în situația dvs., apoi permiteți ca SharePoint să preia controlul. Bineînțeles, puteți să anulați sau să reziliați un flux de lucru de câte ori aveți nevoie.
Ce procese pot automatiza utilizând un flux de lucru SharePoint?
Fiecare dintre tipurile de flux de lucru incluse în SharePoint acționează ca un șablon. Adăugați o versiune a fluxului de lucru pentru o singură listă sau bibliotecă sau pentru o întreagă colecție de site-uri, utilizând un formular de inițiere pentru a specifica opțiunile și selecțiile pe care le doriți pentru această versiune, pentru care fluxul de lucru atribuie activitățile, termenele de activitate, modul în care fluxul de lucru poate fi pornit și de către cine, instrucțiuni de inclus în notificările de activitate și așa mai departe.
SharePoint 2010 oferă cinci tipuri de flux de lucru pre-programate
Notă: Cu SharePoint Server 2010 și cu SharePoint Online pentru Office 365 pentru întreprinderi, sunt incluse toate cele cinci dintre următoarele tipuri de flux de lucru. Cu SharePoint Online pentru Office 365 pentru firme mici și profesioniști, totuși, numai tipul de flux de lucru în trei faze este inclus.
Aprobare (rutarea unui document sau a unui element pentru aprobare sau respingere)
De asemenea, puteți utiliza un flux de lucru aprobare pentru a controla aprobarea conținutului într-o listă sau o bibliotecă
Pentru a afla mai multe și pentru instrucțiuni pas cu pas, consultați articolul despre fluxurile de lucru de aprobare.
(Există, de asemenea, un alt tip de flux de lucru similar pentru a fi utilizat în site-urile de publicare web, fluxul de lucru aprobare publicare.)
Colectarea de feedback (rutarea unui document sau a unui element pentru feedback)
Fluxul de lucru colectare feedback sintetizează toate feedback-ul de la participanții pentru proprietarul fluxului de lucru și furnizează o înregistrare a procesului de revizuire.
Pentru a afla mai multe și pentru instrucțiuni pas cu pas, consultați articolul totul despre fluxurile de lucru colectare feedback.
Colectarea de semnături (rutarea unui document, a unui registru de lucru sau a unui formular pentru semnături digitale)
Rețineți că fluxul de lucru colectare semnături funcționează doar cu documente Word, registre de lucru Excel, formulare AMD InfoPath.
Pentru a afla mai multe și pentru instrucțiuni pas cu pas, consultați articolul totul despre fluxurile de lucru colectare semnături.
Aprobare de dispoziție (gestionarea expirării și reținerii documentului)
Atunci când pornește un flux de lucru aprobare aprobare, acesta creează activități de flux de lucru de aprobare a aprobării pentru anumite documente și elemente din lista de activități pentru fluxul de lucru. Deoarece este probabil ca fluxul de lucru de aprobare a dipoziției să genereze un volum mare de activități (mai ales dacă este configurat să pornească automat atunci când elementele expiră), fluxul de lucru aprobare pentru depoziționare oferă suport pentru finalizarea activităților în masă, astfel încât înregistrările managerii sau alte persoane autorizate pot prelucra un număr mare de elemente pentru ștergere într-un singur pas.
Puteți configura fluxul de lucru pentru aprobarea dispoziției pentru a funcționa în colaborare cu caracteristica politică de expirare a unei politici de gestionare a informațiilor, astfel încât fluxul de lucru să pornească automat de fiecare dată când expiră un document sau un element de pe un site.
Trei stări (urmărirea unei probleme, a unui proiect sau a unei activități prin trei stări sau faze)
Cu fiecare tranziție între state, fluxul de lucru atribuie o activitate unei persoane și trimite acea persoană o avertizare prin e-mail despre activitate. Când această activitate este finalizată, fluxul de lucru actualizează starea elementului și progresează în starea următoare. Fluxul de lucru în trei faze este proiectat să funcționeze cu șablonul Listă urmărire problemă, dar poate fi utilizat cu orice listă care conține o coloană alegere care are trei sau mai multe valori.
Pentru a afla mai multe și pentru instrucțiuni pas cu pas, consultați articolul utilizarea unui flux de lucru în trei faze.
Cine poate să adauge și să pornească un flux de lucru SharePoint?
Pentru a adăuga sau a porni un flux de lucru, trebuie să aveți permisiunea corectă pentru lista, biblioteca sau colecția de site-uri în care rulează fluxul de lucru:
-
Pentru a adăuga un flux de lucru În mod implicit, trebuie să aveți permisiunea gestionare liste pentru a adăuga un flux de lucru. (Grupul proprietari are permisiunea gestionare liste în mod implicit; grupul membri și grupul vizitatori nu.)
-
Pentru a porni un flux de lucru De asemenea, în mod implicit, trebuie să aveți permisiunea Editare elemente pentru a porni un flux de lucru care a fost deja adăugat. (Grupul membri și grupul proprietari au în mod implicit permisiunea Editare elemente; grupul vizitatori nu.)
Ca alternativă, proprietarii pot alege să configureze anumite fluxuri de lucru, astfel încât să poată fi inițiate doar de membrii grupului proprietari.
Cum adaug și rulez un flux de lucru SharePoint?
Următoarea diagramă oferă o vizualizare de nivel înalt a etapelor de bază pentru planificarea, adăugarea, execuția și modificarea unui flux de lucru SharePoint. Secțiuni individuale pe fiecare dintre pașii urmați.
Plan asigurați-vă că știți ce opțiuni doriți și ce informații va trebui să aveți disponibile atunci când utilizați formularul de inițializare pentru a adăuga versiunea fluxului de lucru.
-
Afla Aflați care dintre tipurile de flux de lucru incluse va face lucrarea pe care doriți să o faceți.
-
Adăugare Completați formularul de inițiere pentru a adăuga versiunea fluxului de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la o colecție de site-uri.
-
Începeți Porniți noul flux de lucru, manual sau automat, într-un document sau în alt element dintr-o listă sau dintr-o bibliotecă. (Dacă o porniți manual, veți avea posibilitatea să modificați unele dintre setările formularului de asociere al fluxului de lucru într-un formular de inițiere mai scurt.) Atunci când pornește fluxul de lucru, acesta creează activități, trimite mesaje de notificare și începe să urmărească acțiunile și evenimentele.
-
Monitor În timp ce rulează fluxul de lucru, puteți vizualiza pagina stare flux de lucru pentru a vedea ce activități s-au finalizat și ce alte acțiuni au avut loc. Dacă este necesar, puteți să ajustați activitățile curente și viitoare de aici și chiar să anulați sau să reziliați această rulare a fluxului de lucru.
-
Revizuire Când execuția este finalizată, întreaga sa istorie poate fi revizuită pe pagina stare flux de lucru. De asemenea, din pagina stare, se pot crea rapoarte statistice despre performanța generală a acestui flux de lucru.
-
Modificare Dacă fluxul de lucru nu funcționează așa cum doriți, puteți deschide formularul de asociere original pe care l-ați utilizat pentru a-l adăuga și a efectua modificările acolo.
Pot să creez propriile fluxuri de lucru SharePoint particularizate?
Dacă aveți nevoie de mai multă flexibilitate cu un flux de lucru încorporat, îl puteți particulariza mai mult cu un instrument precum SharePoint Designer,. De asemenea, puteți să creați propriul flux de lucru original de la zero.
Utilizând proiectantul fluxului de lucru, creați reguli care asociază condiții și acțiuni cu elemente din listele și bibliotecile SharePoint. Modificările elementelor din liste sau biblioteci declanșează acțiunile din fluxul de lucru.
De exemplu, puteți proiecta un flux de lucru care lansează un flux de lucru aprobare suplimentar, dacă costul unui element depășește o anumită sumă.
De asemenea, puteți defini un flux de lucru pentru un set de documente asociate. De exemplu, dacă fluxul de lucru este asociat unei biblioteci de documente sau dacă este filtrat în tipul de conținut al documentului, apar un grup de acțiuni set de documente contextuale. Un set de documente este o caracteristică nouă în SharePoint Server 2010 care permite unui grup de documente să fie tratate ca o singură unitate, astfel încât o acțiune a fluxului de lucru pentru un set de documente să ruleze pe fiecare dintre elementele din acel set de documente.
Pentru mai multe informații, consultați Introducere în proiectarea și particularizarea fluxurilor de lucru.
Ce urmează?
Vizualizați oricare dintre articolele următoare pentru instrucțiuni mai detaliate despre lucrul cu tipurile de flux de lucru incluse:
Și dacă vă interesează să faceți particularizări suplimentare la oricare dintre tipurile de flux de lucru incluse de bază-dincolo de ceea ce puteți face utilizând formularul de asociere, adică-sau dacă doriți să vă construiți propriul flux de lucru original de la zero, consultați articolul Introducere în proiectarea și particularizarea fluxurilor de lucru.
