Considerente de proiectare pentru actualizarea datelor

Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză, ca să îl puteți consulta cu ușurință.

O bază de date bine proiectată nu numai că ajută la asigurarea integrității datelor, dar este mai ușor să O mențineți și să o actualizați. O bază de date Access nu este un fișier în același sens ca un document Microsoft Word sau un pachet de diapozitive Microsoft PowerPoint. În schimb, este o colecție de obiecte-tabele, formulare, rapoarte, interogări și așa mai departe-care trebuie să funcționeze împreună pentru a funcționa corect.

Utilizatorii introduc date în principal prin controale. Ce puteți face cu un anumit control depinde de tipul de date setat pentru câmpul de tabel subiacent, de toate proprietățile setate pentru acel câmp și de proprietățile setate pentru control. În cele din urmă, luați în considerare utilizarea unor tehnici suplimentare de baze de date, cum ar fi validare, valori implicite, liste și căutări și actualizări în cascadă. 

Pentru mai multe informații despre actualizarea datelor dintr-un punct de vedere al utilizatorului, consultați modalități de Adăugare, editare și ștergere a înregistrărilor.

În acest articol

Cum afectează proiectarea bazei de date introducerea datelor

Informațiile pe care le păstrați într-o bază de date sunt stocate în tabele, care conțin date despre un anumit subiect, cum ar fi active sau persoane de contact. Fiecare înregistrare dintr-un tabel conține informații despre un element, cum ar fi o anumită persoană de contact. O înregistrare este formată din câmpuri, cum ar fi numele, adresa și numărul de telefon. O înregistrare este denumită în mod obișnuit un rând, iar un câmp este denumit frecvent o coloană. Aceste obiecte trebuie să adere la un set de principii de proiectare sau la baza de date fie va funcționa prost sau nu. În schimb, acele principii de proiectare afectează modul în care introduceți date. Luați în considerare următoarele:

  • Tabele    Access stochează toate datele dintr-unul sau mai multe tabele. Numărul de tabele pe care le utilizați depinde de proiectarea și complexitatea bazei de date. Deși este posibil să vizualizați date într-un formular, un raport sau în rezultatele returnate de o interogare, Access stochează datele numai în tabele, iar celelalte obiecte din baza de date sunt construite în partea de sus a acelor tabele. Fiecare tabel ar trebui să se bazeze pe un subiect. De exemplu, un tabel de informații de contact pentru firme nu trebuie să conțină informații despre vânzări. Dacă se întâmplă acest lucru, găsirea și editarea informațiilor corecte pot deveni dificile, dacă nu este imposibil.

  • Tipuri de date    De obicei, fiecare dintre câmpurile dintr-un tabel acceptă un singur tip de date. De exemplu, nu puteți stoca note într-un set de câmpuri pentru a accepta numere. Dacă încercați să introduceți text într-un astfel de câmp, Access afișează un mesaj de eroare. Cu toate acestea, aceasta nu este o regulă dură și rapidă. De exemplu, puteți stoca numere (cum ar fi coduri poștale) într-un câmp setat la tipul de date text scurt, dar nu puteți efectua calcule pentru datele respective, deoarece Access îl consideră un fragment de text.

    Cu unele excepții, câmpurile dintr-o înregistrare trebuie să accepte o singură valoare. De exemplu, nu puteți introduce mai mult de o adresă într-un câmp de adresă. Acest lucru este în contrast cu Microsoft Excel, care vă permite să introduceți orice număr de nume sau adrese sau imagini într-o singură celulă, cu excepția cazului în care setați acea celulă să accepte tipuri de date limitate. 

  • Câmpurile multi-valoare    Access furnizează o caracteristică denumită câmpul multi-valoare pentru a atașa mai multe bucăți de date la o singură înregistrare și pentru a crea liste care acceptă valori multiple. Puteți să identificați întotdeauna o listă multivaloare, deoarece Access afișează o casetă de selectare de lângă fiecare element de listă. De exemplu, puteți atașa un pachet de diapozitive Microsoft PowerPoint și orice număr de imagini într-o înregistrare din baza de date. De asemenea, puteți să creați o listă de nume și să selectați cât mai multe dintre aceste nume, după cum este necesar. Utilizarea câmpurilor multi-valoare poate părea să rupă regulile de proiectare a bazei de date, deoarece puteți stoca mai multe înregistrări per câmp de tabel. Dar Access aplică regulile "din culise", stocând datele în tabele speciale, ascunse.

  • Utilizarea formularelor    Creați de obicei formulare atunci când doriți să faceți o bază de date mai ușor de utilizat și să vă asigurați că utilizatorii introduc datele cu exactitate. Modul în care utilizați un formular pentru a edita date depinde de proiectarea formularului. Formularele pot conține orice număr de controale, cum ar fi liste, casete text, butoane și chiar foi de date. Iar fiecare control din formular citește datele dintr-un câmp de tabel subiacent sau le scrie în acesta.

Pentru mai multe informații, consultați Noțiuni de bază despre proiectarea bazeLor de date și crearea unui tabel și adăugarea câmpurilor.

Începutul paginii

Setarea unei valori implicite pentru un câmp sau un control

Dacă un număr mare de înregistrări partajează aceeași valoare pentru un anumit câmp, cum ar fi un oraș sau o țară/regiune, puteți economisi timp setând o valoare implicită pentru controlul legat la acel câmp sau câmpul propriu-zis. Atunci când deschideți formularul sau tabelul pentru a crea o înregistrare nouă, valoarea implicită apare în acel control sau câmp.

Într-un tabel

  1. Deschideți tabelul în vizualizarea Proiect.

  2. În partea de sus a vizualizării, selectați câmpul.

  3. În partea de jos a vizualizării, selectați fila General .

  4. Setați proprietatea valoare implicită la valoarea dorită.

Într-un formular

  1. Deschideți formularul în vizualizarea aspect sau Proiectare.

  2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe controlul cu care doriți să lucrați, apoi faceți clic pe Proprietăți.

  3. Pe fila date , setați proprietatea valoare implicită la valoarea dorită.

Începutul paginii

Utilizarea regulilor de validare pentru a limita datele

Puteți să validați datele din bazele de date desktop Access pe măsură ce le introduceți utilizând reguli de validare. Regulile de validare pot fi setate în vizualizarea proiectare de tabel sau în vizualizarea foaie de date de tabel. Există trei tipuri de reguli de validare în Access:

  • Regulă de validare a câmpului    Puteți utiliza o regulă de validare a câmpurilor pentru a specifica un criteriu pe care trebuie să îl îndeplinească toate valorile de câmp valabile. Nu ar trebui să specificați câmpul curent ca parte a regulii decât dacă utilizați câmpul într-o funcție. Restricții legate de tipurile de caractere introduse într-un câmp pot fi mai ușor de impus cu o mască de intrare. De exemplu, un câmp dată poate avea o regulă de validare care nu permite valorile din trecut.

  • Regulă de validare a înregistrărilor    Puteți utiliza o regulă de validare a înregistrării pentru a specifica o condiție pe care trebuie să o satisfacă toate înregistrările valide. Puteți compara valorile din mai multe câmpuri utilizând o regulă de validare a înregistrărilor. De exemplu, o înregistrare cu două câmpuri de date poate necesita ca valorile unui câmp să precede întotdeauna valorile din celălalt câmp (de exemplu, Datăînceput este înainte de Datăsfârșit).

  • Validarea unui formular    Puteți utiliza proprietatea regulă de validare pentru un control dintr-un formular pentru a specifica un criteriu care trebuie să îndeplinească toate valorile de intrare la acel control. Proprietatea controlului Regulă de validare funcționează ca o regulă de validare a câmpului. De obicei, utilizați o regulă de validare a formularelor în locul unei reguli de validare a câmpurilor dacă regula a fost specifică doar pentru acel formular și nu pentru tabel, indiferent de locul în care s-a utilizat.

Pentru mai multe informații, consultați restricționarea introducerii datelor prin utilizarea regulilor de validare.

Începutul paginii

Lucrul cu liste de valori și câmpuri de căutare

Există două tipuri de date listă în Access:

  • Liste de valori    Acestea conțin un set de valori codificate dur pe care îl introduceți manual. Valorile se află în proprietatea sursă rând a câmpului.

  • Câmpurile de căutare    Acestea utilizează o interogare pentru a regăsi valori din alt tabel. Proprietatea sursă rând a câmpului conține o interogare în locul unei liste de valori codificate cu cod dur. Interogarea preia valori dintr-unul sau mai multe tabele dintr-o bază de date. În mod implicit, câmpul de căutare vă prezintă acele valori în forma unei liste. În funcție de modul în care Setați câmpul de căutare, puteți să selectați unul sau mai multe elemente din acea listă.

    Notă    Câmpurile de căutare pot confunda noi utilizatori Access, deoarece o listă de elemente apare într-o singură locație (lista pe care o creează Access din datele din câmpul de căutare), dar datele se pot afla în altă locație (tabelul care conține datele).

În mod implicit, Access afișează datele din listă într-un control casetă combo, deși aveți posibilitatea să specificați un control casetă listă. Se deschide O casetă combo pentru a prezenta lista, apoi se închide după ce efectuați o selecție. O casetă listă, dimpotrivă, rămâne deschisă tot timpul.

Pentru a edita liste, puteți, de asemenea, să executați comanda Editare elemente listă sau să editați datele direct în proprietatea sursă rând a tabelului sursă. Atunci când actualizați datele dintr-un câmp de căutare, actualizați tabelul sursă.

Dacă proprietatea tip sursă rânduri a casetei listă sau a casetei combo este setată la listă valori, puteți edita lista de valori în timp ce formularul este deschis în vizualizarea formular — evitând necesitatea de a comuta la vizualizarea proiect sau vizualizarea aspect, deschizând foaia de proprietăți și editați proprietatea sursă rând pentru control de fiecare dată când trebuie să efectuați o modificare în listă. Pentru a edita lista de valori, proprietatea permite editări listă valori pentru caseta listă sau caseta combo trebuie setată la Da.

Pentru mai multe informații, consultați crearea unei liste de opțiuni utilizând o casetă listă sau o casetă combo.

Împiedicarea editării listei de valori în vizualizarea formular

  1. Faceți clic cu butonul din dreapta pe formular în panoul de navigare, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect sau pe Vizualizare aspect.

  2. Faceți clic pe control pentru a-l selecta, apoi apăsați F4 pentru a afișa foaia de proprietăți.

  3. Pe fila date din foaia de proprietăți, setați proprietatea permite editări liste valoare la nu.

  4. Faceți clic pe fișier , apoi faceți clic pe Salvaresau apăsați Ctrl + S Imagine buton .

Specificarea unui alt formular pentru editarea listei de valori

În mod implicit, Access furnizează un formular predefinit în scopul de a edita lista de valori. Dacă aveți un alt formular pe care preferați să-l utilizați în acest scop, puteți să introduceți numele formularului în proprietatea de formular Editare elemente listă , după cum urmează:

  1. Faceți clic cu butonul din dreapta pe formular în panoul de navigare, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect sau pe Vizualizare aspect în meniul de comenzi rapide.

  2. Faceți clic pe control pentru a-l selecta, apoi apăsați F4 pentru a afișa foaia de proprietăți.

  3. Pe fila date din foaia de proprietăți, faceți clic pe săgeata verticală din caseta de proprietăți formular Editare elemente listă .

  4. Faceți clic pe formularul pe care doriți să-l utilizați pentru editarea listei de valori.

  5. Faceți clic pe fișier , apoi faceți clic pe Salvaresau apăsați Ctrl + S Imagine buton .

Examinarea unui câmp de căutare într-un formular

  1. Deschideți formularul în vizualizarea aspect sau Proiectare.

  2. Faceți clic dreapta pe caseta listă sau control casetă combo și faceți clic pe Proprietăți.

  3. În foaia de proprietăți, faceți clic pe fila toate și găsiți proprietățile tip sursă rânduri și sursă rânduri . Proprietatea tip sursă rânduri trebuie să conțină fie listă de valori , fie tabel/interogare, iar proprietatea sursă rând trebuie să conțină fie o listă de elemente separate prin punct și virgulă, fie o interogare. Pentru mai mult spațiu, faceți clic cu butonul din dreapta pe proprietate și selectați Zoom sau apăsați SHIFT + F2.

    De obicei, listele de valori utilizează această sintaxă de bază: "element"; " element";" element"

    În acest caz, lista este un set de elemente înconjurate de ghilimele duble și separate prin punct și virgulă.

    Interogările de selectare Utilizați această sintaxă de bază: Selectați [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    În acest caz, interogarea conține două clauze (SELECT și FROM). Prima clauză se referă la un tabel sau la o interogare și la un câmp din acel tabel sau interogare. A doua clauză se referă doar la tabel sau la interogare. Iată un punct esențial de reținut: clauzele selectare nu trebuie să conțină numele unui tabel sau al unei interogări, deși se recomandă și trebuie să conțină numele a cel puțin un câmp. Totuși, toate clauzele FROM trebuie să facă referire la un tabel sau la o interogare. Așadar, puteți găsi întotdeauna tabelul sursă sau interogarea sursă pentru un câmp de căutare citind clauza FROM.

  4. Alegeți una dintre următoarele.

    • Dacă utilizați o listă de valori, editați elementele din listă. Asigurați-vă că înconjurați fiecare element cu ghilimele duble și separați fiecare element cu punct și virgulă.

    • Dacă interogarea din lista de căutare face referire la o altă interogare, deschideți a doua interogare în vizualizarea proiect (faceți clic cu butonul din dreapta pe interogare în panoul de navigare și faceți clic pe Vizualizare proiect). Rețineți numele tabelului care apare în secțiunea de sus a proiectantului de interogări, apoi treceți la pasul următor.

      În caz contrar, dacă interogarea din câmpul de căutare face referire la un tabel, notați numele tabelului și treceți la pasul următor.

  5. Deschideți tabelul în vizualizarea foaie de date, apoi editați elementele listei după cum este necesar.

Examinarea unui câmp de căutare într-un tabel

  1. Deschideți tabelul în vizualizarea Proiect.

  2. În secțiunea superioară a grilei de proiectare a interogării, în coloana tip de date , faceți clic sau plasați focalizarea pe un câmp text, număr sau da/nu.

  3. În secțiunea inferioară a grilei de proiectare a tabelului, faceți clic pe fila Căutare , apoi uitați-vă la proprietățile tip sursă rânduri și sursă rânduri .

    Proprietatea tip sursă rânduri trebuie să citească lista de valori sau tabelul/interogarea. Proprietatea sursă rând trebuie să conțină fie o listă de valori, fie o interogare.

    Liste de valori utilizați această sintaxă de bază: "element"; " element";" element"

    În acest caz, lista este un set de elemente înconjurate de ghilimele duble și separate prin punct și virgulă.

    De obicei, selectați interogări utilizați această sintaxă de bază: Selectați [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    În acest caz, interogarea conține două clauze (SELECT și FROM). Prima clauză se referă la un tabel sau la o interogare și la un câmp din acel tabel sau interogare. A doua clauză se referă doar la tabel sau la interogare. Iată un punct esențial de reținut: clauzele selectare nu trebuie să conțină numele unui tabel sau al unei interogări, deși se recomandă și trebuie să conțină numele a cel puțin un câmp. Totuși, toate clauzele FROM trebuie să facă referire la un tabel sau la o interogare. Așadar, puteți găsi întotdeauna tabelul sursă sau interogarea sursă pentru un câmp de căutare citind clauza FROM.

  4. Alegeți una dintre următoarele.

    • Dacă utilizați o listă de valori, editați elementele din listă. Asigurați-vă că înconjurați fiecare element cu ghilimele duble și separați fiecare element cu punct și virgulă.

    • Dacă interogarea din câmpul de căutare face referire la o altă interogare, în panoul de navigare, deschideți a doua interogare în vizualizarea proiect (faceți clic cu butonul din dreapta pe interogare și faceți clic pe Vizualizare proiect). Rețineți numele tabelului care apare în secțiunea de sus a proiectantului de interogări, apoi treceți la pasul următor.

      În caz contrar, dacă interogarea din câmpul de căutare face referire la un tabel, notați numele tabelului și treceți la pasul următor.

  5. Deschideți tabelul în vizualizarea foaie de date, apoi editați elementele listei după cum este necesar.

Începutul paginii

Ștergerea datelor dintr-o listă de valori sau un câmp de căutare

Elementele dintr-o listă de valori se află în același tabel ca alte valori dintr-o înregistrare. În schimb, datele dintr-un câmp de căutare se află într-unul sau mai multe tabele. Pentru a elimina datele dintr-o listă de valori, deschideți tabelul și editați elementele.

Eliminarea datelor dintr-o listă de căutare necesită pași suplimentari, iar pașii respectivi variază în funcție de anumiți factori: dacă interogarea pentru listele de căutare își preia datele dintr-un tabel sau din altă interogare. Dacă interogarea pentru lista de căutare se bazează pe un tabel, identificați acel tabel și câmpul care conține datele care apar în listă. Apoi deschideți tabelul sursă și editați datele din acel câmp. Dacă interogarea pentru lista de căutare se bazează pe o altă interogare, trebuie să deschideți acea interogare secundară, să găsiți tabelul sursă și câmpul din care își preia datele a doua interogare și să modificați valorile din tabelul respectiv.

Eliminarea datelor dintr-o listă de valori

  1. Deschideți tabelul în vizualizarea Proiect.

  2. În secțiunea superioară a grilei de proiectare, selectați câmpul de tabel care conține lista de valori.

  3. În secțiunea inferioară a grilei, faceți clic pe fila Căutare, apoi găsiți proprietatea Sursă rânduri.

    În mod implicit, elementele dintr-o listă de valori sunt încadrate între ghilimele duble și fiecare element este separat prin punct și virgulă: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Eliminați elementele din listă după cum este necesar. Nu uitați să ștergeți ghilimelele care înconjoară fiecare element șters. De asemenea, nu lăsați punct și virgulă la început, nu lăsați perechi de semne punct și virgulă (;;) și, dacă eliminați ultimul element din listă, ștergeți semnul punct și virgulă de final.

    Important    Dacă ștergeți un element dintr-o listă de valori și înregistrările din tabel utilizează deja acel element șters, elementul șters rămâne parte a înregistrării până când îl modificați. De exemplu, să presupunem că firma dumneavoastră are un depozit în City A, dar apoi vinde acea clădire. Dacă eliminați "City A" din lista de depozite, veți vedea "City A" în tabel până când modificați acele valori.

Eliminarea datelor dintr-un câmp de căutare

  1. Deschideți tabelul în vizualizarea Proiect.

  2. În secțiunea superioară a grilei de proiectare, selectați câmpul de căutare.

  3. În secțiunea inferioară a grilei de proiectare, faceți clic pe fila Căutare, apoi găsiți proprietățile Tip sursă rânduri și Sursă rânduri.

    Proprietatea Tip sursă rânduri ar trebui să afișeze Tabel/Interogare, iar proprietatea Sursă rânduri trebuie să conțină o interogare care face referire la un tabel sau la o altă interogare. Interogările pentru câmpurile de căutare încep întotdeauna cu cuvântul Selectare.

    De obicei (dar nu întotdeauna), o interogare de selectare utilizează această sintaxă de bază: SELECT [nume_tabel_sau_interogare].[nume_câmp] FROM [nume_tabel_sau_interogare].

    În acest caz, interogarea conține două clauze (SELECT și FROM). Prima clauză se referă la un tabel și la un câmp din acel tabel; în schimb, a doua clauză se referă numai la tabel. Un lucru de reținut: Clauza FROM vă va spune întotdeauna numele tabelului sau interogării sursă. Clauzele SELECT pot să nu conțină întotdeauna numele unui tabel sau al unei interogări, chiar dacă acestea conțin întotdeauna numele a cel puțin un câmp. Totuși, toate clauzele FROM trebuie să facă referire la un tabel sau la o interogare.

  4. Alegeți una dintre următoarele:

    • Dacă interogarea din câmpul de căutare face referire la o altă interogare, faceți clic pe butonul Generare (pe fila date din foaia de proprietăți, faceți clic pe Butonul Generator următorul) pentru a deschide interogarea în vizualizarea proiect. Notați numele tabelului care apare în secțiunea de sus a proiectantului de interogări, apoi continuați cu pasul 5.

    • Dacă interogarea în câmpul de căutare face referire la un tabel, notați numele de tabel și continuați cu pasul 5.

  5. Deschideți tabelul sursă în vizualizarea foaie de date.

  6. Găsiți câmpul care conține datele utilizate în lista de căutare, apoi editați datele după cum este necesar.

Începutul paginii

Modul în care tipurile de date afectează modul în care introduceți date

Atunci când proiectați un tabel de bază de date, selectați un tip de date pentru fiecare câmp din acel tabel, un proces care vă ajută să asigurați o intrare de date mai exactă.

Vizualizarea tipurilor de date

Alegeți una dintre următoarele variante:

Utilizarea vizualizării foaie de date

  1. Deschideți tabelul în Vizualizare foaie de date.

  2. Pe fila câmpuri , în grupul Formatare , uitați-vă la valoarea din lista tip de date. Valoarea se modifică în timp ce plasați cursorul în diversele câmpuri din tabel:

    Lista tipurilor de date

Utilizarea vizualizării proiect

  1. Deschideți tabelul în vizualizarea Proiect.

  2. Uitați-vă la grila de proiectare. Secțiunea superioară a grilei afișează numele și tipul de date al fiecărui câmp de tabel.

    Câmpuri în vizualizarea Proiectare

Modul în care tipurile de date afectează introducerea datelor

Tipul de date pe care îl setați pentru fiecare câmp de tabel oferă primul nivel de control asupra tipului de date care este permis într-un câmp. În unele cazuri, cum ar fi un câmp text lung, puteți introduce toate datele dorite. În alte cazuri, cum ar fi un câmp Numerotare automată, setarea tipului de date pentru câmp vă împiedică să introduceți toate informațiile. Următorul tabel listează tipurile de date pe care le furnizează Access și descrie modul în care acestea afectează introducerea datelor.

Pentru mai multe informații, consultați tipuri de date pentru bazele de date desktop Access și Modificați sau modificați setarea tipului de date pentru un câmp.

Tip de date

Efect asupra introducerii datelor

Text scurt

Rețineți că, începând cu Access 2013, tipurile de date Text au fost redenumite în Text scurt.

Câmpurile text scurt acceptă fie text, fie caractere numerice, inclusiv liste delimitate de elemente. Un câmp text acceptă un număr mai mic de caractere decât un câmp text lung, de la 0 la 255 de caractere. În unele cazuri, puteți utiliza funcțiile de conversie pentru a efectua calcule pentru date într-un câmp text scurt.

Text lung

Notă, începând cu Access 2013, tipurile de date Memo au fost redenumite în text lung.

Puteți introduce cantități mari de text și date numerice în acest tip de câmp de până la 64.000 de caractere. De asemenea, setați câmpul pentru a accepta formatarea de text îmbogățit, puteți aplica tipurile de formatare pe care le găsiți în mod normal în programele de procesare a Word, cum ar fi Word. De exemplu, puteți să aplicați fonturi și dimensiuni de font diferite la anumite caractere din text și să le faceți aldine sau cursive și așa mai departe. De asemenea, puteți să adăugați etichete HTML (Hypertext Markup Language) la date. Pentru mai multe informații, consultați Inserarea sau adăugarea unui câmp text îmbogățit.

În plus, câmpurile text lung au o proprietate denumită doar Adăugare. Atunci când activați acea proprietate, puteți adăuga date noi într-un câmp text lung, dar nu puteți modifica datele existente. Caracteristica este destinată utilizării în aplicații precum bazele de date de urmărire a problemelor, în care poate fi necesar să păstrați o înregistrare permanentă care rămâne neschimbată. Atunci când plasați cursorul într-un câmp text lung cu proprietatea Adăugare doar activată, în mod implicit, textul din câmp dispare. Nu puteți aplica nicio formatare sau alte modificări la text.

La fel ca câmpurile text scurt, puteți, de asemenea, să executați funcții de conversie pentru date într-un câmp text lung.

Număr

Puteți să introduceți numai numere în acest tip de câmp și să efectuați calcule pentru valorile dintr-un câmp număr.

Număr mare

Notă, tipurile de date număr mare sunt disponibile numai în versiunea de Access a abonamentului Office 365.

Puteți să introduceți numai numere în acest tip de câmp și să efectuați calcule pentru valorile dintr-un câmp număr mare.

Pentru mai multe informații, consultați Utilizarea tipului de date Număr mare.

Dată/Oră

Puteți să introduceți doar datele și orele în acest tip de câmp. 

Puteți să setați o mască de intrare pentru câmp (o serie de caractere literale și substituente care apar atunci când selectați câmpul), trebuie să introduceți datele în spații și formatul pe care îl oferă masca. De exemplu, dacă vedeți o mască, cum ar fi MMM_DD_YYYY, trebuie să tastați Oct 11 2017 în spațiile furnizate. Nu puteți introduce un nume de lună întreagă sau o valoare de două cifre anul. Pentru mai multe informații, consultați controlul formatelor de introducere a datelor cu măști de intrare.

Dacă nu creați o mască de intrare, puteți introduce valoarea utilizând orice format de dată sau oră valid. De exemplu, puteți tasta 11 oct. 2017, 10/11/17, 11 octombrie 2017 etc.

De asemenea, puteți aplica un format de afișare la câmp. În acest caz, dacă nu este prezentă nicio mască de intrare, puteți să introduceți o valoare în aproape orice format, dar Access afișează datele în conformitate cu formatul de afișare. De exemplu, puteți să introduceți 10/11/2017, dar formatul de afișare poate fi setat astfel încât să afișeze valoarea ca 11-oct-2017.

Pentru mai multe informații, consultați Inserarea datei de astăzi.

Monedă

Puteți să introduceți numai valorile monetare în acest tip de câmp. De asemenea, nu trebuie să introduceți manual un simbol monetar. În mod implicit, Access aplică simbolul monetar (¥, £, $ etc.) specificat în setările regionale Windows. Puteți modifica simbolul monetar pentru a reflecta o altă monedă, dacă este necesar.

Numerotare automată

Nu puteți să introduceți sau să modificați datele în acest tip de câmp în orice moment. Access incrementează valorile dintr-un câmp Numerotare automată atunci când adăugați o nouă înregistrare la un tabel.

Calculat

Nu puteți să introduceți sau să modificați datele în acest tip de câmp în orice moment. Rezultatele acestui câmp sunt determinate de o expresie pe care o definiți. Access actualizează valorile dintr-un câmp calculat de fiecare dată când adăugați sau editați o înregistrare nouă într-un tabel.

Da/Nu

Atunci când faceți clic pe un câmp setat la acest tip de date, Access afișează fie o casetă de selectare, fie o listă verticală, în funcție de modul în care formatați câmpul. Dacă formatați câmpul pentru a afișa o listă, puteți să selectați Da sau nu, True sau falsesau activată sau dezactivată din listă, în funcție de formatul aplicat câmpului. Nu puteți să introduceți valori în listă sau să modificați valorile din listă direct dintr-un formular sau dintr-un tabel.

Obiect OLE

Utilizați acest tip de câmp atunci când doriți să afișați datele dintr-un fișier creat cu alt program. De exemplu, puteți să afișați un fișier text, o diagramă Excel sau un pachet de diapozitive PowerPoint într-un câmp obiect OLE.

Atașările oferă un mod mai rapid, mai ușor și mai flexibil de a vizualiza date din alte programe.

Hyperlink

Puteți să introduceți orice date în acest tip de câmp și Access să îl încadreze într-o adresă Web. De exemplu, dacă tastați o valoare în câmp, Access înconjoară textul cu http://www.your_text. com. Dacă introduceți o adresă Web validă, linkul va funcționa. În caz contrar, linkul va avea ca rezultat un mesaj de eroare.

De asemenea, editarea hyperlinkurilor existente poate fi dificilă, deoarece dacă faceți clic pe un câmp hyperlink cu mouse-ul pornește browserul și vă duce la site-ul specificat în link. Pentru a edita un câmp hyperlink, selectați un câmp adiacent, utilizați tasta TAB sau tastele săgeată pentru a muta focalizarea la câmpul hyperlink, apoi apăsați F2 pentru a activa editarea.

Atașare

Puteți să atașați date din alte programe la acest tip de câmp, dar nu puteți tasta sau introduce în alt fel date text sau numerice.

Pentru mai multe informații, consultați atașarea fișierelor și a ilustrațiilor la înregistrările din baza de date.

Expertul căutare

Expertul căutare nu este un tip de date. În schimb, utilizați Expertul pentru a crea două tipuri de liste verticale: liste de valori și câmpuri de căutare. O listă de valori utilizează o listă de elemente delimitate pe care le introduceți manual atunci când utilizați Expertul căutare. Acele valori pot fi independente de orice alte date sau obiecte din baza de date.

În schimb, un câmp de căutare utilizează o interogare pentru a regăsi date dintr-unul sau mai multe tabele dintr-o bază de date. Câmpul de căutare afișează apoi datele dintr-o listă verticală. În mod implicit, expertul Căutare setează câmpul tabel la tipul de date număr.

Puteți să lucrați cu câmpuri de căutare direct în tabele și, de asemenea, în formulare și rapoarte. În mod implicit, valorile dintr-un câmp de căutare apar într-un tip de control listă denumit casetă combo-o listă care are o săgeată verticală:

O listă de căutare necompletată

De asemenea, puteți utiliza o casetă listă care afișează mai multe elemente cu o bară de defilare pentru a vedea mai multe elemente:

Un control de bază pentru o casetă listă dintr-un formular

În funcție de modul în care Setați câmpul de căutare și caseta combo, puteți să editați elementele din listă și să adăugați elemente la listă prin dezactivarea proprietății limită la listă a câmpului de căutare.

Dacă nu puteți edita direct valorile dintr-o listă, trebuie să adăugați sau să modificați datele din lista de valori predefinite sau din tabelul care servește ca sursă pentru câmpul de căutare.

În cele din urmă, atunci când creați un câmp de căutare, puteți să îl setați opțional pentru a accepta valori multiple. Atunci când faceți acest lucru, lista rezultată afișează o casetă de selectare de lângă fiecare element de listă și puteți să bifați sau să debifați cât mai multe elemente după cum este necesar. Această cifră ilustrează o listă de multi-valoare tipică:

O listă de casete de selectare.

Pentru informații despre crearea câmpurilor de căutare multi-valoare și utilizarea listelor rezultate, consultați stocarea mai multor valori într-un câmp de căutare.

Începutul paginii

Cum afectează proprietățile câmpului de tabel modul în care introduceți date

În plus față de principiile de proiectare care controlează structura unei baze de date și tipurile de date care controlează ce puteți introduce într-un anumit câmp, mai multe proprietăți de câmp pot afecta, de asemenea, modul în care introduceți date într-o bază de date Access.

Vizualizarea proprietăților pentru un câmp de tabel

Access oferă două modalități de a vizualiza proprietățile pentru un câmp de tabel.

În vizualizarea foaie de date

  1. Deschideți tabelul în Vizualizare foaie de date.

  2. Faceți clic pe fila câmpuri și utilizați controalele din grupul Formatare pentru a vizualiza proprietățile pentru fiecare câmp de tabel.

În vizualizarea proiect

  1. Deschideți tabelul în vizualizarea Proiect.

  2. În partea de jos a grilei, faceți clic pe fila General , dacă nu este deja selectată.

  3. Pentru a vedea proprietățile pentru un câmp de căutare, faceți clic pe fila Căutare .

Modul în care proprietățile intrarea date impact

Următorul tabel listează proprietățile care au cel mai mare impact asupra introducerii de date și explică modul în care acestea afectează introducerea datelor.

Proprietate

Amplasarea în grila de proiectare a tabelului

Valori posibile

Comportament atunci când încercați să introduceți date

Dimensiune de câmp

Fila General

0-255

Limita de caractere se aplică numai la câmpurile setate la tipul de date text. Dacă încercați să introduceți mai mult decât numărul specificat de caractere, câmpul le taie.

Obligatoriu

Fila General

Da/Nu

Atunci când este activată, această proprietate vă obligă să introduceți o valoare într-un câmp, iar Access nu vă va permite să salvați date noi până când nu terminați un câmp obligatoriu. Atunci când este dezactivat, câmpul va accepta valori nule, ceea ce înseamnă că câmpul poate rămâne necompletat.

O valoare nulă nu este același lucru cu valoarea zero. Zero este o cifră, iar "null" este o valoare lipsă, nedefinită sau necunoscută.

Se permit șiruri de lungime zero

Fila General

Da/Nu

Atunci când este activată, puteți introduce șiruri de lungime zero-șiruri care nu conțin caractere. Pentru a crea un șir de lungime zero, introduceți o pereche de ghilimele duble în câmp ("").

Indexat

Fila General

Da/Nu

Atunci când indexați un câmp de tabel, Access vă împiedică să adăugați valori dublate. De asemenea, puteți crea un index din mai multe câmpuri. Dacă procedați astfel, puteți să dublați valorile dintr-un câmp, dar nu și în ambele câmpuri.

Mască intrare

Fila General

Seturi predefinite sau particularizate de caractere literal și substituent

O mască de intrare vă obligă să introduceți date într-un format predefinit. Măștile apar atunci când selectați un câmp dintr-un tabel sau dintr-un control dintr-un formular. De exemplu, să presupunem că faceți clic pe un câmp de date și să vedeți acest set de caractere: MMM-DD-aaaa. Aceasta este o mască de intrare. Vă obligă să introduceți valorile lunii ca abrevieri cu trei litere, cum ar fi TTPM, și valoarea Year ca patru cifre-de exemplu, OCT-15-2017.

Măștile de intrare controlează doar modul de introducere a datelor, nu modul în care Access stochează sau afișează datele respective.

Pentru mai multe informații, consultați controlul formatelor de introducere a datelor cu măști de intrare și formatarea unui câmp dată și oră.

Limită la listă

Fila Căutare

Da/Nu

Activează sau dezactivează modificările elementelor dintr-un câmp de căutare. Uneori, utilizatorii încearcă să modifice manual elementele dintr-un câmp de căutare. Atunci când Access vă împiedică să modificați elementele dintr-un câmp, această proprietate este setată la Da. Dacă această proprietate este activată și trebuie să modificați elementele dintr-o listă, trebuie să deschideți lista (dacă doriți să editați o listă de valori) sau tabelul care conține datele sursă pentru listă (dacă doriți să editați un câmp de căutare) și să modificați valorile de acolo.

Permite editări liste valori

Fila Căutare

Da/Nu

Activează sau dezactivează comanda Editare elemente listă pentru listele de valori, dar nu și pentru câmpurile de căutare. Pentru a activa acea comandă pentru câmpurile de căutare, introduceți un nume de formular valid în proprietatea de formular Editare elemente listă . Comanda se permite editări listă valori apare într-un meniu de comenzi rapide pe care îl deschideți făcând clic dreapta pe o casetă listă sau pe control casetă combo. Când se execută comanda, apare caseta de dialog Editare elemente listă . Alternativ, dacă Specificați numele unui formular în proprietatea formular Editare elemente listă , Access pornește acel formular în loc să afișeze caseta de dialog.

Puteți să rulați comanda Editare elemente listă din caseta listă și controalele casetă combo aflate pe formulare și din controalele casetă combo aflate în seturi de tabele și rezultate de interogare. Formularele trebuie să fie deschise în vizualizarea proiect sau în vizualizarea Răsfoire; tabelele și Seturile de rezultate ale interogării trebuie să fie deschise în vizualizarea foaie de date.

Formular editare elemente listă

Fila Căutare

Numele unui formular de intrare de date

Dacă introduceți numele unui formular de intrare de date ca valoare din această proprietate de tabel, acel formular se deschide atunci când un utilizator rulează comanda Editare elemente listă . În caz contrar, apare caseta de dialog Editare elemente listă atunci când utilizatorii rulează comanda.

Începutul paginii

Utilizarea actualizărilor în cascadă pentru a modifica valorile cheie primare și externe

Uneori, poate fi necesar să actualizați o valoare cheie primară. Dacă utilizați acea cheie primară ca cheie străină, puteți să actualizați automat modificările prin toate instanțele fiu ale cheii externe.

Ca memento, o cheie primară este o valoare care identifică în mod unic fiecare rând (înregistrare) dintr-un tabel de bază de date. O cheie străină este o coloană care se potrivește cu cheia primară. De obicei, cheile străine se află în alte tabele și vă permit să creați o relație (un link) între datele din tabele.

De exemplu, să presupunem că utilizați un număr ID produs ca cheie primară. Un număr ID identifică în mod unic un produs. De asemenea, utilizați acel număr de ID ca o cheie străină într-un tabel de date de comandă. Astfel, puteți găsi toate comenzile care implică fiecare produs, deoarece, de fiecare dată când cineva plasează o comandă pentru acel produs, ID-ul devine parte a comenzii.

Uneori, acele numere de ID (sau alte tipuri de chei primare) se modifică. Atunci când fac acest lucru, puteți modifica valoarea cheii primare și aveți acea modificare în cascadă automat prin toate înregistrările secundare asociate. Activați acest comportament prin activarea integrității referențiale și a actualizărilor în cascadă între cele două tabele.

Rețineți aceste reguli importante:

  • Puteți să activați actualizările în cascadă doar pentru câmpurile cheie primară setate la tipurile de date text sau număr. Nu puteți utiliza actualizările în cascadă pentru câmpurile setate la tipul de date numerotare automată.

  • Puteți să activați actualizările în cascadă doar între tabelele cu o relație unu-la-mai-mulți.

Pentru mai multe informații despre crearea relațiilor. consultați Ghid pentru relațiile între tabele și crearea, editarea sau ștergerea unei relații.

Următoarele proceduri merg mână în mână și explică cum să creați mai întâi o relație, apoi să activați actualizările în cascadă pentru acea relație.

Crearea relației

  1. Pe fila Instrumente bază de date, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Relații.

  2. Pe fila Proiectare , în grupul relații , faceți clic pe Afișare tabel.

  3. În caseta de dialog Afișare tabel , selectați fila tabele , selectați tabelele pe care doriți să le modificați, faceți clic pe Adăugare, apoi faceți clic pe Închidere.

    Puteți apăsa tasta SHIFT pentru a selecta mai multe tabele sau puteți adăuga individual fiecare tabel. Selectați doar tabelele din laturile "unu" și "mai multe" ale relației.

  4. În fereastra relații , glisați cheia primară din tabel în partea "unu" a relației și fixați-o în câmpul cheie străină a tabelului din partea "mulți" a relației.

    Apare caseta de dialog Editare relații. Următoarea cifră afișează caseta de dialog:

    Caseta de dialog Editare relații cu o relație existentă

  5. Bifați caseta de selectare imPunere integritate referențială și faceți clic pe Creare.

Activarea actualizărilor în cascadă în cheile primare

  1. Pe fila Instrumente bază de date, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Relații.

  2. Apare fereastra relații și afișează asocierile (afișate ca linii de conexiune) între tabelele din baza de date. Următoarea cifră arată o relație tipică:

  3. Faceți clic cu butonul din dreapta pe linia de asociere dintre tabelele părinte și fiu, apoi faceți clic pe Editare relație.

    O relație între două tabele

    Apare caseta de dialog Editare relații. Următoarea cifră afișează caseta de dialog:

    Caseta de dialog Editare relații

  4. Selectați câmpuri corelate actualizareîn cascadă, asigurați-vă că este bifată caseta de selectare imPunere integritate referențială , apoi faceți clic pe OK.

Începutul paginii

De ce uneori numerele de identificare par să omită un număr

Atunci când creați un câmp setat la tipul de date numerotare automată, Access generează automat o valoare pentru acel câmp în fiecare înregistrare nouă. Valoarea este incrementată în mod implicit, astfel încât fiecare înregistrare nouă să primească următorul număr secvențial disponibil. Scopul tipului de date numerotare automată este să furnizați o valoare potrivită pentru utilizare ca cheie primară. Pentru mai multe informații, consultați adăugarea, setarea, modificarea sau eliminarea cheii primare.

Atunci când ștergeți un rând dintr-un tabel care conține un câmp setat la tipul de date autoNumerotare, valoarea din câmpul numerotare automată pentru acel rând nu este întotdeauna reutilizată automat. Din acest motiv, numărul pe care îl generează Access poate să nu fie numărul pe care vă așteptați să-l Vedeți și lacunele pot apărea în secvența de numere de identificare, aceasta este prin proiectare. Trebuie să vă bazați doar pe unicitate a valorilor dintr-un câmp Numerotare automată, nu pe secvența acestora.

Începutul paginii

Actualizarea în masă a datelor utilizând interogări

Interogările de Adăugare, actualizare și ștergere sunt modalități puternice de a adăuga, a modifica sau a elimina înregistrări în masă. În plus, actualizările în masă sunt mai ușor și mai eficiente pentru a efectua atunci când utilizați principii bune pentru proiectarea bazei de date. Utilizarea unei interogări de Adăugare, actualizare sau ștergere poate fi un economizor de timp, deoarece puteți, de asemenea, să reutilizați interogarea.

Important    Faceți backup datelor înainte de a utiliza aceste interogări. Dacă aveți o copie de rezervă la îndemână, vă poate ajuta să remediați rapid orice greșeli pe care le puteți face din greșeală.

Interogările de adăugare    Se utilizează pentru a adăuga mai multe înregistrări la unul sau mai multe tabele. Una dintre cele mai frecvente utilizări ale unei interogări de adăugare este să adăugați un grup de înregistrări dintr-unul sau mai multe tabele dintr-o bază de date sursă într-unul sau mai multe tabele dintr-o bază de date de destinație. De exemplu, să presupunem că achiziționați clienți noi și o bază de date care conține un tabel de informații despre acei clienți. Pentru a evita introducerea manuală a datelor noi, puteți să o adăugați la tabelul sau tabelele corespunzătoare din baza de date. Pentru mai multe informații, consultați adăugarea înregistrărilor la un tabel utilizând o interogare de Adăugare.

Interogările de actualizare    Utilizați pentru a adăuga, a modifica sau a șterge o parte din multe înregistrări existente. O interogare de actualizare poate fi văzută ca o variantă puternică a casetei de dialog Găsire și înlocuire. Introduceți un criteriu Select (echivalentul dur al unui șir de căutare) și un criteriu de actualizare (echivalentul dur al unui șir de înlocuire). Spre deosebire de caseta de dialog, interogările de actualizare pot accepta mai multe criterii, vă permit să actualizați un număr mare de înregistrări într-un singur pas și vă permit să modificați înregistrările din mai multe tabele. Pentru mai multe informații, consultați crearea și rularea unei interogări de actualizare.

Ștergerea interogărilor    Atunci când doriți să ștergeți rapid o mulțime de date sau să ștergeți un set de date în mod regulat, o ștergere este utilă, deoarece interogările fac posibilă specificarea criteriilor pentru a găsi și a șterge rapid datele. Pentru mai multe informații, consultați modalități de a adăuga, a edita și a șterge înregistrări.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×