Crearea și actualizarea unei coloane de date externe dintr-o listă sau bibliotecă

În acest articol

• Înainte de a începe

• Înțelegeți exemple de utilizare a coloanelor de date externe

• Crearea unei coloane de date externe dintr-o listă sau bibliotecă

• Actualizarea unei coloane de date externe

• Reîmprospătarea unei coloane de date externe

Înainte de a începe

Lucrul cu date externe necesită mai multe activități obligatorii pentru a permite acces sigur la date. Informațiile următoare vă pot ajuta să planificați pașii următori. De asemenea, dacă întâmpinați probleme încercând să lucrați cu date externe, aceste informații vă pot ajuta să identificați cauza. Pentru a accesa datele externe, dvs. sau un administrator trebuie să procedați astfel:

Pregătiți sursa de date externă    Este posibil ca un administrator să trebuie să creeze un cont și să furnizeze permisiuni la sursa de date pentru a se asigura că persoanele potrivite au acces la date și că datele nu ajung pe mâini nepotrivite. Într-o bază de date externă, administratorul poate, de asemenea, să creeze anumite tabele, vizualizări, interogări etc. și să limiteze rezultatele la ceea ce este necesar și să contribuie la îmbunătățirea performanței.

Configurarea SharePoint serviciile și conturile    Un administrator trebuie să activeze serviciile Business Data Connectivity și serviciul de stocare securizat.

Configurați serviciile de stocare securizat    Un administrator trebuie să efectuați următoarele: determinați cel mai bun mod de acces pentru datele externe sursă, creați o aplicație țintă și să seteze acreditările pentru aplicația țintă.

Configurați serviciile Business Data Connectivity    Un administrator trebuie să se asigure că utilizatorul care creează tipul are permisiune la depozitul de metadate Business Data Connectivity și că utilizatorii corespunzători au acces la tipul de conținut extern care lista externă se bazează pe conținut extern.

Crearea unui tip de conținut extern    Un utilizator trebuie să definiți un tip de conținut extern care conține informații despre conexiunile de acces, metode de funcționare, coloane, filtre și alte metadate utilizate pentru a regăsi datele din sursa de date externe.

Începutul paginii

Înțelegeți exemple de utilizare a coloanelor de date externe

Secțiunile următoare descriu utilizările practice ale adăugării unei coloane de date externe la o listă sau bibliotecă.

Contractele cu clienții și informațiile de contact    Aveți o bibliotecă de documente care conține contracte cu clienții. Însă toate informațiile despre clienți sunt menținute într-o aplicație Line-of-Business (cum ar fi SAP sau Microsoft CRM) care are o sursă de date externă față de produsele SharePoint. Ați dori să urmăriți contractele cu clienții în biblioteca de documente, însă asigurați-vă că informațiile asociate despre clienți sunt actualizate și nu sunt dublate inutil. Puteți face acest lucru adăugând una sau mai multe coloane de date externe la bibliotecă pentru a asocia numele și numărul de telefon ale clientului cu fiecare contract stocat în bibliotecă. Coloana de date externă simplifică introducerea sau actualizarea informațiilor corecte și regăsește automat informațiile despre clienți din sursa de date externă. În acest scenariu, ați putea, de asemenea, să creați un document Word structurat, care promovează valorile coloanelor de date externe la un document Word pentru ca dvs. să puteți edita valorile din Panoul Informații document sau utilizând controalele de conținut din Word.

Date de bază despre produs, cu imagini    Ați creat o bibliotecă de imagini care conține fotografii ale produselor pe care le vinde organizația dvs. Adăugați la bibliotecă o coloană de date externe care accesează numele produsului, codul produsului și prețul curent, dintr-o bază de date externă. Însă asigurați-vă că, atunci când este creat tipul de conținut extern, datele externe sunt doar în citire. Regulile și procesele firmei dvs. necesită ca orice modificare la informațiile despre produs să fie efectuată prin sistemul bazei de date. Însă acum mai multe persoane din organizația dvs. pot vedea cu ușurință toate informațiile despre produs împreună, într-o vizualizare unică a bibliotecii.

Începutul paginii

Crearea unei coloane de date externe dintr-o listă sau bibliotecă

1. Navigați la site-ul SharePoint, apoi navigați la listă sau bibliotecă.

   Notă:  Nu puteți să adăugați o coloană de date externe la o listă externă.

2. Faceți clic pe Listă sau pe Bibliotecă > Setări listă sau Setări bibliotecă.

3. În secțiunea Coloane, faceți clic pe Creare coloană.

4. Introduceți numele coloanei, de exemplu Client, apoi, sub Tipuri de coloană, faceți clic pe Date externe.

5. Sub Tip de conținut extern, faceți clic pe Selector pentru tip de conținut extern, apoi selectați elementul corespunzător din lista de tipuri de conținut extern, de exemplu CustomerCRM.

6. Decideți cum doriți să gestionați acțiunile definite pentru tipul de conținut extern, efectuând una sau mai multe dintre următoarele:

   • Pentru a afișa un meniu de una sau mai multe acțiuni, faceți clic pe Afișare meniu de acțiuni.

   • Pentru a face coloana de date externă să efectueze acțiunea implicită atunci când este selectată, faceți clic pe Creare link între coloană și acțiunea implicită a tipului de conținut extern.

7. Sub Adăugați o coloană pentru a afișa fiecare dintre aceste câmpuri suplimentare, faceți clic pe Selectare totală câmpuri sau selectați unul sau mai multe nume de câmpuri specifice, cum ar fi NumeClient și NumărTelefon.

Începutul paginii

Actualizarea unei coloane de date externe

1. Navigați la site-ul SharePoint, apoi navigați la listă sau bibliotecă.

2. Adăugați sau editați un element din listă sau proprietățile unei biblioteci de documente.

3. În caseta text a coloanei de date externe, de exemplu cea cu numele clientului, faceți clic pe Selector element de date externe.

   Autorul unui tip de conținut extern trebuie să definească modul în care funcționează Selector element de date externe, selectând câmpul de identitate corespunzător și creând unul sau mai multe filtre pentru ca dvs. să puteți localiza rapid valoarea corectă. Dacă nu este cazul, contactați autorul tipului de conținut extern sau administratorul pentru asistență.

4. În caseta de dialog, selectați intrarea corespunzătoare, de exemplu Cristina Potra, apoi faceți clic pe OK.

Datele sunt actualizate în lista externă și în sursa de date externă.

Începutul paginii

Reîmprospătarea unei coloane de date externe

Din motive de performanță, datele din coloana de date externe sunt memorate în cache pe un server sau serviciu și este posibil să nu afișeze valorile cele mai recente din sistemul de date extern. Pentru a vă asigura că datele externe afișate sunt cele curente, puteți să reîmprospătați coloana de date externe. Însă aveți grijă când efectuați operațiunea de reîmprospătare, deoarece aceasta poate dura mult, în funcție de modul în care sunt configurate datele externe.

1. Navigați la site-ul SharePoint, apoi navigați la listă sau bibliotecă.

2. În antetul de coloană al coloanei de date externe, faceți clic pe Reîmprospătare.

3. Pe pagina Reîmprospătare, hotărâți dacă doriți să reîmprospătați doar folderul curent sau folderul curent și toate subfolderele acestuia.

4. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii