Cum funcționează controlul versiunilor într-o listă sau într-o bibliotecă SharePoint

Cum funcționează controlul versiunilor într-o listă sau într-o bibliotecă SharePoint

Atunci când este activată versiunea în SharePoint listă sau bibliotecă, puteți să stocați, să urmăriți și să restaurați elemente într-o listă și fișiere dintr-o bibliotecă de fiecare dată când se modifică. Versiunea, combinată cu alte setări, cum ar fi Checkout, vă oferă mult control asupra conținutului care este publicat pe site-ul dvs., și poate oferi valoare reală dacă aveți vreodată nevoie să căutați sau să restaurați o versiune mai veche a unui element sau fișier.

Notă: Versiunea este activată în mod implicit în SharePoint biblioteci și este dezactivată implicit în listele SharePoint. Pentru mai multe informații despre configurarea versiunilor, consultați Activarea și configurarea controlului versiunilor pentru o listă sau o bibliotecă.

Prezentare generală a versiunilor

Orice persoană cu permisiune de gestionare a listelor poate activa sau dezactiva controlul versiunilor pentru o bibliotecă. Versiunea este disponibilă pentru elementele din listă din toate tipurile de liste implicite, inclusiv calendare, liste de urmărire a problemelor și liste particularizate. De asemenea, este disponibil pentru toate tipurile de fișiere care pot fi stocate în biblioteci, inclusiv pagini cu părți Web. Pentru mai multe informații despre configurarea și utilizarea versiunilor, consultați Activarea și configurarea controlului versiunilor pentru o listă sau o bibliotecă.

Notă: Dacă sunteți client Office 365, versiunea este activată acum în mod implicit atunci când creați noi biblioteci de OneDrive pentru business și va salva automat versiunile 500 ale unui document. Acest lucru vă va ajuta să împiedicați pierderea de documente sau date importante. Dacă aveți biblioteci existente pe site-ul OneDrive pentru business sau pe site-ul de echipă care nu au activat controlul versiunilor, puteți să activați în orice moment controlul versiunilor.

Puteți utiliza versiunea pentru:

  • Urmărirea istoricului unei versiuni    Atunci când este activată versiunea, puteți vedea când s-a modificat un element sau un fișier și cine l-a modificat. De asemenea, puteți vedea când proprietățile (informații despre fișier) s-au modificat. De exemplu, dacă cineva modifică data scadentă a unui element din listă, aceste informații apar în Istoricul versiunilor. De asemenea, puteți vedea comentariile pe care le fac persoanele atunci când verifică fișiere în biblioteci.

  • Restaurarea unei versiuni anterioare    Dacă ați făcut o greșeală într-o versiune curentă, dacă versiunea curentă este deteriorată sau dacă pur și simplu doriți o versiune anterioară mai bună, puteți înlocui versiunea curentă cu cea anterioară. Versiunea restaurată devine noua versiune curentă.

  • Vizualizarea unei versiuni anterioare    Puteți vizualiza o versiune anterioară fără a suprascrie versiunea curentă. Dacă vizualizați Istoricul versiunilor într-un document Microsoft Office, cum ar fi un fișier Word sau Excel, puteți compara cele două versiuni pentru a determina care sunt diferențele.

Atunci când este activată versiunea, versiunile sunt create în următoarele situații:

  • Atunci când se creează pentru prima dată un element de listă sau un fișier sau când se încarcă un fișier.

    Notă: Dacă este necesar un fișier Checkout, trebuie să verificați fișierul pentru a-i crea prima versiune.

  • Atunci când se încarcă un fișier care are același nume ca un fișier existent.

  • Atunci când se modifică proprietățile unui element din listă sau ale unui fișier.

  • Atunci când un document Office este deschis și salvat. După ce se deschide din nou un document, se va crea o nouă versiune după ce se salvează o editare.

  • Periodic, când editați și Salvați documente Office. Nu toate editările și salvează creează versiuni noi. Atunci când Salvați editările frecvent, de exemplu, fiecare versiune nouă captează un punct în timp, mai degrabă decât fiecare editare individuală. Acest lucru este obișnuit atunci când este activată salvarea automată .

  • În timpul elaborării în comun a unui document, când un alt utilizator începe să lucreze la document sau când un utilizator face clic pe Salvare pentru a încărca modificările în bibliotecă. 

Pot exista până la trei versiuni curente ale unui fișier la un moment dat: versiunea extrasă, cea mai recentă versiune minoră sau de schiță și cea mai recentă versiune publicată sau majoră. Toate celelalte versiuni sunt considerate versiuni istorice. Unele versiuni curente sunt vizibile doar pentru utilizatorii care au permisiuni să le vizualizeze.

Unele organizații urmăresc versiuni majore și minore ale fișierelor în bibliotecile lor. Alte persoane urmăresc doar versiunile principale. Versiunile majore sunt identificate prin numere întregi, cum ar fi 5,0; versiunile minore sunt identificate prin numere zecimale, cum ar fi 5,1.

Majoritatea organizațiilor utilizează versiuni minore atunci când fișierele sunt sub dezvoltare și versiuni majore atunci când sunt atinse anumite etape sau când fișierele sunt pregătite pentru revizuire de către un public larg. În multe organizații, proiectul de securitate este setat pentru a permite numai proprietarului unui fișier și persoanelor care au permisiuni de aprobare a fișierelor. Aceasta înseamnă că versiunile minore nu pot fi văzute de oricine altcineva până când se publică o versiune majoră.

Versiunile majore sunt disponibile pentru liste, dar versiunile minore nu sunt disponibile. Fiecare versiune a unui element din listă este numerotată cu un număr întreg. Dacă organizația necesită aprobarea elementelor dintr-o listă, elementele rămân în stare așteptate până când sunt aprobate de o persoană care are permisiuni de a le aproba. În timp ce se află în așteptare, acestea sunt numerotate cu numere zecimale și sunt denumite ciorne.

Pentru mai multe informații despre activarea și configurarea versiunilor, inclusiv versiuni majore și minore, consultați Activarea și configurarea controlului versiunilor pentru o listă sau o bibliotecă.

Numerele de versiune sunt adăugate automat de fiecare dată când creați o versiune nouă. Într-o listă sau o bibliotecă cu versiuni majore activate, versiunile au numere întregi, cum ar fi 1,0, 2,0, 3,0 și așa mai departe. În biblioteci, administratorul poate activa controlul versiunilor atât pentru versiunile principale, cât și pentru cele minore. Atunci când sunt urmărite versiuni minore, acestea au numere zecimale, cum ar fi 1,1, 1,2, 1,3 etc. Atunci când una dintre aceste versiuni este publicată ca versiune majoră, numărul său devine 2,0. Versiunile minore ulterioare sunt numerotate 2,1, 2,2, 2,3 etc.

Atunci când renunțați la o extragere, numărul de versiune nu se modifică. Dacă cea mai recentă versiune a fost versiunea 3,0, aceasta rămâne la 3,0 după ce renunțați la extragere.

Atunci când ștergeți o versiune, versiunea intră în Coșul de reciclare și numărul său este la el. Istoricul versiunilor va afișa numerele de versiune rămase. Celelalte numere de versiune nu se modifică. De exemplu, dacă aveți un document care are versiuni minore 4,1 și 4,2 și decideți să ștergeți versiunea 4,1, Istoricul versiunilor rezultat afișează doar versiunile 4,0 și 4,2. Următoarea imagine arată acest lucru.

Pentru mai multe informații despre activarea și configurarea versiunilor, inclusiv versiuni majore și minore, consultați Activarea și configurarea controlului versiunilor pentru o listă sau o bibliotecă.

Istoricul versiunilor cu o versiune minoră ștearsă

Unele organizații permit versiuni nelimitate de fișiere, iar altele aplică limite. Este posibil să descoperiți, după ce ați verificat cea mai recentă versiune a unui fișier, că o versiune mai veche lipsește. Dacă versiunea cea mai recentă este 101,0 și observați că nu mai există o versiune 1,0, înseamnă că administratorul a configurat biblioteca pentru a permite numai 100 de versiuni majore ale unui fișier. Adăugarea versiunii 101 determină prima versiune să fie ștearsă. Rămân doar versiunile 2,0 până la 101,0. În mod similar, dacă este adăugată o versiune 102nd, rămân doar versiunile 3,0 până la 102,0.

Administratorul poate, de asemenea, să decidă să limiteze numărul de versiuni minore la doar acelea pentru un număr setat din cele mai recente versiuni. De exemplu, dacă sunt permise versiuni majore 100, administratorul poate decide să păstreze ciorne minore doar pentru cele mai recente cinci versiuni principale. Numărul implicit de versiuni minore dintre versiunile principale este 511. Dacă încercați să salvați o altă versiune minoră, veți vedea un mesaj de eroare care vă spune că trebuie mai întâi să publicați documentul. Administratorul site-ului poate modifica valoarea implicită pentru a permite mai puține versiuni minore.

Dacă o listă sau o bibliotecă limitează numărul de versiuni majore, cele mai vechi versiuni sunt șterse atunci când se atinge limita. De exemplu, dacă sunt păstrate doar versiuni 100 și echipa creează versiuni 105, sunt păstrate doar versiunile de la 6 la 105. Dacă este creată o altă versiune, sunt păstrate doar versiunile de la 7 la 106. Dacă lista sau biblioteca limitează versiunile, trebuie să vă asigurați că contribuitorii sunt conștienți că versiunile anterioare vor fi șterse atunci când se atinge limita de versiune.

Într-o bibliotecă care limitează numărul de versiuni majore pentru care păstrează versiunile minore, versiunile minore sunt șterse pentru versiunile principale anterioare când este atinsă limita de versiune. De exemplu, dacă păstrați schițe pentru numai 100 versiuni majore, iar echipa creează 105 versiuni majore, doar versiunile principale vor fi păstrate pentru versiunile mai vechi. Versiunile minore care sunt asociate cu cele mai vechi cinci versiuni importante, cum ar fi 1,2 sau 2,3, sunt șterse, dar versiunile principale-1, 2 și așa mai departe-sunt păstrate, cu excepția cazului în care biblioteca limitează și versiunile principale.

Limitarea numărului de versiuni este, în general, o practică bună. Aceasta înseamnă că puteți să economisiți spațiu pe server și să reduceți aglomerația pentru utilizatori. Dar, dacă organizația dumneavoastră este necesară pentru a salva toate versiunile pentru motive legale sau de altă natură, nu aplicați limite.

Note: 

  • SharePoint Online necesită versiuni pentru biblioteci; SharePoint Server vă permite să selectați fără versiune ca opțiune.

  • SharePoint Online Setările bibliotecii permit o serie de versiuni majore 100-50000; Setările bibliotecii SharePoint Server permit o serie de versiuni majore 1-50000.

  • Atât SharePoint Online, cât și setările din biblioteca SharePoint Server permit o serie de versiuni minore 1-50000.

  • Atât SharePoint Online, cât și SharePoint Server Setări listă permit versiuni (inclusiv schițe) ca opțiune, cu o serie de versiuni 1-50000.

Important: Dacă organizația limitează numărul de versiuni pe care le stochează, cele mai vechi versiuni sunt șterse definitiv atunci când se atinge limita. Acestea nu sunt trimise în Coșul de reciclare.

Pentru mai multe informații despre activarea și configurarea versiunilor, inclusiv limite, consultați Activarea și configurarea controlului versiunilor pentru o listă sau o bibliotecă.

Puteți configura persoanele care pot vizualiza schițe de elemente de listă și fișiere. Schițele sunt create în două situații:

  • Atunci când o versiune minoră a unui fișier este creată sau actualizată într-o bibliotecă care urmărește versiuni majore și minore.

  • Atunci când un element de listă sau un fișier este creat sau actualizat, dar neaprobat încă într-o listă sau o bibliotecă în care este necesară aprobarea conținutului.

Atunci când urmăriți versiuni majore și minore, puteți specifica dacă persoanele trebuie să aibă permisiunea de a edita fișiere înainte ca acestea să poată vizualiza și citi o versiune minoră. Atunci când se aplică această setare, persoanele care au permisiunea de a edita fișierul pot lucra la fișier, dar persoanele care au permisiunea de a citi fișierul nu pot vedea versiunea minoră. De exemplu, este posibil să nu doriți ca toți cei care au acces la bibliotecă să vadă comentarii sau revizuiri în timp ce se editează un fișier. Dacă sunt urmărite versiuni majore și minore și nimeni nu a publicat încă o versiune majoră, fișierul nu este vizibil pentru persoanele care nu au permisiunea de a vedea elemente de schiță.

Atunci când este necesară aprobarea conținutului, puteți specifica dacă fișierele care sunt în curs de aprobare pot fi vizualizate de persoanele cu permisiune de citire, persoanele cu permisiune de editare sau doar autorul și persoanele care au permisiunea de a aproba elemente. Dacă sunt urmărite ambele versiuni majore și minore, autorul trebuie să publice o versiune majoră înainte ca fișierul să fie remis pentru aprobare. Atunci când este necesară aprobarea conținutului, persoanele care au permisiunea de a citi conținut, dar nu au permisiunea de a vedea elementele schiță vor vedea Ultima versiune aprobată sau majoră a fișierului.

Indiferent dacă persoanele au permisiunea de a edita sau nu un fișier, dacă persoanele caută un fișier care este în versiune minoră, nu vor primi rezultate pentru acesta.

Puteți să limitați câte versiuni de elemente de listă sau fișiere sunt salvate într-o listă sau într-o bibliotecă, care vă pot ajuta să păstrați spațiul serverului. Dacă echipa creează un număr mare de versiuni, limitarea numărului de versiuni poate ajuta echipa să gestioneze și să găsească mai bine versiunile anterioare. De exemplu, dacă echipa dumneavoastră păstrează mai multe versiuni în mai multe luni sau an.

s, poate fi dificil pentru membri să navigheze prin Istoricul versiunilor pentru a găsi versiunile de care au nevoie. Dacă echipa trebuie să vizualizeze sau să păstreze oricare dintre versiunile sale anterioare, fie nu limitați numărul de versiuni pentru a păstra sau a seta numărul de versiuni pe care le păstrați la un număr mare.

Dacă Biblioteca urmărește versiuni majore și minore, puteți să alegeți câte versiuni principale de fișiere să păstrați și câte versiuni minore pentru fiecare versiune majoră să se păstreze. În mod implicit, fiecare versiune majoră poate avea până la 511 ciorne (versiuni minore).

În funcție de modul în care funcționează echipa, este posibil ca echipa să aibă nevoie de cele mai recente versiuni minore, cum ar fi o versiune care a fost editată recent. În timp, echipa dumneavoastră poate avea mai puțin probabil nevoie de o versiune minoră mai veche. De obicei, o versiune majoră reprezintă o piatră de hotar, cum ar fi un fișier prezentat pentru revizuire sau publicare, în timp ce o versiune minoră este o lucrare în curs care nu este gata pentru citirea tuturor participanților site-ului.

Dacă o listă sau o bibliotecă limitează numărul de versiuni majore, cele mai vechi versiuni sunt șterse atunci când se atinge limita. De exemplu, dacă sunt păstrate doar versiuni 100 și echipa creează versiuni 105, sunt păstrate doar versiunile de la 6 la 105. Dacă este creată o altă versiune, sunt păstrate doar versiunile de la 7 la 1066. Dacă lista sau biblioteca limitează versiunile, trebuie să vă asigurați că contribuitorii sunt conștienți că versiunile anterioare vor fi șterse atunci când se atinge limita de versiune.

Într-o bibliotecă care limitează numărul de versiuni majore pentru care păstrează versiunile minore, versiunile minore sunt șterse pentru versiunile principale anterioare când este atinsă limita de versiune. De exemplu, dacă păstrați schițe pentru numai 100 versiuni majore, iar echipa creează 105 versiuni majore, doar versiunile principale vor fi păstrate pentru versiunile mai vechi. Versiunile minore care sunt asociate cu cele mai vechi cinci versiuni importante, cum ar fi 1,2 sau 2,3, sunt șterse, dar versiunile principale-1, 2 și așa mai departe-sunt păstrate, cu excepția cazului în care biblioteca limitează și versiunile principale.

Note: 

  • SharePoint Online necesită versiuni pentru biblioteci; SharePoint Server vă permite să selectați fără versiune ca opțiune.

  • SharePoint Online Setările bibliotecii permit o serie de versiuni majore 100-50000; Setările bibliotecii SharePoint Server permit o serie de versiuni majore 1-50000.

  • Atât SharePoint Online, cât și setările din biblioteca SharePoint Server permit o serie de versiuni minore 1-50000.

  • Atât SharePoint Online, cât și SharePoint Server Setări listă permit versiuni (inclusiv schițe) ca opțiune, cu o serie de versiuni 1-50000.

Versiunea este activată automat atunci când este creată o bibliotecă și nu atunci când se creează o listă. Orice persoană cu permisiune de gestionare a listelor poate activa sau dezactiva controlul versiunilor. Pe mai multe site-uri care sunt aceeași persoană care gestionează site-ul, deoarece listele și bibliotecile moștenesc permisiunile de pe site. În plus față de activarea versiunii, proprietarul site-ului (sau altă persoană care gestionează lista sau biblioteca) decide dacă să solicite aprobarea conținutului, cine poate vizualiza elemente de schiță și dacă este necesară verificarea. Fiecare dintre aceste decizii are un impact asupra modului în care funcționează controlul versiunilor. De exemplu, dacă persoana care gestionează o bibliotecă decide să solicite extragere, numerele de versiune se creează numai atunci când un fișier este arhivat. Dacă este necesară aprobarea conținutului, numerele de versiune majoră nu se aplică până când fișierele nu sunt aprobate de o persoană care are permisiunea de a face acest lucru.

Important: În cazul în care persoanele care lucrează în biblioteca dumneavoastră intenționează să facă în colaborare documente, nu configurați Biblioteca pentru a solicita extragere. Persoanele nu pot lucra ca co-autori atunci când documentele de care au nevoie sunt extrase.

Pentru a afla cum să activați versiunea pentru o listă sau o bibliotecă, consultați Activarea și configurarea controlului versiunilor pentru o listă sau o bibliotecă.

Dacă versiunea este activată în bibliotecă, persoana care o setează determină dacă să urmărească ambele versiuni majore și minore și, de asemenea, determină persoanele care pot vedea versiunile minore. În majoritatea cazurilor, când este necesară aprobarea conținutului, doar proprietarul fișierului și persoanele care au permisiunea de a aproba elemente pot vedea versiunile minore. În alte biblioteci, oricine poate edita fișierele din bibliotecă sau oricine are permisiunea de citire a bibliotecii, poate vedea toate versiunile. După ce o versiune este aprobată, toți cei care au permisiunea de citire la listă sau bibliotecă pot vedea versiunea.

Deși listele nu au versiuni majore și minore, orice element care este în stare de așteptare este considerat o schiță. În majoritatea cazurilor, doar Creatorul elementului și persoanele care au permisiuni de control total sau de proiectare pot vedea ciorne. O schiță apare în stare în așteptare pentru acele persoane, dar altele văd doar cea mai recentă versiune aprobată în Istoricul versiunilor. Dacă fișierul este respins, acesta rămâne în stare așteptată până când o persoană care are permisiunile necesare o șterge.

În mod implicit, un element sau un fișier în așteptare este vizibil doar pentru creatorul său și pentru persoanele cu permisiune de gestionare a listelor, dar puteți specifica dacă alte grupuri de utilizatori pot vizualiza elementul sau fișierul. Dacă Biblioteca este configurată să urmărească ambele versiuni majore și minore, persoana care editează fișierul trebuie mai întâi să publice o versiune majoră a fișierului.

Pentru mai multe informații despre configurarea aprobării pentru documente, consultați Solicitarea aprobării elementelor într-o listă sau într-o bibliotecă de site.

Notă: Schiță de securitate, în unele liste și biblioteci, este configurată pentru a permite tuturor utilizatorilor site-ului să vadă atât versiunile în așteptare , cât și pe cele aprobate .

Atunci când extrageți un fișier dintr-o bibliotecă cu versiuni activate, se creează o nouă versiune de fiecare dată când o Verificați din nou. Iar dacă versiunile majore și minore sunt activate, puteți decide, la check-in, ce tip de versiune doriți să verificați. În bibliotecile unde este necesară verificarea, versiunile sunt create doar la check-in.

În bibliotecile în care nu este necesară extragere, se creează o versiune nouă prima dată când Salvați după deschiderea fișierului. Fiecare salvare ulterioară suprascrie versiunea pe care ați creat-o cu prima salvare. Dacă închideți aplicația, apoi redeschideți documentul, prima salvare va genera o versiune. Acest lucru poate face ca numărul de versiuni să se prolifereze foarte rapid.

Pentru mai multe informații despre arhivare și extragere, consultați extragerea, arhivarea sau renunțarea la modificări în fișierele dintr-o bibliotecă.

Important: Dacă elaborați în comun un document, nu îl Verificați dacă nu aveți un motiv întemeiat pentru a împiedica alte persoane să lucreze în document.

Solicitarea de extragere vă poate ajuta echipa să profite la maximum de versiuni, deoarece persoanele desemnează în mod specific atunci când se creează o versiune. O versiune este creată numai atunci când cineva verifică un fișier, îl modifică, apoi îl verifică din nou. Atunci când nu este necesară extragerea, se creează o versiune atunci când cineva salvează mai întâi un fișier și această versiune este actualizată atunci când persoana o închide. Dacă acea persoană sau altcineva se deschide și salvează din nou fișierul, se creează o altă versiune. În funcție de situație, este posibil să nu intenționați să creați mai multe versiuni, de exemplu, dacă trebuie să închideți un fișier pentru a participa la o întâlnire înainte de a termina de făcut modificările la fișier.

Atunci când este necesară extragerea, persoanele nu pot să adauge fișiere, să modifice fișiere sau să modifice proprietățile fișierului fără a verifica mai întâi fișierul. Atunci când persoane verifică fișiere, li se solicită să furnizeze comentarii despre modificările efectuate, care ajută la crearea unui istoric de versiuni mai semnificativ.

Notă: Dacă biblioteca va stoca fișiere Microsoft Project (. MPP) care sunt sincronizate cu listele de activități pe site-ul dvs., este necesar să debifați caseta de Selectare se solicită extragerea .

Pentru mai multe informații despre solicitarea de extragere, consultați Configurarea unei biblioteci pentru a solicita extragerea fișierelor.

Listele și bibliotecile au permisiuni legate de versiune și extragere care variază în funcție de nivelul de permisiune aplicat unui utilizator sau unui anumit grup. O persoană care poate edita nivelurile de permisiune poate configura aceste permisiuni în mod diferit sau poate crea un grup nou cu niveluri de permisiune particularizate.

Aceste permisiuni permit flexibilitate în modul în care vă gestionați biblioteca. De exemplu, este posibil să doriți ca o persoană să poată șterge versiuni ale unui fișier fără permisiunea de a șterge fișierul propriu-zis. Permisiunea de a șterge versiuni nu este identică cu permisiunea de a șterge elemente, astfel încât să furnizați un nivel de control particularizat.

Următorul tabel afișează permisiunile care sunt asociate cu versiunea și extragerea și nivelurile de permisiune implicite la care se aplică.

Permisiune

Nivel de permisiune implicit

Vizualizare versiuni

Control total, proiectare, contribuire și citire

Ștergere versiuni

Control total, proiectare și contribuire

Ignorare extragere

Control și proiectare complete

Aprobare elemente

Control și proiectare complete

Pentru mai multe informații despre permisiuni, consultați înțelegerea nivelurilor de permisiune în SharePoint.

Lăsați-ne un comentariu

A fost util acest articol? Dacă v-a ajutat, vă rugăm să ne spuneți acest lucru în partea de jos a acestei pagini. Dacă nu a fost util, spuneți-ne ce nu a fost clar sau ce credeți că lipsește. Vă rugăm să includeți versiunea de SharePoint, sistem de operare și browser. Vă vom folosi feedbackul pentru a verifica de două ori faptele, pentru a adăuga informații și a actualiza acest articol.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×