Construirea unei baze de date Access pentru partajare pe Web

În acest articol

• Prezentare generală

• Crearea unei baze de date Web

• Publicarea și sincronizarea modificărilor în aplicație

Prezentare generală

Access 2010 și Access Services (o componentă opțională a SharePoint) vă oferă o platformă pentru a crea baze de date pe care le puteți utiliza pe web. Proiectați și publicați o bază de date Web utilizând Access 2010 și SharePoint, iar persoanele care au conturi SharePoint utilizează baza de date Web într-un browser web.

Cum funcționează

Când publicați o bază de date web, Access Services creează un site SharePoint care conține baza de date. Toate obiectele bazei de date și datele se mută în listele SharePoint din acel site. Următorul videoclip ilustrează procesul.

După ce publicați, vizitatorii SharePoint pot utiliza baza de date, în funcție de permisiunile pentru site-ul SharePoint.

• Control total    Acest lucru vă permite să efectuați modificări de date și proiectare.

• Contribuire    Acest lucru vă permite să efectuați modificări de date, dar nu și modificări de proiectare.

• Citire    Acest lucru vă permite să citiți date, dar nu puteți schimba nimic.

Puteți să deschideți baza de date Web în Access, să revizuiți designul, apoi să sincronizați modificările, în mod eficient, să le salvați în site-ul SharePoint. Următorul videoclip ilustrează procesul de efectuare a unei modificări de proiectare după ce ați publicat baza de date Web.

De asemenea, puteți să luați offline baza de date Web, să utilizați versiunea offline, apoi să sincronizați datele și să proiectați modificările atunci când reveniți online.

Notă: Pentru a construi o bază de date Web, aveți nevoie de permisiuni de control total pe site-ul SharePoint în care doriți să o publicați. Pentru mai multe informații despre permisiunile SharePoint, consultați secțiunea consultați și .

Formularele și rapoartele rulează în browser

Formularele, rapoartele și majoritatea macrocomenzilor rulează în browser. Acest lucru vă permite să reîmprospătați datele din ecran fără a fi necesar să refaceți întreaga pagină.

Puteți să creați un formular pentru a ajuta alte persoane să navigheze în aplicație. Un control nou, controlul de navigare, vă ajută să adăugați butoane de navigare standard în stil Web într-un formular în acest scop.

Notă: Panoul de navigare (caracteristica pe care o utilizați în Access pentru a răsfoi obiectele dintr-o bază de date) nu este disponibilă într-un browser web.

Datele sunt stocate în liste SharePoint

Toate tabelele devin liste SharePoint, iar înregistrările devin elemente de listă. Acest lucru vă permite să utilizați permisiunile SharePoint pentru a controla accesul la baza de date Web, precum și să beneficiați de alte capacități SharePoint.

Notă de securitate:  Șirul de conectare pentru tabelele legate este necriptat, inclusiv numele de utilizator și parola dacă acea informație a fost salvată (iar ținta link acceptă conturile de utilizator). Într-o bază de date care are un link la o listă SharePoint și linkul include numele de utilizator și parola, un utilizator rău intenționat poate modifica lista care este ținta linkului, utilizând acreditările salvate. Chiar dacă acreditările nu sunt salvate cu șirul de conectare, un utilizator rău intenționat poate modifica permisiunile de pe site-ul SharePoint cu ajutorul unui colaborator care are deja permisiuni suficiente. Fiți precaut atunci când partajați copii ale unei baze de date care conține linkuri către liste într-o bază de date Web publicată.

Interogările și macrocomenzile de date rulează pe server

Toate procesarea SQL se întâmplă pe server. Acest lucru vă permite să îmbunătățiți performanțele de rețea limitând traficul la setul de rezultate.

Intranet sau Internet

Puteți să publicați în propriul server SharePoint intranet sau pe Internet. Microsoft oferă o soluție SharePoint găzduită orientată spre Internet.

Începutul paginii

Crearea unei baze de date Web

Această secțiune descrie principalele caracteristici noi și oferă pașii pentru activitățile de proiectare de bază pe care trebuie să le terminați pentru a crea o bază de date Web.

În această secțiune

• Înainte de a începe

  • Diferențele de proiectare între bazele de date desktop și web

  • Caracteristici doar pentru desktop fără un contrapartid Access Services

• Luați în considerare utilizarea unui șablon

• Introducere în o bază de date Web necompletată

• Proiectarea unui tabel Web

  • Crearea unui nou tabel Web

  • Adăugarea unui câmp din Galeria de câmpuri

  • Adăugarea unui câmp făcând clic pe foaia de date

  • Modificarea proprietăților câmpului

• Adăugarea unui câmp calculat

• Configurarea regulilor de validare a datelor

  • Configurarea unei reguli și a unui mesaj de validare pentru câmp

  • Configurarea unei reguli și a unui mesaj de validare a înregistrărilor

• Crearea unei relații între două tabele Web

  • Crearea unui câmp de căutare în vizualizarea foaie de date

• Modificarea unui câmp de căutare în vizualizarea foaie de date

• Menținerea integrității datelor utilizând macrocomenzi de date

• Crearea unei interogări Web

• Crearea unui formular Web

• Crearea unui raport web

• Crearea unui formular de navigare și setarea acestuia ca formular implicit de afișat la pornire

Înainte de a începe

Există câteva activități pe care trebuie să le efectuați înainte de a începe să proiectați baza de date Web. În plus, există diferențe de proiectare între bazele de date Web și bazele de date desktop despre care ar trebui să știți, mai ales dacă sunteți un dezvoltator cu experiență Access.

• Determinarea scopului bazei de date    Aveți un plan limpede, astfel încât să puteți lua decizii bune atunci când lucrați la detalii de proiectare.

• Găsirea și organizarea informațiilor necesare    Nu puteți utiliza tabele legate într-o bază de date Web. Toate datele pe care doriți să le utilizați care nu vor fi originare din baza de date trebuie să fie importate înainte de publicare. Dacă aliniați datele înainte de a începe proiectarea, puteți evita necesitatea de a vă reface designul pentru a găzdui dificultăți neașteptate de date.

• Identificați site-ul SharePoint pe care îl veți utiliza pentru publicare    Nu puteți publica deloc fără SharePoint. Dacă doriți să vă testați designul într-un browser în timp ce îl proiectați (nu este o idee rea), trebuie să îl publicați mai întâi.

• Planificarea securității    Puteți profita de securitatea SharePoint pentru a controla accesul la baza de date Web. Planificați securitatea mai devreme, pentru a o putea construi în proiectarea dvs.

Luați în considerare utilizarea unui șablon

Când ați determinat ce trebuie să facă aplicația dvs., luați în considerare dacă un șablon de bază de date ar funcționa. Șabloanele de baze de date sunt aplicații predefinite pe care le puteți utiliza ca atare sau modificate pentru a corespunde nevoilor dvs.

Puteți să examinați șabloanele disponibile pe fila nouă în vizualizarea Backstage. Pentru mai multe informații despre șabloanele care sunt asociate cu Access 2010, consultați articolul selectarea și utilizarea unui șablon Access.

Introducere în o bază de date Web necompletată

• Pe fila Fișier, faceți clic pe Nou.

  

Fila fișier deschide vizualizarea Backstage, o parte nouă a interfeței Access unde veți găsi comenzile care se aplică la o bază de date întreagă, cum ar fi publicarea în SharePoint.

În vizualizarea Backstage, fila nouă are comenzi pentru crearea unei baze de date.

1. sub șabloane disponibile, faceți clic pe bază de date Web necompletată.

2. revizuiți numele de fișier propus în caseta Nume fișier și calea pentru fișierul bază de date, listat imediat dedesubt. Puteți să modificați numele fișierului tastând în caseta Nume fișier .

3. pentru a modifica calea, faceți clic pe pictograma de folder de lângă caseta Nume fișier pentru a căuta o locație pentru a plasa fișierul bază de date.

4. faceți clic pe Creare. Noua bază de date Web se deschide și afișează un nou tabel gol.

Proiectarea unui tabel Web

Utilizați vizualizarea foaie de date pentru a proiecta un tabel Web.

Atunci când creați pentru prima dată o bază de date Web necompletată, Access creează un tabel nou și îl deschide în vizualizarea foaie de date. Puteți utiliza comenzile de pe fila câmpuri și din fila tabel pentru a adăuga câmpuri, indexuri, reguli de validare și macrocomenzi de date-o caracteristică nouă care vă permite să modificați datele pe baza evenimentelor.

După ce editați și utilizați tabelul nou, cel mai probabil veți dori să creați mai multe tabele.

Adăugarea unui câmp calculat

Aveți posibilitatea să adăugați un câmp care afișează o valoare calculată din alte date din același tabel. Datele din alte tabele nu pot fi utilizate ca sursă pentru datele calculate. Unele expresii nu sunt acceptate de câmpurile calculate.

1. Cu tabelul deschis, faceți clic pe faceți clic pentru Adăugare.

2. Indicați spre câmp calculat, apoi faceți clic pe tipul de date dorit pentru câmp.

   Se deschide Generatorul de expresii.

3. Utilizați Generatorul de expresii pentru a crea calculul pentru câmp. Rețineți că puteți utiliza doar alte câmpuri din același tabel ca surse de date pentru calcul. Pentru ajutor utilizând generatorul de expresii, consultați articolul utilizarea generatorului de expresii.

Configurarea regulilor de validare a datelor

Puteți utiliza o expresie pentru a valida intrarea pentru majoritatea câmpurilor. De asemenea, puteți utiliza o expresie pentru a valida intrarea pentru un tabel, care poate fi utilă dacă doriți să validați intrarea pentru un câmp care nu acceptă validarea sau dacă doriți să validați intrarea de câmp în funcție de valoarea altor câmpuri din tabel. Pentru o explicație mai detaliată a validării, consultați articolul restricționarea introducerii datelor, utilizând o regulă de validare.

De asemenea, puteți specifica mesajul care se afișează atunci când o regulă de validare previne intrarea, denumită mesaj de validare.

Crearea unei relații între două tabele Web

Pentru a crea o relație într-o bază de date Web, utilizați Expertul căutare pentru a crea un câmp de căutare. Câmpul de căutare intră în tabelul care se află în partea de sus a relației și indică tabelul care se află pe o parte a relației.

Modificarea unui câmp de căutare în vizualizarea foaie de date

1. Deschideți tabelul care are câmpul de căutare pe care doriți să-l modificați.

2. Alegeți una dintre următoarele variante:

   • În fila Câmpuri, în grupul Proprietăți, faceți clic pe Modificare căutare.

   • Faceți clic cu butonul din dreapta pe câmpul de căutare, apoi faceți clic pe modificare căutări.

3. Urmați pașii din Expertul căutare.

Menținerea integrității datelor utilizând macrocomenzi de date

Puteți implementa actualizări în cascadă și șterge utilizând macrocomenzi de date. Puteți utiliza comenzile de pe fila tabel pentru a crea macrocomenzi încorporate care modifică date. Următorul videoclip vă arată elementele de bază.

Pentru mai multe informații despre crearea macrocomenzilor de date, consultați articolul crearea unei macrocomenzi de date.

Crearea unei interogări Web

Puteți utiliza o interogare ca sursă de date pentru formulare și rapoarte. Interogările rulează pe server, contribuind la minimizarea traficului în rețea.

De exemplu, să presupunem că utilizați o bază de date Web pentru a urmări contribuții caritabile. Doriți să vedeți cine a donat bani în timp ce avea loc un eveniment. Puteți utiliza o interogare pentru a selecta datele și a-l pregăti pentru utilizare în formulare și rapoarte.

1. Pe fila Creare , în grupul interogări , faceți clic pe interogare.

2. În caseta de dialog Afișare tabel , faceți dublu clic pe fiecare tabel pe care doriți să-l includeți, apoi faceți clic pe Închidere.

   În acest exemplu, faceți dublu clic pe constituenți, donații, evenimente și Participanțilaeveniment.

3. Creați toate asocierile necesare glisând câmpuri de la un obiect la altul în fereastra proiectare interogare.

   În acest exemplu, glisați câmpul ID din componente în câmpul Idparticipantdonator din donații, apoi glisați câmpul Idparticipantdonator din donații în câmpul Idparticipant din Participanțilaeveniment.

4. Adăugați câmpurile pe care doriți să le utilizați. Puteți glisa câmpurile în grilă sau puteți face dublu clic pe un câmp pentru a-l adăuga.

   În acest exemplu, adăugați evenimentul din evenimentele de tabel, Datadonației din donațiile de tabel și salut, Prenume și nume din constituenții de tabel.

5. Adăugați toate criteriile pe care doriți să le aplicați.

   În acest exemplu, doriți să limitați Datadonației astfel încât să se încadreze între Datăînceput și Datăsfârșit evenimentului. În grila de proiectare a interogării, în rândul criterii de sub datadonației, tastați >= [datăînceput] și <= [datăsfârșit].

Crearea unui formular Web

Formularele sunt modalitatea principală de a introduce și a edita date în baza de date Web și sunt utile, de asemenea, pentru revizuirea datelor. Formularele rulează în browser, ajutând la optimizarea performanței. Atunci când deschideți un formular, browserul preia datele necesare din SharePoint Server. Puteți să filtrați și să sortați datele din formular fără a fi necesar să regăsiți date din server.

1. Selectați un tabel sau o interogare de utilizat ca sursă de date.

   Notă: Dacă doriți să creați un formular nelegat, ignorați acest pas.

2. Pe fila Creare , în grupul formulare , faceți clic pe unul dintre butoanele următoare:

   • Formular    Creați un formular simplu care afișează câte o înregistrare o dată, utilizând obiectul pe care l-ați selectat ca sursă de date.

     Notă: Dacă creați un formular nelegat, acest buton nu este disponibil.

   • Mai multe elemente    Creați un formular care afișează mai multe înregistrări o dată, utilizând obiectul pe care l-ați selectat ca sursă de date.

     Notă: Dacă creați un formular nelegat, acest buton nu este disponibil.

   • Formular necompletat    Creați un formular care nu conține nimic.

   • Foaie    Creați un formular care arată și se comportă ca o foaie de date, utilizând obiectul pe care l-ați selectat ca sursă de date.

     Notă: Dacă creați un formular nelegat, acest buton nu este disponibil.

Crearea unui raport web

Rapoartele sunt modalitatea principală de a revizui sau a imprima date din baza de date Web. Rapoartele rulează în browser, ajutând la optimizarea performanței. Atunci când deschideți un raport, browserul preia datele necesare din SharePoint Server. Puteți să filtrați și să sortați datele din raport fără a fi necesar să regăsiți date din server.

1. Selectați un tabel sau o interogare de utilizat ca sursă de date.

2. Pe fila Creare , în grupul rapoarte , faceți clic pe unul dintre butoanele următoare:

   • Raport    Creați un raport de bază utilizând obiectul pe care l-ați selectat ca sursă de date.

   • Raport necompletat    Creați un raport care nu conține nimic.

Crearea unui formular de navigare și setarea acestuia ca formular implicit de afișat la pornire

Persoanele au nevoie de o modalitate de a naviga în aplicația dvs. Rețineți: panoul de navigare nu este disponibil într-un browser web. Pentru ca persoanele să utilizeze obiectele bazei de date, trebuie să le furnizați un mijloc. Puteți să creați un formular de navigare și să specificați faptul că acesta se afișează de fiecare dată când cineva deschide aplicația într-un browser web. Mai mult, dacă nu specificați un formular care să se afișeze atunci când pornește aplicația, nu se va deschide niciun formular, ceea ce îi face dificil pentru oricine să utilizeze aplicația.

1. Pe panglică, faceți clic pe fila Creare .

2. În grupul formulare , faceți clic pe Navigare, apoi selectați un aspect de navigare din listă.

3. Pentru a adăuga un element, glisați-l din panoul de navigare în controlul de navigare.

   Notă: Puteți să adăugați formulare și rapoarte la un control de navigare.

4. Adăugați orice alte controale pe care le doriți în corpul formularului de navigare. De exemplu, se recomandă să furnizați funcționalități de căutare pe toate formele, adăugând câteva controale la formularul de navigare.

Publicarea și sincronizarea modificărilor în aplicație