Crearea unui raport PivotTable pentru analiza datelor dintr-o foaie de lucru

Posibilitatea de a analiza rapid datele vă poate ajuta să luați decizii de afaceri mai bune. Dar uneori este greu să știți unde să începeți, mai ales atunci când aveți o mulțime de date. Rapoartele PivotTable sunt o modalitate excelentă de a rezuma, a analiza, a explora și a prezenta datele dvs. și le puteți crea cu doar câteva clicuri. Rapoartele PivotTable sunt foarte flexibile și pot fi ajustate rapid, în funcție de modul în care aveți nevoie să afișați rezultatele. De asemenea, puteți crea diagrame PivotChart bazate pe rapoarte PivotTable, care se vor actualiza automat odată cu rapoartele PivotTable.

De exemplu, iată o listă simplă de cheltuieli casnice și un raport PivotTable bazat pe aceasta:

Date cheltuieli casnice	Raport PivotTable corespunzător

În continuare, iată un PivotChart:

Exemplu de diagramă PivotChart în Excel

Notă: Capturile de ecran din acest articol au fost efectuate în Excel 2016. Dacă aveți o altă versiune, vizualizarea poate fi ușor diferită, dar, dacă nu se notifică altfel, funcționalitatea este aceeași.

Înainte de a începe

Datele dvs. trebuie organizate în format tabelar și să nu aibă rânduri sau coloane necompletate. În mod ideal, puteți utiliza un tabel Excel ca în exemplul de mai sus.
Tabelele sunt o sursă de date PivotTable foarte bună, deoarece rândurile adăugate într-un tabel sunt incluse automat în raportul PivotTable atunci când reîmprospătați datele și toate coloanele noi vor fi incluse în lista Câmpuri PivotTable. În caz contrar, trebuie să actualizați manual zona de surse de date sursă sau să utilizați o formulă de zonă denumită dinamic.
Tipurile de date din coloane ar trebui să fie identice. De exemplu, nu trebuie să combinați date și text în aceeași coloană.
Rapoartele PivotTable funcționează pe un instantaneu al datelor, numit memorie cache, astfel încât datele efective să nu se modifice în niciun mod.

Crearea unui raport PivotTable

Dacă aveți o experiență limitată cu rapoartele PivotTable sau nu sunteți sigur cum să începeți, un PivotTable recomandat este o alegere bună. Atunci când utilizați această caracteristică, Excel determină un aspect semnificativ asociind datele cu zonele cele mai potrivite din raportul PivotTable. Aceasta vă oferă un punct de plecare pentru experimente suplimentare. După ce este creat un raport PivotTable recomandat, puteți să explorați diferite orientări și să rearanjați câmpurile pentru a obține rezultate specifice. Caracteristica Rapoarte PivotTable recomandate a fost adăugată în Excel 2013, astfel că dacă aveți o versiune anterioară, urmați instrucțiunile de mai jos pentru a crea un PivotTable.

Diagrame PivotTable recomandate

Crearea manuală a unui PivotTable

Faceți clic pe o celulă din zona sursă de date sau tabel.
Accesați Inserare > Tabele > Diagrame PivotTable recomandate.
Excel analizează datele dvs. și vă prezintă mai multe opțiuni, cum ar fi în acest exemplu utilizarea datelor despre cheltuieli casnice.
Selectați raportul PivotTable care arată cel mai bine pentru dvs. și apăsați pe OK. Excel va crea un raport PivotTable pe o foaie nouă și va afișa lista de Câmpuri PivotTable.

Faceți clic pe o celulă din zona sursă de date sau tabel.
Accesați Inserare > Tabele > PivotTable.

Dacă utilizați Excel pentru Mac 2011 și versiuni mai vechi, butonul PivotTable se află pe fila Date din grupul Analiză.
Excel va afișa caseta de dialog Creare PivotTable cu numele zonei sau tabelului dvs. selectat. În acest caz, utilizăm un tabel numit „tbl_CheltuieliCasnice”.
În secțiunea Alegeți locul unde se va plasa raportul PivotTable, selectați Foaie de lucru nouă sau Foaie de lucru existentă. Pentru Foaie de lucru existentă, va trebui să selectați atât foaia de lucru, cât și celula unde doriți să fie plasat raportul PivotTable.
Dacă doriți să includeți mai multe tabele sau surse de date în raportul PivotTable, faceți clic pe caseta de selectare Adăugați aceste date la modelul de date.
Faceți clic pe OK și Excel va crea un raport PivotTable gol, apoi va afișa lista Câmpuri PivotTable.

Lucrul cu lista de Câmpuri PivotTable

În zona Nume câmp din partea de sus, bifați caseta de selectare pentru orice câmp pe care doriți să-l adăugați la raportul PivotTable. În mod implicit, câmpurile non-numerice sunt adăugate în zona Rând, câmpurile de dată și oră sunt adăugate la zona Coloană, iar câmpurile numerice sunt adăugate la zona Valori. De asemenea, puteți glisa și fixa manual orice element disponibil în oricare dintre câmpurile PivotTable sau, dacă nu mai doriți un element în raportul PivotTable, îl puteți glisa din lista de câmpuri sau îl puteți debifa. Posibilitatea de a rearanja elementele câmpului este una dintre caracteristicile PivotTable care simplifică foarte mult modificarea rapidă a aspectului său.

Lista Câmpuri PivotTable	Câmpurile corespunzătoare dintr-un raport PivotTable

Valorile PivotTable

Rezumare valori după

În mod implicit, câmpurile PivotTable care sunt plasate în zona Valori se vor afișa ca SUM. Dacă Excel vă interpretează datele ca text, acestea se vor afișa drept COUNT. Iată de ce este atât de important să vă asigurați că nu amestecați tipurile de date pentru câmpuri de valori. Puteți să modificați calculul implicit dacă faceți clic întâi pe săgeata din partea dreaptă a numelui câmpului, apoi selectați opțiunea Setări câmp valoare.

În continuare, modificați calculul în secțiunea Rezumare valori după. Rețineți că atunci când modificați metoda de calcul, Excel o va adăuga automat în secțiunea Nume particularizat, ca „Sumă de NumeCâmp”, dar o puteți modifica. Dacă faceți clic pe butonul Format număr, puteți modifica formatul numărului pentru întregul câmp.

Sfat: Deoarece modificarea calculului din secțiunea Rezumare valori după va modifica numele câmpului PivotTable, este mai bine să nu redenumiți câmpurile PivotTable până când nu ați terminat de configurat raportul PivotTable. Un truc este să utilizați Găsire și înlocuire (Ctrl+H) >De găsit > „Suma pentru”, apoi Înlocuiți cu > lăsați necompletat pentru a înlocui toate elementele în același timp, în loc să reintroduceți manual.
Afișare valori ca

În loc să utilizați un calcul pentru a sintetiza datele, le puteți afișa ca procent al unui câmp. În exemplul următor, am modificat volumele de cheltuieli casnice pentru a afișa un % din total general în locul sumei valorilor.

După ce ați deschis caseta de dialog Setări câmp valoare, puteți face selecțiile din fila Afișare valori ca.
Afișați o valoare ca procent și calcul.

Glisați elementul de două ori în secțiunea Valori, apoi setați opțiunile Rezumare valori după și Afișare valori ca pentru fiecare.

Reîmprospătarea rapoartelor PivotTable

Dacă adăugați date noi la sursa de date PivotTable, orice rapoarte PivotTable care au fost construite pe acea sursă de date trebuie să fie reîmprospătate. Pentru a reîmprospăta un singur raport PivotTable, puteți face clic dreapta oriunde în zona PivotTable, apoi puteți selecta Reîmprospătare. Dacă aveți mai multe rapoarte PivotTable, mai întâi selectați orice celulă din orice raport PivotTable, apoi, pe Panglică, accesați Instrumente PivotTable > Analiză > Date > Faceți clic pe săgeata de sub butonul Reîmprospătare și selectați Reîmprospătare totală.

Reîmprospătați toate rapoartele PivotTable din Panglică > Instrumente PivotTable > Analiză > Date, faceți clic pe săgeata de sub butonul Reîmprospătare și selectați Reîmprospătare totală.

Ștergerea unui raport PivotTable

Dacă ați creat un raport PivotTable și decideți că nu-l mai doriți, puteți să selectați întreaga zonă PivotTable, apoi să apăsați pe Ștergere. Nu va avea niciun efect asupra altor date sau rapoarte PivotTable sau asupra diagramelor din jurul acestuia. Dacă raportul PivotTable se află pe o foaie separată care nu conține alte date pe care doriți să le păstrați, ștergerea acelei foi este o modalitate rapidă de a elimina raportul PivotTable.

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Puteți întreba întotdeauna un expert de la Excel Tech Community, puteți obține asistență de la comunitatea Answers sau puteți sugera o caracteristică nouă sau o îmbunătățire pe Excel UserVoice.