Crearea de reguli pentru Organizatorul de conținut pentru distribuirea documentelor

Crearea de reguli pentru Organizatorul de conținut pentru distribuirea documentelor

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Pentru a determina cum să distribuiți un document, Organizator conținut utilizează reguli pe care le creați. Regulile sunt bazate pe o combinație de tipuri de conținut și metadate.

Acest articol descrie modul de creare a regulilor pentru organizarea și distribuirea documentelor sau înregistrărilor. Orice site SharePoint de întreprindere poate fi activat pentru distribuirea de documente.

Important: Mai întâi trebuie să activați caracteristica Organizator conținut și să configurați organizatorul pentru a distribui înregistrări. Aflați mai multe despre modul în care se configurează Organizator conținut în secțiunea Consultați și.

În acest articol

Înainte să creați reguli: primii pași

Înțelegerea modului în care sunt distribuite documentele

Crearea regulilor pentru distribuirea documentelor

Înainte să creați reguli: primii pași

Există câțiva pași importanți pe care trebuie să îi urmați ca să creați reguli pentru distribuirea documentelor.

  1. Activați caracteristica Organizator conținut.

  2. Creați biblioteci și foldere în care doriți să fie distribuite documentele. Se recomandă să creați foldere pentru fiecare tip de document pe care îl distribuiți. De exemplu, creați o bibliotecă doar pentru înregistrări de e-mail sau pentru foi de calcul Excel. Pentru a afla cum să creați biblioteci, consultați linkurile din secțiunea Consultați și.

  3. Tipurile de conținut trebuie să fie asociate cu documentele care vor fi distribuite. În acestea, tipul de conținut poate face parte din criteriile care determină locația finală de stocare a unui document.

Începutul paginii

Înțelegerea modului în care sunt distribuite documentele

Documentele pot fi distribuite la o bibliotecă sau folder de pe un site Centru de înregistrări sau orice alt tip de site SharePoint. Biblioteca de remitere, care se creează automat atunci când activați caracteristica Organizator conținut, servește drept locație implicită. Procesul de distribuire a documentelor este alcătuit din mai multe elemente:

  • Bibliotecile și folderele țintă    Conținut asistenții sau managerii de înregistrări creează biblioteci și foldere în cazul în care ar trebui să fie distribui documentele și desemnează aceste biblioteci ca biblioteci țintă.

  • Tipuri de conținut de site    Fiecare document trebuie să aibă un tip de conținut și utilizatorii pot adăuga tipuri de conținut de site-uri corespunzătoare manual la bibliotecile țintă.

  • Biblioteca de remitere    Documente pe care nu se potrivesc cu o regulă, sau care lipsesc necesare metadate sunt trimise la biblioteca de remitere, astfel încât utilizatorii pot introduce necesare metadate. Sau puteți să configurați Organizatorul de conținut, astfel încât toate documentele încărcate temporar sunt distribuite în biblioteca de remitere.

  • Listă reguli pentru documente    Aceasta este o colecție a tuturor regulilor de distribuire. Administratorii de conținut sau managerii de înregistrări vizitează această listă pentru a crea, gestiona și vizualiza reguli de distribuire.

Diagrama următoare arată cum sunt distribuite documentele și mesajele de e-mail pe baza respectării anumitor criterii și cum documentele care nu conțin informațiile solicitate sunt returnate la Biblioteca de remitere.

Distribuirea unui document utilizând organizatorul de conținut. Afișează mai multe surse și arată cum documente din care lipsesc metadate sunt returnate la Biblioteca de remitere.

Începutul paginii

Crearea regulilor pentru distribuirea documentelor

Pentru fiecare tip de înregistrare pe care îl adăugați la lista Distribuire înregistrări, specificați un titlu de înregistrare și o descriere. De asemenea, specificați locația din site unde se stochează înregistrarea. Pentru a vă asigura că toate înregistrările relevante sunt distribuite în locația potrivită, puteți să specificați nume alternative pentru tipul de înregistrare.

Notă: Trebuie să aveți cel puțin permisiunea Proprietar al site-ului pentru a crea reguli de distribuire a documentelor.

  1. Navigați la site-ul pentru care doriți să creați regulile de Organizator de conținut.

  2. În panoul Lansare rapidă panel, faceți clic pe Mai multe… pentru a vedea opțiunile Conținut site.

  3. În linia meniului Aplicații, faceți clic pe Setări.

  4. În pagina Setări site, sub secțiunea Administrare site, faceți clic pe Reguli Organizator conținut.

  5. Pe pagina Reguli Organizator conținut, faceți clic pe adăugare în Faceți clic pentru a adăuga un element nou.

  6. În secțiunea Nume regulă, introduceți numele care descrie condițiile și acțiunile regulii.

  7. În secțiunea Stare regulă și prioritate, selectați Activ pentru a aplica regula la conținutul de intrare. Apoi selectați o prioritate care va determina modul în care este distribuit conținutul dacă se potrivește mai multor reguli Organizator conținut.
    Dacă nu doriți ca această regulă să se aplice la conținutul de intrare, selectați Inactiv.

  8. În secțiunea Tip conținut remitere, asociați regula cu un tip de conținut. Prin acest lucru, remiterile la organizator sunt etichetate cu tipul de conținut selectat și sunt identificate proprietățile utilizate în condițiile regulii.

    • Selectați grupul de conținut potrivit. Grupul pe care îl selectați determină tipurile de conținut din care veți alege în următorul pas.

    • Selectați tipul de conținut potrivit.

    • Dacă tipul de conținut pe care le-ați selectat are un alt nume într-un alt site SharePoint, bifați caseta de selectare de sub nume alternativ . Apoi tastați numele pe care este utilizat în alte site-ul în câmpul furnizat și faceți clic peAdăugare. Numele pentru tipurile de conținut alternativ apar în lista de sub.

  9. În secțiunea Condiții, selectați condițiile pe care trebuie să le respecte proprietățile unei remiteri. De exemplu, poate doriți ca regula să se aplice pentru toate documentele care conțin cuvântul „buget” în titlu. Aveți posibilitatea să adăugați mai multe condiții făcând clic pe linkul Adăugare condiție.

    Notă: Proprietățile disponibile în lista verticală Proprietăți diferă în funcție de tipul de conținut pe care ați selectat în pasul 6.

  10. În secțiunea Locație țintă, tastați sau răsfoiți pentru a găsi o locație în care să plasați conținutul care se potrivește cu regula. Bifați caseta de selectare Creare automată folder pentru a grupa documentele similare împreună în foldere. De exemplu, dacă aveți o proprietate care listează toate documentele pentru proiectele din organizația dvs., puteți să impuneți organizatorului să creeze un folder separat pentru fiecare proiect.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×