Configurarea unei politici de arhivare și ștergerea pentru cutiile poștale din organizație Office 365

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Acest articol este pentru administratori. Doriți să adăugați arhivare și politicile de retenție la elementele din cutia poștală? Consultați atribuirea unei politici de retenție la mesajele de e-mail | Politicile de conservare și arhivare în Outlook pe web pentru firme

În Office 365, puteți să creați o politică de arhivare și ștergerea care se deplasează automat elemente la un utilizator Arhiva cutiei poștale și a șterge automat elementele din cutia poștală. Puteți face acest lucru prin crearea unei strategii de conservare care ' s atribuite cutii poștale și elemente se deplasează la un utilizator Arhiva poștală după un anumit interval de timp și care, de asemenea, șterge elementele din cutia poștală, după ce se ajunge la o anumită limită vârstă. Regulile real care determină ce elemente sunt mutat sau șters și când se întâmplă că sunt numite etichetele de conservare. Etichetele de conservare sunt legate la o politică de retenție, care la rândul său este atribuită o cutia poștală a utilizatorului. O etichetă de conservare se aplică setările de retenție pentru mesajele individuale și foldere din cutia poștală a utilizatorului. Aceasta definește cât timp rămâne un mesaj în cutia poștală și ce măsuri atunci când mesajul ajunge la vârsta de retenție specificată. Atunci când un mesaj atinge vârsta sa de retenție, fie este mutat în utilizatorului Arhiva cutia poștală sau acesta este șters.

Pașii din acest subiect va configura o politică de arhivare și de retenție pentru o organizație fictiv denumit Alpine House. Cum se configurează această politică include următoarele activități:

  • Activarea o arhivă cutie poștală pentru fiecare utilizator din organizație. Acest lucru oferă utilizatorilor stocare de cutie poștală adunare și este necesar, astfel încât o politică de retenție puteți muta elementele în cutia poștală a arhiva. Aceasta, de asemenea, să un utilizator magazinul arhivare informații prin mutarea elementele la cutia poștală arhivă.

  • Creați trei etichetele de conservare particularizate care efectuați următoarele:

    • Se deplasează automat elementele care sunt 3 ani la utilizatorului Arhiva cutie poștală. Mutarea elementelor în cutia poștală a arhiva eliberează spațiu în care cutia poștală principală a utilizatorului.

    • Șterge automat elementele care sunt 5 ani din folderul Elemente șterse. De asemenea, aceasta eliberează spațiu în care cutia poștală principală a utilizatorului. Utilizator va avea posibilitatea să recuperați aceste elemente dacă este necesar. Consultați nota de subsol în secțiunea de mai multe informații pentru mai multe detalii.

    • Automat (şi definitiv) șterge elementele care sunt 7 ani din ambele principale și Arhiva cutie poștală. Ordin conformitate, unele organizației sunt necesare pentru a păstra e-mailul pentru o anumită perioadă de timp. După ce expiră acest interval de timp, o organizație poate doriți să eliminați definitiv aceste elemente cutiile poștale de utilizator.

  • Crearea unei noi politici de retenție și adăugați etichetele de conservare particularizat nou la acesta. În plus, veți adăuga, de asemenea, etichetele de conservare predefinite la Politica de retenție nouă. Aceasta include etichete personale pe care utilizatorii pot atribui la elementele din cutia poștală. Puteți adăuga, de asemenea, o etichetă de conservare care mută elementele din folderul Elemente recuperabile din cutia poștală principală de utilizator în folderul Elemente recuperabile din cutia poștală arhivă. Acest vă ajută să eliberați spațiu în folderul Elemente recuperabile unui utilizator atunci când cutia poștală este pus în așteptare.

Puteți urma unele sau toate dintre pașii din acest articol pentru a configura o politică de arhivare și ștergerea pentru cutiile poștale în propria organizației. Vă recomandăm să testați acest proces câteva din cutiile poștale înainte de implementarea acestuia pe toate cutiile poștale din organizația dvs.

Înainte de a începe

  • Trebuie să fiți administrator global în organizație Office 365 să efectuați pașii din acest subiect.

  • Atunci când creați un nou cont de utilizator în Office 365 și atribuiți utilizatorului o licență Exchange Online , se creează automat o cutie poștală pentru utilizator. Atunci când este creată cutia poștală, aceasta are atribuie automat o politică de retenție în mod implicit, denumit Politica implicită de andrei. În acest articol, va crea o politică de retenție nouă, apoi atribuiți la cutiile poștale de utilizator, înlocuind politica implicită andrei. O cutie poștală poate avea o politică de retenție atribuită în orice moment.

  • Pentru a afla mai multe despre etichetele de conservare și strategiile de conservare în Exchange Online, consultați etichetele de conservare și strategiile de conservare.

Primul pas este să activați cutia poștală a Arhiva pentru fiecare utilizator din organizația dvs. Un utilizator Arhiva cutie poștală are să fie activată, astfel încât o etichetă de conservare cu o acțiune de retenție "Mutare pentru a arhiva" poate muta elementul după ce expiră vârsta de retenție.

Notă: Puteți activa arhiva cutiile poștale oricând în timpul acestui proces, pur și simplu, cât timp sunt activate la un moment dat înainte de a finaliza procesul. Dacă o cutie poștală Arhiva nu este activat, nicio acțiune, este preluată pe toate elementele care au o politică de arhivare atribuită.

  1. Accesați https://protection.office.com.

  2. Conectați-vă la Office 365 folosind contul de global administrator.

    Se afișează Centrul de securitate și conformitate .

  3. În Centrul de securitate și conformitate, accesați date guvernanță > arhivă.

    Se afișează o listă de cutii poștale din organizație și dacă cutia poștală a arhiva corespunzătoare este activată sau dezactivată.

  4. Selectați toate cutiile poștale, făcând clic pe o prima din listă, ținând apăsată tasta Shift , apoi făcând clic pe o ultima din listă.

    Sfat: Acest pas presupune că nu arhiva cutiile poștale sunt activate. Dacă aveți orice cutiile poștale cu Arhiva activată, țineți apăsată tasta Ctrl și faceți clic pe fiecare cutie poștală care are o cutie poștală dezactivat arhivă. Sau puteți să faceți clic pe antetul coloanei Arhiva cutie poștală pentru a sorta rândurile bazate pe dacă cutia poștală a Arhiva este activată sau dezactivată pentru a fi mai simplu să selectați cutii poștale.

  5. În panoul de detalii, sub Editare masivă, faceți clic pe Activare.

    Un avertisment se afișează spune că elementele care sunt mai vechi de doi ani va fi mutat în cutia poștală nouă arhivă. Aceasta este că politica implicită de retenție care are atribuit un nou utilizator cutia poștală atunci când este creat are o etichetă de politică de arhivare implicite care are o vârstă de retenție de 2 ani. Arhiva particularizat implicit politică eticheta pe care veți crea în pasul 2 are o vârstă de retenție de 3 ani. Aceasta înseamnă că elementele care sunt 3 ani sau o versiune anterioară va fi mutat în cutia poștală a arhiva.

  6. Faceți clic pe Da pentru a închide mesajul de avertizare și a începe procesul pentru a activa cutia poștală a Arhiva pentru fiecare cutie poștală selectat.

  7. Atunci când procesul, faceți clic pe Reîmprospătare reîmprospătare pentru a actualiza lista de pe pagina arhivă .

    Cutia poștală a Arhiva este activată pentru toate utilizator din organizația dvs.

    Lista de cutii poștale cu cutia poștală a arhiva activat
  8. Lăsați Centrul de securitate și conformitate deschisă. Voi utiliza în pasul următor.

Reveniți la început

În acest pas, veți crea trei etichetele de conservare particularizate, care au fost descrise anterior.

  • Alpin House 3 an mutare pentru a arhiva (particularizate Arhiva politica)

  • Alpin House 7 an șterge definitiv (Politica de ștergere particularizate)

  • Alpin House șterse elemente 5 ani ștergeți și permite recuperare (Etichetă particularizată pentru folderul Elemente șterse)

Pentru a crea noi etichetele de conservare, veți utiliza Centrul de administrare Exchange (EAC) din organizație Exchange Online .

  1. În Centrul de securitate și conformitate, faceți clic pe aplicația lansatorul în colțul din stânga sus și apoi faceți clic pe dala administrator .

  2. În panoul de navigare din stânga al Centrul de administrare Office 365, faceți clic pe centrele de administrareși apoi faceți clic pe Exchange.

    Captura de ecran afișează centrul de administrare Office 365 cu opțiunea Centre de administrare extinsă și Exchange selectat.
  3. În EAC, accesați gestionarea conformității > etichetele de conservare

    Se afișează o listă de etichetele de conservare pentru organizația dvs.

Creați o etichetă de politică particularizate arhivă implicit

Mai întâi, veți crea o arhivă particularizat implicit politică etichetă (DPT) care va muta elementele în cutia poștală a arhiva după 3 ani.

  1. Pe pagina etichetele de conservare , faceți clic pe etichetă nouă Pictograma Nou , apoi selectați aplicată automat la întreaga cutie poștală (implicit).

  2. Pe pagina nouă etichetă aplicată automat la întreaga cutie poștală (implicit) , completați următoarele câmpuri:

    Setările pentru a crea o etichetă de politică nouă de implicit arhivă
    1. Nume   Tastați un nume pentru eticheta nouă de retenție.

    2. Acțiune de conservare    Selectați mutați pentru a arhiva pentru a muta elementele în cutia poștală a arhiva atunci când expiră perioada de retenție.

    3. Perioada de retenție   Selectați atunci când elementul ajunge la următoarele vârsta (în zile), apoi introduceți durata perioada de retenție. Pentru acest scenariu, elementele va fi mutat în cutia poștală a arhiva după 1095 zile (3 ani).

    4. Comentariu   (Opțional) Tastați un comentariu care explică scopul eticheta de retenție particularizate.

  3. Faceți clic pe Salvare pentru a crea Arhiva particularizate DPT.

    Noi Arhiva DPT se afișează în lista de etichetele de conservare.

Creați o etichetă de politică ștergerea particularizat implicit

În continuare, veți crea o altă DPT particularizate, dar aceasta va fi o politică de ștergere care șterge definitiv elementele după 7 ani.

  1. Pe pagina etichetele de conservare , faceți clic pe etichetă nouă Pictograma Nou , apoi selectați aplicată automat la întreaga cutie poștală (implicit).

  2. Pe pagina nouă etichetă aplicată automat la întreaga cutie poștală (implicit) , completați următoarele câmpuri:

    Setările pentru a crea o etichetă de politică nouă de implicit Ștergere
    1. Nume   Tastați un nume pentru eticheta nouă de retenție.

    2. Acțiune de conservare    Selectați Șterge definitiv în definitiv elementele din cutia poștală atunci când expiră perioada de retenție.

    3. Perioada de retenție   Selectați atunci când elementul ajunge la următoarele vârsta (în zile), apoi introduceți durata perioada de retenție. Pentru acest scenariu, elementele vor fi eliminate după 2555 zile (7 ani).

    4. Comentariu   (Opțional) Tastați un comentariu care explică scopul eticheta de retenție particularizate.

  3. Faceți clic pe Salvare pentru a crea particularizate ștergerea DPT.

    Nou DPT de ștergere se afișează în lista de etichetele de conservare.

Creați o etichetă de politică de retenție particularizate pentru folderul Elemente șterse

Ultima etichetă de conservare pe care îl veți crea este o etichetă de politică de retenție particularizate (antet) pentru folderul Elemente șterse. Această etichetă va șterge elementele din folderul Elemente șterse după 5 ani și furnizează o perioadă de recuperare când utilizatorii pot utiliza instrumentul de recuperare elemente șterse pentru a recupera un element.

  1. Pe pagina etichetele de conservare , faceți clic pe etichetă nouă Pictograma Nou , apoi selectați aplică automat într-un folder implicit.

  2. Pe pagina nouă etichetă aplicată automat într-un folder în mod implicit , completați următoarele câmpuri:

    Setările pentru a crea o etichetă nouă politică de retenție pentru folderul Elemente șterse
    1. Nume   Tastați un nume pentru eticheta nouă de retenție.

    2. Se aplică această etichetă la următorul folder implicit    În lista verticală, selectați Elemente șterse.

    3. Acțiune de conservare    Selectați Ștergere și permite recuperare pentru a șterge elemente atunci când perioada de retenție expiră, dar le permite utilizatorilor să-l recuperați un element șters în perioada de retenție element șters (care implicit este de 14 zile).

    4. Perioada de retenție    Selectați atunci când elementul ajunge la următoarele vârsta (în zile), apoi introduceți durata perioada de retenție. Pentru acest scenariu, elementele vor fi șterse după 1825 zile (5 ani).

    5. Comentariu   (Opțional) Tastați un comentariu care explică scopul eticheta de retenție particularizate.

  3. Faceți clic pe Salvare pentru a crea antet particularizat pentru folderul Elemente șterse.

    ANTET nou se afișează în lista de etichetele de conservare.

Reveniți la început

După ce creați etichetele de conservare particularizate, următorul pas este să creați o politică de retenție nouă și să adăugați etichetele de conservare. Ce veți adăuga trei etichetele de conservare particularizate, care l-ați creat în pasul 2 și etichete predefinite care au fost menționate în prima secțiune. În pasul 4, veți atribui această politică nouă de conservare pentru cutiile poștale de utilizator.

  1. În EAC, accesați gestionarea conformității > politici de retenție.

  2. Pe pagina de politici de retenție , faceți clic pe nou Pictograma Nou .

  3. În caseta nume , tastați un nume pentru noul Politica de retenție; de exemplu, Alpine House arhivare și politica de ștergere.

  4. Sub etichetele de conservare, faceți clic pe Adăugare Pictograma Nou .

    Se afișează o listă de etichetele de conservare din organizația dvs. Observați sunt afișate în etichete particularizate pe care l-ați creat în pasul 2.

  5. Adăugați 9 etichetele de conservare care sunt evidențiate în imaginea următoare (aceste etichete sunt descrise în mai multe detalii în secțiunea de mai multe informații ). Pentru a adăuga o etichetă de conservare, selectați-l și apoi faceți clic pe Adăugare.

    Adăugați etichetele de conservare la Politica de retenție nouă

    Sfat: Puteți să selectați mai multe etichetele de conservare ținând apăsată tasta Ctrl , apoi făcând clic pe fiecare etichetă.

  6. După ce ați adăugat etichetele de conservare, faceți clic pe OK.

  7. Pe pagina de politică de retenție nouă , faceți clic pe Salvare pentru a crea o politică nouă.

    Politică de retenție nouă se afișează în listă. Selectați-l pentru a afișa etichetele de conservare legată la acesta în panoul de detalii.

    Politică de retenție nouă și lista de etichetele de conservare legate

Reveniți la început

Atunci când se creează o cutie poștală nouă, o politică de retenție denumit politica implicită andrei este atribuită în mod implicit. În acest pas, veți înlocui această politică de retenție (pentru ca o cutie poștală poate avea o politică de retenție atribuită) asociind nou Politica de retenție pe care ați creat în pasul 3 la cutiile poștale de utilizator în organizația dvs. Acest pas presupune că veți atribuirea politică nouă la toate cutiile poștale din organizația dvs.

  1. În EAC, accesați destinatari > cutii poștale.

    Se afișează o listă cu toate cutiile poștale de utilizator în organizația dvs.

  2. Selectați toate cutiile poștale, făcând clic pe o prima din listă, ținând apăsată tasta Shift , apoi făcând clic pe o ultima din listă.

  3. În panoul de detalii din partea dreaptă a EAC, sub Editare masivă, faceți clic pe mai multe opțiuni.

  4. Sub Politică de retenție, faceți clic pe Actualizare.

  5. Pe pagina de masă atribuirea unei politici de retenție , în lista verticală Selectați Politica de retenție , selectați Politica de retenție pe care l-ați creat în pasul 3; de exemplu, Alpine House arhivare și politică de retenție.

  6. Faceți clic pe Salvare pentru a salva nou atribuire politica de retenție.

  7. Pentru a verifica că nou Politica de retenție a fost atribuit la cutiile poștale, puteți efectua următoarele: selectați o cutie poștală pagina cutii poștale și apoi faceți clic pe Editare.

    1. Selectați o cutie poștală pagina cutii poștale și apoi faceți clic pe Editare Editare .

    2. În pagina proprietăți de cutie poștală pentru utilizatorul selectat, faceți clic pe cutie poștală caracteristici.

      Numele politicii nou atribuite cutia poștală se afișează în lista verticală politică de retenție .

Reveniți la început

După ce aplicați noua Politica de retenție la cutiile poștale de la pasul 4, poate dura până la 7 zile în Exchange Online pentru setările de retenție noi să fie aplicată la cutiile poștale. Aceasta este că un proces denumit asistentul pentru foldere gestionate cutiile poștale procese o dată la 7 zile. În loc de așteaptă asistentul pentru foldere gestionate pentru a rula, puteți impune acest lucru rulând cmdletul Start-ManagedFolderAssistant în Exchange Online PowerShell.

Ce se întâmplă atunci când rulați Asistentul pentru foldere gestionate? Acesta se aplică setările de politică de retenție inspectarea elementele din cutia poștală și cum se determină dacă acestea sunt supuse retenție. Vă apoi stampile elemente de retenție cu etichetă de conservare corespunzătoare, și apoi are acțiune de retenție specificată la elemente din trecut vârsta lor de retenție.

Iată pașii pentru a vă conecta la Exchange Online PowerShell, și apoi rulați Asistentul pentru foldere gestionate pe fiecare cutie poștală din organizația dvs.

  1. Pe computerul local, deschideți Windows PowerShell și rulați următoarea comandă.

    $UserCredential = Get-Credential

    În caseta de dialog Solicitare acreditare Windows PowerShell , tastați numele de utilizator și parola pentru contul de administrator global Office 365 și apoi faceți clic pe OK.

  2. Rulați următoarea comandă.

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. Rulați următoarea comandă.

    Import-PSSession $Session
  4. Pentru a verifica că sunteți conectat la Exchange Online organizație, rulați următoarea comandă pentru a obține o listă cu toate cutiile poștale din organizația dvs.

    Get-Mailbox

    Notă: Pentru mai multe informații sau dacă aveți probleme la conectarea la Exchange Online organizației, consultați conectarea la Exchange Online folosind PowerShell la distanță.

  5. Rulați următoarele două comenzi pentru a porni asistentul pentru foldere gestionate pentru toate cutiile poștale de utilizator în organizația dvs.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

Asta e tot! Ați configurat o politică de arhivare și ștergerea pentru organizația Alpine House.

Mai multe informații

  • Cum se calculează vârsta retenție? Vârsta de retenție de elemente de cutie poștală este calculat de la data livrării sau data creării pentru elemente, cum ar fi schiță mesaje care nu sunt trimise, dar sunt create de utilizator. Atunci când Asistentul pentru foldere gestionate procesează elementelor dintr-o cutie poștală, stampile o dată de început și o dată de expirare pentru toate elementele care au etichetele de conservare cu acțiunea de retenție ștergere și permite recuperare sau șterge definitiv. Elemente care au o etichetă arhiva sunt marcate cu o dată de mutare.

  • Următorul tabel oferă mai multe informații despre fiecare etichetă de conservare care este adăugat la Politica de retenție particularizat care a fost creat, urmând pașii din acest subiect.

    Etichetă de conservare

    Ce înseamnă această etichetă

    Predefinit sau particularizat?

    Tip

    Alpin House 3 an mutare pentru a Arhiva

    Mută elementele care au 1095 zile (3 ani) în cutia poștală arhivă.

    Particularizată (consultați Pasul 2 )

    În mod implicit politică etichetă (Arhiva); Această etichetă se aplică automat la întreaga cutie poștală.

    Alpin House 7 an șterge definitiv

    Șterge definitiv elementele din cutia poștală principală sau cutia poștală a arhiva atunci când acestea sunt 7 ani.

    Particularizată (consultați Pasul 2 )

    Etichetă de politică implicită (Ștergere); Această etichetă se aplică automat la întreaga cutie poștală.

    Alpin House ștergere de 5 ani elemente șterse și să permită recuperarea

    Șterge elementele din folderul Elemente șterse de 5 ani. Utilizatorii pot recupera aceste elemente pentru-14 zile după ce ați șters aceștia. *

    Particularizată (consultați Pasul 2 )

    Etichetă de politici de conservare (elementele șterse); Această etichetă se aplică automat elementele din folderul Elemente șterse.

    Mutarea recuperabile elemente 14 zile pentru a Arhiva

    Mută elementele care au fost în folderul Elemente recuperabile timp de 14 zile în folderul Elemente recuperabile din cutia poștală a arhiva.

    Predefinit

    Etichetă de politici de conservare (Elemente recuperabile); Această etichetă se aplică automat elementele din folderul Elemente recuperabile.

    E-mailul nedorit

    Șterge definitiv elementele care au fost în folderul E-mail nedorit pentru 30 de zile. Utilizatorii pot recupera aceste elemente pentru-14 zile după ce ați șters aceștia. *

    Predefinit

    Etichetă de politici de conservare (E-mail nedorit); Această etichetă se aplică automat elementele din folderul E-mail nedorit.

    Ștergere 1 lună

    Șterge definitiv elementele care au 30 de zile. Utilizatorii pot recupera aceste elemente pentru-14 zile după ce ați șters aceștia. *

    Predefinit

    Personale; Această etichetă pot fi aplicate de către utilizatori.

    Ștergere 1 an

    Șterge definitiv elementele care au 365 de zile. Utilizatorii pot recupera aceste elemente pentru-14 zile după ce ați șters aceștia. *

    Predefinit

    Personale; Această etichetă pot fi aplicate de către utilizatori.

    Niciodată Ștergere

    Această etichetă a împiedica elemente se șterse de o politică de retenție.

    Predefinit

    Personale; Această etichetă pot fi aplicate de către utilizatori.

    Mutare personale 1 an în Arhiva

    Mută elementele în cutia poștală a arhiva după 1 an.

    Predefinit

    Personale; Această etichetă pot fi aplicate de către utilizatori.

    Note: * Utilizatorii pot utiliza instrumentul de recuperare elemente șterse din Outlook și Outlook Web App pentru a recupera un element șters perioada de retenție element șters, care este Exchange Onlinede 14 zile în mod implicit. Un administrator poate utiliza Windows PowerShell pentru a mări perioada de retenție de element șters la maximum de 30 de zile. Pentru mai multe informații, consultați:

  • Utilizarea recuperabile elemente 14 zile mutare pentru a arhiva retenție etichetă ajută gratuit spațiu de stocare în folderul Elemente recuperabile din cutia poștală principală de utilizator. Acest lucru este util atunci când un utilizator cutie poștală este pus în așteptare, ceea ce înseamnă că nimic nu este niciodată definitiv șterse cutia poștală a utilizatorului. Fără a muta elementele în cutia poștală de arhivare, este posibil cotei de stocare pentru folderul Elemente recuperabile din cutia poștală principală va fi contactat. Pentru mai multe informații despre această problemă și cum să evitați aceasta, consultați mărirea Elemente recuperabile cotei pentru cutii poștale în așteptare.

Reveniți la început

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×