Crearea și partajarea unui folder public în Outlook

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Folderele publice din Outlook vă oferă un loc minunat să colectați, să organizați și să partajați informații despre anumite subiecte sau proiecte în cadrul unei organizații. În acest caz, „Public” înseamnă care poate fi vizualizat de oricine din organizație, nu de publicul larg. Atunci când publicați un mesaj într-un folder public, nu îl trimiteți prin e-mail la nimeni, pentru a nu aglomera Inboxul nimănui. În schimb, alte persoane pot să verifice folderul de câte ori caută articole interesante.

Important: Aveți nevoie de Microsoft Exchange Server și de un cont de e-mail Exchange pentru a utiliza folderele publice cu Outlook. Majoritatea conturilor de domiciliu și personale nu utilizează Exchange.

Pasul 1: Consultați-vă cu administratorul dvs. Exchange

Este posibil ca organizația dvs. să nu permită foldere publice sau să aibă politici despre modul de utilizare. Consultați administratorul pentru a proceda corect. Dacă organizația dvs. permite și acceptă utilizarea folderelor publice, însă nu există încă un folder public de nivel superior, solicitați administratorului dvs. Exchange să creeze unul.

Atunci când este disponibil un folder de nivel superior, trebuie doar să apăsați Ctrl + 6 pentru a-l vizualiza împreună cu tot conținutul acestuia în panoul Folder Outlook.

Pasul 2: Creați și denumiți folderul

  1. Apăsați Ctrl+6 pentru a vedea Foldere publice în Panoul foldere.

    Important: Dacă nu vedeți o secțiune de Foldere publice în panoul de foldere, consultați administratorul de e-mail Exchange local. Când trebuie să configura pentru care.

  2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe Foldere publice și faceți clic pe Folder nou.

    Foldere publice

  3. Denumiți folderul și faceți clic pe OK.

Sfaturi: 

  • Puteți să adăugați un folder public la folderele Preferințe . Apoi în Outlook Web App, puteți efectua anumite funcții în cadrul acele aceleași foldere publice, cum ar fi crearea, actualizarea sau ștergerea elementelor. Aceste acțiuni se pot efectua în Calendar, persoane de Contact, Mail și Post foldere publice.

  • Pentru a adăuga un folder public Preferințe, faceți clic dreapta pe folderul, apoi selectați Adăugare la Preferințe....

  • Pentru informații despre cum să utilizați Foldere preferate în Outlook Web App, consultați lucrul cu folderele de mesaje în Outlook Web App.

Pasul 3:Setați permisiuni de folder pentru utilizatori și grupuri

În mod implicit, Outlook acordă permisiuni doar pentru dvs., drept creator folderul public, deci trebuie apoi pentru a acorda în mod specific permisiuni persoanelor, astfel încât acestea să citiți și publicați conținutul din folderul. Aflați cum să Modificați permisiunile pentru un folder public.

Introducere în utilizarea folderelor publice

Iată câteva moduri tipice de a utiliza folderele publice într-o organizație:

Discuții online

Stocați fiecare subiect de discuție în propriul subfolder. După cum este necesar, setați permisiuni pentru fiecare subfolder (e recomandabil să restricționați accesul la folderele care conțin informații confidențiale sau sensibile). Un subiect poate avea propriul moderator care să controleze dacă un element se publică și să șteargă articolele care nu îndeplinesc standardele organizației sau încalcă politica acesteia.

Partajarea calendarelor, liste de persoane de contact și listele de activități

Atașați calendare, persoane de contact și activități sau liste de activități la articole pentru a partaja informații cu persoanele care au acces la folder. Acest tip de locație centralizată simplifică comunicarea și colaborarea în proiectele de echipă.

Diferențe între folderele de corespondență și folderele publice

  • Atunci când comutați de la un folder de e-mail la un folder public, butonul Publicare nouă de deasupra Panoului de foldere se modifică la Mesaj de e-mail nou, deoarece publicați elemente în loc să trimiteți mesaje de e-mail într-un folder public.

  • Atunci când răspundeți la un articol dintr-un folder public, nu există butonul Răspuns tuturor. Oricine care vizualizează conținutul folderului poate să vadă articolul dvs.

Mai multe despre folderele Outlook

Comutarea între folderele Outlook

Modificarea permisiunilor pentru un folder public

Crearea unui folder public și specificați permisiuni, vizualizări, forme și reguli

Pentru a crea un folder public, trebuie să aveți permisiunea de a crea foldere într-un folder public existent. Pentru informații despre cum se obține permisiunea, consultați administratorul dvs.

  1. În meniul fișier , indicați spre nouși apoi faceți clic pe Folder.

  2. În caseta Nume, introduceți un nume pentru folder.

  3. În caseta Folder conține , faceți clic pe tipul de folderul pe care doriți să creați.

  4. În lista Selectați unde să plasați folder , faceți clic pe locația pentru folder.

    Pentru a începe rapid un folder public cu elementelor existente:

    1. În lista de foldere, în panoul de navigare, faceți clic pe folderul pe care doriți să o copiați.

    2. În meniul fișier , indicați spre Folderși apoi faceți clic pe numele folderului de copiere.

    3. În listă, faceți clic în locația dorită folderul copiat.

  1. În Listă de foldere, în Panou de navigare, faceți clic dreapta pe folderul public pe care doriți să partajați și apoi faceți clic pe Proprietăți în meniul de comenzi rapide.

    Trebuie să aveți permisiunea de proprietar pentru un folder public pentru a seta permisiuni pentru folderul de partajare. Puteți să setați permisiuni pentru doar un singur folder o dată.

  2. Faceți clic pe fila permisiuni .

  3. Faceți clic pe Adăugare.

  4. În caseta de Căutare , introduceți numele persoanei pe care doriți să le acordați permisiuni de partajare.

  5. Faceți clic pe Adăugare, apoi faceți clic pe OK.

  6. În lista de nume , faceți clic pe numele persoanei pe care tocmai ați adăugat.

  7. Sub permisiuni, alegeți setările pe care doriți.

    Notă: Puteți să atribuiți toate persoanele care au acces la folderul aceleași permisiuni, făcând clic pe implicite în lista de nume .

Alegeți una dintre următoarele variante:

  • Crearea unei vizualizări de la zero

    1. În meniul Vizualizare , indicați spre Vizualizare curentă, și apoi faceți clic pe Definire vizualizări.

    2. Faceți clic pe Nou.

    3. În caseta nume de vizualizare nouă , tastați un nume.

    4. În caseta tip de vizualizare , alegeți tip vizualizare doriți.

    5. Pentru a modifica unde vizualizare vor fi disponibile, faceți clic pe o opțiune sub de utilizat în.

    6. Faceți clic pe OK.

    7. Pentru a particulariza vizualizării, sub Descriere, faceți clic pe un buton, apoi selectați opțiunile pe care doriți să îl utilizați.

    8. Când ați terminat de selectat opțiunile, faceți clic pe OK.

    9. Pentru a utiliza imediat vizualizarea, faceți clic pe Se aplică vizualizare.

  • Crearea unei vizualizări bazate pe o vizualizare standard

    1. Comutați la vizualizare care doriți să bazați vizualizarea nouă.

    2. În meniul Vizualizare, indicați spre Vizualizarea curentă, apoi faceți clic pe Particularizare vizualizare curentă.

    3. Pentru fiecare tip de modificare pe care doriți să o efectuați, sub Descriere, faceți clic pe un buton, apoi selectați opțiunile dorite.

    4. După ce ați terminat, efectuați modificările, închideți caseta de dialog Particularizare vizualizare .

    5. În meniul Vizualizare , indicați spre Vizualizare curentă, și apoi faceți clic pe Definire vizualizări.

    6. În caseta vizualizări pentru folderul nume folder , faceți clic pe Activare vizualizare setări.

    7. Faceți clic pe Copiere.

    8. În caseta nume de vizualizare nouă , tastați un nume.

    9. Pentru a modifica unde vizualizării vor fi disponibile, faceți clic pe o opțiune sub de utilizat în.

      Notă: Vizualizări noi sunt adăugate la Vizualizarea curentă  submeniu (în meniul Vizualizare , indicați spre Aranjare după).

Pentru a modifica vizualizarea implicită pentru un folder public, trebuie să aveți permisiunea de proprietar pentru folder, și trebuie să fie cel puțin unul vizualizare particularizată definit pentru folderul care este vizibilă pentru oricine.

  1. În Listă de foldere, în Panou de navigare, faceți clic dreapta pe folderul public și apoi faceți clic pe Proprietăți în meniul de comenzi rapide.

  2. Faceți clic pe fila administrare .

    Dacă fila administrare nu apare, nu aveți permisiunea de proprietar.

  3. În lista Vizualizare tatălui pe folder , faceți clic pe vizualizarea pe care doriți să apară de fiecare dată când se deschide folderul.

    Vizualizarea normală afișează Microsoft Outlook vizualizarea implicită pentru tipul de elemente din folderul.

Trebuie să aveți permisiunea de Editor, Editor care publică sau proprietar să adăugați forme la un folder partajat privat sau într-un folder public. Dacă folderul se află un folder public și aveți permisiunea de proprietar, aveți posibilitatea să limitați formulare care sunt disponibile pentru alte persoane care utilizează folderul.

  1. În Listă de foldere, în Panou de navigare, faceți clic dreapta pe folderul și apoi faceți clic pe Proprietăți în meniul de comenzi rapide.

  2. Faceți clic pe fila formulare .

  3. Pentru a adăuga o formă la lista de formulare asociat cu acest folder , faceți clic pe gestionare, apoi indică forma.

  4. Faceți clic pe Închidere.

  5. Pentru a limita formele pe care doriți să fie disponibile pentru alte persoane care utilizează folder, faceți clic pe o opțiune sub Permiteți aceste forme în acest folder.

Trebuie să aveți permisiunea de proprietar pentru un folder public pentru a crea sau modifica reguli pentru acesta.

  1. În Listă de foldere, în Panou de navigare, faceți clic dreapta pe folderul public pe care doriți să creați sau modificați reguli pentru și apoi faceți clic pe Proprietăți în meniul de comenzi rapide.

  2. Faceți clic pe fila administrare .

  3. Faceți clic pe folderul asistent.

  4. Alegeți una dintre următoarele:

    • Pentru a crea o regulă, faceți clic pe Adăugare regulă.

    • Pentru a modifica o regulă existentă, faceți clic pe o regulă din listă și apoi faceți clic pe Editare regulă.

  5. Introduceți condițiile pe care trebuie să le îndeplinească elementul pentru acțiune să apară. Pentru mai multe condiții, faceți clic pe Complex.

  6. Sub efectuați aceste acțiuni, selectați opțiunile dorite.

    Notă: Atunci când creați o regulă, este activă în mod implicit.

Alegeți oricare dintre următoarele variante:

  • Partajarea unui calendar

    1. Crearea unui folder nou și alegeți elementele de Calendar din lista Folder conține .

    2. În lista Selectare locație pentru folder, faceți clic pe Calendar, apoi pe OK.

    3. Adăugați întâlnirile și evenimentele în folderul.

  • Partajarea unei liste de persoane de contact

    1. Crearea unui folder nou și alegeți elementele persoane de Contact din lista Folder conține .

    2. În lista Selectați unde să plasați folder , faceți clic pe persoane de contactși apoi faceți clic pe OK.

    3. Adăugarea persoanelor de contact în folderul.

      Notă: Lista de persoane de contact partajate apare în adresa carte/persoane de contact Outlook.

  • Partajarea unei liste de activități

    1. Crearea unui folder nou și alegeți activitate elemente în lista de foldere conține .

    2. În lista Selectați unde să plasați folder , faceți clic pe activitățiși apoi faceți clic pe OK.

    3. Adăugarea activităților în folderul.

      Notă: În timp ce puteți copia o listă de activități într-un folder public, nu puteți copia o solicitare de activitate într-un folder public sau creați o solicitare de activitate dintr-un folder public.

  • Informații de publicare într-un folder public

    1. Deschideți folderul public pe care doriți să publicați informațiile din.

    2. Pentru a utiliza formularul implicit pentru a posta informații, faceți clic pe meniul fișier , indicați spre nouși apoi faceți clic pe publicare în acest Folder.

    3. În formular, introduceți informațiile pe care doriți să publicați.

    4. Faceți clic pe Publicare.

Crearea unui folder public moderat

Trebuie să aveți permisiunea de proprietar pentru un folder public pentru a desemna-l ca folder moderat.

  1. În Listă de foldere, în Panou de navigare, faceți clic dreapta pe folderul public și apoi faceți clic pe Proprietăți în meniul de comenzi rapide.

  2. Pe fila administrare , faceți clic pe Folder moderat.

  3. Bifați caseta de selectare Configurarea folder ca folder moderat .

  4. În caseta redirecționați elemente noi la , introduceți numele persoanei care primește mesajele de intrare sau numele unui folder public alternative în cazul în care sunt stocate mesajele pentru revizuire. Moderatorul care face revizuirea este specificat în pasul 6.

  5. Opțional: Pentru a trimite un răspuns automat atunci când un mesaj nou este primită de moderator, selectați o opțiune de sub răspundeți la elemente noi cu.

    Alegeți una dintre următoarele variante:

    • Răspunsul standard   

      "Vă mulțumim pentru remiterea dvs. Vă rugăm să rețineți că remiteri la unele foldere sau grupuri de discuție sunt examinate pentru a determina dacă trebuie să fie făcut disponibil public. În aceste cazuri, va fi o întârziere înainte de a aprobate remiteri pot fi vizualizate de alte persoane."

    • Răspuns particularizate   

      Faceți clic pe Particularizare răspunsși apoi faceți clic pe șablon. Tastați textul de răspunsul particularizate.

    Moderatorii vor primi oricare dintre aceste răspunsuri atunci când post mesajele.

  6. Pentru a adăuga sau elimina numele persoanelor care sunt moderatori, faceți clic pe Adăugare sau Eliminare.

  7. Opțional: Pentru a vizualiza proprietățile unui moderator selectată, faceți clic pe Proprietăți.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×